Dirección de Proyectos

Los pasos clave para el éxito de un proyecto

Los pasos clave para el éxito de un proyecto

Así como se habla del ciclo de vida de los productos, los proyectos también cuentan con un ciclo de vida bien
definido y dividido en distintas fases, que van desde el inicio de la idea hasta que el proyecto concluye. El objetivo
de este ciclo es hacer más eficiente la administración y control de los proyectos.

La transición de una fase a otra está determinada por alguna forma de transferencia física o entregable, la que
deberá ser aprobada por él o los encargados respectivos. Para ello, uno de los principales aportes en el éxito de
cualquier proyecto es que todos los involucrados acepten utilizar procesos y procedimientos comunes.
Este acuerdo facilita el reparto de información, sobre todo cuando se trabaja en distintos lugares y países. Incluso
debemos preocuparnos de utilizar los mismos sistemas informáticos o aplicaciones para guardar los datos. El
propósito de todo ello es crear un "idioma común" y compartido por el equipo, que sirva para ahorrar tiempo y
mejorar sustancialmente la comunicación.
El ciclo de vida de un proyecto generalmente define:

Las fases del proyecto

El ciclo de vida reconoce que los proyectos tienen un alcance limitado de vida y que hay cambios predecibles en
el nivel de esfuerzo y de enfoque a lo largo de la vida del proyecto. Existen distintos modelos de ciclo de vida en la
literatura de la administración de proyectos. Muchos son únicos en una industria o tipo de proyecto específico.
Dirección de Proyectos
Los pasos clave para el éxito de un proyecto

El Ciclo de Vida del Proyecto, con sus definiciones y fases, tiene como objetivo, hacer más eficiente la
administración y control de los proyectos.

Por lo general, el ciclo de vida del proyecto atraviesa, en forma secuencial, cuatro etapas: definición,
planificación, ejecución y entrega. El punto de partida se inicia en el momento que arranca el proyecto. Los
esfuerzos comienzan poco a poco, pero llegan a un punto máximo y luego caen hasta la entrega del proyecto al
cliente (sea interno o externo).
En el gráfico a continuación se presenta el ciclo de vida de un proyecto estándar indicando el uso de recursos y
costos en cada una de sus fases.

Por lo general, en la fase inicial del proyecto se utilizan pocos recursos, lo que implica bajos costos; en las etapas
intermedias se consume la mayor parte del presupuesto y en la fase final el costo es relativamente bajo.
¿En qué fase del proyecto hay mayor nivel de incertidumbre? Obviamente al inicio. La certeza de alcanzar un
proyecto exitoso aumenta a medida que avanza el proyecto.
¿En qué fase del proyecto los interesados tienen mayor influencia? Al inicio es cuando más pueden influir con
cambios. Por ejemplo, es más fácil derribar una pared del segundo piso en el plano, que derribarla cuando el
edificio ha avanzado en su construcción hasta el quinto piso.
En la práctica algunos grupos de proyectos utilizan el ciclo de vida del proyecto para representar la
calendarización de las tareas más importantes en la vida del proyecto.
Dirección de Proyectos
Los pasos clave para el éxito de un proyecto

Procesos en la dirección de proyectos

La dirección de proyectos tiene una marcada naturaleza integradora, según la cual acciones o errores cometidos
en un área afectan indefectiblemente a otras. Dichas interacciones en el seno del proyecto pueden ser directas y
evidentes o bien sutiles e inciertas. Por esta razón, la dirección exitosa de proyectos exige, muchas veces, el
balance entre varios objetivos del proyecto y el manejo activo de estas interacciones.
La dirección de proyectos involucra la interrelación de procesos, definiendo proceso como una serie de acciones
llevadas a cabo para lograr un resultado. Tienen que ver con la descripción y organización de los trabajos.

Proceso de iniciación
La metodología comienza con una etapa conceptual donde se analiza la factibilidad del proyecto a encarar. Se
realizan estudios económicos, de riesgos, de oportunidades y estratégicos. Sus resultados sirven como elementos
importantes para decidir proseguir o no con el proyecto.
Una decisión positiva en el proceso de selección implica comprometer recursos humanos y materiales para el
planeamiento del proyecto. La autorización para construir el plan da lugar al Acta del Proyecto o a la Declaración
de Trabajo que define:

La necesidad de negocio que dio origen al proyecto.

