TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SERVICIO AL CLIENTE

ACTIVIDAD 2

RETOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA ERP

Descripción de la actividad

1. Lee y reflexiona acerca de las diversas ideas que se presentan en el artículo “LOS
DESAFÍOS DE IMPLEMENTAR UN ERP” y distingue cuáles son los principales
conceptos que se presentan.

LOS DESAFÍOS DE IMPLEMENTAR UN ERP

ERP es un requerimiento básico para toda empresa, hoy en día. Cada vez más, el mercado
se hace más grande, las fronteras se eliminan, las barreras comerciales desaparecen, y las
empresas se ven forzadas a incrementar su portafolio de servicios y productos, o
especializarse en uno de ellos. Por otro lado, necesitan el apoyo tecnológico para poder
administrar eficientemente sus bases de datos; en otras palabras, contar con sistemas de
información capaces de identificar exactamente la situación actual y futura de sus negocios.
Esto se logra por medio de ERP. Con el crecimiento de la tecnología de Internet, estas
empresas se enfrentan a mercados electrónicos, los cuales harán posible sus transacciones
comerciales. Obtener sistemas CRM, conectados a sus respectivos ERP, será el futuro de
todas las empresas. Quienes no lo tengan, deben estarlo haciendo; quienes lo tengan,
experimentarán el liderazgo; y quienes no lo hagan, terminarán saliendo del mercado. Hoy
en día, las soluciones se ofrecen para levantar por completo una implantación de ERP en
poco tiempo, y con pocos recursos. Hacerlo es cuestión de orden, visión, entrega al
proyecto, calidad de ERP, calidad de consultores, confianza en la empresa y sus usuarios y
la necesidad de un cambio cultural en la empresa.

Los principales retos

"La promesa de sus ventajas es siempre, en la instalación de un ERP, enorme. Pero

también lo son los gastos que conlleva en términos de dinero, esfuerzo y tiempo.
Implementar este tipo de software en una compañía, de forma habitual, hace necesario el
cambio de procesos de negocio en su formato actual. Por ello la resistencia al cambio en los
empleados de la compañía se puede convertir fácilmente en una espina clavada en su
costado, y hacer que sus ejecutivos tengan que afinar al máximo sus capacidades de
gestión del cambio. Con una planificación cuidadosa y mucho engrase de todos sus

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 cojinetes, sin embargo, un ERP puede funcionar muy bien y hacer que una empresa se
gestione mucho mejor." Se debe generar y alcanzar un Desarrollo Organizacional, con el
cual, la empresa podrá desarrollarse, madurar, evolucionar y/o adaptarse a los cambios.
Los desafíos son variados. Por un lado, las empresas deben separar secuencialmente las
actividades. Primero, plantearse si es necesario rediseñar el modelo de negocios e
investigar las mejores prácticas del mercado y la forma en que éstas pueden incorporarse
en la compañía. Luego, definir los procesos y el flujo de información para determinar el
sistema de gestión y proceder a su implementación, designando a un jefe de proyecto con
las atribuciones que corresponda. En este contexto, los proveedores tienen que destacar la
importancia de la separación de las actividades, responsabilidad de cada área, reforzar las
prácticas del mercado incorporadas a los sistemas y nominar a los mejores para su
ejecución. Proveedor y usuario no pueden olvidar la cultura organizacional y hacer frente a
la resistencia natural al cambio. En el caso de la estructura organizacional, ésta es el
resultado del análisis del modelo de negocios que debe considerar la forma en que será
utilizado el sistema de gestión en toda la empresa y quién será el encargado de su
funcionamiento. Es frecuente comprobar que cada módulo es administrado por el área
respectiva y justamente ahí existe otro desafío: una única persona a cargo que conozca las
necesidades y ser la contraparte del proveedor. Esta persona debe tener conocimientos
contables y de TI, del modelo de negocios y de la función de cada unidad de la empresa.
Asimismo, del sistema de gestión y especialmente de la variable control de proyectos.

2. Consulta la información de las siguientes páginas y reflexiona sobre los comentarios

de personas que han implantado un Sistema ERP:

 ¿ ERP una solución o una carga para las compañías ?

