BOLILLA 5

“ADMINISTRACIÓN”
Temas:
1. Naturaleza de la organización. Etapas.
2. Organización formal e informal.
3. Principios organizacionales.
4. Reingeniería.
5. Estructura organizacional. Delegación.
6. Descentralización y departamentalización.
7. Tipos de departamentalización.
8. Organigramas. Ventajas. Limitaciones. Requisitos
9. Autoridad de línea / staff
10. Poder y autoridad. Empowerment
11. Organización eficaz y cultura organizacional.

1- ORGANIZACIÓN
La organización como función administrativa, implica coordinar y asignar los recursos de las
organizaciones de forma que éstas sean capaces de desarrollar sus planes y alcanzar los
resultados allí previstos.

No importa si la empresa cuenta con dos o con dos mil colaboradores, toda empresa debe
estar organizada. Esto significa definir responsabilidades para cada persona o grupo de
personas que trabajan para la empresa. Para organizar se deben tener en cuenta los
siguientes pasos:

1. Identificar las funciones de la empresa

2. Agrupar dichas actividades (departamentalización)
3. Asignar un gerente o supervisor con autoridad para dirigir y tomar decisiones.
4. Transportar las funciones en departamentos
5. Definir las responsabilidades de las personas
6. Diseñar la cultura organizacional

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Estructura: como se va hacer, que se va hacer, quienes van a tomar las decisiones

2- ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

● La organización formal: son los grupos definidos por la estructura de la

organización. Tienen identidad pública. El comportamiento de estos grupos está
dirigido hacia metas organizacionales.

El propósito de un grupo formal es producir y prestar servicios eficientemente.

Pueden ser:
- Grupo de mando: compuesto por un gerente y sus subordinados. Se
determina en el organigrama de la organización.
- Grupo de tareas: su frontera no está limitada por un superior inmediato en la
jerarquía, puede cruzar relaciones de mando. Trabajan juntos para lograr un
objetivo determinado.

● La organización informal: Conjunto de relaciones personales y sociales que no

están preestablecidas por la dirección y organización de la empresa, pero que
surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre si. Se da de manera
paralela a la organización formal. Ejemplo: equipo de futbol, asiduos asistentes a la
cafetería, etc.

3- FUNCIONES DE LA EMPRESA/ PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES

Las funciones de la empresa son las principales funciones que deben realizar para alcanzar
los objetivos. Por lo general, todas las empresas tienen las mismas funciones, que son:
abastecimiento y operaciones, marketing y ventas, finanzas, logística y recursos humanos.
El papel del administrador general consiste en coordinar estas funciones especializadas.

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ÁREAS FUNCIONALES

PRODUCCIÓN
La principal función del área de producción es ofrecer el producto o servicio de la empresa.
Toda compañía tiene un sistema de producción que transforma materia prima,
componentes, la mano de obra y otros recursos en bienes y servicios los cuales se venden
a los clientes.

MARKETING Y VENTAS
Su objetivo principal es establecer y mantener la relación del negocio con sus clientes. La
función de marketing abarca actividades como:
● Investigación: identificar los intereses, necesidades y tendencias del mercado
● Desarrollo de productos: creación de bienes y servicios
● Ventas: ofrecimiento de productos para su adquisición por parte de los clientes
● Distribución: desarrollo de canales de distribución y gestión de los puntos de venta
● Promoción: comunicación con los clientes seleccionados mediante actividades como
publicidad y promoción en los puntos de venta

FINANZAS
El área financiera cuida el dinero de la empresa con el fin de protegerlo y promover su uso
eficaz. Eso incluye la maximización del rendimiento de las inversiones y el mantenimiento
de cierto grado de liquidez para cumplir con las obligaciones. La función financiera abarca
las decisiones de:
● Inversión: evaluación y elección de las alternativas de aplicación de recursos.
● Financiamiento: identificación y elección de alternativas de fuentes de recursos
● Control: seguimiento y evaluación de los recursos financieros de las operaciones
● Destino de los resultados: selección de alternativas para uso de los resultados
financieros de la empresa

