Implementación de una Planificación De Recursos Empresariales (ERP) en una

Papelería

Annie Sofía Espitia

Profesor Fredy Africano

Sistemas de Información Gerencial

Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia

Administración de Empresas
Seccional Sogamoso
2023
 Implementación de una Planificación De Recursos Empresariales (ERP) en una

Papelería

Resumen

El presente trabajo consta de una investigación para encontrar el ERP (Enterprise Resource

Planning) que se acomode más a las necesidades y actividades de la Papelería Paper Colors,

la cual se encuentra ubicada en la Carrera 14 7B 36 Barrio La Castellana en Sogamoso,

Boyacá.

La metodología del proceso de implementación:

1- análisis de la situación actual, investigación de los recursos del hotel y

sus necesidades. ¿Qué tenemos?, ¿qué necesitamos?

2- Proceso de selección de un proveedor de soluciones.

3- Selección de la ERP más adecuada, ¿qué opción elegimos?

análisis de módulos del nuevo programa, decidir que ERP satisface las necesidades, pero

con un costo razonable, ¿Quién da más por menos?, ¿qué características tiene el nuevo

software?, Búsqueda de 5 ERP’s candidatos.

4- gestión de implementación, configuración y pruebas, ¿quién realiza la implementación?

5- implementación del programa, ¿cómo se implementa el programa?

6- problemas de implementación, analizar y solucionar los problemas de implementación.

 Introducción

Definición de una ERP:

"Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales, es, un sistema de

planificación y de administración de la información que estructuradamente satisface las

necesidades de la gestión empresarial".

"Se trata de un software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar

más fácilmente su negocio en todos los ámbitos".

Una ERP tiene como objetivo principal satisfacer las necesidades de información con

mayor rapidez y eficiencia además de ser información confiable puesto que una ERP

integra, evita la mala información por manejar sistemas aislados, y es información

actualizada.

- la obtención de reportes le permitirá a la dirección evaluar al hotel según los planes

previstos.

- Debe dar soporte a las funciones básicas de los departamentos.

- Adaptarse a cambios en las actividades. En algunos casos se ofrece el código fuente para

poder realizar las modificaciones a medida de sus requerimientos y necesidades.

- Debe recoger información de los distintos departamentos, procesarla y ofrecerla a sus

usuarios según sus requerimientos.

 Metodología

Análisis de la situación.

Las papelerías tienen la necesidad de un software que cubra todas sus necesidades.

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para nuestra papelería ayuda a

gestionar y optimizar los procesos de negocio de la empresa, ya que puede ayudar a

automatizar muchas de las tareas diarias y mejorar la eficiencia en la gestión de la empresa.

Algunas de las características que podrían incluir este sistema son:

 Gestión de inventario: permitiría llevar a cabo un control detallado del inventario de

productos en la tienda, así como su nivel de existencias y rotación. El sistema puede

ayudar a mantener un registro detallado de todos los productos disponibles en la

tienda, incluyendo la cantidad en stock, los precios y la ubicación en la tienda. Esto

puede ayudar a evitar la falta de stock y la sobrecompra.

 Gestión de compras y proveedores: permitiría llevar a cabo un seguimiento de las

compras realizadas a los proveedores, y tener un control de pedidos.

 Catálogos. Genera los catálogos por colecciones, y establezca el número de fotos

que quiere por catálogo. Puede también establecer múltiples fotografías por artículo

o incluso indicar las fotografías en función del color, material y acabado del

artículo.

 Gestión de ofertas y promociones: permite la gestión de ofertas y promociones tanto

de compra como de venta. Dichas ofertas pueden particularizarse a nivel de

proveedor, de familia de artículo, de tipo de cliente o de cliente. Los tipos de ofertas

y promociones que el ERP para distribución de materiales de construcción incluye

son múltiples, como por ejemplo descuentos en línea o incluidos, precios netos,

cambios de tarifas, incrementos sobre el precio de coste, por ejemplo para poder

efectuar un descuento más un artículo de regalo por la venta de un determinado

artículo.
 Almacenes y stock reservados a clientes: Si usted va entregando la mercancía a sus

clientes poco a poco, pero esa mercancía ya se encuentra reservada para sus clientes

puede llevar un control absoluto del stock, creando almacenes o ubicaciones de

almacén por cliente, sabiendo en todo momento cuanta es la mercancía pendiente de

entregar a su cliente en cualquier combinación de talla, color, material, etc.

