Análisis de Gestión Administrativa

Según el Dr. Roa nos dice que el Análisis de gestión administrativa es un

examen de la estructura administrativa o de sus componentes para evaluar el
grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la planificación,
organización, la coordinación, la dirección la ejecución y control de los objetivos
trazados por la empresa para corregir las deficiencias que pudieran existir,
tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad
hasta lograr la calidad total y su control. Mediante la mejor utilización de los
recursos disponibles conforme a procedimientos encuadrados dentro de
normas y políticas de la verdadera administración.

También se puede decir que, es una herramienta que permite el

desarrollo de las organizaciones, sin embargo, es necesario que posea la
debida idoneidad, al realizar el análisis de las estructuras de la organización,
para determinar la eficiencia y la eficacia de la totalidad o parte: de los
procesos, conque el capital humano está cumpliendo los objetivos establecidos
en la planificación, en el transcurso de la organización, la dirección,
coordinación y ejecución, así como los distintos controles, establecidos por la
Directiva. Con esta metodología se pueden corregir las deficiencias que se
detectan para lograr el mejoramiento continuo de la organización, en todos los
procesos administrativos y de productividad. Todo esto encuadrado en la
política de la empresa, se podrá utilizar los recursos disponibles de la mejor
manera.

Desde el inicio de su aplicación se orienta a corregir deficiencias en la

organización y claro esta producir mejoras en el funcionamiento administrativo
para optimizar los procesos, productividad, tiempos, costos y alcanzar la
calidad deseada.

Dentro de los objetivos del AGAD, este busca:

 Verificar la producción de sus servicios y los recursos de esa

producción, y así ver los resultados
 que se han logrado.
 Determinar las debilidades en los métodos o procedimientos
administrativos.
 Detectar las áreas donde es posible lograr notables economías.

Características principales del Análisis de Gestión Administrativa

 Que se fije como meta lograr una Administración más eficaz o funcional.
 Orientar desde el punto de vista de los negocios, el presente, pasado y
futuro de la entidad.
 Lograr que el alcance del Análisis de Gestión Administrativa cubra una
operación o función determinada en la entidad.
 Que mida los principios de Administración de Operaciones de la entidad.
 Que se base en las técnicas de la Administración de Operaciones de la
entidad
 Detectar las áreas críticas y detectar las medidas para superar la crisis.
 Prestar asistencia a toda la Administración en la realización efectiva de
sus funciones.
 Detectar las desviaciones en la Administración de la empresa revelando
las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones.
 se orienta a la corrección de deficiencias en la organización empresarial
y producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar
los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada

Propósito del Análisis de Gestión Administrativa:

 Medición y comparación de logros.

 Control Interno eficaz.
 Cultura de responsabilidad.
 Necesidad de un buen sistema de información integral.

Ventajas del Análisis de Gestión Administrativa

 Localiza fallas o debilidades en los métodos y procedimientos

administrativos.
 Permite determinar la efectividad de los controles internos.
 Puede visualizar las desviaciones en la administración de la
organización.
 Realiza observaciones y propone recomendaciones.
  Presta atención y asistencia a toda la administración en la realización de
sus funciones

Importancia del Análisis de Gestión Administrativa

El Análisis de Gestión Administrativa es importante porque mide, en los

distintos niveles, la capacidad de la Alta Administración; de esta forma,
establece un método para asegurar a esa Alta Administración que las
políticas y los procedimientos que se aplican en las organizaciones en
general, son las más adecuadas para que los objetivos se logren con total
eficacia. Constituye un instrumento de desarrollo empresarial, el cual
aconseja un examen de la estructura administrativa para la evaluación del
grado de eficiencia y de eficacia de las funciones de las ciencias
administrativas. El Análisis de Gestión Administrativa se ha considerado
como la técnica capaz de realizar el estudio y evaluación de la organización,
o de cada una de sus áreas y proporcionar soluciones a las irregularidades
encontradas, por lo cual se considera que el conocimiento de la misma es
indispensable para la formación académica y para el desarrollo profesional
de los Administradores.

Mediante el este análisis se pueden conocer los problemas que dificultan

el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es
importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas,
encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.
Además, este análisis y evaluación de factores, tanto internos como
externos, debe hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la
totalidad de la empresa si se quiere mejorar realmente la organización.

Aspectos Generales del Análisis de Gestión Administrativa

Origen y Antecedentes
La gestión administrativa surgió como necesidad en los primeros tiempos
desde la existencia del hombre cuando los seres humanos tuvieron que
juntarse para realizar actividades de sobrevivencias, tomar decisiones,
administrar los recursos, buscar alimentos, etc., por lo tanto los fundamentos
administrativos tuvieron su origen en la antigüedad.

