Código : INS-P-H&N.

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Fecha : Mayo 2023

Título: Procedimiento para el Control de Precintos Aprobado : AZ

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para controlar los precintos asignados por SGS del Perú S.A.C.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

El presente procedimiento es de aplicación [ ] de Operaciones H&N de SGS del Perú S.A.C.

3. DEFINICIONES

Encargado de Precintos: Persona designada por los Jefes (según aplique) para el control de los
precintos en una área o localidad.

Los encargados [ ] Son Supervisores, Encargado de Almacén o Inspector Líder.

4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

CARGO
Los Jefes de Operaciones
/ Jefes Regionales / Jefes
de oficina / Supervisores
Supervisores de
Operaciones / Inspectores
Los encargados del
Almacén (en Callao y
provincias)
RESPONSABILIDADES AUTORIDAD
Tiene la responsabilidad de…: Tiene la autoridad de…:
Asignar un responsable de la custodia,
Autorizar la entrega y
distribución y manejo de los precintos.
verificar el uso correcto de
Asegurar la disponibilidad de los los precintos
recursos.
Solicitar la cantidad necesaria de
precintos para ejecutar el servicio.
Designar el número de
Devolver los precintos en caso no se haya
precinto a los contenedores,
empleado en el servicio.
cisterna, muestra, entre
Custodiar, manejar y utilizar los precintos.
otros.
Cumplir con lo indicado en el presente
procedimiento.
Custodiar (en almacén) y despachar de
los precintos solicitados. Asignar una cantidad
Destruir los precintos que le son suficiente de precintos de
devueltos por falla, ruptura o mal uso. acuerdo a lo indicado en la
Cumplir con lo indicado en el presente OI
procedimiento.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 MODELOS DE PRECINTOS

5.1.1 Códigos de los precintos en el sistema (BOSS):

Los precintos se encontrarán en el sistema como requerimiento de almacén y se identificarán

con los siguientes códigos en BOSS y SGST:

Código P19087 – Art. Proveedor 5998: Precinto Sealers Alligator II Naranja

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Código P19088 – Art. Proveedor 5999: Precinto Sealers Tribelt Naranja

Código P19089 – Art. Proveedor 6000: Precinto Sealers Tri-Seal I Naranja (66 cm. c/cable-
Cometa)

Código P26204 Precinto metálico naranja cable largo 300mm, diámetro 2.5mm, con logo SGS
numerado

[]

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5.2 DESPACHO ENTREGA Y CONTROL DE PRECINTOS

5.2.1 El proceso se llevará a cabo siguiendo el siguiente flujo:

Almacén Encargado
Jefe Inspector
Operaciones Precintos

Inicio

Recibe formato Aprueba/ firma Solicita Precintos

(D-Ope-P-11/INS-R-HyN.471) formato (D-Ope-P-11/INS-R-HyN.471)

Registra SysGst y
Despacha Recibe precintos
([ ]INS-R-HyN.470)

Distribuye a cada
Recibe precintos
inspector
([] INS-R-HyN.470)
asignados

Devolución Uso de precintos

([ ] INS-R-HyN469) No ([ ] INS-R-H&N.469)

Si

Fin

5.2.2 Para la UN-NR el despacho y control se realizará de la siguiente manera:

• El inspector solicita los precintos al almacén para la actividad a realizar.

• El encargado de la entrega de precintos completara el siguiente formulario:
https://forms.office.com/r/PZNVieWQmc

• El forms consta de dos partes: Asignación de Precintos y Control de Precintos

• En la primera parte (Asignación de precintos) indicar la sede correspondiente, el código del

colaborador a quien se le asigna los precintos, el tipo de precinto, la fecha de asignación y la
codificación de los precintos asignados, (Imagen 1).

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Imagen 1. Asignación de Precintos

• En la segunda parte (Control de Precintos) indicar la sede que corresponde la devolución, el código
del colaborador quien tiene los precintos, la fecha del control, la cantidad utilizada, tipo de precinto,
OI asignada, en caso de no usar la totalidad registrar la devolución de los precintos, (Imagen 2).

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Imagen 2. Control de Precintos

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• En el caso de registrar la devolución de los precintos del punto anterior continuar según la imagen
3.

Imagen 3. Devolución de Precintos

• Una vez completada toda la información se podrá realizar el seguimiento en el Sharepoint, la cual
se podrá visualizar en un PBI el seguimiento del control de los precintos para las diferentes
localidades.

