BOLETÍN DE

CONOCIMIENTO
COMPARTIDO
JULIO 2020

EN ESTA EDICIÓN

¿Descubriendo una solución

ERP global?
 En este boletín queremos compartir conocimiento
en tendencias de las tecnologías y las empresas.

SOLUCIONES PARA MEJORAR

A medida que las empresas amplían cada vez más

su alcance y presencia en todo el mundo, muchas lo
hacen con la ayuda de una única solución de
planificación de recursos empresariales que puede
apoyar sus operaciones globales.

Estas empresas reconocen que, a diferencia de sus

sistemas ERP fragmentados existentes construidos
para satisfacer las necesidades de regiones o países
específicos, una única solución ERP puede darles
una comprensión más precisa y consistente de su
negocio en un momento dado en cualquier parte del
mundo.

Una única solución ERP también es menos costosa

de soportar y mantener, y puede ayudar a los
gerentes a identificar acciones específicas que
pueden tomar para mejorar el rendimiento operativo
en toda la empresa.
¨Una solución ERP
puede mejorar su
negocio cualquier
parte del mundo¨
 SIETE CLAVES PARA UN DESPLIEGUE
GLOBAL EXITOSO
Factor 1: “Crear una visión y un modelo operativo”

Crear una visión y un modelo operativo implica definir por adelantado cómo los
procesos comerciales y la organización en general operarán en la nueva
plataforma ERP. La visión inicial tiene un gran impacto en el diseño y la
implementación de la plantilla global de ERP que guiará el desarrollo de la
solución.
La visión de un modelo de prestación de servicios compartidos y un modelo
financiero centralizado será un factor clave para la forma en que se diseña la
solución y en qué secuencia para la organización. En general, la visión y el
modelo operativo proporcionan la carta del proyecto y articulan el objetivo final
de la solución global de ERP.

Establecer la visión es vital para fomentar la mentalidad y el comportamiento

correctos del equipo del proyecto, así como de las personas de la organización
más grande que utilizarán la solución global. Llevar a una estandarización de
procesos y datos, a todas las filiales locales y regionales.

Factor 2: “Definir el alcance del proyecto.”

Dado el tamaño y la complejidad de la iniciativa, requiere un alcance claro con

roles definidos explícitamente para el equipo del proyecto, las partes
interesadas del negocio y la organización de TI, es fundamental para crear un
plan de implementación sólido que mantenga el esfuerzo en marcha.
El alcance del proyecto debe considerar múltiples dimensiones, incluidas las
siguientes:

• Qué áreas geográficas, unidades de negocio y entidades legales serán

parte de la implementación.
• Dentro de cada ubicación o entidad, qué procesos y subprocesos, así como
módulos específicos de ERP, estarán involucrados.
• Cómo se integrarán los sistemas existentes con la nueva solución ERP.
• La medida en que la nueva solución generará cambios en el diseño de la
organización.
• Las componentes, enfoque, desarrollo y entrega de capacitación del usuario
sobre la nueva solución.
• Qué datos estarán involucrados en la conversión, dónde residen esos
datos, y cómo se armonizarán u homologan, como se limpiarán y migrarán
esos datos a la nueva solución.
• El alcance técnico de la solución, incluida la arquitectura técnica, el centro
de datos y otros elementos.
• Se espera que el nivel y el tipo de inteligencia empresarial, análisis e
informes que la solución respalde.
• Qué sistemas necesitan ser desmantelados.

Al definir el alcance, las compañías deben asegurarse de prestar especial

atención a algunas áreas críticas, la primera de las cuales es el desarrollo del
caso de negocios, cuantas más áreas geográficas, unidades de negocios y
entidades legales se incluyan en la implementación global, más requisitos
locales relacionados con los estándares legales, fiscales y del sitio deben ser
entendidos (localizaciones). Es importante comprender estos requisitos locales
al definir el alcance, ya que pueden dar lugar a plazos más largos o un mayor
esfuerzo e impactar el costo del proyecto y definir qué idiomas se incluyen en
el esfuerzo también es crucial para determinar el alcance.

Factor 3: “Definir el contenido de la plantilla global y qué tipo de plantilla

utilizará la empresa”

Una plantilla (template) global define el modelo de solución de la solución ERP

global, proporciona la información básica sobre los procesos estándar, la
estructura de datos y el análisis para ser utilizados por las diferentes
compañías en todo el mundo. En resumen, la plantilla global esencialmente
impulsa los cimientos para la construcción de la solución global de ERP.
Una plantilla global incluye una serie de componentes importantes, los más
destacados son los siguientes:

• Modelos de procesos comerciales y plan de negocios, que incluye procesos

globales y flujos de integración.
• Plan de tecnología, que cubre la arquitectura técnica, la capa de integración
de datos y los estándares de la solución.
• La configuración de la solución y los valores permitidos (configuración,
datos maestros y datos transaccionales).
• Enfoque de informes y arquitectura.
• Modelo de datos integrado (por ejemplo: Plan de cuentas).
• Roles y autorizaciones, controles y marco de cumplimiento.
• Contenido de capacitación básica y conjunto de herramientas (para una
mayor localización).
• Pruebas de integración y regresión de unidades.
• Herramientas y estándares de limpieza y conversión de datos.

