ADMINISTRACIÓ N,

ADMINISTRADORES Y
ORGANIZACIONES
Universidad Nacional de Lujan

Departamento de Ciencias Sociales

Introducción a los Sistemas de Información

GUIA de ESTUDIO 01
ORGANIZACIONES

El ser humano siempre vivió en grupos organizados, y tareas tales como cazar, recoger comida,
protegerse y migrar las podían llevar a cabo en forma más eficiente y eficaz en esos grupos. Los
grupos de individuos trabajando juntos podían cumplir objetivos que ningún individuo en
forma aislada hubiera podido llevar a cabo.
Las tareas complicadas se podían dividir entre varias personas, y aquéllos que tenían destrezas
especiales o conocimientos especializados podrían trabajar en las áreas donde encajaban mejor
considerando las necesidades del individuo y del grupo

La organización moderna es una ampliación de la especialización y de la división del trabajo

que existía en los primeros grupos sociales, son omnipresentes, afectan todos los aspectos de la
existencia humana: nacimiento, crecimiento, desarrollo, educación, trabajo, relaciones sociales,
salud y muerte; es decir, todos los aspectos de la vida diaria de una persona se encuentra
afectada de alguna manera por las organizaciones.

La mayoría de nosotros trabajamos en organizaciones y dependemos de ellas para nuestro

sustento y desarrollo, desde esta perspectiva las organizaciones son un medio que tiene la persona
para lograr satisfacer sus diferentes necesidades. Como decía Peter Drucker “somos una sociedad
de organizaciones”

El objeto de estudio de la administración son “las organizaciones”, porque la administración se lleva

a cabo en las mismas y definida en forma muy genérica, una organización es una agrupación de
personas con miras a un objetivo común.

Pero cuando nos adentramos en la problemática organizacional y observamos que es una

compleja red de decisiones, actividades, e interacciones entre las personas que las integran el
concepto de organización cobra importancia. Así desde esta perspectiva adoptamos como
definición de organización compleja la más comúnmente aceptada por los estudiosos de las
organizaciones

Las organizaciones  son unidades deliberadamente construidas, dotadas de una estructura

de roles funcionales dirigida al logro de fines específicos.

Esta sencilla definición permite distinguir claramente cuales son las unidades sociales incluidas en
lo que hemos denominado Organizaciones, y cuales quedan excluidas.
Así una empresa, la universidad, un partido político, un hospital o un ministerio del estado son
organizaciones complejas que no aparecieron espontáneamente de las relaciones sociales sino
que han surgido de un acto de voluntad individual o colectiva para satisfacer las diversas
necesidades de la sociedad. Esta particularidad es la gran diferencia de otras unidades sociales
como la comunidad o la familia que están basadas en la naturaleza psicológica y biológica del
hombre.

Dentro de esta definición hay varias características implícitas que son importantes de mencionar:
 Las organizaciones están formadas por personas y es importante comprender y apreciar
el componente humano dado la complejidad de las relaciones sociales, la variedad y
diversidad de personas. El componente humano forma parte de las organizaciones y hace
que se encuentren entre los sistemas más complejos y se presenta como uno de los retos
más críticos de los directivos, gerentes o administradores.
 Las personas trabajan para cumplir los objetivos organizacionales resultando
imperativo la coordinación y control a fin de asegurarse de que todos los miembros trabajen
para alcanzarlos
 Tienen una estructura deliberada donde se llevan a cabo todos los procesos sean estos,
productivos, comunicacionales, de toma de decisiones, de planificación, y otros. También se
define el marco normativo que va a regir el accionar de las personas que en ella trabajan, la
cultura y el clima organizacional.
 Cuentan con Recursos: los recursos presentes en una organización son escasos, de ahí la
necesidad de cumplir con un proceso a fin de poder administrar de forma eficiente y eficaz
 Son sistemas abiertos: las organizaciones se encuentran dentro de algo que
llamamos entorno, ambiente o contexto donde también están otras organizaciones
que pueden o no comercializar los mismos servicios o productos, o similares. Es
decir, la organización no se encuentra sola y aislada, sino que existe un conjunto de
otras organizaciones que la van a afectar y ésta también influirá sobre las mismas
con sus decisiones, políticas, etc. También las decisiones que se tomen en el
escenario político, los cambios en la economía, los avances tecnológicos y demás
desarrollos o políticas que se tomen afectarán no sólo el accionar de la organización
que se encuentre bajo estudio sino también el de todas las organizaciones que se
encuentren en ese sector.
En este punto, cabe preguntarnos ¿Por qué es importante el estudio de las características de las
organizaciones? La importancia se debe a que no existen dos organizaciones iguales.

