DEPARTAMENT DE GESTIÓ d'EMPRESES

Introducción a la Contabilidad

Tema 1

Contabilidad y Sistemas de
Información

Universitat Rovira i Virgili

1. LA CONTABILIDAD: CONCEPTO Y OBJETIVOS

Necesidad de la Contabilidad

La necesidad de registrar los hechos, consecuencia de las limitaciones de la memoria humana ha estado
presente en todas las épocas, y sigue estándolo en la actualidad. El registro no es una finalidad en sí mismo,
sino que es un mero instrumento de la necesidad de información que tiene el ser humano, y que a su vez
servirá de base para tomar decisiones futuras. La Contabilidad nació para satisfacer esas necesidades de
información de naturaleza económica, bien para los propios elaboradores o para terceros terceros,
normalmente los propietarios a los que se había de rendir cuentas.

En el mundo económico la información es imprescindible para tomar decisiones racionales. Se puede decir
que cuanto mejor sea la información más sencillo es tomar decisiones. Los sistemas de información
económica son muy diversos, en función de las características del objeto de la información y en función de
los objetivos de esa información, los cuales están determinados por los usuarios de la misma.

Por otra parte, las nuevas tecnologías, tanto en el campo de la informática como en el de las
comunicaciones, están influyendo notablemente en los sistemas de información, ya que se abren nuevas
posibilidades que permiten atender mejor las necesidades de los usuarios. De todos los sistemas de
información económica, ninguno ha alcanzado tanta importancia como la Contabilidad.

La necesidad de la Contabilidad en la actualidad es evidente ya que la actividad empresarial interesa cada

vez a un mayor número de estamentos: propietarios de la empresa; directivos; al Estado; a los trabajadores;
a los acreedores; a los consumidores, etc. La toma de decisiones por parte de cada uno requiere disponer de
la información oportuna sobre la situación económica y financiera de las empresas. La elaboración de esta
información es competencia de la contabilidad.

Concepto de Contabilidad

La Contabilidad es el proceso de identificación, medición y comunicación de la información económica-

financiera de una unidad económica (la empresa), que permita dar a conocer la situación y tomar decisiones
a los usuarios de dicha información a través de las cuentas anuales.

El objeto de la contabilidad es el estudio del patrimonio considerado en su aspecto estático y dinámico,

cuantitativo y cualitativo. El fin material de la contabilidad es la medición y representación del patrimonio,
siendo su objetivo global, suministrar información sobre aquel objeto (el patrimonio, la realidad económica y
financiera), teniendo en cuenta su influencia en la conducta de los usuarios.

Cuando se habla de contabilidad, se está hablando de un sistema de trabajo que muestra información
relevante sobre el estado de la empresa, así como de los recursos necesarios para tener una referencia en
las decisiones que se deben tomar en cada momento.

Como tal, la contabilidad es una técnica por la que se obtiene la información anteriormente indicada
mediante representaciones monetarias que nos indicarán la situación en la que se encuentra la empresa, la
evolución económica que está sufriendo a lo largo de su vida, etc.

Objetivos de la contabilidad

Los objetivos de la contabilidad, se pueden dividir en cuatro grupos:

1º.- Información sobre la situación económico-financiera de la empresa, referida a:

- Los recursos económicos que controla
- La estructura de sus fuentes de financiación
- La liquidez y solvencia
2º.- Información sobre el resultado de la actividad: se refiere a la rentabilidad de la empresa, es decir, a la
posibilidad de obtener beneficios, confrontando los ingresos con los gastos.
3º.- Información los cambios en el patrimonio neto.
4º.- Información sobre los flujos de efectivo: informa sobre el origen y la utilización del efectivo y otros
activos líquidos de la unidad económica (cobros y pagos)

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De esta manera, podemos decir que el fin último de la contabilidad es informar, de manera ÚTIL, de la
situación económica y financiera en la que se encuentra una empresa para poder realizar las mejores tomas
de decisiones.

Según esto, se puede decir que la contabilidad realiza una serie de funciones básicas, las cuales son:
- ELABORAR LA INFORMACIÓN: es el proceso básico, el cual recoge los documentos que tendrá
que registrar. Con este registro se elaboran los estados financieros/cuentas anuales de la empresa.
- COMUNICAR LA INFORMACIÓN: los estados financieros se entregan a los distintos usuarios
internos y externos.
- VERIFICAR LA INFORMACIÓN: a través de esta función (auditoría), se asegura la veracidad de
la información reflejada en los estados financieros.
- ANALIZAR LA INFORMACIÓN: con el análisis de los estados financieros, los distintos usuarios,
sobre todo la dirección de la entidad, podrán adoptar las decisiones oportunas en base a los datos
obtenidos en dicho análisis.

