Evaluación final y cierre del proyecto

Breve introducción de ambos

Se entiende por evaluación el proceso de recolectar y analizar datos con el
fin de poder tomar decisiones acerca de un proyecto o programa. A la hora de llevar
a cabo un proyecto una de las primeras claves que debemos resolver para asegurar
su éxito es cómo se llevará a cabo su evaluación. Porque la evaluación de proyectos
ayudará a prevenir riesgos y problemas, detectar puntos de mejora y valorar las
acciones acometidas.
Al finalizar un proyecto tiene lugar la fase de cierre del mismo. Dentro de esta
fase, algunas de las acciones están relacionadas con la valoración o evaluación del
proyecto y todo lo desarrollado en relación al mismo: valoración del alcance de los
objetivos, análisis de las desviaciones acaecidas durante el transcurso del proyecto
y análisis de la gestión del proyecto realizada.

Evaluación final
Definición
La evaluación es la parte final de la secuencia de análisis del proyecto. De
este capítulo se obtendrá la decisión de aceptación o rechazo del proyecto,
demostrándose aquí, si la inversión propuesta es o no rentable.

La evaluación de los proyectos es un proceso de valoración en el cual se

analizan todos los elementos que intervienen en el proyecto con el fin de determinar
su viabilidad y eficacia, calcular los posibles riesgos y determinar las respuestas. Se
trata de una fase fundamental, con independencia de sus características y tamaño
del proyecto en cuestión.

No obstante, el término evaluar implica mucho más que valorar. Este concepto
supone la recogida y análisis de datos de manera continua.
Importancia
El éxito o fracaso de un proyecto depende, en gran medida, de su grado de
evaluación, que no es otra cosa que la valoración de sus riesgos, gastos, beneficios,
recursos y elementos. O, dicho de otra manera, se trata de buscar la mejor
alternativa de ejecución. Todo proceso de evaluación implica situarse en escenarios
hipotéticos. El objetivo es poner el proyecto en dichos escenarios y, a la vez, tratar
de plantear los retos que ello implicaría para el cumplimiento de las metas iniciales.
De esto modo, los gestores del proyecto pueden introducir los cambios que mejoren
la ejecución del mismo.

Igualmente, a la hora de llevar a cabo un proceso de evaluación final, es

importante definir previamente quiénes serán los actores de la evaluación. Los
participantes en un proceso de evaluación pueden ser tanto los profesionales
relacionados con la especialidad del proyecto, como los usuarios o beneficiarios de
dicho proyecto. Por lo tanto, identificamos como posibles actores de la evaluación
a los siguientes:

 Profesionales de la organización que han diseñado e implementado el

proyecto: autoevaluación.
 Profesionales de la organización que no han intervenido en el proyecto:
evaluación interna.
 Profesionales ajenos a la organización y al proyecto, contratados
generalmente para realizar la evaluación: evaluación externa.
 Usuarios o destinatarios del proyecto.
 Aquella evaluación en la que participen varios de los agentes reflejados será
una evaluación mixta.

Objetivos
Los objetivos de la evaluación final son los siguientes:
 Medir el grado de eficacia y eficiencia del proyecto: eficacia como capacidad
de las actividades desarrolladas para lograr los objetivos planteados; y
eficiencia como relación entre los bienes y/o servicios finales y los recursos
necesarios para su producción.
 Valorar la conveniencia de repetir el proyecto en próximas ocasiones.
 Determinar las razones de los éxitos y los fracasos.
 Establecer otros efectos o consecuencias no previstos inicialmente.
Proceso de cierre mencionar y describir cada fase
Todos los proyectos requieren de un proceso de cierre.
El proceso de cierre expone la fase final de los proyectos, es te se subdivide
en dos etapas, cierre contractual que se refiere a términos legales y la culminación
de las obligaciones contraídas entre las partes y el cierre administrativo, proceso el
cual se centra en registrar, documentar y asegurar los resultados obtenidos de un
proyecto, así como la transferencia de información para futuros desarrollos, de toda
la información resultante de las variables de lo ejecutado. Todo esto convierte el
cierre administrativo como pieza fundamental dentro del aprendizaje y
retroalimentación necesaria dentro de la gestión de los proyectos.

De igual manera, Guido y Clements (2008) se refieren al cierre administrativo,

como la última fase del ciclo de vida del proyecto, este comienza después que se
ha completado el trabajo e incluye varias acciones para cerrar el proyecto de forma
apropiada. Exponen los autores, que el propósito de terminar de manera apropiada
un proyecto es aprender de la experiencia adquirida en su desarrollo con el fin de
mejorar el desempeño en proyectos futuros.

Según OGC (2009), el propósito del cierre de un proyecto es proporcionar un

punto fijo en el que se confirme la aceptación del producto del proyecto y reconocer
que se han alcanzado los objetivos establecidos en la documentación de inicio del
proyecto. En tal sentido, el autor establece una serie de objetivos, los cuales tiene
que ser cumplidos para asegurar el proceso de cierre, estos son:

 Verificar la aceptación por el usuario de los productos del proyecto.

 Asegurarse de que la sede pueda prestar asistencia respecto de los
productos cuando se disuelva el proyecto.
 Revisar el rendimiento del proyecto tomando como referencia sus versiones
de línea base.
 Evaluar todos los beneficios ya materializados, actualizar las previsiones de
los beneficios restantes y planificar la revisión de aquellos beneficios sin
materializar.
  Garantizar que se ha hecho lo necesario para dar respuesta a todas las
cuestiones y riesgos pendiente, mediante acciones a realizar recomendadas.

Igualmente se plantea otra forma para el cierre y son varias las acciones a realizar
en esta etapa:
 Entrega del producto o servicio al cliente y aceptación del mismo.
 Generación de la memoria técnica del producto o servicio.
 Valoración del alcance de los objetivos.
 Análisis de las desviaciones acaecidas en el transcurso del proyecto.
 Análisis de la gestión del proyecto, procesos de gestión aplicados y lecciones
aprendidas.
 Realizar una justificación económica del proyecto, en la que se detallen los
gastos realizados durante el mismo.
 Escribir el informe final donde se recoge todo lo sucedido durante el proyecto
con el objeto de contar con esta información para futuros proyectos.
 Ruptura del equipo de trabajo; se ha terminado el proyecto y cada uno debe
volver a su habitualidad.

https://gestion-proyecto-sitio-web.blogspot.com/p/evaluacion-final-ycierre-del-
proyecto.html

https://www.obsbusiness.school/blog/la-evaluacion-de-un-proyecto-herramienta-
clave-para-evitar-el-fracaso

https://es.linkedin.com/pulse/la-importancia-de-evaluaci%C3%B3n-un-proyecto-
andres-lemus

García, Denys, Gómez PérezMiguel Ángel Metodología para el cierre administrativo

de los proyectos de desarrollo de transmisión en el sector eléctrico. Télématique [en
línea]. 2013, 12(2), 47-64[fecha de Consulta 7 de abril de 2023]. ISSN: 1856-4194.
Disponible en: https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=78428243003

BACA URBINA, GABRIEL. 1995. Evaluación de proyectos. Editorial Mc Graw Hill.

México. Tercera edición.