OTRAS FUNCIONES

FUNCIONES DE APOYO

Las de apoyo son aquellas tanto como RRHH, Sistemas, Investigación y desarrollo, que brindan
servicios para el resto de las funciones.

Tenemos todas las funciones que estuvimos viendo: Producción, Comercialización,

Abastecimiento, Administración, RRHH y Financiera.

Sistemas cada vez avanzó bastante la tecnología, y en el campo de la Administración también

con sistemas que se instalan para tener información de manera integrada de los clientes,
proveedores, poder procesar la información, realizar las registraciones contables. De esa
manera tenemos información que se aproxima bastante a la realidad, la cual sirve de base para
la preparación de los estados contables, y entregar esa información a quien lo requiera.

Quién requiere esa información: proveedores, bancos, a nivel impositivo para la preparación
de los impuestos, AFIP o Rentas cuando quiere realizar una inscripción.

¿De qué manera van evolucionando los sistemas de información?

Antes trabajábamos con algunos programas enlatados, Tango que fue en su momento muy
utilizado. Y a medida que va avanzando la tecnología con nuevas bases, se utilizan para realizar
programas un poco más a medida. Hay personas que se especializan en por ejemplo sistemas
para estaciones de servicios, para ingenios, etc., porque cada actividad tiene su grado de
complejidad que no se resuelve tan fácil cambiando o utilizando un sistema por ejemplo de un
ingenio para un supermercado, uno es una actividad productiva y el otro es de
comercialización.

De todas maneras, hay un desafío bastante grande respecto a la incorporación de tecnología

porque hay cierta resistencia. La tecnología avanzó bastante en el plano de la medicina, incluso
en nuestro hogar (televisor, celular, etc.). Pero en el plano de la administración quedó ahí, es el
desafío que tenemos por lo menos en el norte. Quizá está asociado con el grado de
informalidad que hay en el norte. Quien apuesta a la implementación de un sistema y sobre
todo a medida, después a mediano plazo se da cuenta que fue un acierto porque ayuda a tener
información para tomar decisiones de manera mucho más rápido, no solamente en el plano
operativo sino a nivel estratégico, a nivel gerencial. También permite realizar muchos
controles, controles cruzados.

Diseño de sistemas.

El diseño generalmente se realiza por módulos. Podemos tener módulos de facturación, de

cuentas corrientes de clientes, módulo de cuentas corrientes de proveedores, para realizar
conciliaciones bancarias, para llevar el movimiento de caja, un sistema para liquidar sueldos, y
otro módulo de contabilidad que lo que sucede es que todo lo que nosotros operativamente
cargamos, ya sea una factura de venta o realizamos una orden de pago en la tesorería, eso
tiene su impacto en la contabilidad porque se realizan asientos automáticos. Entonces, es un
sistema integrado que me da la información de manera instantánea.
En la imagen tenemos un Data Enter, que ingresa este tipo de información, por ejemplo recibe
todas las facturas de proveedores y va grabando, cargando, registrando, y por el solo hecho de
ingresar un solo documento/factura se actualiza el stock, la ficha del proveedor, los saldos. Y
previos a eso en un sistema podemos ver que también cuando se realizan los pre-pedidos, las
órdenes de compra, todo se hace por sistema.

Y esa información que ingresa una persona, como sería el caso, es como la materia prima o lo
que le permite a otro sector tomar esa información para procesar lo que continúa. Por
ejemplo, si es una factura de proveedores vamos a tener la Tesorería que va a realizar una
orden de pago sobre esa factura. Esto lo que hace es minimizar los errores, la posibilidad de
duplicar pagos (es un riesgo). Si yo registro en un sistema con el número de la factura, el
proveedor, etc. Y tengo un sistema integrado donde a la orden de pago la hago aplicando esa
factura, el sistema no me permite cargar otra factura con el mismo número al mismo
proveedor, entonces ahí ya hay un control, entonces puedo minimizar los errores respecto a
realizar un pago duplicado.

Lo que permite el sistema es, a todas estas tareas repetitivas y operativas, darle cierta
estandarización, automatizarlas, para también minimizar los errores.

¿Para qué me sirve tanta información?

Me sirve para poder procesarla, requiere un proceso, y presentarla como información para la
toma de decisiones para quien corresponda.

El sector de Finanzas quiere saber cuántos vencimientos tiene en determinada fecha o

compromisos de pagos a proveedores, es muy sencillo, puede listar del sistema todos los
cheques que se emitieron por banco, indicando la fecha de vencimiento o la fecha propuesta
para ingreso, entonces es información que la tiene de manera instantánea. Si quiero saber
cuánto tengo para cobrar de facturas de clientes, de la misma manera puedo obtener un
reporte de la cantidad de clientes por fecha de vencimiento de factura y tener información de
si voy a tener una necesidad de cubrir. Si las cobranzas son menores que el compromiso de
pago, voy a tener que tratar de cubrir esos fondos faltantes tomando algún préstamo.
Entonces la posibilidad de obtener información de diferentes tipos es mucho más alta que
llevar la información de manera más artesanal.