2. DIVISIÓN DE LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA

Son muchos los posibles criterios de clasificación de la Contabilidad. Entre los más habituales nos
encontramos con los siguientes:

a) En función de los tipos de unidades económicas o sujetos de la información contable: Micro-

contabilidad y Macro-contabilidad
Micro-contabilidad: Trata de las aplicaciones contables a las unidades económicas de producción,
es decir, a las empresas privadas (Contabilidad de Empresas) y públicas (Contabilidad Pública), y a
las unidades de consumo, representadas en su mayoría por las unidades familiares, que no suelen
necesitar de una organización contable, a no ser que tengan que administrar un elevado patrimonio.
También se pueden considerar unidades de consumo, algunas organizaciones sin fines de lucro:
fundaciones, asociaciones. En este caso es conveniente que tengan un sistema contable regulado
legalmente, puesto que tienen que rendir cuentas al representar intereses colectivos.
Macro-contabilidad: Estudia los sistemas contables de las unidades nacionales y supranacionales:
contabilidad de la renta nacional; Contabilidad de la Balanza de Pagos; Contabilidad de los flujos
financieros de un país.

b) Según el tipo de usuario al que va dirigida la información:

Contabilidad de Gestión: dirigida a los usuarios internos de la empresa
Contabilidad Financiera: dirigida a los usuarios externos de la empresa

c) Según la perspectiva temporal:

Contabilidad histórica: basada en los datos reales
Contabilidad previsional: basada en datos futuros

Por otra parte, la contabilidad empresarial, se puede dividir en cuatro categorías:

La Contabilidad Financiera

Conocida como contabilidad general o externa. Tiene como objetivo básico elaborar la información contable
referente a la empresa en su conjunto, resumida en las cuentas anuales y dirigida a personas ajenas a la
gestión de la empresa.

La Contabilidad de Costes

Denominada contabilidad Analítica, Interna o de Gestión, presenta una información más parcial y dirigida a
los responsables de la gestión (usuarios internos) con la finalidad de proporcionar datos para la toma de
decisiones: fabricar o no un producto; prestar o no un servicio, subir o no los sueldos de los trabajadores,
etc.

Se denomina contabilidad de costes porque el cálculo de los costes de los productos y servicios generados
por la empresa es uno de los objetivos pero no el único. No se trata de dos contabilidades distintas, sino que

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a la vez que se elabora la Contabilidad Financiera, se puede también elaborar otro tipo de información, más
parcial, pero más útil para la gestión de la empresa.

La Contabilidad Previsional

Uno de los instrumentos de gestión más utilizados en la actualidad por las empresas es el presupuesto. El
presupuesto es un documento contable donde se expresan cuantitativamente los planes de acción de la
empresa a corto y largo plazo.

La contabilidad Previsional es la base de este proceso de planificación de la empresa. El presupuesto permite

llegar al establecimiento de unos estados contables previsionales, que informarán sobre los resultados que
se alcanzarán en el supuesto de conseguir los objetivos previstos.

La Contabilidad Directiva

La contabilidad directiva se nutre de la Contabilidad financiera y la contabilidad de gestión, para poder tener
una visión más amplia, que permita a los directivos de la empresa adelantarse al futuro empresarial y
garantizar de alguna manera la supervivencia de la organización. La contabilidad directiva interviene en
tres procesos básicos:
1º Diagnóstico de la empresa.
2º Planificación estratégica y táctica.
3º Control de la empresa.

3. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Una de las principales funciones de la contabilidad es satisfacer las necesidades de información que puedan
tener todos los sujetos (usuarios) relacionados con la empresa. La información financiera, obtenida por el
proceso contable y resumida en los estados contables (Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y
Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y Memoria), está dirigida
a dos clases de usuarios:

1. Usuarios internos: la dirección de la empresa que utiliza la información económico-financiera de la

contabilidad para conocer, controlar y analizar el resultado de las operaciones que realiza, y, sobre todo,
para tomar decisiones en base a ese resultado.