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RECURSOS HUMANOS
Esta área tiene como objetivo encontrar, atraer y retener a la gente que la empresa
necesita. Esta involucra actividades que comienzan antes de que la persona sea contratada
por la compañía y continúan incluso después de que el empleado ya no tiene relación con
ella. Tiene los siguientes elementos:
● Planeación de la mano de obra: define la cantidad de personas necesarias para la
empresa y de las competencias que estas deben tener
● Reclutamiento y selección: localización, búsqueda y obtención de personas que
cuenten con las competencias apropiadas para la compañía
● Capacitación: perfeccionamiento del potencial y de las competencias de las
personas.
● Administración del desempeño: seguimiento y evaluación del trabajo y
mantenimiento de acciones que promueven la motivación y el perfeccionamiento del
desempeño de las personas.
● Administración del personal: realización de actividades de naturaleza burocrática,
como registro personal, mantenimiento de archivos y registros, recuento de tiempo
de servicio, nóminas y administración de carreras.

5- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El diseño de la estructura organizacional es la representación formal de las relaciones
laborales de las organizaciones, donde se definen la división formal del trabajo y las
relaciones de dependencia en el interior de una organización. Este tipo de diseño involucra
aspectos como:
● La división y la especialización del trabajo
● las jerarquías administrativas
● las líneas de autoridad o cadenas de mando
● la amplitud de control
● la centralizacion y descentralizacion en el proceso de toma de decisiones
● la formación de las relaciones y de normas y procedimientos en el trabajo
● la departamentalizacion

ORGANIZACIÓN LINEAL: Es aquella en que la autoridad fluye verticalmente en una línea

directa entre el superior y el subordinado.

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ORGANIZACIÓN LINEA – STAFF:
Es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando
aumentar las ventajas de 2 tipos de organización y reducir sus desventajas.

DELEGACIÓN:
Es el proceso por el cual se asignan tareas, autoridad y responsabilidad para llevarlas a
cabo.
El proceso de delegación implica:
- Asignación de tareas.
- Delegación de autoridad para complicarlas.
- Determinación de los resultados esperados
- Determinación de la responsabilidad de la persona en el cumplimiento de su tarea.

Características de una delegación efectiva:

➔ Integridad: se deben asignar todas las tareas necesarias para lograr los objetivos.
Significa que alguien tiene autoridad para realizarlas y es responsable por ellas.
➔ Claridad: comunicar con exactitud las tareas, autoridad para realizarlas y la
responsabilidad por el cumplimiento de las mismas. Que no exista ambigüedad.
➔ Suficiencia: Se refiere a la autoridad que se tiene para proceder sin consultar. Dar
la suficiente autoridad para cumplir las tareas de las cuales son responsables.
➔ Confianza recíproca: es una situación donde la ética tiene cabida en las
organizaciones.
➔ Voluntad del gerente: de conceder libertad al subordinado.

Al delegar responsabilidad, no se liberan de ella. Los superiores son responsables de los

actos de los subordinados

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Ventajas:
● Al que delega le brinda la posibilidad de tener más tiempo para otras actividades.
● Pueden aspirar a actividades de un nivel superior
● El delegado adquiere experiencias valiosas (capacitación, aumento de confianza,
mayor creatividad)
● Aúna competencia y autoridad, mejorando la calidad de las decisiones y acelerando
las mismas.

Barreras para la delegación

● Los gerentes son reacios a delegar.

● Inseguridad o confusión sobre la responsabilidad.
● Temor a la pérdida de poder.
● Empleados que evitan riesgos y responsabilidades.

DISEÑO ORGANIZACIONAL
Toda empresa durante el diseño de su organización, debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:

★ Formalización:
- Organización formal: Es la que ha sido conscientemente definida para hacer
frente a los objetivos de la empresa y situar cada uno de los miembros que la
integran, está expresada en el organigrama, en las normas, en la descripción
de cargos, etc.
- Organización informal: Conjunto de relaciones personales y sociales que no
están preestablecidas por la dirección y organización de la empresa, pero
que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre si. Se
da de manera paralela a la organización formal. Ejemplo: equipo de futbol,
asiduos asistentes a la cafetería, etc.