Acá vemos de qué manera lo usan los diferentes usuarios.

Las funciones del área de sistemas. Si es un sistema enlatado, va a ser mucho más simple
porque se lo compra, se lo implementa, y a lo sumo habrá un mantenimiento mensual del
sistema y seguridad informática.

Pero si se lo elabora y diseña a medida, ahí sí vamos a tener análisis y diseño. Y también
podemos tener la parte de (que no está ahí pero podemos agregarla) lo que sería no
solamente Redes, sino también la parte de Hardware que es el mantenimiento de las distintas
máquinas.

Objetivo del área de sistemas

Es garantizar la continuidad y funcionamiento de las máquinas y del software al máximo
rendimiento y facilitar su utilización a todos los sectores de la empresa, no sólo para la captura
de la información, sino también registro, análisis y archivo de la misma, lo que facilitará la
toma de decisiones y la simplificación del trabajo que incidirá en el logro de una mayor
competitividad.

Siempre el fin último es que facilite, que sea información que esté disponible de manera
oportuna también para la toma de decisiones.

Este momento es crucial: El diseño del sistema, cuando se elabora un sistema a media, la
implementación y la administración. Es sumamente importante porque es muy sencillo
comprar, entre las alternativa que tengo este es el que ve, viene la gente de sistema y lo
instala, ya sea alguien externo o gente de la empresa.

Pero el hecho de que se instale el sistema no significa que esté implementado. La

implementación tiene que ver con adaptarlo finalmente y lograr que las personas de los
distintos puestos de trabajo lo utilicen con todas las funciones que tiene el sistema.

Y por lo general, los diseños y los software son amigables, se trata de que sean lo más sencillos
para quien lo va a operar.

El sector o área de sistemas es el encargado de gestionar las distintas bases de datos y de

asegurarnos que esas bases de datos nos van a permitir almacenar información de varios años
porque después esa información nos sirve para hacer comparaciones de un año a otro.
Tenemos que asegurarnos que la base de datos tenga capacidad para almacenar mucho más
de un ejercicio.

Área de desarrollo

Cuando hablamos de un sistema que está realizado a medida o muchas veces son sistemas que
están enlatados que los venden con la posibilidad de poder hacer la misma persona que lo
vende al sistema, hace adaptaciones a la forma de trabajo de la empresa. Es importante una
entrevista previa con cada uno de los puestos de trabajo para ver si el sistema cumple con
todos los requerimientos o hay que hacer una pequeña adaptación.

Investigación – desarrollo e innovación

Con respecto a investigación, d e i, las empresas que cuentan con un área de este tipo son las
que entienden que el mercado es cambiante, que los gustos pueden ir variando, y que hay que
adaptarse a esas nuevas exigencias que tiene el mercado y es por eso que encara la
investigación y desarrollo, no solamente de nuevos productos sino también de las formas en
que viene elaborándolos porque quizás puede rehacer mucho más eficiente mejorando los
procesos.

Innovación. Sobre lo que hay, darle un plus.

A través de la investigación y desarrollo, podemos mejorar la eficiencia en la producción, a

nivel comercial, como trabajamos no solo sobre los procesos sino también sobre los productos,
es diferenciarnos de la competencia. Vamos a ir innovando sobre lo que el cliente quiere
también, entonces eso hace que hayan atributos nuevos para el cliente sobre el producto que
estamos comercializando.

Por supuesto, que el sector requiere una inversión de dinero, que el que entendió que tenía
que hacerlo, entiende también que los beneficios son mayores que los costos que se incurren,
y lo ven como una inversión, no lo ven como un gasto. Siempre pensando a nivel estratégico
de diferenciarse de los competidores.

La innovación quizás sea algo que todas las empresas indefectiblemente lo realizan, siempre
mejorando sobre lo que tienen, ya sea en lo que es el producto, productos nuevos, o el que ya
tenemos realizar un mejora, o los proceso, o innovar respecto al segmento del mercado al que
voy dirigido. La innovación es.. es difícil que una empresa se quede con el mismo producto a lo
largo del tiempo, todo el tiempo lo está adaptando al mercado que se va haciendo más
exigente, que se va segmentando más con respecto a los gustos y preferencias. Y que en
muchos casos podemos tener productos similares en mano de otros competidores donde
empieza la carrera en tratar de diferenciarme para que los clientes me elijan.

Con respecto a esta función, en empresas muy grandes (Arcor, La Serenísima) estas áreas
forman parte indefectiblemente de este tipo de empresas.