UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA - SEDE MANIZALES

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

INGENIERÍA INDUSTRIAL

NATALYA ANDREA MORALES

LAURA JULIANA RAMIREZ

PROF. OMAR DANILO CASTRILLÓN

OFIMÁTICA EMPRESARIAL

PROYECTO FINAL OFIMÁTICA EMPRESARIAL

INVENTARIOS

MANIZALES, COLOMBIA
Febrero de 2020
 Introducción
"Los sistemas del tipo ERP (Enterprise Resource Planning) se han definido como un sistema
global de planificación de los recursos y de gestión de la información que de forma
estructurada puede satisfacer la demanda de las necesidades de gestión de la empresa." (Vera)
Nuestro proyecto final de ofimática consiste en base a un demo ERP, un software de
planificación de recursos para empresas, que agrupa y maneja todos los procesos de negocio
de una empresa, este enfocado específicamente en el sector farmacéutico, el cual consta de
los módulos de recursos humanos, inventarios, ventas, compras, finanzas, logística y gestión
de relación con los clientes.
"Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de información de los distintos departamentos
de la empresa (módulos) y facilitan el seguimiento de las actividades que constituyen la
cadena de valor. Por este motivo, los modernos sistemas de ERP incluyen el soporte y la
integración de las actividades de los proveedores y los distribuidores: SCM (Supply Chain
Management) y CRM (Customer Relationship Management)" (Rey, 2010)
En nuestro caso, se ha seleccionado el módulo de inventario donde se ha elaborado un
sistema de control de medicamentos para el sector farmacéutico, en el cual se aprecia una
vista detallada y general sobre los productos disponibles, principalmente medicamentos e
insumos. El sistema permite visualizar el inventario completamente, facilita la búsqueda de
un producto en específico, permite sus modificaciones, ofrece visualizar y agregar
información relevante de dicho medicamento, posee control sobre el sistema de entrada y
salida de productos e impresión de factura. Todo se relaciona por medio del medicamento.
A continuación, se explicará brevemente, la funcionalidad de cada módulo dentro de la ERP
seleccionada para una farmacia.
1. Módulo de Recursos humanos
El objetivo principal de este módulo es llevar un control del área o de los profesionales que lo
componen con la estrategia de una organización, lo que permite implantar una estrategia
organizacional a través de las personas, quienes son consideradas los únicos recursos vivos e
inteligentes capaces de llevar al éxito organizacional y enfrentar los desafíos actuales de la
competencia mundial. Generalmente su función está compuesta por objetivos como
reclutamiento y selección, contratación, capacitación, administración o gestión del personal,
etc, esta podría clasificarse en submódulos:
 Editor organizacional: Este permite definir la estructura organizacional de la empresa,
definir y registrar los procesos con sus funciones y asociarlas con cada cargo.
 Hojas de vida: En ella se administra la información de las hojas de vida de los
empleados y permite visualizar información sobre cada uno de ellos.
 Configuración de nómina: Definición de las políticas laborales propias de la empresa
teniendo en cuenta la legislación laboral vigente. Facilitan la creación de turnos,
 rotaciones y agendas de trabajo, definen horarios de trabajos y extras, y puede ser
usado para los cálculos de nómina.

2. Módulo de Inventario
Un ERP para la gestión de Inventarios se utiliza para guiar el inventario de productos
terminados a través del ciclo de producción y, a menudo, van ligadas a otras funciones, como
expedición, logística, pedidos, facturación y, a escala más amplia, la gestión de almacenes.
Siendo utilizado en la venta al por menor, en la distribución y en la manufacturación.
El módulo de inventario se integra con el módulo de compras. Las características del módulo
ERP de inventario ayudan a las empresas con:
 Control en excesos y faltas de inventarios.
 Gestionar las salidas y entradas de stock.
 Seguimiento efectivo y gestión de las compras con el objetivo de determinar los
niveles de gasto que se manejan en tu empresa.
 Mejoras en el flujo de mercancía.
 Seguimiento de número de series y referencias de almacén.
 Control en existencias.
 Informes financieros actualizados.

3. Módulo de Ventas
En el módulo de Ventas se controla de mejor manera los procesos de evaluación de los datos,
los pedidos, las promociones que mejor han funcionado, las ofertas de más interés para los
clientes, y que artículos son los más comprados. De este modo permite potenciar los
productos para impulsar las ventas, mejora la experiencia del cliente, mejora el conocimiento
del vendedor respecto al cliente, sus necesidades y tiempos de respuesta.
El módulo de ventas se ocupa de la relación de la empresa con los clientes, siendo de soporte
para actividades como presupuestos, factura, entrega, entre otros.
Para un correcto funcionamiento, este módulo deberá estar integrado con los demás módulos,
como el de finanzas, para controlar las ventas a nivel financiero, así como relación con el
módulo de inventario, de modo que se garantice que existe inventario disponible para poder
realizar las ventas con los clientes.

4. Módulo de Compras
Este módulo se encarga de todos los procesos que forman parte del aprovisionamiento de
artículos o materias primas. El módulo de compra incluye listado de proveedores, vinculación
de proveedores y artículos, solicitud de presupuesto a proveedores, recepción y análisis de
presupuestos, preparación de órdenes de compra, seguimiento de los artículos adquiridos,
actualización de existencias y varios informes. El módulo de compras se integra con el
módulo de inventario y el módulo de ingeniería/producción para la actualización de las
existencias, permitiendo contar con un entorno laboral más flexible para gestionar sus
compras al contener toda la información relacionada con pedidos, proveedores, precios,
facturación, plazos de entrega y más. Esto contribuye a una toma de decisiones rápida,
precisa y en función del cliente.

5. Módulo de Finanzas/Contabilidad
Este módulo de finanzas se encarga de la contabilidad y de la gestión financiera de la
empresa. Es un módulo esencial dentro del sistema ERP, ya que va a estar integrado a los
demás módulos, proporcionando herramientas flexibles y orientadas tanto a la contabilidad
financiera con la contabilidad analítica. Recopila los datos financieros y genera informes
proporcionando una forma rápida y eficiente de gestionar de forma integrada la contabilidad,
los activos, los cobros, la tesorería etcétera permitiendo automatizar tareas, reducir costes y
aumentar el rendimiento empresarial.
Los movimientos contables más relevantes registrados en este módulo son: nómina,
prestamos, registros de movimientos de efectivo, caja, reportes financieros.
 6. Logística
Este módulo es el encargado de gestionar el trabajo del área comercial, planificando,
implementando y llevando control del movimiento físico en forma eficiente y económica, así
como el almacenamiento de materiales y toda la información pertinente, desde el punto de
origen al punto de destino, con el fin de atender las exigencias del consumidor.

7. Gestión de relaciones con el cliente

La clave para el crecimiento de la empresa, son los clientes. Tanto como si se desea conseguir
nuevos, como de conversar los que ya se tiene, este módulo tiene la capacidad de gestionar
eficazmente la relación con ellos, para ello se tendrán los siguientes submódulos:
 Contactos: Se encarga de crear contactos con los clientes, proveedores o cuentas
contables, y tener una debida clasificación
 Oportunidades: Allí se lleva un seguimiento de actividades comerciales y
presupuestos vinculados
 Listas de marketing: Definición de listas de contacto
 Agenda: Se lleva un control de los pendientes, vacaciones, permisos y ausencias.
 Estadísticas: Análisis de campañas o proyectos, medios, tareas, etc