RESPO

CARGO RESPONSABILIDADES

Participar en la realizació n del informe y la

revisió n por la direcció n en materia de
seguridad y salud en el trabajo

Aprobació n del plan de trabajo en seguridad y

salud en el trabajo

GESTIÓN DE TALENTO Aprobar los objetivos del Sistema de gestió n

HUMANO de la seguridad y salud en el trabajo

Realizar seguimiento a la entrega de los

soportes de los exá menes médicos
ocupacionales de contratistas

Seguimiento a la gestió n realizada del Sistema

de Gestió n en seguridad y salud en el trabajo
 RESPONSABILIDADES Y ROLES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

AUTORIDAD
EVIDENCIA / REGISTRO

Coordinar y hacer seguimiento a la gestió n Revisió n por la direcció n de los requisitos de

realizada en seguridad y salud en el trabajo seguridad y salud en el trabajo

Aprobar el plan de trabajo en seguridad y Plan de trabajo aprobado en seguridad y

salud en el trabajo salud en el trabajo

Aprobació n objetivos Objetivos del SG-SST aprobados

seguimiento al GIT Gestió n Contractual archivo consolidado de los resultados de los

exá menes médicos ocupacionales

Verificar el cumplimiento de indicadores en Resultados del seguimiento a los Indicadores

seguridad y salud en el trabajo del plan de de del sistema de gestió n en seguridad y
trabajo anual salud en el trabajo actualizados
EL TRABAJO.

RENDICIÓN DE CUENTAS

PERIODICIDAD DE REPORTE MEDIO DE ENTREGA

Anual Físico, escaneado.

Anual Físico, escaneado.

Anual Físico, escaneado.

trimestral Físico o electró nico

Mensual y anual Físico, escaneado.

RINDE CUENTAS ANTE…

Direcció n General, Lider de

seguridad y salud en el
trabajo
 RESPO

CARGO RESPONSABILIDADES

Revisar, actualizar y divulgar anualmente la

política de SST del instituto geográ fico
Agustín Codazzi y presentarla para
aprobació n

Elaborar el plan de trabajo en seguridad y

salud en el trabajo

Planear, organizar, dirigir, desarrollar y

aplicar el SG SST (sistema de gestió n de la
seguridad y salud en el trabajo)

Realizar la evaluació n del SG SST mínimo 1

vez al añ o.

Informar gestió n realizada en seguridad y

salud en el trabajo.

Garantizar el cumplimiento de requisitos

legales aplicables a SST

Promover la participació n de todos los

servidores pú blicos en las actividades del
sistema de gestió n de la seguridad y salud en
el trabajo

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
ENCARGADO DE SEGURIDAD
Y SALUD EN EL TRABAJO
 PROFESIONAL Formular objetivos y metas coherentes con la
ESPECIALIZADO identificació n de peligros y riesgos y las
ENCARGADO DE SEGURIDAD prioridades segú n la evaluació n del SG-SST.
Y SALUD EN EL TRABAJO

Efectuar y/o participar en la investigació n de

accidentes e incidentes en seguridad y salud
en el trabajo de acuerdo a los procedimientos
establecidos.

Retroalimentar a los servidores pú blicos

sobre la gestió n realizada en seguridad y
salud en el trabajo

Realizar seguimiento al cumplimiento de las

responsabilidades en seguridad y salud en el
trabajo de los funcionarios pú blicos

Elaborar, revisar y actualizar de acuerdo a los

procedimientos establecidos las matrices de
peligros y riesgos en seguridad y salud en el
trabajo

Formular e implementar las acciones

necesarias para minimizar o eliminar las
causas de las desviaciones encontradas en
materia de seguridad y salud en el trabajo
teniendo en cuenta los reportes de acciones o
condiciones inseguras, inspecciones o
auditorias entre otros.

Realizar las elecciones de los comités,

asesorar y realizar el acompañ amiento en las
reuniones para el cumplimiento de sus
funciones y responsabilidades.

Comunicar al GIT de talento humano sobre

las actividades que puedan generar un riesgo
inminente en la territorial
 RESPONSABILIDADES Y ROLES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

AUTORIDAD
EVIDENCIA / REGISTRO

Presentar para aprobació n actualizaciones de Política de seguridad y salud en el trabajo

la política de seguridad y salud en el trabajo para aprobació n

Proyectar el plan de trabajo en seguridad y

Elaborar plan de trabajo anual en seguridad y
salud en el trabajo teniendo en cuenta los salud en el trabajo para aprobació n
resultados del SG SST.