2. Usuarios externos: personas que por diversos motivos están relacionadas con la empresa. Sus
necesidades de información son muy distintas, y como muchos de ellos no tienen formación financiera, la
información contable dirigida al exterior debe estar normalizada y regulada legalmente, es decir debe seguir
una normas establecidas que puedan ser comprendidas por todos. Entre estos usuarios externos, podemos
encontrar:
- Los accionistas o propietarios de la empresa: están interesados en la marcha de la empresa y
en su evolución en el futuro, porque han aportado dinero a la misma con el fin de obtener unos
rendimientos o beneficios a su inversión.
- El estado y otras entidades públicas (Hacienda, Organismos Autonómicos, etc.): utilizan la
información contable para valorar el importe de los impuestos y contribuciones que debe pagar la
empresa, o para concederles algún tipo de ayudas o subvenciones.
- Los acreedores: a través de la contabilidad pueden conocer la solvencia, la garantía, la liquidez y la
rentabilidad de la empresa y así decidir si conceden o no un crédito a la empresa, y saber si los
créditos ya concedidos serán atendidos en su vencimiento.
- Los futuros inversores: analizan la información contable para estudiar la posibilidad de invertir en
esa empresa.
- Los trabajadores: a través del comité de empresa y de los sindicatos que pueden acceder a la
información contable, se pueden negociar los aspectos económicos de los convenios colectivos
(aumentos de sueldos, cobro de incentivos, suplementos, ayudas, despidos por causas económicas,
etc.)
- El público en general. Entre estos se pueden incluir a analistas financieros, abogados, prensa
económica, agentes de bolsa y cualquier otra persona que por motivos personales necesite
información financiera.

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4. LA CONTABILIDAD FINANCIERA

La Contabilidad como sistema de información

Una de las definiciones de la contabilidad destaca a la misma como el proceso de identificar, medir y
comunicar información económica para permitir tomar decisiones y juicios documentados a los usuarios de
la información. Bajo esta definición se debe destacar:
a) Que la función de la contabilidad es satisfacer las necesidades de información que puedan tener
todos los grupos, usuarios, relacionados con la empresa.
b) La finalidad de la contabilidad es crear y transmitir información útil para la toma de decisiones.
c) Esta información será eminentemente cuantitativa, y de carácter económico-financiero.

En el proceso contable se pueden distinguir 5 etapas:

1. Recogida de los hechos que afectan a la realidad económica y financiera de la empresa. Estos
hechos constituyen las entradas del sistema de información contable.
2. Selección de los mismos, porque no todos los hechos económicos son objeto de tratamiento
contable.
3. Interpretación y medida de los hechos.
4. Registro de las operaciones.
5. Resumen, agregación y comunicación de la información procesada. Estas serían las salidas del
sistema, que son los denominados estados contables o cuentas anuales, con los que se proporciona
a los usuarios la información necesaria para tomar decisiones documentadas.

Requisitos de la información contable

Para que la información financiera sea útil a sus usuarios, ésta debe cumplir unos requisitos mínimos:

1. Identificabilidad: los estados contables deben expresar claramente la empresa a la que se

refieren, la actividad económica a la que se dedica y el período de tiempo que comprende.
2. Oportunidad: la información contable debe ofrecerse a los usuarios en el momento adecuado y
con la agilidad suficiente para que permita actuar en consecuencia. La información ofrecida a
destiempo es inútil. Existen plazos legales de presentación de los estados contables periódicos.
3. Claridad: la contabilidad debe ser comprensible. Debe ser mostrada en términos claros y asequibles
con el fin de asegurar la adecuada utilización de la misma por parte de los usuarios, los cuales no
tienen por que ser especialistas en materia contable. La normalización contable favorece
sustancialmente esta exigencia al generar unos estados uniformes en cuanto a su estructura,
terminología y criterios de elaboración.
4. Relevancia: que sea adecuada y suficiente, ni más ni menos de lo necesario. Debe ser información
necesaria sin caer en el exceso ni en el defecto.
5. Razonabilidad: la información contable no puede alcanzar en todos los casos una exactitud
completa sobre la situación económico-financiera de la empresa, por lo que deben perseguir una
aproximación razonable de la misma. Esta razonabilidad se consigue a través de la correcta
aplicación de los Principios Generales de Contabilidad.
6. Economicidad: La información contable es útil pero la obtención de la misma supone un coste. A
mayor desagregación de datos, mayor coste de elaboración. Se ha de tener siempre en cuenta el
criterio coste-beneficio.
7. Fiabilidad: la información contable no debe contener errores significativos que supongan o
permitan tomar decisiones incorrectas. Nunca se deben falsear datos en favor de ciertos
destinatarios ni en perjuicio de otros.
8. Objetividad: la contabilidad debe ser la misma con independencia de quien la elabore, de tal forma
que se debe utilizar un mecanismo de procesamiento que impida al máximo la introducción de
criterios subjetivos por parte de los responsables. La información es objetiva cuando varios
procesadores de los mismos hechos contables, dentro de un mismo sistema de información y
aplicando las mismas reglas llegan a datos análogos.
9. Verificabilidad: la contabilidad debe ser susceptible de control y revisión, tanto interna como
externa. La garantía sobre la veracidad de los datos y su correcta contabilización es máxima cuando
la revisión es realizada por profesionales especializados independientes de la empresa (auditores
externos).

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