Al definir la plantilla, cada empresa debe determinar, documentar y socializar

lo que significa "global" (versus "local"). Típicamente, global significa "común",
algo que es estándar en todas las geografías o unidades de negocios, mientras
que local significa específico para un país, región, unidad legal o estatutaria, o
incluso práctica comercial local. Una vez definidos y confirmados, los requisitos
globales se integran en una plantilla global. En general, un requisito debe ser
global si se comparte entre empresas, países o entidades; es un componente
fundamental de la plantilla, por ejemplo, la estructura del código de la empresa
y ciertas jerarquías; o es un requisito prioritario para el negocio. Por el
contrario, los requisitos locales son de naturaleza legal, estatutaria o
reglamentaria local. Por lo tanto, cada organización debe trazar la línea de lo
que será estándar y común y lo que se permitirá que sea único y local. O
gestionado fuera del sistema global de ERP.

Un análisis de "ajuste / brecha" puede ser útil en ese sentido. Al evaluar sus
requisitos anticipados con las capacidades estándar de la solución ERP, una
empresa puede identificar dónde existen brechas entre los dos, es decir,
instancias en las que las capacidades estándar de la solución ERP no cumplen
los requisitos deseados y, por lo tanto, necesitan un desarrollo personalizado
para incorporarlos en la solución. Sin embargo, antes

Para lograr un desarrollo personalizado costoso y lento, una empresa debe

hacer varias preguntas sobre cada uno de estos temas: ¿Se puede eliminar el
requisito personalizado a la localidad? ¿Se puede cambiar el requisito o el
proceso para que se ajuste a la capacidad estándar del sistema ERP? ¿Existe
una solución rentable ideal para todos? ¿Está la empresa dispuesta a pagar
por el desarrollo personalizado si necesita absolutamente el requisito y no
puede aceptar la alternativa estándar de ERP? E n resumen, orientarse al ERP
estándar y al template estándar evitando cambios
Factor 4: “Definir el gobierno general del proyecto y cómo evoluciona
con el tiempo.”

La naturaleza grande y compleja de una implementación global de ERP

requiere un modelo de gobierno igualmente expansivo y robusto. Hay tres tipos
principales de gobierno en un proyecto de este tipo:

1.- El gobierno del proyecto cubre las decisiones clave del proyecto, la
participación y la aprobación; estructura de escalado de problemas; y alcance
y control de cambios.

2.- El gobierno posterior a la puesta en marcha se centra en el apoyo a la

producción, así como en los roles y responsabilidades del Centro de
excelencia de ERP y las unidades de negocios.

3.- El gobierno de una plantilla global, supervisa el diseño y la aprobación de

productos técnicos específicos, así como la construcción real de la solución.
El gobierno global de la plantilla define quién será el propietario y controlará la
plantilla, así como la forma en que la propiedad evoluciona a través de las
implementaciones. Al definir el modelo global de gobierno de plantilla por
adelantado, una empresa puede evitar malentendidos más adelante en el
proceso y minimizar los desajustes en las expectativas de las diversas
unidades de negocio o empresas de todo el mundo o regionales, a medida que
avanza el proyecto.

Entre los factores clave que una empresa debe considerar al desarrollar el
modelo de gobierno de plantilla global se encuentran el nivel de cultura de
control centralizado en el modelo operativo actual y futuro de la empresa;
disponibilidad de recursos en el modelo de negocio / TI actual; la estrategia
general del entorno técnico (configuración de cliente / instancia); y el modelo
de soporte de postproducción específico (como un centro de excelencia) que
se utilizará. Por ejemplo, los sistemas centralizados conducirán a una toma de
decisiones centralizada, mientras que los sistemas distribuidos generalmente
requerirán que las empresas tomen decisiones de compensación locales
versus globales.

Independientemente del modelo, para hacer cumplir las condiciones de una

plantilla global, una empresa debe autorizar a un grupo central para que lo
haga, y capacitarlo para tomar decisiones globales para la empresa que se
alineen con la visión destacada en el Factor 1.
Factor 5: “Determine cómo implementar la plantilla global para el
negocio”

Una compañía tiene múltiples opciones al considerar cómo implementar su

solución global de ERP. Los más comunes son el enfoque de "Big Bang" (es
decir, todos a la vez); despliegue por proceso, geografía o unidad operativa; o
un enfoque híbrido que incluye una combinación de estos. Muchos factores
influyen en la decisión de qué enfoque utilizar, incluido el caso de negocios, la
gobernanza, la política, las consideraciones técnicas, otras iniciativas
actualmente en curso, las dependencias y la disponibilidad de recursos.