Cumplimiento y seguimiento del plan de

trabajo anual en seguridad y salud en el Indicadores del SG SST.
trabajo.

Evaluar el SG SST de acuerdo a Resolució n Informe de evaluació n anual al SG SST.

0312 de 2019

Actualizació n de indicadores en seguridad y Indicadores en seguridad y salud en el trabajo

salud en el trabajo. (Plan de trabajo, capacitació n, indicadores de
SST de acuerdo a resolució n 0312 de 2019)

Verificar el cumplimiento de los requisitos

legales aplicables en seguridad y salud en el Matriz de requisitos legales en seguridad y
salud en el trabajo actualizada
trabajo

Seguimiento a la asistencia del personal en Compilació n de los registros de asistencias a

las actividades de seguridad y salud en el
trabajo las actividades del SG SST
Revisar anualmente y de ser necesario ajustar
los objetivos de acuerdo a los resultados del Objetivos del SG-SST para revisió n y
aprobació n.
periodo anterior.

Realizar la investigació n de AT e IT. Investigacion es de incidentes y accidentes

realizadas

Establecer el mecanismo y diseñ o para dar a

conocer la gestió n realizada en SST. Consolidado de los soportes en que se
Actividades, accidentalidad, intervenció n de retroalimenta
peligros, otros.

Revisió n y actualizació n de responsabilidades Consolidado de la rendició n de cuentas

y roles

Matrices de identificació n de peligros

Realizar la modificació n y/o actualizació n
actualizadas

Acciones correctivas, preventivas y de

Implementar y realizar seguimiento. mejora.

Realizar elecciones y acompañ amiento Informe de seguimiento a las actividades

del COPASST.

Reporte de Riesgos que afecten la Seguridad y Comunicado por correo electró nico y
Salud de los servidores pú blicos telefó nicame nte
EL TRABAJO.

RENDICIÓN DE CUENTAS

PERIODICIDAD DE REPORTE MEDIO DE ENTREGA

Anual Físico, escaneado.

Anualmente informar el resultado del plan de

trabajo. Físico, escaneado.

Anualmente informar sobre el porcentaje de

avance del SG SST, Presentar el porcentaje
que corresponde a cada ítem: Planear, hacer, Físico, escaneado.
verificar y actuar y socializar el ideal.

Anual Físico o Magnético

Mensual y Anual Físico o Magnético

Anualmente informar la gestió n realizada

para mantener o procurar el cumplimiento de Físico o Magnético
requisitos legales.

Mensual y Anualmente dar a conocer la

participació n de los servidores para la
implementació n del SG SST incluyendo
Físico
contratistas, comparar con el añ o anterior.
Tener en cuenta plan de trabajo, de
capacitació n entre otros.
Anualmente informar sobre el cumplimiento Físico o Magnético
de los objetivos del SG SST.

Cuando se presenten, Anualmente informar la

cantidad de accidentes ocurridos y los Físico o Magnético
investigados.

Anualmente informar las gestiones realizadas físico y magnético

en el marco del SG SST.

Anual reporte

Anual, Segú n necesidad No requiere

Anualmente informar hallazgos en SST y las

gestiones adelantadas para minimizarlas Magnético

Anual Físico

Cuando se presenten, Consolidado anual de Magnético

comunicaciones realizadas en SST.
RINDE CUENTAS ANTE…

Direcció n General, Gestió n de

Talento Humano, Líder de
seguridad y salud en el
trabajo
Direcció n General, Gestió n de
Talento Humano, Líder de
seguridad y salud en el
trabajo
 RESPO

CARGO RESPONSABILIDADES

Comunicar al GIT de talento humano sobre

las actividades que puedan generar un riesgo
inminente en la territorial

Informar al GIT de talento humano sobre la

ejecució n de actividades en seguridad y salud
en el trabajo

Informar al GIT de talento humano sobre las

condiciones de salud de los servidores
pú blicos.

Promover la realizació n de simulacros de

evacuació n

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO CON
FUNCIÓN DE ABOGADO Recopilar los reporte de condiciones
inseguras realizadas por los servidores
pú blicos y comunicarlos al COPASST y GIT de
talento humano

Efectuar y/o participar en la investigació n de

accidentes e incidentes en seguridad y salud
en el trabajo de acuerdo a los procedimientos
establecidos.

