TITULO: DOCUMENTO N°:

CONTROL DE REGISTROS PG-ELC-Q-CR-003

PROCEDIMIENTO REVISION 0

A EMITIDO PARA REVISION 12-02-15 ALH PHO PHO

REV. 0 DESCRIPCION FECHA POR REV. APR.
SISTEMA DE RECEPCION, ALMACENAMIENTO, EMBARQUE DE
MINERALES Y AMARRADERO F-BAHÍA ISLAY
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Almacenamiento, CONTROL DE REGISTROS
Embarque de Minerales y 02-Feb-15
Amarradero F-Bahía
Islay
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CONTROL DE REGISTROS

PROCEDIMIENTO
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INDICE

1. Objeto 3

2. Alcance 3

3. Referencias 3

4. Definiciones 3

4.1 Registro 3

4.2 Procedimiento de Calidad (PQ) 3

4.3 Procedimiento de Construcción (PdC) 3

4.4 Instrucción Técnica (IT) 4

4.5 Archivo de Registros 4

4.6 Dossier de Obra 4

4.7 Trazabilidad 4

5. Ejecución 4

5.1 Control de Registros 4

5.2 Preparación del Dossier de Obra 5

5.3 Revisión y entrega del Dossier de Obra 6

5.4 Tiempo de retención de registros 6

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6. Responsabilidades 6

7. Anexos 6

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1. OBJETO

Definir los controles para identificación, almacenamiento, protección, recuperación

y eliminación de los registros, con el fin de contar con evidencias de la conformidad
con los requisitos establecidos.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica desde el momento que se genera un registro hasta su

eliminación. En el caso de los registros de control de calidad de las obras, incluye
la elaboración del Dossier de Calidad.

Este procedimiento es aplicable a otros Sistemas de Gestión Integrados al de

calidad.

3. REFERENCIAS

 Norma internacional ISO 9001:2000, Sistema de Gestión de Calidad –

Requisitos (requisitos 4.2.4).

4. DEFINICIONES

4.1. Registro

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. Todo registro tiene carácter preventivo.

4.2. Procedimiento de Calidad (PQ)

Documento que define los procesos de gestión de ELECTRO CLIMA

SERVICE SRL.

4.3. Procedimiento de Construcción (PdC)

Documento que define aquellas actividades o procesos productivos de los

proyectos. Se elabora un procedimiento para cada proceso de producción
identificado en el mapa de procesos de un proyecto.

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4.4 Instrucción Técnica (IT)

Documento que define las actividades o procesos de control (pruebas, análisis,

calificaciones, etc.) o describe con mayor detalle un proceso productivo
especifico.

4.5. Archivo de Registros

Su archivo se realiza mediante medio físico (archivador, carpeta o similar) y/o

informático en el que se mantiene y conserva los registros, en forma ordenada
y cronológica.

4.6. Dossier de Calidad

Es el archivo físico documental del proyecto, que permite identificar y realizar la

trazabilidad de cualquier elemento del proyecto, permite respaldar los trabajos
ejecutados por los contratistas, así mismo también sirve como evidencia que
han cumplido con los requisitos de calidad especificados por el Cliente.

4.7 Trazabilidad

Es la aptitud de reconstruir la historia, utilización o la localización de un

elemento de la obra por medio de identificaciones registradas bajo los
siguientes criterios: secuencia de realización de actividades, lógica de
desarrollo de procesos constructivos, cronología de ejecución de obra, etc.

5. EJECUCIÓN

5.1 Control de Registros

Los registros se controlan de la siguiente manera:

1. Los usuarios llenan los registros en forma legible, colocan su nombre y firma
si así está establecido.

2. Los registros deben protegerse para evitar su perdida y uso por personal no
autorizado.

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3. Los registros deben ser archivados en forma ordenada y cronológica en el

medio que se estime más conveniente (físico o informático), para que se
disponga de ellos con facilidad cuando se los requiera.

4. El archivo de registros debe reunir las condiciones mínimas de conservación

de tal forma que se minimicen las perdidas, deterioros por accidente, y/o
condiciones ambientales, etc.

5. En el caso de los registros informáticos que proporcionen evidencia, se debe

mantener una copia de seguridad (Backup). Esta copia de seguridad se
debe almacenar en un lugar distinto y bajo el resguardo de los mismos
responsables que controlan los registros originales.

5.2. Preparación del Dossier de Calidad

Los PQ, PdC e IT que son aplicables a las obras, dan origen a una serie de
registros que tienen como finalidad demostrar objetivamente que ELECTRO
CLIMA SERVICES SRL, ha cumplido con los requisitos de calidad del Cliente
durante la ejecución del proyecto.

La organización de los registros debe guardar con los sectores de la obra

(áreas o frentes de trabajo), y con la secuencia lógica del desarrollo de los
procesos.

Los registros en el dossier de calidad se ordenan empleando el registro PG-

ELC-Q-CR-003-A. Para cada sector de la Obra se arma un paquete de
documentos el cual se organiza en tantas carpetas según los tipos de controles
realizados y de acuerdo a la documentación generada. Cada una de las
carpetas será identificada en forma clara y según secuencia lógica.

En algunos casos y de acuerdo a los términos contractuales, se utiliza el

diseño de Dossier que proponga el contratista o terceros.

5.3. Revisión y entrega del Dossier de Calidad

El Jefe de Calidad es el encargado del diseño y preparación del Dossier de

calidad. En los casos que el Cliente proponga el diseño del Dossier, el Jefe de
Calidad es el responsable de coordinar su estructura.

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Una vez que el Jefe de Planta revisa el Dossier, lo firma, y dispone la entrega
de las copias al Cliente o su representante de acuerdo a lo establecido en los
términos contractuales.

5.4. Tiempo de retención de registros

Concluido el proyecto, los archivos de registros llenados en Planta son

almacenados en un ambiente seguro, lugar donde permanecerán por un
periodo mínimo de 7 años, después del cual pueden eliminarse de la forma
más conveniente si así se cree conveniente.

6. RESPONSABILIDADES

6.1. Jefe de Calidad

 Custodiar los registros provenientes de los PQ, PdC e IT aplicables al

proyecto, responsabilizarse de su cuidado y mantenimiento durante el
tiempo de ejecución del proyecto.
 Asegurarse que el personal cuente oportunamente con los registros
necesarios para la buena ejecución de su trabajo.
 Diseñar y preparar el Dossier de Calidad

6.2. Jefe de Planta

 Revisar el Dossier de cada sector del proyecto antes de hacer la

reproducción.
 Disponer la entrega de la copia del Dossier de Calidad al Cliente o su
representante de acuerdo a lo establecido en los términos contractuales.
 Enviar los registros llenados en planta para su almacenamiento.

7. ANEXOS

7.1. Registros

 Dossier de Calidad PG-ELC-Q-CR-003-A

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