1) Edad antigua: La historia del pensamiento administrativo es muy antigua ya

que ésta nace con el hombre, pues en todos los tiempos ha habido la
necesidad de coordinar actividades. De la oración: “Tomar decisiones y de
ejecutar”, se ve que en la administración antigua se encuentran muchos de los
fundamentos administrativos de la antigüedad, así como en la forma de
conducir los asuntos en la Antigua Grecia, Egipto, Roma y China, en donde se
encuentran vestigios del proceso administrativo. En Egipto existía un sistema
administrativo amplio con una economía planificada y un gobierno central de
gran poder, basado en la fuerza y la compulsión, aquí se creó el primer sistema
de servicio civil.

2) Edad Media: En el proceso administrativo de la edad media, hay signos

evidentes de nacionalización administrativa y dirección; los dominios reales a
las provincias eclesiásticas y la jurisprudencia feudales tuvieron que ser
manejada de alguna manera, algunos tratados revelan las direcciones de
propiedades y las obligaciones funcionales administrativas.

3) Edad Moderna: Al inicio de esta época surge en Rusia y Austria un

movimiento administrativo conocido como “Comeralistas”, que alcanzó su
mayor esplendor en el año 1560, y que trataron de mejorar los sistemas
administrativos usados en esta época. Para algunos tratadistas, los
Comeralistas son los pioneros en el estudio científico de la administración
pública. A medida del siglo XVIII, tuvo su inicio la Revolución Industrial Inglesa,
la cual precisó de una nueva generación de administradores que desarrollaron
sus propios conceptos y técnicas, surgiendo algunos de los principios
administrativos básicos.

4) Edad Contemporánea: En esta época se asientan bases al desarrollo de la

administración como una verdadera ciencia, ya que con los frutos de las
necesidades de la época surgen teoriza, principios y funciones administrativas.

Antecedentes:
- Henri Fayol (1950): Creador de la Teoría clásica. Fue considerado como el
padre de la administración moderna y construyó la teoría de la administración
a través de la hipótesis. Por otra parte, Fayol destacaba que toda organización
debe cumplir con varias funciones como:

 Técnicas.
 Comerciales.
 Financieras.
 Seguridad.
 Contables.
 Administrativa.

Estas funciones son importantes para que existan un mejor funcionamiento en

las organizaciones mediante la sincronización de todos estos elementos.

- Frederick Winslow Taylor (1900): Se le considera padre de la administración

científica; Taylor trabajo entre los año 1880 y 1915 en una serie de empresas.
Se distinguió por varios experimentos y aplicando sus propias ideas en busca
del mejoramiento de la administración, descubriendo que existen fallos o
deficiencias que eran notables del factor humano. Según su criterio, decía que
los trabajadores, en lugar de emplear todo su esfuerzo a producir la mayor
cantidad posible de trabajo, en la mayoría de los casos hacen deliberadamente
lo menos que pueden.

- Woodrow Wilson (1887): Fue el primero en plantear la administración como

ciencia e impulsó su enseñanza a nivel universitario. Hizo una separación entre
política y Administración y le dio el calificativo de ciencia a la administración
propugnando su enseñanza a nivel universitario.

- Henary Metacalfe (1886): Conocido como el capitán Metcalfe, se distinguió

por incorporar nuevas técnicas de control administrativas, experimentó sus
ideas de organización y control en la producción. Sus ideas eran consideradas
muy eficientes y sus aportes fueron: establecer métodos de control para evitar
gastos innecesarios y propuso incorporar un sistema de auditoria.

- Adam Smith (1776): Hizo una separación entre política y Administración y le

dio el calificativo de ciencia a la administración defendiendo su enseñanza nivel
universitario.
 - Confucio (200 a.c.): Recomendó una serie de normas de actuación para la
administración pública. Entre ellas: Huir de la selección de personal por
relaciones personales y buscar profesionales honrados y personas con
conocimientos sobre el país.

200
1950
Henri 1900
Frederick. 1886
Woodrow 1776
Adam
a.c.
Confucio
Fayol W Taylor Wilson Smith
Principio de
Tería Clasista especialización Reglas para la
Administración Ciencia
de la de los operarios: Administración
científica Administrativa
Administración concepto pública
control

Diferencia del Análisis de Gestión Administrativa y la Auditoría

financiera

El alcance de la auditoria va en función de su propósito. Por lo tanto, el

análisis de gestión evalúa la eficiencia de sus resultados, el cumplimiento de
sus metas, la utilización de sus recursos humanos, financieros, materiales, sus
métodos, controles y su forma de operar, para precisar su nivel de desempeño
y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja
competitiva suficiente. En cambio, la auditoría financiera, como su nombre lo
indica, se encarga de verificar que los estados financieros se presentan de
acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Es decir, que
el análisis de gestión usa la información financiera como un medio para su
determinar sus resultados, en cambio para la auditoría financiera la información
financiera es un todo.