Conocer y participar en la ejecució n de los

planes de respuesta a emergencias.
Hacer cumplir las normas, reglamentos e
instrucciones promoviendo la participació n
en actividades del sistema de gestió n de
seguridad y salud en el trabajo en la
territorial
 RESPONSABILIDADES Y ROLES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

AUTORIDAD
EVIDENCIA / REGISTRO

Reporte de Riesgos que afecten la Seguridad y Comunicado por correo electró nico y
Salud de los servidores pú blicos telefó nicame nte

Realizar seguimiento al cumplimiento de las Evidencia Registro de (actas de copasst, actas

actividades (actas de copasst, actas de comité de comité de convivencia laboral,
de convivencia laboral, investigació n de investigació n de accidentes y ausentismo
accidentes y ausentismo laboral). laboral)

Notificar por medio de correo electró nico las

Realizar reporte. condiciones reportadas por lo servidores
pú blicos.

Programar y Direccionar la ejecució n Informe de simulacro

Direccionar comunicaciones al GIT de talento

Reportes de condiciones de inseguras
humano

Aportar elementos para la realizació n de las Investigacion es de incidentes y accidentes

investigaciones realizadas.

Listados de actividades del plan de

Apoyo en consolidar informació n para
elaboració n o actualizació n del plan de emergencias en donde se evidencie la
participació n del PROFESIONAL
Emergencias, Participar y apoyar ejecució n de ESPECIALIZAD O CON FUNCIÓ N DE
actividades.
ABOGADO
 Compromiso de los servidores pú blicos en el
Liderar el cumplimiento del SG-SST en la SG-SST. Reporte de llamados de atenció n u
Direcció n Territorial. otros disciplinarios por incumplimiento de
normas en SST
EL TRABAJO.

RENDICIÓN DE CUENTAS

PERIODICIDAD DE REPORTE MEDIO DE ENTREGA

Cuando se presenten, Consolidado anual de Magnético

comunicaciones realizadas en SST.

Mensual y trimestral segú n corresponda Magnético

Mensual o cuando se presente. Magnético

Anual Magnético

Mensual y Consolidado anual sobre Físico o Magnético

Cuando se presenten, Consolidado anual de

accidentes e incidentes con investigaciones Físico o Magnético
realizadas.

Anual Físico o Magnético

Anual No requiere
RINDE CUENTAS ANTE…

Direcció n General, Lider de

seguridad y salud en el
trabajo
 RESPO

CARGO RESPONSABILIDADES

Proponer a la administració n de la entidad la

adopció n de medidas y el desarrollo de
actividades que procuren y mantengan la
seguridad y salud en los lugares y ambientes
de trabajo

Proponer y participar en actividades de

capacitació n en SST dirigidas a los servidores
pú blicos de la entidad.

Participar y colaborar a los funcionarios de

entidades gubernamentales de SST en las
actividades que éstos adelanten dentro de la
entidad y proporcionar la informació n
requerida, así mismo recibir por parte de las
entidades un informe.

Vigilar el desarrollo del SG-SST.

Colaborar en el aná lisis de las causas de los

accidentes de trabajo y enfermedades
laborales, proponer a la entidad las medidas
correctivas que haya lugar para evitar su
ocurrencia y apoyar la recepció n de
evidencias para el desarrollo de la
investigació n.
 Visitar perió dicamente los lugares de trabajo
e inspeccionar los ambientes, má quinas,
equipos, aparatos y las operaciones
realizadas por los servidores pú blicos en cada
direcció n Territorial o á rea e informar al
Director Territorial o Secretaria General
sobre la existencia de factores de riesgo y
sugerir las medidas correctivas y de control.
COMITÉ PARITARIO DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO - COPASST

Estudiar y considerar las sugerencias que

presenten los trabajadores en materia de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

Servir como organismo de coordinació n entre

la alta Direcció n y los servidores pú blicos
para tramitar los reclamos y gestionar las
recomendaciones sobre los hallazgos
reportados relativos a la Seguridad y Salud en
el Trabajo.

Participar en la revisió n del programa de

capacitació n en seguridad y salud en el
trabajo –junto con la alta direcció n de la
entidad o el responsable del SG-SST.

Solicitar perió dicamente a la entidad

informes sobre accidentalidad y
enfermedades laborales con el objeto de dar
cumplimiento a lo establecido en la
normatividad legal vigente.

Elegir al Secretario del Comité.

Mantener un archivo de las actas de cada
reunió n y demá s actividades que se
desarrollen el cual estará en cualquier
momento a disposició n de la entidad, los
servidores pú blicos y las autoridades
competentes.