Una vez que una empresa ha seleccionado su enfoque, debe determinar la

secuencia de la implementación. La secuencia está diseñada para reducir el
riesgo general de negocio y de implementación, al tiempo que ayuda a acelerar
los beneficios. Hemos descubierto que siempre se deben considerar las éxitos
rápidos con un piloto (uno que apunta a una porción representativa del negocio
y el alcance), especialmente en situaciones en las que una empresa necesita
demostrar la eficacia de soluciones complejas.

Al determinar la secuencia, una empresa debe considerar objetivos para los

sitios de implementación temprana que parecen ofrecer una implementación
más fácil, es decir, aquellos con un caso de negocios cuantificable, cultura lista
para el cambio, procesos simples, recursos disponibles y bajo riesgo para el
negocio central.

Al determinar el enfoque de implementación global de la plantilla, cada opción

debe considerar el soporte posterior a la publicación, lo que podría ser costoso
si hay varios sitios y varios países que funcionan en paralelo: cada sitio
necesitaría soporte adicional del equipo de implementación que podría incluir
4 -6 semanas más soporte para dos fines de mes completos y un posible fin
de año.
Factor 6: "Organizar el equipo de entrega de implementación global"

Los despliegues globales son complejos y requieren modelos organizativos de

proyectos avanzados. Muchos proyectos incorporan ubicaciones offshore en
el modelo de entrega para obtener habilidades profundas al precio correcto.
Sin embargo, esto complica aún más el modelo de entrega al distribuir
múltiples equipos de entrega en diferentes zonas horarias y enviar habilidades
vitales de especialización en alta mar cuando se necesitan en tierra.

Pensar de antemano sobre cómo funcionará la organización de soporte

ayudará a definir el modelo de entrega global del proyecto y a desarrollar
habilidades a lo largo del tiempo. Las opciones típicas incluyen un centro
central con equipos de proyectos locales; un centro central con centros de
despliegue regionales; y múltiples proyectos paralelos con gobernanza central.

El establecimiento de una Oficina central de gestión de programas (PMO)

también es un componente crítico de un equipo de entrega de
implementación global exitoso. Proporciona el soporte, el gobierno y las
herramientas para permitir que los equipos de entrega se desempeñen de
manera controlada dentro de la implementación global general.

La PMO debe establecer herramientas para proporcionar una única

fuente de verdad sobre problemas, riesgos, presupuestos y estado de
entrega, permitiendo que la implementación global permanezca bajo
control.

Al trabajar con numerosas empresas en los esfuerzos de implementación,

hemos identificado una serie de factores que pueden mejorar la capacidad de
una empresa para crear un equipo de entrega eficaz:

• Equipo en terreno, capacitado que tiene experiencia previa.

• Movilización temprana del equipo offshore, que ayuda a reducir los retrasos
asociados con la disponibilidad de recursos o habilidades.
• Integración de recursos offshore clave durante la fase de diseño, lo que
mejora la calidad de entrega.
• Las horas de trabajo con el equipo de proyecto en terreno, agiliza la
resolución de problemas complejos y facilita los desafíos de coordinación.
• Aplicación de transferencias rigurosas y bien definidas (que pueden
agravarse por las diferencias de zona horaria)
• Gestión de la moral del equipo offshore, lo que reduce el desgaste y la
transferencia de conocimiento del proyecto.

Factor 7: "Crear el plan y el programa de implementación general"

Como paso final, una empresa crea el plan y el programa de implementación

general, este es un proceso iterativo; El plan se actualizará en función de los
cambios en los criterios de recursos y programación.

Debido a que la implementación global tiene múltiples partes interesadas en

todo el mundo, la socialización del plan es extremadamente importante.
Hemos descubierto que el modelo de gobierno debe aprobarse primero para
que pueda utilizarse para socializar el plan. También hemos descubierto que
se deben tomar los pasos apropiados para la gestión de cambios; este puede
ser uno de los primeros eventos importantes de "venta" para el proyecto y su
caso de negocios. El apoyo del patrocinador ejecutivo y el inicio del esfuerzo
 pueden ayudar a reducir cualquier resistencia potencial y aumentar la
alineación de las partes interesadas.

CONCLUSION

La marcha hacia los mercados mundiales o regionales, está en pleno apogeo entre
las empresas de todo el mundo y muestra pocos signos de desaceleración. Pero
para aprovechar al máximo la promesa de estos mercados, las empresas
necesitan una infraestructura técnica de soporte adecuada.

A medida que buscan esa solución, las empresas deben tener en cuenta los siete
factores clave de éxito que describimos en este documento. Al considerar
cuidadosamente estos factores a medida que planean su implementación, las
compañías pueden evitar muchos de los escollos que pueden sabotear los
despliegues globales, mantener sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto,
y terminar con una plataforma tecnológica que puede servir como trampolín para
crecer y obtener un alto rendimiento.
 DOCUMENTO
ELABORADO POR
EQUIPO TMN Y
ESTUDIOS DE
TENDENCIAS