LISTA DE VERIFICACIÓN (CHECK LIST) - MENOR CUANTÍA, COTIZACIÓN, LICITACIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS, SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA, FERIAS INCLUSIVAS

COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
DIRECCIÓN DE COMPRAS PÚBLICAS
CUMPLE NO
Nro. Documento Responsable Observación
SI NO APLICA

1 Informe de necesidad de contratación según formato institucional. Unidad Requirente

• Términos de referencia para servicios (según formato institucional);

2 Unidad Requirente
• Especificaciones técnicas para bienes (según formato institucional).

Todo proyecto que contenga algún componente tecnológico deberá

contar de forma obligatoria con un informe de análisis y aprobación de Unidad Requirente/Coordinación
3 los términos de referencia y especifaciones técnicas emitido por la General de Tecnologías de la
Coordinación General de Tecnologías de la Información y Información y Comunicación
Comunicación.

Memorando de solicitud de artes dirigido a la Dirección de

4 Comunicación Social (Para el caso de utilización de imagen Unidad Requirente Estas actividades las podrán
institucional). realizar simultaneamente
Memorando de respuesta a la solicitud, con las artes aprobadas (Para el
5 Dirección de Comunicación Social
caso de utilización de imagen institucional).
Memorando de consulta de stock en bodega dirigida a la Dirección
6 Unidad Requirente
Administrtaiva (Para el caso de bienes).

7 Memorando de respuesta de stock en bodega para el caso de bienes. Dirección Administrativa

Estudio de mercado para definir el presupuesto referencial (según

8 Unidad Requirente
formato institucional).
Memorando dirigido a la Dirección de Compras Públicas solicitando
Unidad Requirente/Dirección
9 certificación de catálogo electrónico y definición del tipo de proceso de
Distrital/ Coordinación Zonal
contratación. Para el caso de EODs, una vez
emitido el certificado de catálogo
electrónico por parte del analista
encargado de compras públicas,
se deberá solicitar mediante
memorando la definición del tipo
de proceso a la Dirección de
Memorando de respuesta, anexando certificado de catálogo electrónico Compras Públicas, quien revisará
10 Dirección de Compras Públicas
e informe de definición del tipo de proceso de contratación. la documentación y de ser
pertinente y legal emitirá el
informe de definición del tipo de
proceso correspondiente.

Memorando de solicitud de certificación PAPP dirigido a la Dirección

11 Unidad Requirente
de Planificación e Inversión.
Dirección de Planificación e
12 Memorando de respuesta, adjuntando la certificación PAPP.
Inversión
Memorando de solicitud de certificación presupuestaria presente y/o
13 Unidad Requirente
plurianual dirigido a la Dirección Finaciera.
Memorando de respuesta adjuntando certificación presupuestaria
14 Dirección Financiera
presente y/o plurianual.

Unidad Requirente / Coordinación

Autorización vigente del perfil del proyecto por parte de MINTEL
15 General de Tecnologías de la
(Unicamente para el caso de adquisición de software y hardware).
Información y Comunicación

La autorización por parte de la

Memorando de solicitud de reforma al PAC y/o certificación PAC (En CGAF unicamente aplica para
16 el caso de reforma, el memorando debe dirigirse a la Cordinación Unidad Requirente planta central, para zonales y
General Administrativa Finaciera para autorización CGAF). distritales revisar delegaciones
vigentes.

Memorando de respuesta adjuntando certificación PAC; en el caso de

reforma, se emitira la certificación una vez que se haya suscrito la
17 Dirección de Compras Públicas
Resolución Administrativa correspondiente y se haya resgistrado la
reforma en el Sistema Oficail de Contrtación del Estado SOCE.
 Documento de requisitos mínimos para la elaboración de pliegos según
18 Unidad Requierente
formato institucional.

Memorando de autorización de gasto e inicio del proceso,

En concordancia a los Acuerdos
obligatoriamente incluirá la recomendación de un funcionario para
Ministeriales vigentes.
19 participar como designado en la fase precontractual o de la Comisión Unidad Requirente
(delegaciones y autorizadores de
Técnica (Los funcionarios recomendados deben tener certificación
gasto)
como operador del SNCP).

NOTAS:

1. Todo documento como informes, términos de referencia, especificaciones técnicas, etc. debe contener las firmas de responsabilidad de elaboración, revisión y
aprobación.
2. Todos los documentos emitidos en la fase preparatoria del proceso de contratación, deben estar firmados electrónicamente.
3. Cada proceso debe entregarse con la hoja de verificación impresa y marcado en los casilleros que corresponda (CUMPLE, NO CUMPLE, NO APLICA).
4. Todo expediente de contratación debe ser ingresado a la Dirección de Compras Públicas de forma física, con todos los documentos habilitantes impresos; y de forma
digital mediante CD o la utilización de la nube de almacenamineto institucional, en este último caso se debe describir el link de descarga en el memorando de
autorización de gasto e incio del proceso.
5. Los expedientes físicos y digitales DEBEN estar ordenados en forma cronológica.
6. En las Entidades Operativas Desconcentradas (EODS) que no cuenten con la misma estructura administrativa de planta central, las actividades
descritas la deben realizar los funcionarios que tenga a cargo las atribuciones correspondientes.