Participar en la auditoría de cumplimiento del

sistema de gestió n de la seguridad y salud en
el trabajo.
 RESPONSABILIDADES Y ROLES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

AUTORIDAD
EVIDENCIA / REGISTRO

Reporte Actas de reunió n COPASST.

Convocatoria y Participació n Actas de reunió n COPASST.

Acta, informe en donde se evidencia la

Participació n. colaboració n. (Aportada por entidad o
funcionario gubernament al).

Seguimiento al plan de trabajo del SG SST. Actas de reunió n del COPASST.

Participació n. Investigacion es de los AT.

Inspecció n / seguimiento Informe de resultados de inspecció n.

Gestió n de reportes Actas de reunió n COPASST.

Actas de reunió n COPASST donde Soporte la

Gestió n de reportes gestió n realizada frente a los reclamos de los
trabajadores relacionados con SST.

Participació n. Actas de reunió n COPASST.

Seguimiento Actas de reunió n COPASST.

Participació n. Actas de reunió n COPASST.

 Gestió n del Comité Actas de reunió n COPASST.

Seguimiento al SG SST. Informe de participació n en auditoria, Actas

de reunió n COPASST.
EL TRABAJO.

RENDICIÓN DE CUENTAS

PERIODICIDAD DE REPORTE MEDIO DE ENTREGA

Cuando existan propuestas para mantener o

mejorar la seguridad y salud de los
Físico o Magnético
trabajadores, Consolidado anual de las
acciones gestionadas por el COPASST.

Mensual y Consolidado anual de participació n

Físico o Magnético
del COPASST en actividades de SST.

Cuando se presente la actividad. Consolidar

anualmente las gestiones en las que el
COPASST colaboró a funcionarios de Físico o Magnético
entidades gubernamentale s afines a la SST,
dar a conocer características relevantes.

Mensual e Informe anual de seguimiento. Físico o Magnético

Mensual y Consolidado anual que evidencie la

participació n de miembros de COPASST en Físico o Magnético
las investigaciones de IT, AT y EL.
2 días posteriores a la Inspecció n. Y
Consolidado anual de las visitas de inspecció n Físico o Magnético
realizadas.

Consolidado anual que evidencia el estudio o

aná lisis de las sugerencias dadas por los Físico o Magnético
trabajadores.

Mensual. Y Anualmente consolidar las

acciones acordadas con la alta direcció n y
evidenciar la gestió n realizada de los Físico o Magnético
reclamos que aportaron los servidores
pú blicos para las soluciones de problemas
relativos a la SST

Anual Físico o Magnético

Mensual y Anualmente. Físico o Magnético

Anual Físico o Magnético

Mensual y Consolidado anual que informe
sobre la realizació n de las reuniones Físico o Magnético
mensuales de COPASST.

Anual Físico o Magnético

RINDE CUENTAS ANTE…
Direcció n General, Gestió n de
Talento Humano, Líder de
seguridad y salud en el
trabajo
 RESPO

CARGO RESPONSABILIDADES

Recibir y dar trá mite a las quejas presentadas

en las que se describan situaciones que
puedan constituir acoso laboral, así como las
pruebas que las soportan.

Examinar de manera confidencial los casos

específicos o puntuales en los que se formule
queja o reclamo, que pudieran tipificar
conductas o circunstancias de acoso laboral,
al interior de la entidad.

Escuchar a las partes involucradas de manera

individual sobre los hechos que dieron lugar a
la queja.

Adelantar reuniones con el fin de crear un

espacio de diá logo entre las partes
involucradas, formulando un plan de mejora
concertado entre las partes para promover
los compromisos mutuos para llegar a una
solució n efectiva de las controversias,
garantizando en todos los casos el principio
de la confidencialidad.

Hacer seguimiento a los compromisos

adquiridos por las partes involucradas en la
COMITÉ DE CONVIVENCIA queja, verificando su cumplimiento de
LABORAL acuerdo con lo pactado.

Remitir la queja a la Procuraduría General de

la Nació n, tratá ndose del sector pú blico.
Presentar a la alta direcció n las
recomendaciones para el desarrollo efectivo
de las medidas preventivas y correctivas del
acoso laboral, así como el informe anual de
resultados de la gestió n del comité de
convivencia laboral y los informes requeridos
por los organismos de control.