Si analizamos dos universidades, por ejemplo, vamos a observar que brindan a la comunidad un
mismo servicio pero la “forma de hacerlo” es diferente. Esto se debe a que los fundamentos de su
origen son diferentes, es decir, lo son todos aquellos aspectos que condujeron a crear ambas
universidades.

Podríamos hipotetizar que persiguen diferentes objetivos y varían las formas en que prevén
lograrlos. Sin duda, los marcos normativos también serán diferentes así como también las
relaciones con su medio. Analizando este punto con más detalle, supongamos que tenemos dos
dependencias policiales donde vamos a observar que, si bien en términos generales la Institución
baja una línea de acción clara que es común para todas las dependencias, podemos observar
diferencias entre cada una de ellas.

El origen de estas diferencias guarda relación con las características descriptas y con la forma de
administrar de cada dirigente.Estas diferencias nos llevan a otra característica distintiva de las
organizaciones que es; que siempre son gestionadas.

Tiene que haber alguien que tome las decisiones, alguien que sea el responsable de la misión, de
las estrategias y de sus resultados, como dice Peter Drucker “un director de orquesta que controle
la partitura”.

Elementos de una Organización

Para que una organización sea considerada como tal, debe contar con los siguientes elementos:
Toda empresa u organización posee un patrón o un orden propio, que guía sus procesos
productivos y es responsable de su margen de eficiencia o efectividad. O sea, existen formas de
organización administrativa más eficaces que otras, pero toda organización posee una estructura
organizacional que define sus jerarquías, sus procesos y sus flujos.
Se conoce como proceso de producción o proceso productivo, o también como cadena
productiva, al conjunto diverso de operaciones planificadas para transformar ciertos insumos o
factores en bienes o servicios determinados, mediante la aplicación de un proceso tecnológico que
suele implicar determinado tipo de saberes y maquinarias especializados.
Los objetivos son la declaración que realiza la empresa para enunciar de manera cuantitativa y
cualitativa lo que se propone lograr en el futuro. En toda organización se deben establecer
objetivos y metas en las que enfocar esfuerzos y para ello debemos elaborar las estrategias y
acciones necesarias para conseguirlos.
La estrategia es el diseño de la manera en que la empresa trabajará para alcanzar los objetivos.
Es decir, el camino o curso de acción elegidos por los directivos frente a los diferentes cursos de
acción posibles para lograr los objetivos planteados.
Las estrategias más frecuentes están orientadas en torno a dos ejes: el mercado (clientes) o el
producto.