La descripción del producto.

El responsable del proyecto.

Su autoridad y responsabilidad para el uso de los recursos de la organización en el proyecto.

Asimismo, se confecciona el "enunciado del alcance", también conocido como Documento de Requerimientos del
Proyecto (DRP), que presenta información tal como nivel de riesgo, criterio de éxito y/o aceptación, medidas de
costo, tiempo, alcance y calidad, niveles de comunicación, etc.
Dirección de Proyectos
Los pasos clave para el éxito de un proyecto

Esta información, que sirve de base para comenzar a planificar el proyecto, no permanece inalterable, sino que es
enriquecida y refinada a medida que se avanza en dicho proceso.

Proceso de planificación
En este proceso se avanza en la consolidación de los requerimientos, inicialmente los funcionales, basado en lo
descrito en el DRP. Estos requerimientos se van afinando para servir como base de los requerimientos técnicos
que finalmente se materializan en una Estructura de Trabajo Detallada (EDT), donde se desagrega el trabajo
hasta llegar a elementos que se puedan asignar a organizaciones o individuos (definiendo su responsabilidad en
la ejecución de la/s tarea/s), dando respuesta a preguntas tales como: ¿Qué hay que hacer? ¿Quién es
responsable? ¿Cómo o con qué recursos? ¿Cuándo hay que entregarlo? ¿Cuánto costará?
Este documento, que veremos más adelante, contiene el alcance del proyecto y es la base para obtener el
cronograma, realizar el presupuesto y obtener el flujo de caja. Se comienza con la identificación de riesgos dentro
de su proceso de gerenciamiento.
Tomando las tareas de la EDT y teniendo en cuenta dependencias, recursos y restricciones, surge el cronograma;
de él la duración total del proyecto medida en su camino crítico. Para realizar el presupuesto del proyecto se
suman todos los costos de las tareas de la EDT, obteniendo un presupuesto definitivo (por su grado de detalle).

La conjunción de los costos por tarea y el momento de efectivizarse la erogación (obtenido del
cronograma), permiten conocer el flujo de caja necesario para el proyecto.

Una vez logrado el conocimiento del alcance, del tiempo y del costo del proyecto, estamos en condiciones de
realizar el proceso de gerenciamiento de riesgos, el cual comienza con la identificación, sigue con la
cuantificación y priorización y culmina en esta etapa del proyecto con la planificación de las posibles respuestas a
dichos riesgos.
La metodología propone una serie de documentos que complementan los ya enunciados y que conforman el plan
total del proyecto:

Plan de calidad
Define cómo se efectuará el control y la mejora continua, tanto del proyecto como del producto o servicio creado
por el mismo. Se definen una serie de auditorías y revisiones pautadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Dirección de Proyectos
Los pasos clave para el éxito de un proyecto

Plan de comunicaciones
Fundamentalmente establece qué comunicar, a quién, cómo y cuándo.

Plan de Recursos Humanos

Presenta una clara definición de los roles y responsabilidades de los y las participantes del proyecto, quiénes son
y cómo se desarrollará y fortalecerá el trabajo en equipo (team building).

Finalmente, los tres últimos documentos apuntan al control durante las etapas de implementación y cierre del
proyecto. El primero es el Control de Cambios. Apunta a implementar un proceso que permita evaluar impactos y
realizar sólo aquellos cambios que sean aprobados. El proceso establece que los pedidos deben ser realizados
en forma escrita, en formulario preestablecido y con la firma del solicitante. Esta información es presentada a un
cuerpo colegiado (formado por el representante del cliente, el gerente de proyectos y una autoridad superior a
este último), el cual evalúa el impacto de los cambios (tiempos, costos, alcance, riesgos, etc.) y decide su
implementación. La decisión se guarda en un registro de control.
El segundo es el de Control de Avance mediante la aplicación de un proceso que, dado los estándares
establecidos y los resultados obtenidos en la ejecución del proyecto (performance), analiza los desvíos y toma las
medidas correctivas necesarias.
Por último se establecen los criterios de aceptación del entregable final del proyecto.