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6. CONDICIONES ADICIONALES:

• El inspector debe registrar en sus documentos de campo los precintos que estuviera rompiendo
(de SGS u otro origen) en el desarrollo de su operación.

• El inspector debe registrar en su Ficha para Control de Precintos (INS-R-HyN.469) o en el

siguiente link para el caso de NR https://forms.office.com/r/PZNVieWQmc, los precintos utilizados,
los que no utilizaría por deterioro, falla o mal uso, entregando el físico de los mismos al Encargado
de precintos de su área o zona, quien se encargará de su respectiva destrucción.

• Un inspector (jefe de grupo) puede tener en su poder precintos sobrantes como máximo en un
periodo mensual. En este caso específico realizará la devolución de los mismos al Encargado de
Precintos o directamente al almacén de Operaciones (según lo indique el encargado o Jefe).

• En el sistema SYSGST, se registran todos los precintos que se entregan a los inspectores a las
respectivas OLs de cada servicio.

• En el SysOpeFish también se registra la asignación de los precintos.

• En el área de Minerales, el uso de los precintos se puede visualizar también en las actas de
muestreo y/o reportes de las operaciones.

• Almacén de operaciones lleva el control de los precintos asignados a los inspectores, de no hallar
todos los precintos registrados se comunicara con el supervisor quien realiza el seguimiento hasta
registrar los precintos al 100%.

• El uso “inadecuado” de precintos (para un fin personal, no autorizado o cualquier otro diferente al
de los servicios del área) se considera una falta grave. El Gerente de Operaciones, o a quien se
delegue, será responsable de sancionar a quienes hagan uso “inadecuado” de los precintos.

• Para el caso de HyN, los inspectores lideres (jefes de grupo) se les asigna 10 precintos de back
up de Código P26204 Precinto metálico naranja cable largo 300mm, diámetro 2.5mm, con logo
SGS numerado, para uso ante cualquier contingencia.

7. ALCANCE POR CADA TIPO DE PRECINTO

a) Para la unidad de negocio HyN el alcance es según se detalla:

Precinto Sealers Tribelt Naranja:

Precitado de muestras como: muestras de embarque, contra muestras para clientes, muestra
dirimente y muestras oficiales.
Precintado de contenedores vacíos.
Cierre temporal de contenedores con carga.
Precintado de contenedores con carga Alimentos, congelados y conservas.

Precinto Sealers Tri-Seal I Naranja (66 cm. c/cable-Cometa):

Precintado de válvulas de cisternas, flexitank y tanques de aceite.

Precintado de IBC y cilindro en aceites.
Manta cobertor para transporte de harina de pescado.
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Precinto Sealers Alligator II Naranja:

Precintado de muestras oficiales y contra muestras de aceite y alimentos

Precintado de tapas u válvulas de isotank y cisternas

Precinto metálico naranja cable largo 300mm, diámetro 2.5mm, con logo SGS numerado

Precintado definitivo de contenedores con carga harina y aceite de pescado.

Precintado de válvulas de isotank.

8. REGISTROS Y ARCHIVOS

Los registros generados por este procedimiento son:

Tiempo
Código Nombre/Título Responsable Lugar Clasificación de
retención
Archivo de
Ficha para Control cada área /
[ ] INS-R-H&N.469 Inspector [ ] Por OI 1año
de Precintos zona

Archivo de [ ] Por OI
Control de Precintos Encargado de cada área / 1año
[ ] INS-R-HyN.470
Asignados precintos zona

Pedido de Archivo de [ ] Por OI

[ ] INS-R-HyN.471 ( D-OPE-P-11-01) materiales a Responsable cada área / 1año
almacén de de Almacén zona
operaciones
Pedido de [ ] Por OI
Responsable
- Materiales de Sysgst 1año
de Almacén
Almacén
Íntegros en la
https://forms.office.com/r/PZNVieWQmc Encargado de Forms
operación – Control Por localidad 1año
precintos
de precintos

Nota: Para garantizar la trazabilidad de la información, el periodo de conservación de los documentos del Sistema de
Gestión (Origen papel o digital) es como mínimo 4 años de acuerdo con lo establecido en el procedimiento Administración
de documentos del sistema de gestión AP-P-QA.1.

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