estructura objetivos Reglas

Estrategias personas procesos

cultura políticas Entorno

Para poder gestionar la administración de una empresa de forma correcta, es necesario establecer
una serie de normas y reglas que rijan la actividad diaria de la organización. Por ello, es necesario
crear políticas que permite definir cuáles son los principios de la organización y cuáles son los
modos de trabajo y estándares de actuación en cada una de las situaciones que se presentan en el
día a día. Con el establecimiento de estas políticas o formas de proceder se homogeneizan las
decisiones y los protocolos de actuación en todos los ámbitos de la empresa. De esta forma, todas
las personas saben cómo deben de actuar en cada momento en relación a las normas de la
empresa.
Por ultimo todas las organizaciones tienen una cultura. Se entiende por cultura organizacional a
las creencias, valores, hábitos, tradiciones, actitudes y experiencias de una organización. La
finalidad de la cultura organizacional es especificar el modo en el que se espera que los miembros
interactúan entre ellos y con el exterior. La cultura organizacional es fundamental en toda
organización ya que guía el rumbo de la empresa y orienta la forma en la que esta debe
conducirse. También direcciona el trato que debe darse a los empleados, clientes y a la sociedad
en general.
Áreas funcionales
Las áreas funcionales de una empresa son similares entre una y otra, más allá del rubro en el que
se especialicen. Sin embargo, según el tamaño de la organización, varía la estructura y distribución
de cada área funcional.

En el caso de las pequeñas empresas, existen áreas que cumplen con dos o más funciones y, en
el caso de las empresas medianas o grandes, resulta imprescindible organizar el trabajo mediante
diferentes departamentos o áreas, a fin de optimizar el desempeño de la empresa. En una
estructura mediana o grande, las áreas funcionales de una empresa pueden ser:

Producció
n

I+D Marketing

servicios DIRECCIÓN compras

Sistemas Finanzas

RRHH

De dirección. Es el área clave de toda empresa, que toma las decisiones, establece los objetivos y
dirige al resto de la organización. Es la responsable de controlar todas las áreas funcionales.
De contabilidad y finanzas. Es el área responsable de la gestión monetaria y financiera de la
empresa. Esto abarca el control de la nómina de los empleados y proveedores, de los informes
financieros y de la automatización del negocio, por ejemplo, mediante un software contable.
De producción. Es el área funcional del negocio que, mediante diversos procesos, convierte los
insumos o materias primas en productos terminados. Para asegurar el óptimo rendimiento del
proceso de producción, él área debe encargarse del monitoreo y del control de calidad en las
diferentes instancias de la producción.
De marketing Es el área encargada de conseguir clientes y elaborar una estrategia efectiva de
comunicación a fin de cumplir con los objetivos de marketing. Desarrolla y coordina la imagen
institucional, la marca, los productos, los puntos de venta, la difusión y la promoción.
De recursos humanos. Es el área encargada de buscar, seleccionar y reclutar a las personas que
la empresa necesita emplear. Además, se ocupa de gestionar todo lo relacionado con el capital
humano (asuntos administrativos, legales, capacitaciones, comunicación interna, etc.).
De tecnologías de la información. Es el área responsable de desarrollar la estructura tecnológica, el
hardware, el software y las redes de computadoras dentro de la organización. Sus tareas abarcan
tanto el soporte técnico a los empleados como la administración de la seguridad de la información
para proteger los datos corporativos.
De servicio al cliente. Es el área encargada de interactuar con los clientes con el fin de establecer y
consolidar la relación. Debe responder consultas, procesar pedidos, atender inquietudes y quejas,
por lo que la capacidad de empatía y de negociación, resultan requisitos imprescindibles para el
área.
De compras. Es el área que se encarga de las compras de materias primas, maquinarias, equipos
e insumos necesarios para el desempeño del trabajo de los empleados y de la empresa en su
totalidad. También puede llevar el control de mercadería (control de stock) para evitar faltantes.
De innovación. Es el área donde surgen nuevas ideas y donde se consulta, debate y analiza su
posterior implementación. El objetivo del área es mejorar las prácticas comerciales de la empresa y
para eso se encarga de investigar, analizar y brindar informes para la toma de decisiones.