Proceso de ejecución
Este proceso comienza con el kickoff o primera reunión conjunta del equipo que ejecutará el proyecto, donde se
terminan de definir los roles y responsabilidades de sus miembros con el nivel de información necesario para la
ejecución del proyecto.
También se comienza a realizar, dentro del Plan de Recursos Humanos, el desarrollo del equipo. En definitiva,
todos los componentes del plan de gerenciamiento del proyecto son llevados a cabo en forma simultánea
(Calidad, Comunicaciones, Riesgos, etc.).

Dirección de Proyectos

5
Dirección de Proyectos
Los pasos clave para el éxito de un proyecto

Proceso de control
Se realiza el gerenciamiento de los cambios documentando las solicitudes, análisis y decisiones. Se realizan las
revisiones programadas y las auditorías de ejecución, las cuales tienen como objetivo verificar la marcha real del
proyecto contra el plan y, en el caso de desvíos, tomar las acciones correctivas correspondientes.
Se ejecuta también el proceso de Control de Calidad, el cual verifica el cumplimiento de los estándares de calidad
previamente definidos e identifica formas de eliminar las causas de resultados insatisfactorios.
Se lleva a cabo el gerenciamiento de riesgos implementando las estrategias establecidas para hacer frente a los
riesgos que se materializan, identificando nuevos riesgos y revaluando continuamente los riesgos vigentes.

Proceso de cierre
En este proceso existen dos áreas claramente marcadas: El liderazgo y su relación con las distintas fases del ciclo
de vida de un proyecto
La inflexibilidad de quien ejerce el liderazgo atenta contra la ejecución exitosa de un proyecto. Para evitar esto, el
jefe o jefa de proyecto deberá aplicar las diferentes competencias del liderazgo durante el desarrollo de su
proyecto. Algunas de las competencias requeridas al inicio del proyecto, cuando se está conceptualizando qué se
busca lograr, así como también convencer a los diferentes stakeholders y miembros del equipo, son tener
capacidad de visión, creatividad, análisis, convencimiento y convocatoria, entre otras.
Muy por el contrario, cuando se está en plena ejecución del proyecto, el quien ejerza el liderazgo deberá llevar
con rigurosidad el control de avance, así como también deberá motivar, apoyar a su equipo y asegurar la fluidez
de información entre el equipo y los stakelholders. Finalmente, cuando el proyecto esté terminando, será
particularmente importante que el a persona encargada del proyecto sea ordenada para dirigir las tareas de
documentación y sea visionaria para generar las lecciones aprendidas para futuros proyectos.
A continuación detallamos las competencias de liderazgo necesarias en cada fase del proyecto:
Dirección de Proyectos
Los pasos clave para el éxito de un proyecto

Etapa de definición
Procesos de Iniciación:

Etapa de Planificación
Procesos de Planificación:
Dirección de Proyectos
Los pasos clave para el éxito de un proyecto

Etapa de Ejecución
Procesos de Ejecución y Control:

Dirección de Proyectos

8
Dirección de Proyectos
Los pasos clave para el éxito de un proyecto

Etapa de entrega
Procesos de Cierre:
Dirección de Proyectos
Los pasos clave para el éxito de un proyecto

Para finalizar, cabe destacar que es importante tener claro que debe existir un solo Líder del Proyecto. En algunas
ocasiones se comete el error, por ejemplo, de encomendar un proyecto a la gerencia de un área técnica en
conjunto con algún gerente del área de ventas o que represente al cliente, cosa que no es recomendable, pues se
privilegian las defensas “funcionales” y nadie responde por el proyecto.

Ejercicio Práctico

Según lo revisado en esta unidad, el ciclo de vida de un proyecto generalmente define:

Selecciona tu respuesta:
A) Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase.
B) Cuándo se deben generar los entregables y cómo se revisan, verifican y validan.
C) Quién está involucrado en cada fase.

D) Cómo se controla y aprueba cada fase.

E) Todas las anteriores