★ Centralización / descentralización:

Es la división del trabajo en departamentos o subsistemas y en capas de niveles

jerárquicos.
La diferenciación puede ser horizontal o vertical.
- Horizontal: En Departamentos
- Vertical: En niveles jerárquicos, niveles de autoridad
Estamos hablando de la estructura y nivel jerárquico de la organización en ambos
casos:

- Centralización: Se refiere a la localización y distribución de la autoridad para

tomar decisiones. Es la concentración de las decisiones en la cima de la
organización en el nivel gerencial. Todas las decisiones deben ser llevadas a
la cúpula para que ésta apruebe o decida.

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 - Descentralización: Gran parte de la autoridad para la toma de decisiones se
delega a los diferentes niveles y áreas de la organización, con el propósito de
facilitar a los trabajadores una mayor flexibilización y una mayor participación
en la definición de los objetivos y forma de obtener los resultados esperados
por la organización.

Es necesario tener en cuenta en la descentralización:

● Selección cuidadosa de cuales decisiones desplazar a niveles
inferiores y cuales retener en la cima.
● Establecimiento de políticas específicas para orientar la toma
de decisiones.
● Apropiada selección y capacitación del personal. (utilizan
entrevistas)
● Controles adecuados

★ Integración : Se refiere a los medios de coordinación y enlace de las partes de la

organización. Para evitar la dispersión debe haber algunas interrelaciones e
integraciones. Es el proceso que facilita el enlace y se lleva a cabo mediante medios
de coordinación intraorganizacional. Esta integración se ve en las jerarquías,
departamentalización, staff, distribución física, etc.

6- DEPARTAMENTALIZACIÓN

Es el proceso por el cual se crean grupos de trabajadores o unidades que comparte o tienen
similitud en algunas características, gozan de cierta autonomía para desempeñar sus
funciones, con el fin de obtener mejores resultados en conjunto que los puedan conseguirse
al repartir las tareas indiscriminadamente.
Se visualiza a través de un organigrama, que es una representación gráfica de una división
formal del trabajo tanto por niveles jerárquicos como por áreas funcionales, por productos,
etc.
La departamentalización se puede agrupar en dos grandes grupos: diseños de
departamentalización tradicional y diseños de departamentalización modernos.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
DISENOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN DISENOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
TRADICIONAL MODERNA

Funcional o por funciones Planas

Por productos o divisional Horizontales

Por procesos Por equipos

Geografía Por redes o modulares

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 Por proyectos Con enfoque virtual

Por clientes o clientela

Matricial

8- ORGANIGRAMAS

Para comprender lo que significa un organigrama es de suma importancia comenzar

definiendo lo que significa “organizar”, en donde se dice que es; identificar y clasificar
actividades a realizar en la organización. Agrupar dichas actividades. Asignar un gerente o
supervisor con autoridad para dirigir y tomar decisiones. Coordinar horizontal y
verticalmente la estructura resultante.

Ahora si, ¿Que es un Organigrama?

Es la representación gráfica de la estructura organizativa. En él se reflejan las unidades de

acción, los organismos asesores, los diferentes niveles de autoridad y las relaciones de
coordinación existentes.

Es un modo abstracto y sintético, que permite obtener una idea uniforme acerca de una
organización.

El organigrama tiene una doble finalidad:

- Desempeñar un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización
y las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características
generales.
- Servir de instrumento para el análisis estructural, al poner de relieve, con la eficacia
propia de las representaciones graficas, las particularidades esenciales de la
organización representada.

Limitaciones:
El organigrama no es suficiente para precisar el contenido de los distintos puestos en
términos de responsabilidad y autoridad, ni tampoco el alcance de los distintos tipos de
relaciones que excedan la línea jerárquica.

MANUAL DE FUNCIONES:
Describe los diferentes cargos existentes en la organización señalando que debe hacer
cada quien, destacando responsabilidades y deberes.

1. Nombre del cargo

2. Relación de dependencia
3. Relación de subordinación
4. Relación de coordinación
5. Objetivo del cargo
6. funciones

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: indica la forma como deben realizarse las tramitaciones
y cual es el proceso a seguir en algunas actividades.

COORDINACIÓN:
Implica integrar las aportaciones de las distintas unidades especiales para lograr un buen
desempeño.
Es un proceso consistente en integrar las actividades de los departamentos
interdependientes, a los efectos de lograr los objetivos organizacionales.
Los distintos departamentos deben coordinarse en una unidad funcional, así las partes
forman un todo estrechamente unido, se ajustan las actividades y la estructura es
compacta, interrelacionada e interdependiente.
La no coordinación se manifiesta en pérdida de control, conflicto excesivo, separación de
autoridad y competencia, descuido de responsabilidad.

