Administración

Según el diccionario de la Academia de la Lengua Española, administrar es cuidar,

gobernar, dirigir, proveer, regir. Estas son actividades que realizamos a diario, ya que
continuamente estamos administrando nuestros recursos: nuestro tiempo, el esfuerzo
intelectual, el físico, etc.

Esta actividad administrativa que ocurre a nivel individual, también se desarrolla en los
grupos en que participamos, ya sean estos grupos “primarios”, como la familia, un grupo de
amigos, o ya sean grupos “secundarios”, como un club deportivo, una fábrica, un gobierno
municipal, etc.

Es el proceso de lograr que individuos que trabajan juntos conformando grupos alcancen
eficientemente los objetivos que previamente hayan seleccionado.

Son las actividades generales que lleva a cabo toda persona que ocupa un cargo gerencial:
planeación (o planeamiento, o planificación), organización, integración de personal (o
administración de los recursos humanos de la organización), dirección y control.

a) La administración trata en general de las organizaciones, sean económicas,

culturales, políticas, sociales, religiosas, etc. O sea, el ámbito de la administración no
está constituido en forma exclusiva por un tipo particular de empresas, como las
industrias, sino que su objeto de estudio será la empresa pública y privada, un
hospital, una escuela o una biblioteca.
b) La administración comprende el análisis teórico a nivel científico del comportamiento
de las organizaciones.
c) La administración comprende también una tecnología o conjunto de conocimientos
referidos a procedimientos de operación aplicables a la obtención de mayor
eficiencia de las distintas áreas de las organizaciones.

Administración: conjunto de conocimientos referentes a las organizaciones, integrado por

nociones acerca de su comportamiento y nociones atinentes a su tecnología de conducción.

Administrar: conjunto de conocimientos referidos a las actividades que desarrollan las

organizaciones, en el aprovechamiento de sus recursos, para el logro de su objetivos. Trata
de explicar en forma teórico-científica su comportamiento y comprende, además, un
conjunto de normas técnicas o prácticas que hacen a su mejor conducción.
Consiste en orientar las actividades y los esfuerzos de dos o más individuos, que se
agrupan para lograr un propósito común, conscientemente establecido, que de manera
individual no sería factible conseguir.

La administración se ocupa de estudiar a las organizaciones, su funcionamiento, el mejor

aprovechamiento de sus recursos y el entorno socio-económico en el que operan.
Organización

La organización es un ente conformado por un conjunto de personas, que se han unido,

coordinando esfuerzos, a fin de lograr un objetivo común y, a la vez, satisfacer sus fines
individuales.

Los individuos, al interactuar unos con otros, tratan de satisfacer sus necesidades
materiales y espirituales. Lo cual lograrán mediante el esfuerzo individual aislado.

Características

- La organización es una INSTITUCIÓN SOCIAL. Un grupo duradero de individuos

unidos por una labor común, ligados al entorno que los rodea, manejando un aparato
técnico y obedeciendo a un grupo de reglas.
- Son FINALISTAS, esto es, tienden hacia determinados objetivos. El proceso de
fijación de estos objetivos y el grado de cooperación de sus miembros variarán
según el tipo de organización. Son los miembros de la organización quienes definen
sus objetivos.
- El centro de esta institución es un SISTEMA DE ACTIVIDADES desempeñado por
sus integrantes, que se caracteriza por su coordinación consciente y su racionalidad
y por crear expectativas fijas de comportamiento fijo entre los miembros de la
organización. Hay tres tipos de actividades, políticas, actividades administrativas y
actividades operativas.
- El conjunto de relaciones entre las actividades de la organización constituye su
ESTRUCTURA. Esta es de carácter relativamente estable en el tiempo. La actividad
de un integrante de la organización influye sobre las actividades de los otros
integrantes, por lo que, como todas las tareas deben apuntar al logro de un objetivo
común, es necesario ordenar todas las funciones que desarrollan dentro de la
misma. Los objetivos se logran, a través de la división de tareas (especialización) y
coordinación.
- Utilizan RECURSOS para la consecución de sus objetivos.
- Son SISTEMAS ABIERTOS: Mantienen una serie de relaciones con el medio que se
encuentra, ya que sus características, comportamiento y objetivos se ven
profundamente incididos por las características del medio económico, político,
cultural, social, etc. donde se desenvuelven. La organización se ve determinada por
el medio en aspectos importantes y, a su vez, con su acción contribuye a modelar
los rasgos del medio.
Grupos

