INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO

PÚBLICO “FEDERICO URANGA”

R.D. N° 568-90-ED

ORGANIZACIÓN SECRETARIAL

1. Organización o gestión secretarial:

La organización o gestión secretarial responde a las nuevas exigencias de la
demanda empresarial, derivadas de las diversas diligencias de la tecnología en
general; en este caso, se incorpora una serie de temáticas que garantiza el
desarrollo e integración de habilidades, técnicas y actitudes fundamentales para el
buen desempeño de las secretarias.
2. Actividades de la organización o gestión secretarial:
a) Organización de la oficina:
La organización en una oficina tiene como objetivo optimizar el espacio y ordenar
la documentación para agilizar el trabajo de los empleados. De esta forma se
aprovecha al máximo el área útil y se crea un espacio dedicado a guardar estos
documentos de forma segura y accesible.
La secretaria o secretario deberá manejar y mantener en buenas condiciones el
equipo informático y el mobiliario de la oficina (teléfonos, muebles, archivadores,
fotocopiadoras, etc.). Llevará el manejo del inventario de todas las existencias de
la oficina. Mantendrá el orden de los sistemas de archivos físicos y electrónicos
para que la información esté disponible en todo momento y mantendrá su trabajo
de manera organizada y limpia para los empleados de la empresa o visitantes.
b) Atención al público:
Es todo el soporte que brindas al público o a tus clientes, ya sea antes, durante o
después de ciertas actividades, y que los ayuda a tener una excelente experiencia
con la empresa. La definición de atención al público va mucho más allá de la
función de dar  respuestas: el concepto de servicio es una parte muy importante
de lo que significa tu empresa o marca para el público o los clientes; de hecho, hoy
en día, es un factor crítico para el éxito empresarial.
La atención al público es la tarea más importante dentro de la organización
secretarial, ya que la secretaria, deberá responder a las llamadas recibidas dentro

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de la oficina y registrarlas. Así mismo recibirá a todos los visitantes que accedan a
la empresa. Por ello, se deberá guardar una imagen corporativa correcta dentro
del lugar de trabajo.
c) Gestión de la agenda:
La gestión de la agenda es una de las actividades más importantes de la
organización secretarial, nos ayudara no solo a dar un mejor servicio a nuestro
público o clientes, sino que también podremos organizarnos y organizar a nuestras
empleados para así ser más productivas y eficientes.

Mantener actualizada la agenda de su jefe para poder llevar una buena

organización diaria. En dicha agenda deberá indicar todos los compromisos de
carácter laboral y personal que sean requeridos.

d) Gestión de documentos:
La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas
técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo,
recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar
los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos
más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Recibir y gestionar toda la correspondencia, redactando y respondiendo a la

mayoría de cartas o emails. Deberá estar formada en el manejo de
aplicaciones informáticas que le sirvan para poder desarrollar sus funciones
con rapidez y agilidad.

e) Manejo de información:
Mantener eficientemente toda información que sea importante para el desarrollo
del trabajo en la empresa. Deberá mantener el control de los documentos
importantes o legales como pueden ser: facturas, notificaciones o contratos.
Por ejemplo, debe tener el control de los documentos legales que pueden ser
requeridos por instancias gubernamentales en cualquier momento.
También puede tener acceso a información del entorno o de cualquiera de los
actores relacionados con la empresa. Esta información debe ser gestionada de
forma discreta, eficiente y oportuna.
f) Vigilancia administrativa:
La secretaria debe vigilar que se cumplan los procedimientos y políticas necesarias
para administrar los bienes de la oficina validando los datos reflejados en las
operaciones presupuestales. Así mismo debe asumir eficientemente la
organización y gestión administrativa correcta de los recursos en la empresa.