Hacer seguimiento al cumplimiento de las

recomendaciones dadas por el Comité de
Convivencia al GIT Gestió n de Talento
Humano y Seguridad y Salud en el Trabajo
(capacitació n, acompañ amiento, encargos o
planta etc.)

Elaborar informes trimestrales sobre la

gestió n del Comité que incluya estadísticas de
las quejas, seguimiento de los casos y
recomendaciones, los cuales será n
presentados a la alta direcció n de la entidad.
 RESPONSABILIDADES Y ROLES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

AUTORIDAD
EVIDENCIA / REGISTRO

Gestió n de reportes Informe Trimestral de Gestió n.

Gestió n de reportes Actas de reunió n del CCL.

Gestió n de reportes Actas de reunió n.

Gestió n de reportes Actas de reunió n que incluya plan de mejora.

Gestió n de reportes Actas de reunió n.

Gestió n de reportes Oficio en donde se remite la queja a la

Procuraduría General de la Nació n
 Plan de acció n para prevenir el acoso laboral
e informe anual de resultados del CCL. (casos
recibidos, gestionados solucionados al
interior del IGAC, casos reportados a la
Gestió n de reportes procuraduría, cumplimiento de reuniones
obligatorias del comité, actividades
propuestas ejecutadas y el impacto generado
en el IGAC).

Acta, documento que evidencie el

Seguimiento seguimiento realizado incluyendo los
resultados esperados y los obtenidos.

Gestió n del Comité informe

EL TRABAJO.

RENDICIÓN DE CUENTAS

PERIODICIDAD DE REPORTE MEDIO DE ENTREGA

Trimestral, Consolidado anual de quejas Físico o Magnético

recibidas y tramitadas.

Trimestral, Consolidado anual de los casos

Físico o Magnético
recibidos y los examinados.

Posterior a la reunió n, Consolidado anual de

los casos en los que se llevó a cabo el debido Físico o Magnético
proceso.

Posterior a la reunió n, Informar anualmente

los casos recibidos y en cuantos se realizaron Físico o Magnético
las reuniones solicitadas.

Anualmente consolidar los casos recibidos y

dar a conocer a que cantidad se les realizó Físico o Magnético
seguimiento.

Trimestralmente y anualmente frente al total

de los casos informar cuantos fueron Físico o Magnético
remitidos a procuraduría.
 Anual Físico o Magnético

Anualmente informar el total de los casos

recibidos y de ellos cuantos cumplieron las Físico o Magnético
recomendacion es

Trimestral Anualmente Físico o Magnético

RINDE CUENTAS ANTE…

Direcció n General, Gestió n de

Talento Humano, Líder de
seguridad y salud en el
trabajo
 RESPO

CARGO RESPONSABILIDADES

Actualizar listado de Brigadistas, teléfonos de

emergencia, planes de ayuda mutua de las
Direcciones territorial.

Capacitar a la brigada de emergencias

Promover la realizació n de simulacros de

evacuació n a nivel nacional.

BRIGADA DE EMERGENCIAS

Dotar a la brigada de emergencias.

Realizar inspecciones a equipos y elementos

para la atenció n de emergencias.

Programar y realizar simulacros.

 RESPONSABILIDADES Y ROLES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

AUTORIDAD
EVIDENCIA / REGISTRO

Listado de brigadistas, teléfonos de

Reporte de novedades emergencia, planes de ayuda mutua

Planeació n y seguimiento Plan de capacitació n.

Programar y Direccionar la ejecució n. Informe de simulacro

Solicitud y seguimiento Solicitud de elementos para dotar a las

brigadas de emergencias.

Inspecció n / seguimiento Informes de inspecció n

Planeació n, seguimiento Plan de simulacro. Informe de ejecució n del

Simulacro.
EL TRABAJO.

RENDICIÓN DE CUENTAS

PERIODICIDAD DE REPORTE MEDIO DE ENTREGA

Semestral Magnético

Anualmente reportar resultados del plan de

capacitació n de la brigada de emergencias Físico o Magnético

Anual Magnético

Anual Físico o Magnético

Trimestral, Anualmente consolidar la

cantidad de inspecciones realizadas y dar a Físico o Magnético
conocer resultados obtenidos y acciones
implementadas ante los hallazgos.

Posterior al día del Simulacro, Anualmente

informar la realizació n de simulacro, sus Físico o Magnético
resultados y acciones ejecutadas luego de la
evaluació n del ejercicio.
RINDE CUENTAS ANTE…

Direcció n General, Gestió n de

Talento Humano, Líder de
seguridad y salud en el
trabajo