El grado de coordinación requerido depende de:

➢ Naturaleza de las tareas realizadas. (rutinarias o no)

➢ Grado de interdependencia que existe entre las personas de distintos

departamentos.(si requieren de una buena comunicación o no).

➢Estabilidad del ambiente

9- AUTORIDAD

Concepto clásico: derecho formal y legítimo de dirigir las actividades de otros.

Representa el poder institucionalizado, es decir al poder que es inherente a una posición
dentro de la organización.

Concepto de aceptación: se refiere a las decisiones tomadas por los subordinados de

cumplir instrucciones dadas por sus superiores. Esa aceptación es la que confiere autoridad
al superior.
La autoridad depende de la legitimidad que justifica su ejercicio. La legitimidad es lo que
explica porqué las personas obedecen las órdenes de otros, confiriéndoles poder. Esa
aceptación, esa justificación del poder se llama legitimación.

Características:

- La autoridad está investida en los puestos, no en las personas.

- La autoridad es aceptada por los subordinados.
- La autoridad fluye hacia abajo en la jerarquía vertical.

La autoridad es un tipo de poder.

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10- PODER
Es la capacidad (potencial) de ejercer influencia. Es la capacidad que tiene un individuo de
influir en el comportamiento de otro, de modo que este actúe de acuerdo con sus deseos.

Bases del poder:

➢ Poder legítimo: poder que una persona recibe como resultado de su posición en la
jerarquía formal.
➢ Poder coercitivo: poder que se basa en el temor. Descansa en la aplicación o
amenaza de aplicación de sanciones, castigos que bloquean la satisfacción de una
necesidad. “La gente me obedece porque me tiene miedo”
➢ Poder de recompensa: poder que apoya el logro de los objetivos a través de
distribución de recompensas que los otros consideran valiosas. La gente cumple
porque eso produce beneficios.
➢ Poder de referencia: poder basado en la posesión de recursos o características
personales deseables por parte de un individuo. Se desarrolla por admiración por
otro, deseo de ser como él, son modelos a seguir. “Hacer que la gente me admire”
“ser carismático”
➢ Poder de experto: poder que se basa en la experiencia y conocimiento especiales,
este poder está basado en las habilidades.

Los gerentes no son los únicos que tienen poder en la organización. Pueden existir
miembros o grupos de intereses que influyan en otros miembros.

Una persona puede tener influencia sin tener autoridad (sin derecho oficial de informar).
Decimos que esa persona tiene poder.

Puede existir poder sin autoridad, no puede existir autoridad sin poder

INFLUENCIA: es la capacidad para cambiar actitudes y comportamientos de otros.

Para que exista influencia es necesario algún tipo de poder. Puede ser por legitimidad,
coacción, recompensa, referencia o experiencia.

JERARQUÍA DE AUTORIDAD: Para coordinar es necesario diseñar un sistema de

autoridad, cuyo objetivo es canalizar la dirección de las actividades y las interrelaciones
entre los miembros de la organización.

Se debe establecer una jerarquía que ordene las tareas que realiza cada puesto y la
relación de subordinación de los mismos.

Pautas a tener en cuenta:

1. Cadena de mando: conjunto interconexo e indiviso de relaciones de subordinación

que abarcan de la parte superior a los niveles más bajos de la organización.
2. Unidad de mando:
- Cada subordinado responde ante un solo superior
- Evita la existencia de instrucciones contradictorias

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 3. Tramo de control: se refiere al número de personas que un administrador puede
supervisar efectivamente.

La razón de que existan distintos niveles organizacionales es porque existe un límite

para el número de personas que un administrador puede supervisar.

Un tramo de control amplio(muchas personas) se asocia con un reducido número de

niveles jerárquicos.