LA ADMINISTRACIÓN

La administración es una de las actividades más antiguas de la humanidad y en la historia

descubrimos su presencia en las diferentes etapas de desarrollo de las civilizaciones.
A modo de ejemplo podemos señalar a los grupos primitivos de nómades, que requirió de
administración para sobrevivir y cubrir cada vez más sus crecientes necesidades para las
actividades de caza y pesca o las construcciones de templos por los Sumerios, considerada
como la primera y más antigua civilización del mundo, que aplicaban los principios de división del
trabajo, supervisión y delegación para sus construcciones.
En nuestra vida diaria, la administración aparece de distintas formas y ejecutamos, sin saberlo, una
serie de acciones para poder cumplir con nuestras obligaciones. La experiencia y la aplicación de
nuestro sentido común, nos ayudan a tomar decisiones para resolver diferentes situaciones.

Pero cuando lo aplicamos a las organizaciones aparece el estudio de la administración como

ciencia para ayudarnos con sus herramientas a analizar situaciones y decidir en consonancia. Así,
la administración ha ido evolucionando conforme cambian las condiciones del contexto,
atendiendo a satisfacer las diferentes necesidades humanas. Esto nos indica que es una
disciplina altamente dinámica que implica una capacitación profesional constante por parte
de los administradores para responder a las necesidades de la organización en sintonía
con su entorno.

Actualmente la administración como disciplina se define en términos genéricos como el proceso de

planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para conseguir
determinados objetivos con eficiencia y eficacia o como proponemos desde esta asignatura

“La administración es gestionar eficientemente los recursos para lograr un objetivo en un

contexto dinámico y cambiante”.

La administración involucra actividades, acciones, técnicas, conocimiento y aprendizaje vinculados

al trabajo del hombre y por lo tanto constituye, una de las actividades humanas más complejas.

También podemos definir a la administración como un proceso, a través del cual se trata de
obtener determinados resultados u objetivos haciendo un uso eficiente de recursos y
coordinando los esfuerzos necesarios de un grupo de personas, dentro de un contexto
dinámico y cambiante.
La administración es actualmente una de las áreas del conocimiento humano más variada y
su desarrollo implica grandes desafíos, puesto que para lograr la eficiencia organizativa, las
empresas deben adaptarse permanentemente a los cambios que el contexto va sufriendo, la gran
influencia de la tecnología sobre las formas de trabajo y la globalización; es decir, la creciente
naturaleza internacional de cualquier ámbito de la vida, desde la política hasta los negocios.

Resulta importante señalar que La administración tiene un carácter eminentemente universal,

NO es un fin en sí mismo, ES un medio para lograr que las cosas puedan ser realizadas de
la mejor manera posible, al menor costo y con la mayor eficiencia.
La tarea primordial de la administración es la de interpretar los objetivos propuestos y
transformarlos en acción organizacional.

LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO

Cuando hablamos de proceso nos estamos refiriendo a una “secuencia de acciones” que en
el ámbito de la administración se lo denomina proceso administrativo.
A principios del siglo XX, un Ingeniero de nombre Henry Fayol sostuvo en el marco de su Teoría
Clásica de la Administración que todos los gerentes realizan cinco funciones administrativas.
Actualmente los libros de Administración continúan sosteniendo que los Administradores o
Gerentes realizan estas funciones las cuales tienen carácter universal y se aplica en todo tipo
de organizaciones aunque hoy en día se han reducido a cuatro funciones básicas:
Planificación. (¿Qué se hará?), Organización, (¿Cómo se hará?), Dirección, (Asegurar lo necesario
para que se cumpla) y Control, (¿Cómo se hizo?)

