ELABORACION DE

DOCUMENTOS CON NORMAS TECNICAS:

DIGITACIÓN Y ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

BELKY ALEXANDRA NUÑEZ ARBOLEDA

INSTRUCTORA:
ISABEL IRENE LEON RAMIREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA: 2186634
SANTIGO DE CALI
2020
 INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo trata acerca de los aspectos generales que quiero desempeñar con mi
técnico a largo plazo para tener una buena labor en una empresa u organización y los
objetivos a corto plazo con la competencia de elaboración de documentos para aplicar las
normas técnicas, el protocolo, la responsabilidad, disciplina y la preservación del medio
educativo de acuerdo a las necesidades. Este taller tiene como propósito brindar
herramientas y a la vez demostrar lo aprendido en las organizaciones de gestión
documental y digitación con el fin de ampliar los conocimientos adquiridos en nuestra área
de asistencia administrativa, y a la vez organizar y presentar el manejo de información en
los manuales para cada organización.
 OBJETIVOS

Objetivo general
Elaborar un escrito de buena calidad, con ortografía y responder las preguntas aplicando las
normas y procedimientos definidos, completando información necesaria, revisando
documentación con el fin de dar cumplimiento a cada uno de estos procesos, logrando
resultados oportunos para la competencia.

Objetivo especifico
 Leer y responder cada una de las preguntas con total objetividad y sinceridad.

 Analizar y comprender todo lo relacionado acerca del técnico en asistencia

administrativa, para fortalecer mis conocimientos y aplicarlos en situaciones del
diario vivir.

 Elaborar un documento de calidad que plasme la buena redacción, digitación y

calidad que proyecte mis conocimientos de forma correcta.
¿Qué es? ¿Sobre lo que hace un asistente administrativo en una empresa?

Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar el buen funcionamiento de una

oficina o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y
coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes
correspondientes.
Efectúa una diversidad de funciones, por lo general, en las oficinas centrales de las
empresas o instituciones. Las principales son asistir, coordinar y ejecutar tareas
gerenciales, entrega de informes de labores y presentación de cumplimiento de metas.
Gracias al trabajo de un Asistente Administrativo es que, en pocas palabras, en una oficina
todos los departamentos logran funcionar ordenadamente.
Esto se debe a que por sus manos pasan cientos de trámites que colaboran, por ejemplo, a
que haya insumos, se realicen pagos de salarios, que estén actualizados los registros
financieros, que se gestionen autorizaciones bancarias o la verificación de estados de
cuenta. Tiene campo de acción en una amplia variedad de oportunidades que van desde
áreas administrativas de centros comerciales, call centers, bancos, restaurantes, comercios,
hoteles, farmacéuticas, industrias textiles, etc.
A continuación, las funciones más comunes de un Asistente Administrativo:

 Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.

 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto
entrantes como salientes:
 Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
 Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
 Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
 Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
 Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas
de cálculos y otros documentos administrativos.
 Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los
datos y generar los reportes correspondientes.
 Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
 Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de
contactos, entre otros.
  Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos
electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
 Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
 Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base
de datos.
 Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos
y otras actividades afines:
 Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
 Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo
de manera eficiente.
 Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
 Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de
encargarse de la logística del evento corporativo.
 Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre
las personas correspondientes.
 Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u
organización.
 Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o
encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
 Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
 Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre
proyectos y realizar el debido seguimiento.
 Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo
establecido.
 Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o
requerimiento administrativo:
 Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
 Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando
materiales y equipos cuando sea necesario.
 Realizar reportes de gastos.
 Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

Los Asistentes Administrativos deben prestar especial atención a la manera en que son
percibidos por otras personas, por tanto, es esencial contar con excelentes habilidades de
servicio al cliente; además, el candidato perfecto deberá ser educado y protocolario en todo
momento, sonriendo y demostrando una actitud positiva y entusiasta. Experiencia previa en
manejo de proyectos, ventas y retención de clientes es considerada una gran ventaja para el
candidato que aplique para esta posición.
¿Qué quiero saber o aprender?
De manera general me gustaría recolectar, adoptar y tomar todos los conocimientos
posibles que mis instructores desarrollen, este técnico me apasiona mucho y tengo fe en que
puedo lograrlo.