 Unidades de medida: el ERP permite comprar, vender y almacenar en tantas

unidades de medida como necesitemos, como, por ejemplo, cajas, paquetes, etc.

 Gestione las ventas: Reserve mercancía desde sus pedidos de venta, incluso aunque

esta mercancía todavía no haya sido recibida en su almacén. Vea los pedidos

pendientes de entregar y enlace sus pedidos con los albaranes y las facturas.

Descatalogue y oculte aquellos artículos que ya no están en venta y acceda a las

estadísticas de venta y rentabilidad a los clientes en un solo clic.

 Gestione las compras: realice con nuestro software para papelerías, copisterías y

librerías pedidos a proveedor automáticamente desde los pedidos de venta o bien

deje que el sistema ERP le proponga los artículos a comprar basándose en los stocks
 de seguridad, pedidos mínimos, proveedores por defecto, pedidos pendientes de

servir, etc.

 Gestión documental: adjunte a sus artículos, clientes, proveedores y documentos de

compra o venta toda aquella documentación importante, como por ejemplo

catálogos, fichas técnicas, fotografías, reclamaciones, etc. Relacione sus

presupuestos con los pedidos, albaranes y facturas y averigüe en un solo click donde

ha ido a parar cualquier línea de un pedido, albarán o factura o bien de qué

documento procede.

 Códigos de barras: Utilice los estándares e imprima directamente desde nuestro

software para papelerías, copisterías y librerías las etiquetas en cualquier código de

barras sin necesidad de ningún programa adicional.

 Cobrar y vender desde tablet o teléfono móvil:

Con una aplicación para dispositivos Android o iOS permite que se capten pedidos,

realicen presupuestos o gestionen los cobros y las entregas a cuenta de nuestros

clientes. Se podrá realizar todas estas tareas sin que necesariamente esté conectado a

Internet y enviando todos los documentos que haya realizado una vez tenga

conexión a Internet o cuando el comercial lo desee.

A demás, podremos llevar un control de las rutas que ha recorrido el comercial y

averiguar cuanto tiempo ha estado en cada cliente o en tránsito. Realice además la

venta por catálogo electrónico trabajando directamente desde las fotografías si así lo

necesitan sus comerciales. También podrá examinar las facturas pendientes, el

historial de facturas o podrá vender utilizando el historial de artículos vendidos al

cliente.

 Comercio electrónico: Se aumentan las ventas con nuestro software para papelería,

mediante un módulo de sincronización ERP. Gracias a este módulo se mantiene los

datos de su tienda virtual ya que se encarga de sincronizar clientes, pedidos, ofertas,

promociones, fotografías, almacenes, etc. La sincronización bidireccional nos

permite trabajar únicamente desde el ERP, olvidándonos de las sincronizaciones de

datos y preocupándonos únicamente del diseño del sitio web para que resulte más

atractivo. Diferencie las combinaciones disponibles, establezca precios distintos por

combinación y muestre en todo momento online del stock real y la disponibilidad de

sus artículos en su tienda online.

 Software CRM: (Customer Relationship Management, Gestión de la Relación con

el Cliente) Con nuestro programa CRM de para papelerías, podrá seguir sus

oportunidades de venta y lleve un control total sobre las tareas, reuniones o

incidencias relacionadas con sus clientes, clientes potenciales o incluso con sus

proveedores.

Relacione fácilmente sus documentos de compra y venta con cualquier evento de la

agenda e invite a otros usuarios del sistema a reuniones o vea los calendarios de

varios usuarios o cree campañas comerciales, realizando el seguimiento y el

resultado de dichas campañas.