PRIMARIOS

La familia, los amigos, el grupo de trabajo. Son los llamados grupos “cara a cara”,
constituyendo la base afectiva la que justifica su propia existencia. Para que se pueda
catalogar como grupo primario, deben conjugarse un cierto número de características:

La relación es cara a cara, lo que implica la proximidad física entre los miembros del grupo.

El objetivo es mantenerse como grupo y no son los miembros del grupo quienes definen
este objetivo, sino que está incluido ya en la definición del grupo primario.

El grupo es pequeño, reducido: así los miembros pueden conocerse mutuamente y

participar en la actividad grupal. El grupo pequeño posibilita la relación íntima.

El tipo de relación es, por lo tanto, personal, sentimental. No está ligada a cláusulas
contractuales. La relación es durable y los miembros del grupo no son intercambiables ni
sustituibles, por lo que la relación desaparece si desaparecen las personas que le han dado
lugar.

Los grupos primarios nos interesan para analizar la organización en sus aspectos
informales: las relaciones que surgen espontáneamente, Las organizaciones están
constituidas por un cierto número de grupos pequeños, debido a los problemas de
comunicación existentes entre los individuos. Si un grupo pequeño aumentara el número de
sus miembros, llegará un momento en que los problemas de comunicación harán que el
mismo vuelvan a dividirse en grupos menores,

SECUNDARIOS

Están sujetos a una relación formal, esto es programada, estructurada. Como ya vimos, es
este acto, los objetivos son anteriores a la organización del grupo; es decir, los objetivos son
los que dan origen al grupo y son definidos por sus integrantes.

Sus características son en general todas las contrarias a las de los grupos primarios: son
grandes, tal que todos sus miembros no podrían concederse en persona. Aunque su
duración sea prolongada, generalmente la interacción entre sus miembros se exterioriza de
manera fugaz. Los integrantes del grupo son sustituibles e intercambiables, sin que peligre
la vida de la organización.

En el caso de la gran empresa, el grupo secundario corresponde a la organización formal.

Dentro de ella, habrá grupos primarios, que desarrollan una interacción estrecha a íntima.
Pero la organización en su conjunto excede la posibilidad de este tipo de relación en forma
generalizada.
Estructuras formales e informales

El sistema o ESTRUCTURA FORMAL incluye el conjunto de relaciones e interacciones que

han sido establecidas de modo consciente y explícito para coordinar las actividades de las
personas que integran la organización. El sistema formal determina las funciones de las
personas y la retribución que recibirán por las tareas desarrolladas.

El sistema o ESTRUCTURA INFORMAL es el conjunto de relaciones espontáneas que

nacen en virtud de la acción cooperativa que implica todo grupo organizado y también de
las oposiciones, rivalidades y luchas que se generan en su interior.

Sistema

Un sistema es una unidad organizada formada por dos o más elementos interdependientes
y puede distinguirse del medio ambiente en que existe mediante alguna frontera o límite
identificable. El sistema es un todo unitario y complejo, donde el todo es más que la suma
de sus partes.

La palabra sistema implica plan, método, orden y arreglo. Lo contrario del sistema es el
caos. Una situación caótica es aquella en la que todo puede depender de cualquier cosa.

Características de los sistemas:

- Los elementos de un sistema están en relación o con arreglo a una organización.

Los sistemas complejos están ordenados en jerarquías de diferentes niveles. Hay
una integración para lograr un nivel de coherencia interna, de modo tal que una
modificación en sus elementos o en sus subsistemas, desencadena una sucesión de
modificaciones en todos los demás elementos, llegando a influir también en el
sistema mayor.
- Presentan movimientos necesarios y predeterminados, como podemos ver en el
sistema solar, en la química, en la física.
- Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos, según sean permeables o no a las
influencias del medio. En los sistemas abiertos existe una relación entre ambos, hay
una influencia recíproca; o sea, otros sistemas externos tienen relación, intercambio
y comunicación con el sistema en cuestión. Este mediante mecanismos de control,
se adapta a los cambios producidos en el medio que lo rodea, logrando el equilibrio
y supervivencia dinámica del sistema.
- Los sistemas abiertos pueden describirse como un proceso continuo de entradas -
transformación - salidas.
Actividades de la organización

ACTIVIDAD ACTIVIDAD ACTIVIDAD

POLÍTICA ADMINISTRATIVA OPERATIVA
ENTRADA Individuos: fines y Información interna. Información interna.
valores. Recursos. Objetivo, estrategias, Planes y programas.
Información políticas y metas.
externa. Información externa.
PROCESO Negociación. Planificación y Ejecución. Decisiones
Decisiones coordinación. Decisiones programadas,
políticas, administrativas, rutinarias y
conflictivas y no cooperativas, no repetitivas.
programadas. programadas y
programadas.
SALIDA Objetivos general. Planes tácticos. Acciones concretas.
Estrategias y Presupuestos y
políticas. Metas. programas.

RETROALIMENTACIÓN Control políticos: Control administrativo o Control operativa:

cambia los de gestión: cambia los cambia las acciones
objetivos. planes. concretas.

Podemos observar que los tres tipos de actividades se diferencian porque:

a) procesan diferentes tipos de datos y utilizan diversas reglas para su procesamiento.

b) toman distintos tipos de decisiones, las que generan información particular. Esta
información circula de una actividad a otras.
c) realizan controles de naturaleza específica.
Procesos administrativos

Los procesos de comunicación, decisiones y planeamiento se manifiestan en la capacidad

de la gestión, que está compuesta por la dinámica del conjunto de actividades
interrelacionadas entre participantes de las organizaciones.

El proceso de control compara lo actuado en la realidad con lo previsto y aplica las acciones
correctivas, si es necesario.

Comunicación

Es el fenómeno a través del cual se posibilita la transmisión de información entre un emisor

y un receptor.

Es el que permite interrelacionar, interactuar, desarrollar comportamientos, supervisar,

tomar decisiones, etc. Es el fenómeno que produce la ligazón entre las diversas partes
internas de la organización, de ésta con el ambiente externo, y viceversa.

La comunicación es un proceso mediante el cual las premisas decisorias se transmiten de

un miembro de la organización a otro.

Otra definición. Proceso mediante el cual las personas tratan de compartir un significado por
medio de la transmisión de mensajes simbólicos.

Componentes de la comunicación

Emisor ---> Mensaje ---> Receptor

Si falta un elemento, el proceso no se lleva acabo.

Es un proceso complejo que requiere que se cumpla con aspectos que contribuyan a
otorgar calidad a la emisión del mensaje: que, a su vez, éste reúna cualidades y atributos
que le aseguren una comprensión satisfactoria y, desde luego, que el receptor reciba el
mismo en forma adecuada, al percibir internamente de manera satisfactoria y al ser propicio
para esa recepción el ambiente que lo rodea.

Emisor

Es el punto de partida de la información; puede ser una persona, un grupo o una

organización, que precisan transmitir una información a otra persona, grupo u organización.
Esa información se pretende transmitir porque existe una necesidad de cumplir con un
objetivo que requiera que un receptor ejercite una acción (comportamiento, toma de una
decisión, ejecución de una orden, etc).
Codificación

Debe ser previa a la emisión y traducirse en una serie de símbolos para que sea
interpretada por el receptor. Eso significa que el emisor debe emitir información traducida de
una manera compatible con las percepciones del receptor.

Mensaje

Es la forma física que adopta la información. Cuando le es asignada a la información, debe

ser concebida para que sea captada por el receptor. El mensaje puede adoptar diversas
formas - oral, escrita, gestual, etc. -, que deben definirse en función de la personalidad y
condiciones del receptor.

Canal

Es el método que se selecciona para transmitir el mensaje y debe ser armónico con este
último. Eso quiere decir que el canal elegido debe ser apropiado a las características del
mensaje que se pretende transmitir.

La selección del canal se hará en función de los mensajes a transmitir y de las

disponibilidades del receptor.

Receptor

Es la persona que recibe el mensaje del emisor o fuente y lo traduce en información para
generar una acción. El receptor puede ser una o más personas. Si el mensaje no llega al
receptor, no se perfecciona el proceso de comunicación, es inexistente; lo mismo ocurre si
llega pero se interpreta de modo diferente y no se cumple la acción en el sentido concebido
por el emisor.

Decodificación

Es el proceso mediante el cual el receptor interpreta el mensaje con su propio marco de

referencia que impacta sobre sus percepciones, fenómeno que traduce en la información
que lo llevará a ejecutar la acción esperada.

Cuanto más ajustada sea la decodificación al sentido que el emisor pretendió darle el
mensaje, más eficaz será la comunicación.

La decodificación del mensaje está afectada por las experiencias, el conocimiento y los
sentimientos del receptor.
Ruido

Es la interferencia en la comunicación, que afecta la calidad de la misma. Puede ser

semántico, psicológico o sociológico, y presentarse en cualquier etapa del proceso
comunicación.

El ruido perturba la comunicación; por ejemplo, si las instrucciones que se imparten son
poco claras, es probable que quien percibe el mensaje para realizar determinada tarea la
efectúe incorrectamente, no por su culpa, sino por la interferencia sufrida en el proceso de
comunicación.

Retroalimentación

Es el proceso complementario al de la comunicación original; a través de la

retroalimentación se verifica la aplicación en la realidad de cómo se ejecutó el mensaje
original. Esto permite conocer si la información ha sido debidamente interpretada y aplicada.

Características de la comunicación

El proceso de comunicación puede darse en un sentido (si el emisor no espera

retroalimentación del receptor) o en dos (si la espera).

En la organización se reconocen dos tipos de comunicación: formal (preestablecida,

planificada) y no formal (originada en las relaciones sociales e interpersonales, espontánea,
normalmente no deliberada).

Ambos tipos de comunicación conviven en la organización y se complementan.

Comunicación formal

Es la que está determinada por la organización; la que se estipula de antemano, la que se

planifica.

Los canales de comunicación formales se establecen cuando se define la estructura de la

organización.

Estos canales de comunicación formales pueden ser verticales u horizontales. Los

verticales pueden ser descendentes, en coincidencia con las líneas de mando, y
ascendentes, por donde fluye la información para ejercitar el control.

La interrelación de unidades orgánicas en un mismo nivel jerárquico se llama coordinación.

Comunicación no formal

Se manifiesta necesariamente dentro de la organización, por la propia conformación de la

misma. El factor fundamental de la organización es el ser humano; por lo tanto, es inevitable
su interrelación social, fuera de lo que está deliberadamente establecido.

La comunicación no formal tiene lugar entre los miembros de la organización de un mismo

grupo de trabajo o distintos grupos.

En ciertas ocasiones, tiende a complementar la red formal; en otras, no se acerca a los

conceptos oficiales y constituye el rumor, que generalmente no es información legítima y no
es fácil de controlar. La comunicación no formal puede ser perjudicial si no se acciona a
favor del funcionamiento organizacional.