 Reconocer el documento de acuerdo con el asunto, la norma técnica y tipo de texto.

 Proyectar la redacción de los documentos empresariales y de textos de acurdo con el
asunto, la norma técnica gramatical, el tipo de texto y la política organizacional.
 Elaborar documentos empresariales y textos, teniendo en cuenta la redacción, las
técnicas de digitación y transcripción, la tecnología disponible, velocidad, precisión;
precisión, norma de seguridad y salud en el trabajo, normativa y políticas de
organización.
 Corregir los textos y documentos redactados teniendo en cuenta las observaciones,
las normas gramaticales, técnicas y políticas de la organización.
 Transcribir, digitar y elaborar documentos empresariales, según la normativa.
 Archivar los documentos producidos de acuerdo con las indicaciones del área,
orientando al usuario dándole información pertinente a sus necesidades.
 Organizar, registrar y verificar datos de la organización.
 Registrar y controlar préstamo de documentos.
 Utilizar procesadores de textos y hojas de cálculo para la gestión administrativa.
¿Qué conocimientos puedo transferir a mi entorno laboral, personal y social? de este
aprendizaje.

 Entorno laboral:
Va a ser de vital importancia transferir mi conocimiento de manera en la que nos permita
realizar una buena producción de documentos, debemos aplicar con claridad, brevedad
coordinada y coherencia que rige la redacción y que nos permite desarrollar una buena
escritura, con estilo y coherencia los documentos escritos que se realicen tanto en medió
físico como electrónico.
Así como también producir los documentos que se originen de las funciones
administrativas siguiendo las Normas Técnicas y la Legislación vigente, transcribir los
textos aplicando correctamente las técnicas digitación, desarrollo de habilidades y destrezas
para el logro de la velocidad y precisión, la adecuada utilización de los signos de
puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de abreviaturas.

 Entorno personal:
Me ayuda a ser más organizada, establecer prioridades, controlar el desempeño de lo
ejecutado, en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos
comparándolo con los objetivos y metas fijados, adquirir conocimientos que me pueden
servir para otro campo de mi entorno laboral, ya sea financieramente, documentos
personales, ser más productivos, mantenerme informada y tener liderazgo sobre los
individuos para la consecución de los objetivos fijados.

 Entorno social:
En mi entorno social lo puedo transferir el desarrollo de actividades que se generan gracias
a los conocimientos que se compartan de forma clara, sencilla, objetiva, contundente y
concreta para ayudar y enseñar a las personas que están a mi alrededor a digitar y elaborar
documentos administrativos de carácter especifica lo necesiten, de acuerdo con la
normativa legal vigente y normas técnicas.
También puedo transferir mis conocimientos de manera positiva para las personas que
realizan tareas que involucre trabajar frente a una computadora su postura sea ideal;
ejemplo
Brazos y codos: Nivelados y ligeramente separados del cuerpo.
 Manos y muñecas: Las manos deben estar levantadas y paralelas al teclado; las
muñecas bajas pero no pegadas al teclado.
Dedos: Curvos y en posición vertical sobre las teclas.
Pies: Se recomienda utilizar un apoyo para elevarlos un poco.
Vista: Siempre debe estar fija en lo que se va a copiar, en lo que se transcribe
Distancia: La mesa y la silla deben estar acordes con la estatura del usuario, el teclado se
debe se debe de alinear con el monitor
El extremo de la mesa: Para que no tenga que pegar a ésta. El cuerpo debe estar recto y no
muy alejado del equipo, Los dedos se deben colocar curvos sobre las teclas guías.
Espalda: Debe estar recta y apoyada sobre el espaldar de la silla.
 CONCLUSION

Gracias a este trabajo he podido desarrollar mis competencias, habilidades leyendo,

comprendiendo y analizando las actividades en este taller; teniendo en cuenta que todo lo
aprendido en esta competencia es para corregir los errores que tengo además de
perfeccionar y transferirlo a mis entornos hacia una progreso para mi aprendizaje
educativo y en un determinado tiempo laboral, además de los aspectos más generales e
importantes del técnico para así trazarme objetivos y metas a corto, largo y mediano plazo
para sobresalir y mejorar en este trabajo.