 Software TPV: Con TPV (terminal punto de venta) podrá realizar cobros, arqueos

de caja, reemisión de tickets, tickets regalo, abono de tickets o conversión entre

tickets y factura. Capture la firma de los clientes en sus documentos de venta.

Nuestro TPV está preparado para TPV táctil y también puede personalizar las

principales acciones del TPV a las teclas. que usted necesite.

 Gestión de almacén, entradas y salidas de mercancía: Filtre los pedidos pendientes

de servir por múltiples conceptos y genere las hojas de carga y genere etiquetas

automáticamente para el control de lotes o números de serie. Utilice lectores WIFI

para realizar las entradas de mercancía, o la preparación de las salidas de mercancía,

y repartos, pudiendo personalizar 100% la programación de los terminales mano o

de carretilla a las necesidades logísticas de la empresa.

 Contabilidad y finanzas:

Lleve de manera unificada toda la gestión de cobros y pagos, remesas bancarias,

agrupaciones de recibos y traspasos a contabilidad. Enlace y desenlace desde la

propia factura su enlace a contabilidad, gestione las entregas a cuenta y realice

traspasos entre cuentas y arqueos de caja, todo de un modo sencillo y rápido.

 Una ERP ofrece muchas ventajas, pero es importante medirlas ya que la

implementación tiene un costo elevado, también es importante que la papelería

cuente con la infraestructura informática que tenga la implementación de un ERP,

suele ser común encontrarse con tecnologías de información mal planteadas que con

el crecimiento de la empresa haya quedado corta, por lo tanto, antes de implementar

hay que analizar y solucionar las áreas que no estén funcionando bien.

La implementación traerá consigo una reingeniería de cambiar la forma actual de

hacer el negocio por lo que puede provocar resistencia al cambio por parte de los

usuales por lo que hemos mantener una actitud positiva al cambio.

Módulos con los que debe contar nuestro ERP.

Módulos administrativos financieros.

 Contabilidad general.

 Tesorería: bancos, efectos, cobros y pagos. Clientes y ventas.

 Proveedores y compras.

 Existencias y almacén. Activos fijos.

 Módulos de gestión operativa.

- Contactos.

- Servicios.

- Recursos.

- Nómina.

- Recursos humanos.
Módulos a la medida.

 Módulos adaptados a las necesidades específicas y

requerimientos de la papelería.

Dada la infraestructura de la papelería vemos que tiene todo lo necesario para implementar

un Erp de entorno Cliente/servidor.

La mayoría de los ERP se pueden implementar en un entorno cliente/servidor esto es que se

instala en un servidor al cual se conectan los clientes, el servidor se encuentra en un punto

central y contiene el software centralizado e integral, a este servidor se conectan los clientes

(computadoras que se encuentran conectados a los demás computadores) y desde ahí puede

el usuario leer, actualizar y analizar la información según sus derechos de usuario.

Este entorno cliente/servidor es escalable, además de ofrecer una única base de datos

centralizada, en este punto algunos ERPs manejan su propio tipo de base de datos y otras

utilizar un entandar del mercado, es preferible un ERP que maneje un sistema estandarizado

que pueda ser utilizado por otras aplicaciones.

Otro entorno puede ser Saas (software as a service) el cual consiste en servicios en la nube

(servidores de externos donde usted puede guardar toda su información y usar un ERP) en

este servicio se ahora toda la infraestructura y solo requiere una conexión a internet y un

pago por el servicio en nube, el cual puede ahorrarse pues la papelería cuenta con sus

propios servidores.
 Metodología

2- Proceso de selección de un proveedor de soluciones.

Características que debe tener el proveedor para considerar su producto dentro

delproceso de selección de un ERP:

Debe tener al menos 5 años de existencia en el mercado, esto con motivo

de que el proveedor tenga la experiencia mínima requerida.

Que sea una empresa de habla hispana para una mejor comunicación y

mejor si ha laborado en latinoamérica.

Que estén especializados en hotelería.

Entre los distintos proveedores tenemos: