INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN-

LIC. y CP. PABLO COSIMANO (JTP)

NORMAS GENERALES Y
PARTICULARES DE CONTROL
INTERNO

BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA: • Pungitore José Luis: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y

CONTROL INTERNO Edit. Club de Estudio 1994 Buenos Aires Cap.1

• Diaz Alberto: DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES TÍPICAS DE UNA EMPRESA Editorial Club de
Estudio (fascículo 2) Editorial Club de Estudio 1998 Buenos Aires

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El SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El sistema de control interno es un conjunto de normas,

controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta por el
ente que los ha de adoptar.

Objetivo: evitar errores o fraudes, ganar seguridad y

confiabilidad en la operatoria de la organización, generar
información de la organización, todo sin perder la eficiencia para
contribuir a un adecuado control del patrimonio. El objetivo no
apunta a detectar situaciones anómalas, sino que pretende
evitarlas y prevenirlas.

Estas normas cambiaran la forma del sistema administrativo,

que es el conjunto de normas y procedimientos, su estructura y la
calidad del sistema administrativo y de la información con que
opere.

El diseño de las medidas, mecanismos y estructuras de control a

aplicar surge como consecuencia de la complejidad creciente de
las computadoras y de los sistemas que operan en ellas y de la
redistribución de funciones que ese cambio continuo hace
necesario producir.

Un error o fraude debería sortear los siguientes obstaculos para

no ser detectado:

a) Control de acceso: el que permite habilitar el acceso a un

sistema solo a las personas específicamente autorizadas a
efectuar ciertas transacciones.

b) Controles de entrada: de dos tipos: de consistencia, se basa

en la razonabilidad del dato en sí mismo o de validación:
cotejar el dato ingresado con la información contenida en los
archivos maestros o transacciones del sistema.

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c) Control de razonabilidad en el procesamiento: que el

procesamiento genere resultados razonables, dentro de los
límites, predeterminados.

d) Controles en los datos fijos: objetivo:asegurar que los datos

fijos no han sido alterados por el personal no autorizado y
que se mantienen actualizados como para permitir un
correcto procesamiento.

e) Control en las salidas: control final realizado por el sector

responsable como cualquier usuario de la empresa, por
medio del control cruzado por oposición de intereses.

Otros controles:

Intervención de la auditoria interna

Intervención de la auditoria externa

Si se vulneran estos controles estamos en presencia de error o

fraude no detectado.

Como el objetivo del control interno es prevenir y no detectar

errores o fraudes el esfuerzo se dirige al diseño de tejidos y
mallas de contención de conductas y procedimientos que
impliquen riesgos y que a la vez no signifiquen dificultades
para la organización ni que se generen impedimentos en la
agilidad de las operaciones. Existen normas generales que
son comunes a todas las areas de la organización y normas
particulares, las propias de cada area.

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LAS OPERACIONES BÁSICAS DE UNA EMPRESA

 Comprar

 Pagar

 Producir

 Vender

 Cobrar

Estas cinco operaciones resultan insustituibles y solo puede estar ausente la

tercera en el caso de empresas que se dediquen a la compra / venta de productos
terminados. Entre las operaciones básicas secundarias se destacan:
* Administración general (contabilidad de operaciones, liquidación de haberes, etc)
* Financieras (bancos, flujo de caja, créditos, cobranzas, etc)
* Conservación de activos (reparaciones, inversiones en bienes, mantenimiento de
vehículos, etc)

CONTROL DE OPERACIONES

Se debe procurar que la información que brinda la contabilidad esté exenta de

errores o deformaciones. Si los controles no son eficaces podrían deslizarse errores o
fraudes. La función administrativa del control es la medida y la corrección del
desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que, los objetivos y
planes de la empresa diseñados para conseguirlos, se están llevando a cabo.
Las operaciones básicas por el hecho de ser frecuentes y repetitivas permiten
ser normalizadas. La normalización consiste en programas que indican la forma más
adecuada de realizar las operaciones, y se materializa en los manuales de
procedimientos o de trámites y en los cursogramas. Los manuales de procedimiento
establecen en detalle cuales son las operaciones y en que secuencia se deben
presentar para llevar a cabo una determinada operación. Al mejorar el programa, lo
que corresponde es la optimización del procedimiento y la posterior comunicación de
las instrucciones al personal afectado.

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El control interno es el encargado de garantizar que las operaciones que reflejan

la contabilidad hablan de la verdadera situación del negocio, que se minimicen las
posibilidades de errores y fraude, y que se respeten los procedimientos que se han
implantado a través de manuales de instrucciones.
El propósito es la prevención de errores y fraudes en la ejecución de las
operaciones, en garantizar las registraciones que habrán de servir de fuente para los
informes y estados provenientes de la contabilidad, en procurar detectar cualquier
desvío sobre los procedimientos estipulados y en general ejercer un control efectivo
sobre todos los aspectos del negocio.
La base del control interno es la división del trabajo, una operación básica que
puede ser subdividida en varias partes, nunca debe ser realizada por una sola persona.
Para que esa complementación pueda llevarse a cabo será necesario programar la
operación básica instruyendo y capacitando al personal para su ejecución. Será factible
establecer un control por oposición o automático entre las personas. Al haber mayor
control sobre el desarrollo de las operaciones, se intensifica el control sobre las
registraciones y los datos que pueden extraerse de la contabilidad serán más
confiables.
Es necesario que se instrumente un sistema de información entre los distintos
participantes, para que cada uno conozca cuando le corresponde actuar, cuales son las
operaciones que ya se han cumplido y cual fue el resultado de las mismas, y a la vez
pueda indicar cuando concluye su parte, cuál es la información que realizó. Esta
información se materializa en comprobantes básicos y en los registros previstos.
Un sistema de control interno no puede garantizar totalmente la detección de
errores, fraudes o desvíos de los procedimientos administrativos, ni tampoco la
exactitud de los informes. En algunos casos no resulta posible aplicar el control interno
en forma estricta, por resultar antieconómico; se suele aplicar un control directo más
intenso. (Ej. Arqueo físico de inventario en un hipermercado)
Las normas de control interno son una guía que sirve a quien diseña sistemas.
El uso o aplicación de estas normas deberá estar vinculado con las características
propias de la empresa y a las particularidades que adopta la operación.

Las compras

Los diferentes tipos de compras son:

* Compras normales: elementos de consumo repetitivo y necesarios para el
desarrollo de la explotación ( materias primas, materiales, mercadería, elementos a ser

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consumidos en las tareas administrativas). Son productos a los que se les puede fijar
fácilmente el punto de pedido y los stocks máximos y mínimos. Estas compras pueden
ser presupuestadas y sus volúmenes están directamente relacionados con los niveles
de producción/comercialización. La autorización normalmente está dada por un
Departamento donde se centraliza la administración.
* Compras extraordinarias: se adquieren artículos o bienes cuya necesidad de
reposición no es frecuente, ( rodados, maquinarias, instalaciones) para la autorización
intervienen los más altos niveles de decisión de la empresa.
* Compras menores: bienes de escaso valor cuya necesidad es accidental y en
cantidad limitada. ( gtos grales). No es presupuestada, su gestión no suele ser
centralizada y la facultad para autorizarla la tienen los funcionarios responsables y
generalmente se paga con el fondo fijo.
* Importación: puede alcanzar tanto a compras normales como a compras
extraordinarias. Deben seguirse procedimientos especiales tanto por la distancia con
el proveedor como por la contratación de fletes, seguros de transporte y de cambio.
Procedimientos especiales para el despacho de la mercadería a plaza, pago de recargos
de importación, autorizaciones oficiales, relacionarse con una institución bancaria, etc.

Control de las compras

Normas de control interno aplicables a las compras:

* Separación de funciones de oficina compras: quienes realizan la operación de

compras deben estar separados funcionalmente de quienes tienen a cargo el manejo
de los bienes y la registración de los mismos. Compras debe estar separada de
Almacenes, Registración y Contaduría.
* Iniciación del trámite de compra: Debe estar respaldada por una requisición
de un funcionario responsable. Si se trata de mercaderías o materia prima debe estar
acompañado de un informe que permita que la compra se realice correctamente y el
posterior control de calidad de la oficina de recepciones.
* Obtención de cotizaciones: toda compra que supere determinado importe
deberá ser adjudicada luego de la solicitud de las cotizaciones, nunca librado a criterio
personal del Jefe de Compras.
* Colocación del pedido: la decisión de a quien comprar debe ser tomada por
un funcionario responsable. Es conveniente fijar atribuciones entre funcionarios de

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distintos niveles (si la operación no supera un importe la decisión podrá ser tomada
por un determinado nivel).
No deberían existir vínculos comerciales o laborales entre el funcionario que
respalda la compra y el proveedor. Tomada la decisión de compra quien la tomó
tendrá que firmar su decisión.
* Nivel de compra: la cantidad de artículos demandados debe estar de acuerdo
con el nivel de consumo. Es recomendable fijar los puntos de pedido una vez que se
halla llegado al stock mínimo sobre todo para los artículos cuya compra representa una
inversión importante.
Una compra excesiva puede dar lugar a que haya que devolver mercadería al
proveedor cuando los precios hayan ya aumentado (el proveedor hará una nota de
crédito por el valor que había percibido). El exceso de stock puede representar
inmovilización del capital y pérdidas por almacenamiento excesivo.
Una compra muy pequeña puede representar tener que volver a comprar muy
pronto, con el consecuente costo del trámite de compras, además de perdidas de
bonificaciones ofrecidas por el proveedor por compras en cantidad.
* Control de la mercadería recibida: abarca cantidad recibida y calidad. En
principio la encargada de recibir es recepción. Se debe hacerle llegar una orden de
compra. La ventaja de que le llegue la orden de compra es conocer de antemano la
cantidad que se va a recibir y prepararse para el caso de que llegue una compra muy
grande. Por otra parte evita que el proveedor entregue cantidades o productos
diferentes a los que se le han requerido..
Con respecto al control de calidad puede ser recepción quien lo efectúe, pero si
se necesitan conocimientos técnicos deberá intervenir otro sector (control de calidad)
en este caso se debe dejar constancia en el remito que se firma al proveedor de la
conformidad es en cuanto a la cantidad y que la calidad será controlada
posteriormente.
* Constitución de seguros: Cuando las mercaderías viajan por cuenta y riesgo
de la empresa, en transportes propios o de terceros, deben estar aseguradas. (siempre
que el costo del seguro no sea demasiado significativo respecto al costo de la
mercadería).

Los pagos

Teniendo en cuenta la deuda, importancia y monto, características del

proveedor /acreedores. las deudas se pueden clasificar en:
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* Pago a proveedores por correspondencia: Enviando un cheque al domicilio

del proveedor/acreedor, la constancia se obtendrá cuando el acreedor envíe el
correspondiente recibo. Esta práctica esta dejando de ser utilizada reemplazándose por
los interdepósitos bancarios (hacer un depósito en la cuenta del proveedor desde el
banco en que opera la empresa o desde un banco local) esto agrega dos ventajas: 1) se
evita el riesgo y la demora de remitir el cheque por correo, 2) se obtiene un
comprobante inmediato en el momento del interdepósito (de todas maneras este
comprobante no reemplaza al recibo).
* Pago a cobradores del proveedor: el cheque es retenido en la empresa hasta
tanto se presente el proveedor a cobrarlo. El recibo probatorio se obtiene cuando se
efectúa el pago.
* Pago en oficinas del proveedor: el cheque es llevado directamente a las oficinas
del proveedor y en el mismo momento se obtiene el recibo.
* Pago en bancos: deben ser efectuadas directamente en la institución bancaria, la
que se encarga de acreditar el importe en la cuenta del acreedor. Suele efectuarse
para pagos de servicios públicos, cuando el proveedor encarga la cobranza de
documentos al banco o cuando se descuentan documentos firmados por la empresa.
* Pago por medio de bancos: el deudor encarga al banco el pago de las facturas,
en este caso el deudor debe confeccionar un listado con pagos a efectuar a sus
acreedores. El banco libera órdenes de pago y el importe total de todos los pagos es
debitado en la Cuenta Corriente del deudor.
* Pago en efectivo de gastos menores: se utiliza un fondo fijo, del que se extrae el
dinero necesario para gastos menores, que serán pagados contra la presentación de los
comprobantes correspondientes. Puede ocurrir que se retire contra vales cuando no se
sabe concretamente cuanto se va a gastar, con la obligación de rendir cuentas del
dinero extraído.

Control interno de pagos

Las operaciones básicas de pago y de cobranzas tienen una estrecha relación

con el manejo y custodia de fondos.
El dinero en efectivo es tal vez, el activo más difícil de controlar.

Hay dos grupos de normas aplicables:

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 De carácter general sobre el movimiento y custodia de fondos y

 Las aplicables a las operaciones básicas de pago.

Tienen como fin que la cantidad de dinero que se mantiene en la empresa sea
nula y que se establezca un estricto control sobre los fondos que deban permanecer en
el negocio, como así también en los bancos.

Normas de carácter general:

* Separación de funciones entre el manejo de fondos y la registración de las

operaciones: apunta a que exista un control interno entre quien realiza la operación y
quien la contabiliza. El manejo de los fondos debe caer en una sola persona (el
tesorero), pero puede alcanzar también a otras personas como los cajeros, para que
estos puedan desempeñar sus funciones la entrega de fondos será documentada y el
tesorero no mantendrá control sobre sus subalternos hasta tanto los mismos terminen
su jornada de labor.
* Separación de fondos de cobranza con los destinados a pagos: los importes
provenientes de cobranzas deben ser depositados en forma íntegra en un banco, no
pudiendo ser retirados. Los pagos deberían efectuarse con cheques contra esos saldos
bancarios. Si eventualmente debieran efectuarse pagos en efectivo deberá recurrirse
al fondo fijo, y cuando este se termine retirar dinero del banco..
* Rotación del personal: es probable que si a una tarea la realiza siempre una
misma persona, un error o fraude pueda pasar inadvertido. Vinculado a esto se
encuentra la necesidad de las vacaciones anuales. Se procura que exista una rotación
de personal, de manera tal que quien sustituye al otro empleado, pueda llegar a poner
en evidencia un error o fraude cometido en esa función.
* Arqueos sorpresivos: para que el arqueo sea efectivo debe ser efectuado en
forma sorpresiva y por personal distinto al que está afectado al manejo del movimiento
de los fondos.
* Conciliación del extracto bancario: todo el movimiento de fondos de la
empresa va pasar por el banco, y es necesario realizar la conciliación de las
registraciones del banco con las de la empresa.

Entre las normas aplicables a pagos se destacan:

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* Pago en cheques: disminuye sensiblemente la tenencia de efectivo en la

empresa, disminuye el riesgo propio de la custodia de fondos y posibilita un mejor
control. Pueden ser emitidos a la orden o no a la orden y con cruzamiento para
depositar en cuenta. Debe ser evitada la emisión de cheques al portador. Para que
quede reflejada en forma explícita la deuda que se pretende saldar y evitar cualquier
reclamo es recomendable que el cheque sea imputado ( firmándolo atrás el librador y
escribiendo la deuda que se desea saldar). Los cheques deben tener dos firmas, es
necesario que el segundo firmante realice el mismo control que el primero y ambos
deberán inicialar los comprobantes. Si la primera firma fuese de Tesorería podría
admitirse que solo la segunda persona controle.
* Pago amparado con la totalidad de los comprobantes: es necesario que
quien firma el cheque tenga para verificar: la factura del proveedor, el remito
conformado por recepción y la orden de compra. Es necesario que los comprobantes
sean intervenidos con un sello que diga “Pagado” y además reserve espacio para
anotar fecha y número de cheque para evitar que se vuelvan a presentar otra vez.
* Control de cheques anulados: deben quedar adheridos a la libreta de
cheques o si se destruye el cheque debe quedar adherido a la chequera la porción que
contiene el número del mismo.
* Fondo fijo: debe fijarse el monto hasta el cual los saldos son compensables
con el fondo fijo. Es necesario estipular cual es la frecuencia para la reposición del
mismo; en algunos casos se hace en período fijo, en otros cuando el fondo fijo
descendió de un determinado nivel la reposición se efectúa mediante un cheque.
* Liquidación y pago de sueldos y jornales: debe existir separación de
funciones entre quien controla la asistencia, quien liquida los sueldos y quien efectúa el
pago. Si se lleva un sistema de costos es conveniente que se verifiquen las horas
trabajadas. En caso de que la liquidación incluya horas extras, deberán ser firmada por
un funcionario. El dinero a retirar debe ser el necesario para abonar los importes
correspondientes a la nómina. El cheque para la extracción de fondos debe ser firmado
por funcionarios autorizados por el banco y previa presentación de los comprobantes
básicos. El pago al trabajador se hará previa firma del recibo. Actualmente se utiliza
con gran frecuencia el pago de haberes mediante acreditación bancaria, esto evita el
manejo de dinero en efectivo dentro de la empresa y por parte de los empleados.
Control interno de la producción

Se destacan las normas que están vinculadas con el control de stock.

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* Existencia de inventarios permanentes o registros contables apropiados: si

no se pueden llevar inventarios permanentes es necesario que los registros contables
estén organizados de manera que permitan el mejor control posible. Para ello se debe
posibilitar la consulta de ingresos por rubro entre fechas para correlacionar lo gastado
con los volúmenes de producción.
* Realización de inventarios físicos: para que sean efectivos deben ser
realizados de forma sorpresiva y por personas ajenas a quienes llevan el registro de
stock o tienen la custodia de los bienes.
* Custodia de las existencias: debe estar bajo la responsabilidad de una sola
persona, a quien se le deben otorgar todas las posibilidades para que su
responsabilidad no exceda el límite de sus posibilidades. Las condiciones del local
deben ser tales que no produzcan deterioro en las mercaderías y no posibiliten la
extracción no autorizada de las mismas.
* Documentación de todo movimiento de existencia: toda entrada o salida de
bienes del almacén debe estar amparada por un comprobante básico. El parte de
requisición debe estar firmado por una persona con atribuciones para formular el
pedido a almacenes. Es conveniente que los documentos estén numerados para su
mejor control.
* Ajustes de inventario: deben estar plenamente justificados y autorizados por
una persona ajena al movimiento de materiales, se deben registrar con formularios
específicos o utilizando los mismos que se utilizan para salida de materiales
colocándoles una leyenda identificatoria que aclare ajuste de inventario.
* Fijación de stock máximos y mínimos: cuando el stock desciende hasta el
mínimo deberá hacerse un pedido de reposición. En algunos casos el pedido de
reposición está relacionado con el punto óptimo de compra.

Despacho de mercaderías

Cuando algún sector requiera productos de Almacenes, tendrá que emitir un

Pedido de Materiales, y debe ser firmado por el responsable del sector que requiera los
productos. Es conveniente que el Pedido tenga una columna destinada a que
Almacenes anote la cantidad efectivamente enviada. Basándose en el duplicado
conformado por el sector solicitante, Almacenes efectuará la registración en sus fichas
de stock y lo archivará como comprobante de esas registraciones.

Control de productos terminados

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Deberá intervenir Control de Calidad. Una vez que se autoriza la calidad de

producción, la misma deberá ser enviada al Almacén de Productos Terminados.
El sector productivo hará un Parte de producción donde consta la cantidad de
productos terminados y sus características. Almacenes deberá controlar que la
cantidad recibida coincida con lo expresado en el parte, en cuyo caso conforma el
cuadruplicado del Parte y lo devuelve al sector de origen. En algunos casos se suele
usar Recepción como entrada previa a cualquier producto a Almacenes.
Ventas

Diferentes formas de venta

 Venta por corredores: El personal de la empresa sale a ofrecer el producto,

pudiendo abarcar un área geográfica restringida, o extenderse según su
criterio. En todos los casos los corredores tendrán preestablecida la
periodicidad con que deberán hacer llegar los pedidos a la empresa.

 Venta por correspondencia, fax o teléfono: los compradores formulan el

pedido directamente al vendedor, ya sea por correspondencia, faxímil o
mediante una llamada telefónica.

 Venta de salón: el vendedor dispone de un salón donde expone sus

productos. Las transacciones pueden ser al por mayor o al menudeo.

 Ventas extraordinarias: se trata de algún bien cuya comercialización no es la

explotación principal de la empresa ( un activo fijo – vehículos, muebles,
inmuebles, etc.).

 Exportación: el comprador reside en un país extranjero. Pueden intervenir

intermediarios que faciliten la transacción. Puede ocurrir que se deban
hacer presentaciones ante organismos oficiales para obtener la autorización
de la exportación, y cumplir con obligaciones que establece la Dirección
Nacional de Aduanas.

 Comercio electrónico: El cliente efectúa sus pedidos utilizando una

aplicación específica en internet o correo electrónico. En este caso el cliente
deberá tener habilitada por la empresa la posibilidad de efectuar pedidos
por esta vía asignándosele una clave de seguridad que evite la llegada de
falsos pedidos.

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El control interno de las ventas

* Separación de funciones: quien realiza las ventas no debe tener acceso a los
registros de stock ni a los saldos de clientes. También deben estar separadas las
funciones de quienes autorizan el crédito al cliente, de la de facturación. Debe haber
una coordinación entre los precios que ventas asigna en la Nota de Pedido y los que
facturación consigna en las facturas.
* Aprobación de la venta: Una venta financiada no debe efectivizarse hasta
tanto no se haya aprobado la misma por un funcionario responsable. El funcionario de
Créditos deberá conocer el saldo de deuda del cliente, en base a lo que se mide el
riesgo que implica la aprobación del pedido. Resulta más aconsejable que para cada
cliente se establezca un acuerdo o límite de deuda.
Pueden presentarse dos alternativas:
1) Que la verificación se efectúe en Créditos: el inconveniente es que para toda
nota de pedido, Créditos debe requerir información de Cuentas Corrientes. Cada nota
de Crédito que se apruebe, debe ser comunicada a Cuentas Corrientes para que se
actualice el saldo de Notas de Pedido debitadas y no acreditadas. Para hacer más
rápido el trámite, muchas veces se utiliza la comunicación es verbal, lo que da lugar a
malentendidos. La ventaja es que hay un solo sector que aprueba las Notas de Pedido.
En caso de que el límite otorgado sea insuficiente, la documentación ya está en
Créditos para la decisión.
2) El control puede ser efectuado por Cuentas Corrientes y solo en caso de que
la Nota de Pedido se excediera del margen concedido al cliente será pasada a Créditos.
Para que el control pueda ser efectuado en Cuentas Corrientes se deben conocer los
límites. Ventaja: se disminuyen notoriamente las comunicaciones. Solo hará falta que
cuando Créditos aprueba una nota o concede un margen o lo modifica sea
comunicado a Cuentas Corrientes. El inconveniente es que habrá dos sectores que
están concediendo notas de pedido, y Cuentas Corrientes solo estará ejecutando las
decisiones que adopte Créditos al fijar los acuerdos.
Será necesario que para ambas alternativas las notas de pedido vengan
valorizadas por Ventas y que las notas de pedido que no se pudieron cumplir por falta
de Stock se descargue del importe anotado en notas de pedido aprobadas y no
debitadas.
* Concesión de bonificaciones: debe estar autorizada por funcionarios que
tengan atribuciones necesarias para otorgarlas. Es conveniente que se fijen límites de
atribución para los diferentes niveles jerárquicos que intervienen. Cualquier atribución
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que no esté fijada para el Jefe de Ventas. ó el vendedor, debe ser resuelta por el
Gerente Comercial.
* Documentos que respaldan la circulación de productos: todo flujo de
productos debe estar respaldado por un comprobante que será firmado por quien
recibe la mercadería. En el mismo deberá constar el tipo y la cantidad de bienes que se
transfieren.
* Valorización de los precios de venta y de costo: si se establecen
incorrectamente los precios de venta, la consecuencia está dada en una facturación
errónea, lo que puede ocasionar perjuicios económicos y/o comerciales a la empresa.
Si el error está en los valores de costo la consecuencia será una incorrecta
determinación de resultados de explotación. El error solo podría surgir si se realiza una
auditoria posterior, resulta conveniente que la operación de valoración sea efectuada
por dos personas diferentes para comparar los resultados.
Se puede llevar el costo unitario en la misma subcuenta donde se registra la
existencia valorizada de los productos de stock. Si la valuación se hace a Precio
Promedio Ponderado, la valorización de los costos es relativamente sencilla, pero si se
trabaja con FIFO, LIFO u otro similar la cosa se complica debido a la multiplicidad de
registraciones y saldos que se deben mantener.
En el caso de los precios de venta puede disponerse que facturación no reciba la
nota de pedido, o bien la reciba en un ejemplar no valorizado y que deba recurrir a la
lista de precios para su valorización.
Otra alternativa sería que Facturación tomara como correcto los precios de la Nota de
Pedidos y que basándose en los mismos produzca la factura, otro sector sería el
encargado de controlar los precios.
Se simplificarían en forma considerable los procedimientos si se dispusiera de
equipos de procesamiento de datos que se programaran de manera tal que permitan
efectuar los controles. Únicamente se debería controlar que el código de la mercadería
vendida y la cantidad de la misma se hayan ingresado de forma correcta.
* Consistencia entre las cantidades de artículos entregados y facturados: una
alternativas para controlarlo cuando Almacenes realiza sus registraciones debe anotar
en una columna adicional la existencia que queda en la subcuenta, el saldo será
controlado luego por Contabilidad de Almacenes. Los inconvenientes que presenta son
que es conveniente que Contabilidad de Almacenes realice la registración basándose
en el original del Remito. Si esa fuera la copia que se utiliza sería necesario realizar la
anotación de Almacenes luego del pase, con lo que podría demorarse la entrega ya que
Almacenes debería efectuar sus registraciones antes de entregar la mercadería a
Despacho. Si la registración se hace sobre otro elemento, Contabilidad de Almacenes

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realizará su control sobre el original del remito y controlaría con el otro elemento.
Sería necesario que Contabilidad de Almacenes registre las transacciones en el mismo
orden que lo hizo Almacenes.
Otra alternativa es que cuando se confecciona el Remito se anote al pie la suma
de los números de artículos y cantidades, que serán verificados por Contabilidad de
Almacenes. El inconveniente podría ser que en el remito estuviese incorrecto el
número de artículo. El único error que podría quedar sin descubrir es si se toman
erróneamente las cantidades de dos artículos (inversión).
Otra alternativa sería un chequeo periódico entre los saldos de Almacenes y
Contabilidad de Almacenes. Esta técnica es poco eficiente y suele utilizarse como
complemento de las otras dos.

En cuanto a la facturación sería conveniente que se haga basándose en un

original del Remito firmado por el cliente. También podría facturarse sobre una Nota
de Pedido, pero en este caso alguien tendrá que controlar la Nota de Pedido con el
Remito firmado por el cliente. Si para el control de registración entre Almacenes y
Contabilidad de Almacenes se procedió a obtener sumas de control puede seguirse el
mismo método.
También es posible que la coincidencia de artículo y cantidad se haga solo entre
el Remito y la Nota de Pedido y que la factura se controle por importe total con la nota
de Pedido valorizada.

Cobranzas

Tiene como origen la existencia de un derecho representado en una cuenta o

un documento a cobrar, y como resultado la percepción de dinero o algún título
representativo de dinero. También suele interpretarse como cobranza a la
documentación de una deuda o al hecho de descontar un documento en el banco.

Diferentes formas de cobranza:

* Cobranza por cobradores: personal de la empresa va a cobrar al domicilio del

cliente.
* Cobranza en cajas: el cliente se traslada hasta la empresa para realizar el pago

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* Cobranza por correspondencia: el deudor envía por correspondencia el

importe, que normalmente se recibe en un cheque.
* Cobranza por repartidores: es realizada por el mismo repartidor que envía la
empresa
* Cobranza por agencias: el cliente es visitado en su casa, la empresa encarga la
cobranza a una agencia dedicada exclusivamente a prestar este servicio.
* Cobranza por depósito bancario: el deudor efectúa el pago depositando el
importe en la cuenta corriente del acreedor.
* Cobranza de documentos por medio de un banco: la empresa encarga al
banco la cobranza del documento, el banco avisa al librador la fecha de vencimiento.
De efectuarse el cobro el dinero es depositado en la cuenta del cliente, sino el banco
puede realizar el protesto.
* Cobranza de exportaciones: cuando el deudor reside en el extranjero la
cobranza se efectúa por medio de bancos. Suele usarse la operación de crédito
documentario y en menor grado la de remesas. El crédito se produce sobre la cuenta
corriente del acreedor y el banco comunica la cobranza efectuada.

Control interno de las cobranzas

Las normas de control interno de cobranzas pueden separarse en dos grupos:

Grupo 1: normas de control de movimiento de fondos:

 Separación de funciones entre el manejo de fondos y la registración de las

transacciones.

 Concentración de la responsabilidad de la custodia de fondos

 Separación total de los fondos provenientes de cobranzas con los

destinados a pagos

 Rotación del personal que interviene en el manejo de fondos

 Contabilización general de las operaciones que implican movimientos de

fondos

 Arqueos sorpresivos.

 Conciliación del extracto bancario

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Grupo 2: normas propias de la cobranza:

 Utilización de recibos prenumerados: es conveniente que los recibos estén

prenumerados y en un talonario con dos copias de cada uno. Es
conveniente controlar el talonario, por ejemplo cuando se concluye, y
verificar que estén todos los duplicados de recibos. Además es conveniente
sumar los importes de los recibos. Los mismos deberán ser firmados por la
persona que efectuó la cobranza. Los formularios recibidos de la imprenta
deben ser custodiados por un funcionario responsable, y entregados a
quienes los van a usar bajo recibo firmado y el correspondiente registro.

 Liquidación inmediata de las cobranzas: cuando las cobranzas se realizan

fuera de la empresa, los fondos deben llegar a la empresa diariamente, en
este caso la caja actúa como banco. Salvo en caso de viajantes, quienes
deberán realizar depósitos o transferencias desde los bancos del interior.

 Control de los valores recibidos por correspondencia: el peligro de esta

forma de cobranza es que no se emiten recibos en el momento de percibir
los valores. La correspondencia será abierta por Secretaría y allí se
confecciona una planilla con el detalle de los valores percibidos y puede
hacerse el recibo o desviar a Cobranzas la tarea de realizar los recibos. Los
valores llegarán a la caja con una copia del recibo.

 Concesión de descuentos por pronto pago: no deben ser autorizados por

quien efectúa la cobranza y emite el recibo. Es recomendable que estén
autorizados sobre el original del recibo. En caso de la cobranza por
cobradores o sus variantes, puede admitirse que quien realiza la cobranza
realice el descuento, pero debe estar debidamente documentado.
Necesariamente, este descuento genera la emisión de una nota de crédito
equivalente al mismo en la que se debe detallar la factura sobre la cual se
esta practicando el descuento.

 Endoso restrictivo de cheques recibidos: es necesario que cuando se recibe

el cheque se le inserte en su parte posterior la leyenda “ Únicamente para
ser depositado en cta. XX “.

 Cheques a fecha: no deben ser aceptados, ya que si se produce el

fallecimiento del librador antes de la fecha del cheque, el mismo no podrá
cobrarse. En este caso es aconsejable aceptar solo los cheques de pago
diferido en los que consta la fecha de libramiento del mismo lo que
garantiza el traslado de la responsabilidad de pago a los herederos del
deudor. Para aceptar un cheque en estas condiciones debe intervenir un
funcionario responsable.
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INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN-

LIC. y CP. PABLO COSIMANO (JTP)

 Transferencia de dinero o valores: deben hacerse de manera que quede

documentado. Implica una descarga para quien entrega el dinero y una
responsabilidad para quien lo recibe. Es conveniente que intervengan el
menor número de personas posibles y que se remitan por correo o fax
copias de los comprobantes bancarios que acrediten el depósito.

 Custodia de documentos a cobrar: no deben quedar en poder de quien

efectúa el cobro o recibo de los fondos. Es conveniente que queden en
manos de personas que no tengan acceso a las disponibilidades. Podrían ser
custodiados por Cobranzas, quienes los entregarán a los cobradores o a la
caja en la fecha de vencimiento. Una alternativa conveniente es depositarlos
en custodia en la entidad bancaria con la que se opera.

 Depósito íntegro he inmediato de las cobranzas: es conveniente que

diariamente se realice un depósito total de la cobranza y a la vez un cheque
para el retiro de los fondos que se necesiten, respetando las normas de
control interno para pagos.

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