Factores que determinan un tramo de control eficaz:

● Cualidades del gerente
● Tipo de tareas
● Formalización de las tareas
● Tecnología utilizada
● Subordinados
● Dispersión geográfica
● Calamidad de los planes
● Técnicas de comunicación

ORGANIZACIÓN LINEAL
Hay una sola autoridad (unidad de mando y cadena de mando)
Características:

- Autoridad lineal única y legítima: cadena de mando y unidad de mando. Autoridad

basada en el nivel jerárquico.
- Líneas formales de comunicación: la comunicación entre las distintas aéreas se
produce sólo a través de las líneas existentes en el organigrama.
Cada cargo se une hacia arriba con el superior, representando la responsabilidad.
Cada cargo se une hacia abajo con su subordinado representando la autoridad.
- Centralización de las decisiones
- Configuración piramidal: resultado de la centralización y autoridad lineal a medida
que se asciende en la jerarquía disminuye el número de cargos.

Ejemplo:

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Ventajas:
- Estructura simple y de clara comprensión
- Delimitación clara de las responsabilidades de cada cargo.
- Fácil implementación: al incrementar la unidad de mando facilita el funcionamiento,
control y disciplina.

Desventajas:
- Rigidez e inflexibilidad. Dificulta la innovación y la adaptación rápida al cambio.
- La autoridad lineal puede volverse autocrática, dificultando la cooperación y la
iniciativa.
- Forma jefes gerenciales que poseen el monopolio de las comunicaciones.

11- ORGANIZACIÓN EFICAZ O FUNCIONAL Y CULTURA ORGANIZACIONAL (Taylor)

Es la estructura que aplica el principio funcional o de especialización de las funciones de

cada área. Sustituye la supervisión lineal por la supervisión funcional, lo que implica que
cada subordinado pasa a responder funcional y simultáneamente ante varios jefes.

Características:

- autoridad funcional o dividida: la autoridad es relativa y se basa en la

especialización. Autoridad sustentada en el conocimiento.
- No existe unidad de mando.
- Líneas directas de comunicación: sin intermediarios, más rápida y precisa.
- Descentralización de las decisiones.
- Énfasis en la especialización: las responsabilidades están delimitadas por la
especialidad.

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Ejemplo:

Ventajas:
- Proporciona especialización: cada uno se concentra en su función.
- Permite una mejor supervisión técnica.
- Comunicación directa: sin intermediarios, más rápida y sin interferencias.
- Separa planeación y control de la ejecución.

Desventajas:
- Pérdida de una unidad de mando (distintos jefes pueden dar distintas órdenes a los
empleados)
- Competencia entre especialistas
- Conflictos.

ORGANIZACIÓN LINEAL / STAFF:

Organización en la que conviven órganos de línea y órganos staff.

Características

- Unión estructura lineal y funcional, con predominio de la lineal: cada órgano

responde ante un solo superior y también recibe servicios y asesoramiento
especializados de los distintos staff.
- Existe autoridad lineal de un órgano( sea línea o staff) sobre sus subordinados.
- Puede existir autoridad funcional de un staff en relación con otras aéreas cuando se
trate de asuntos relacionados con su especialidad.
- Coexistencia de líneas formales de comunicación y de líneas directas.
- Separación entre áreas operacionales y órganos de apoyo.

Ventajas
● Asegurar asesoría especializada, manteniendo la unidad de mando.
● Actividad conjunta y coordinada de línea y staff.
Desventajas
● Posibilidad de conflicto entre línea y staff.

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Significados de staff en administración:

1. Asistente de un gerente: Puesto que se distingue por ocupar un lugar secundario y

especial en la jerarquía.
Está bajo las órdenes de un gerente, que define su trabajo, pero puede efectuar
actividades que afecten a otros directivos
2. Departamentos staff: Las actividades de estos departamentos incluyen dar:
servicios, asesoramiento, vigilancia y control a los departamentos de línea.
Carecen de autoridad formal independiente.
3. Autoridad funcional: Es la designación de unidades de las oficinas centrales de
una organización, que están integradas por especialistas en una función
determinada, para que ejerzan autoridad funcional sobre los departamentos de línea
Es la autoridad que se delega en un departamento staff para controlar procesos,
políticas, prácticas y otros asuntos específicos relacionados con las actividades que
llevan a cabo otros órganos de línea, ya que ese staff es un especialista en los
mismos.
Se refiere a la autoridad de los staff para controlar las actividades de otros
departamentos en su relación con las responsabilidades especificas del staff.
Tiene autoridad formal sobre el órgano de línea dentro de los límites de su
función o especialidad.

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