planificar

dirigir organizar

controlar

La función de planificación consiste primero en determinar “donde estamos parados”, es decir,

una revisión del estado de la organización (diagnóstico) y una clara descripción de los recursos con
que cuenta. Posteriormente basados en la realidad, debemos fijar objetivos concretos y realizables
que permitirán delinear los distintos cursos de acción para alcanzarlos, mediante la determinación
de estrategias y tácticas que permitan su coordinación y cumplimiento. Esta función la componen
tres niveles o tipos distintos de planeación: planeación estratégica, la cual prevé las acciones
estratégicas diseñadas para lograr las metas trazadas a largo plazo para la organización;
planeación táctica, que traduce los planes estratégicos en acciones concretas diseñadas para
alcanzar metas y objetivos específicos a más corto plazo; y planeación operativa, la cual identifica
las acciones necesarias para que las unidades de la organización logren sus metas.
Otra responsabilidad de los gerentes consiste en diseñar la estructura de la organización. Lo hace
mediante el ejercicio de la función organización. Ésta se refiere al proceso de definir las tareas,
asignar responsabilidades, asignar los recursos y coordinarlos para el logro de los objetivos.

En toda organización existen personas y su trabajo debe ser integrado y coordinado. Esa función
está a cargo de la gerencia y es la función de dirección. El fundamento de dirigir o liderar es el
proceso de intentar influir en otras personas para alcanzar los objetivos organizacionales. Significa
motivar a los subalternos, interactuando con ellos de manera eficaz en situaciones colectivas, y
comunicándose de forma estimulante sobre los esfuerzos para cumplir sus tareas y alcanzar las
metas organizacionales

La última función administrativa que realizan los gerentes es el control. Así, una vez que se
definieron las metas, de trazaron los planes, se realizan los arreglos estructurales necesarios para
llevar a cabo lo planificado, se contrato, capacito y motivo al personal es necesario vigilar que las
cosas funcionen correctamente. Si ocurriesen desviaciones significativas, es tarea del gerente
emprender las acciones correctivas necesarias para poder alcanzar el rumbo, lo que implicara
trabajar con planes de acción alternativos.

Es el administrador el que debe crear las condiciones necesarias, (a través de las funciones
administrativas) que brinden a las organizaciones las herramientas necesarias para que éstas
puedan sobrevivir y progresar en el sector donde operen con los recursos disponibles.

Al referirnos a recursos estamos involucrando a las personas (Recursos Humanos), sus

habilidades, su esfuerzo y su conocimiento al servicio de la organización y sus objetivos. Implica
tiempo (quizás el recurso más caro por ser no recuperable). Implica tecnología. Implica dinero
(recurso monetario) que permite pagar todo lo anterior.

LOS ADMINISTRADORES

Quienes gestionan las organizaciones son, los administradores que trabajan en las organizaciones,
pero es importante aclarar que no todos los que trabajan en las organizaciones son
administradores.

Los administradores son los que dirigen las actividades de otras personas,son los que tiene como
cargo o tarea tomar las decisiones que definirán el funcionamiento y el rumbo de un determinado
grupo y dependiendo el ámbito en el que se encuentren y sobre qué grupo de elementos, jerarquía
y nivel organizacional regirán su función, tradicionalmente se los clasifica en:

Administrador de primer nivel: a veces llamados gerentes de nivel bajo, se encuentran en la

parte inferior de la jerarquía directiva. Están en contacto con los empleados no directivos o sector
operativo, a menudo sirviendo como supervisores o gerentes comerciales o en otras capacidades
que implican las operaciones comerciales del día a día. Sus tareas incluyen a menudo la
programación, la presupuestación, las actividades de recursos humanos y las medidas
disciplinarias.Deben de organizar, dirigir y controlar la labor de sus subordinados en forma
coordinada con el nivel de Gerencias medias. Por lo general, los trabajadores cultivan algún
conocimiento técnico antes de convertirse en administradores de primera línea o manejan muy
bien, por su práctica o experiencia, alguna maquinaria o proceso

Administrador de nivel medio: Gerentes de nivel medio o mandos intermedios, están un paso
por encima de los directivos de primer nivel. Ellos sirven como intermediarios entre los gerentes de
nivel más bajo y el más alto nivel dentro de la jerarquía de gestión. Estos administradores pueden
todavía estar involucrados en las operaciones diarias de la empresa, pero a menudo dependen de
la entrada de los primeros administradores de nivel. Los gerentes de nivel medio son generalmente
los gerentes de operaciones o gerentes generales, pero también pueden servir como gerentes
regionales.Reciben estrategias y políticas generales de la alta dirección y deben traducirlas en
objetivos o metas y planes específicos, denominado planeamiento táctico o directivo, que serán
instrumentados por los gerentes de primera línea.

Administrador de nivel superior: Los gerentes de alto nivel son los altos ejecutivos de una
empresa. Se basan en las aportaciones de gerentes de nivel medio para determinar en qué
dirección se mueve la empresa y cualquier cambio que necesite hacerse. Los gerentes de alto nivel
por lo general incluyen directores generales, directores financieros y otros líderes principales
responsables del desarrollo de la visión de la empresa y toman las decisiones ejecutivas que
afectan el futuro de la organización, son responsables de tomar las decisiones y establecer las
políticas y estrategias que afectan a toda la organización.

Algo que debe quedar en claro es que “todos los gerentes, no importa cuál sea su nivel,
cumplen con las funciones administrativas, es decir, todos planifican, organizan,
dirigen y controlan”.
 Ad
mini
stra Habilidad Conceptual
dor Habilidad Humana
de Habilidad Tecnica
nive
l
sup Habilidad Humana
erio
Administrador de Habilidad Conceptual
r
nivel medio Habilidad Tecnica

Habilidad Tecnica
Habilidad Humana
Administrador de Primer Nivel Habilidad Conceptual

Operativos

Figura 1

El administrador es el responsable del desempeño de una o más personas dentro de una

organización. Debe obtener resultados a través de la organización y de las personas que trabajan
en la misma para lo cual va a planear, organizar, dirigir y controlar la asignación de los recursos
organizacionales (humanos, materiales, financieros y de información) a fin de alcanzar los
objetivos organizacionales que se hayan definido.

El administrador necesita estar atento a los eventos ocurridos en el pasado y los que están
aconteciendo actualmente, a fin de poder realizar las previsiones futuras, ya que su
horizonte debe ser más amplio, debido a que él es el responsable de la dirección de otras
personas que siguen sus órdenes y orientaciones, debe manejar los eventos que ocurren
dentro de la empresa y los eventos externos, ya que debe trabajar para que se alcancen
los objetivos organizacionales a través de la acción conjunta de todos los miembros que
trabajan en esa organización.

En la práctica a los administradores se los conoce de distintas maneras: dueño, gerente general,
socio, gerente de área, jefe de servicio, capataz, encargado, decano, directores, secretarios, jefe
de gobierno, presidente, etc.
Un administrador puede ser un médico, un abogado, un policía o un Lic. en Sistemas de
Información que, más allá de su profesión específica, ha sido elegido para desempeñar un puesto
o cargo dentro de la organización como administrador. Esto significa que deben aprender a
administrar y adquirir nuevos conocimientos que en sus especialidades no les enseñaron.

Para gestionar y poder desempeñar su trabajo con éxito, todo administrador debe contar con
habilidades y competencias que se vinculan a los niveles organizacionales.
COMPETENCIAS DEL ADMINISTRADOR

Conocimiento
Es el conjunto de información, conceptos, ideas, experiencias y aprendizajes que el
administrador tiene sobre su especialidad. Este conocimiento no es estático sino
que cambia a cada en instante en virtud de las transformaciones, avances y las
innovaciones que ocurren con una intensidad cada vez mayor en el contexto, por lo
que el administrador debe actualizarlo y renovarlo constantemente, es decir, debe
aprender a aprender, a leer, a establecer contactos con otras personas y
profesionales. El conocimiento se ha globalizado dados los avances y cambios
producidos en los sistemas de comunicación, por cuanto esto exige el desarrollo de
una capacidad mayor para saber determinar las fuentes fidedignas de estos
conocimientos, por un lado y por otro, se encuentra presente la obligatoriedad de
actualizarse constantemente para no volverse obsoleto. Desde este punto de vista,
las relaciones generadas con otros profesionales y personas pertenecientes a otras
disciplinas o campos de estudio, favorece la construcción de nuevas formas del
hacer y del saber hacer, mediante la capitalización de estos conocimientos
construidos por la persona a raíz de la acción colaborativa de todos los miembros
de la organización.
El conocimiento es necesario y fundamental, pero no es suficiente para el éxito
profesional. Para alcanzar éste, es necesario añadirle perspectiva y actitud, otras
dos competencias.

Perspectiva
Es la capacidad de poner el conocimiento en acción, de saber transformar la teoría
en práctica, es decir, de poner en práctica los conceptos e ideas abstractas que
están en la mente del administrador, poder percibir las oportunidades y llegar a transformarlas en
acciones personales, o en nuevos productos o servicios. Laperspectiva le permite al administrador
diagnosticar situaciones y proponer soluciones creativas e innovadoras a las mismas.
Actitud
Refiere al comportamiento personal del administrador frente a las situaciones de
trabajo; representa el estilo personal de hacer que las cosas sucedan, la manera de
dirigir, motivar, y comunicar. Incluye el impulso y la determinación de innovar, la
convicción personal de mejorar continuamente, el espíritu emprendedor, la
inconformidad frente a los problemas actuales y, en especial, la capacidad de
trabajar con otras personas. Esta competencia permite que el administrador sea un
agente de cambio en las organizaciones.

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

En 1970, Robert Katz expresó que los gerentes necesitan tres tipos esenciales de
habilidades o capacidades:

Habilidad técnica: devienen de la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que

suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de
instrumentos y técnicas específicas. Por ejemplo, los mecánicos trabajan con herramienta y sus
supervisores deben poseer la capacidad de enseñarlos a usarlas. De igual modo, los contadores
aplican técnicas específicas en sus labores. Las habilidades técnicas implican el “saber hacer”.
Habilidad humana: es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en
equipo, la creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar
sus opiniones. Los gerentes que cuentan con esta habilidad bien desarrollada logran extraer lo
mejor de sus subordinados y de sus pares. Saben comunicar, motivar, brindan contención y
confianza; poseen la característica de hablar un lenguaje común con las personas adaptándose a
las distintas situaciones de forma natural, se preocupan mucho por el bienestar de los diferentes
grupos de trabajo a su cargo. Las habilidades humanas se vinculan con el desarrollo de habilidades
interpersonales.

Habilidad de conceptualización: capacidad para percibir el panorama general, distinguir los

elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos para resolver
problemas en beneficio de la empresa. Para ser eficaces y particularmente en los niveles
organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que
advertir un problema. Deben poseer además la habilidad de un buen ingeniero de diseño para
deducir la solución práctica de un problema. Si se limitaran a detectar problemas y a fungir como
“observadores de problemas”, fracasarían. Por lo tanto, también deben poseer la valiosa habilidad
de ser capaces de diseñar soluciones funciónales a los problemas en respuesta a las realidades
que enfrentan. 

Las tres habilidades administrativas son importantes y se encuentran en todos los niveles
gerenciales, tal como se presenta en la figura 1. Allí se puede observar que, en el nivel de gerencia
de alta dirección o gerentes de alto nivel, la habilidad que predomina es la conceptual, luego le
sigue la humana y por último la habilidad técnica. Esto es, porque en ese nivel se desarrollan los
planes estratégicos y, por lo tanto, se debe contar con la capacidad de ver a la organización en
forma sistémica a fin de trazar un planeamiento que permita alcanzar los objetivos.

En el nivel de gerencias medias predomina la habilidad humana, luego le sigue la conceptual y por
último la técnica. Como ya mencionamos al explicar las funciones que desempeñan los gerentes
medios, éstos reciben de la alta gerencia los planes estratégicos, que deben ser transmitidos a los
gerentes de primera línea, quienes colaboran en la construcción de los planes operativos.
Por último, en el nivel de gerencia de primera línea predominan las habilidades técnicas, ya que
estos gerentes deben guiar el trabajo operativo de los empleados y supervisarlo, además de
elaborar los planes operativos de acuerdo a los lineamientos dados por la gerencia media.

LOS ROLES DE LOS ADMINISTRADORES

Por otra parte, en The Nature of Managerial Work el canadiense Henry Mintzberg concluyó que
"lejos de un trabajo ordenado, enfocado y lineal, el trabajo diario de los gerentes eficientes
implicaba un manejo de las situaciones caóticas, imprevisibles y desordenadas, donde no resulta
sencillo distinguir lo trivial de lo esencial.

En realidad, el trabajo de un gerente implica adoptar diferentes roles en diferentes situaciones, para
aportar cierto grado de orden al caos que reina por naturaleza en las organizaciones humanas".

La palabra rol se refiere a ciertas categorías específicas del comportamiento de los gerentes.
Pensemos un segundo en nuestro propio accionar diario y enumeremos los roles que
desempeñamos en un mismo día: asumimos un rol como hijos, otro como padre o madre, otro
como hermano, otro como conyugue, otro como profesional, otro como empleado y así
sucesivamente. Como podemos suponer una misma persona asume diferentes papeles según
la situación que le corresponde vivir.
Mintzberg identifico que los gerentes cumplen 10 roles diferentes los cuales simultáneamente o
en distintos momentos deben desempeñar las personas que están a cargo de cualquiera
organización
EFICIENCIA Y EFICACIA
Como hemos descubierto hasta ahora, la administración es un proceso continuo de ajuste y
adaptación al medio en lo que se refiere al comportamiento, la dirección y la conservación de las
organizaciones, pero ¿Cómo se evalúa el trabajo del administrador?
El desempeño de los administradores o gerentes, independiente estén al frente de una
organización lucrativa o no lucrativa, es evaluada en términos de Eficacia y Eficiencia.
A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y la realidad
es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los
logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos
recursos para lograr un mismo objetivo. O, cuando se logran más objetivos con los mismos o
menos recursos.Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades
de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo
10 horas. O se aumenta la eficiencia si en 10 horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se
hace un uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos).
Los gerentes trabajan con recursos escasos (personas, dinero y equipo) por
lo que la correcta utilización de éstos es determinante para el funcionamiento de la organización.
La gerencia se ocupa de minimizar los costos de los recursos por lo que también suele utilizarse
para definirla la expresión “Hacer correctamente las cosas” (es decir, no desperdiciar recursos).
Por otro lado, no basta con que seamos eficientes ya que debemos de alcanzar los objetivos
organizacionales propuestos. Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de
consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo
que nos proponemos. Cuando los gerentes alcanzan los objetivos o las metas de las organización,
decimos hay Eficacia.Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes
y lo logramos. Fuimos eficaces, alcanzamos la meta.

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que, la eficiencia hace referencia en la mejor

utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar
un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.
Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser
eficaces y a la vez ser eficientes

Algunas Diferencias Entre Eficiencia Y Eficacia

 
EFICIENCIA EFICACIA

Énfasis en los medios Énfasis en los resultados

Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas

Resolver problemas Lograr objetivos

Ahorrar gastos Aumentar creación de valores

Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados

Enfoque reactivo Enfoque proactivo

(Del pasado al presente) (Del futuro al presente)
 
Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la
eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva. Siguiendo con Drucker muchos directivos
fracasan por no concentrarse en la eficacia.
Adicional, Drucker señala errores básicos que destruyen o impiden la eficacia en las
organizaciones. Algunos de ellos son:
• No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona.
• En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno.
• La controversia entre popularidad y eficacia directiva.
En síntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor ejemplo es
ser eficaz y obtener resultados. 
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