 Implementación de un ERP. Éxito o fracaso

Antes de implementar un ERP se debe conocer el potencial de este tipo de sistemas, sus
ventajas y sus principales características, así como sus desventajas y problemas de
implementación y puntos importantes que requieren mayor atención al momento de tomar la
decisión de implementar una aplicación como el ERP. Con el transcurso del tiempo, se ha
ido incrementando la importancia de contar con información confiable, íntegra y oportuna
para lograr los objetivos estratégicos de las organizaciones. Debido a esto, para las
organizaciones actuales es de vital importancia tener comunicados a todos sus
departamentos; dicho de otra manera, que sus fuentes y almacenes de información
dispongan de los medios mediante los cuales puedan generar, compartir, actualizar,
comunicar y obtener información útil y confiable para el logro de sus objetivos. Se trata es
contar con un sólo programa de software que satisfaga las necesidades de la gente del
departamento de manufactura, así como las de la gente del departamento de recursos
humanos, ventas y mercadotecnia, entre otras. Normalmente, cada uno de estos
departamentos tiene su propio sistema de computación de acuerdo a las formas de trabajo
en particular del departamento. Lo que el ERP hace es combinar todos estos sistemas en
un solo programa de software integrado que "corre" (ejecuta) una sola base de datos de tal
manera que varios departamentos puedan intercambiar, acceder y actualizar información y
comunicarse con los otros departamentos más fácilmente.

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 Lo más complicado al momento de introducir una nueva tecnología, como el caso del ERP,
es que las personas cambien su forma de pensar y la percepción de que la nueva
tecnología les ayudará a hacer mejor su trabajo. Este cambio en la forma de realizar el
trabajo es la razón por la cual el valor del ERP es tan difícil de afianzar.
También el aspecto financiero es uno de los temas de mayor preocupación para las
compañías al tomar la decisión de cuál solución de ERP será la más apropiada. Sin
embargo, y aunque no es una tarea fácil, los efectos de alinear los procesos financieros con
la ayuda del ERP son muy atractivos como por ejemplo:

 Las transacciones requieren de menor tiempo.

 El staff financiero puede invertir más tiempo realizando trabajo con mayor valor
agregado.
 Los costos relativos se ven disminuidos.
 Los ejecutivos quienes toman las decisiones son capaces de prestar mayor atención
a otros aspectos financieros que surjan en cualquier lugar que se presente alguna
necesidad.
A raíz del incremento de implementaciones de sistemas como ERP y CRM, se generan
otros de los beneficios de contar con estos tipos de sistemas en la organización. Al contar
con dichos sistemas, se facilita la integración de la información relacionada con las órdenes
de los clientes, de esta manera mejorando la relación y el servicio al cliente.
Estas modificaciones al software, son muy frecuentes que traigan como consecuencia
varias situaciones que ocasionarán desventajas para la compañía, por ejemplo que las
futuras actualizaciones del software por parte del proveedor del ERP serán extremadamente
difíciles, debido a que ya se encuentra personalizado el software del cliente que hizo las
modificaciones, y las actualizaciones requerirán trabajo extra con el fin de ajustarlo a la
nueva versión. Por lo cual, el problema de mayor peso al implantar un sistema ERP es sin
lugar a dudas la gente que trabaja en la compañía ya que al cambiar los hábitos de la gente
será un reto enorme, hacer que la gente use el software para mejorar las formas de trabajo
es por mucho el reto más grande y esto hace que el ERP fracase.

ÉXITO O FRACASO DE LOS ERP EN LAS EMPRESAS

Los cambios en los últimos siglos han representado tanto en las personas como en las
empresas una nueva forma de ver la vida y hacer negocios. Factores muy importantes
como la Globalización, han provocado que las empresas tengan mayor competitividad y con
ello mayor competencia, mejor servicio al cliente, velocidad en las operaciones, valor
agregado a los productos, entre otros. Por lo tanto, entre más sea usado el programa ERP,
mayor control se tiene sobre la producción y se pueden tomar mejores decisiones para el
futuro logrando el éxito de la empresa. Para alcanzar los logros en la operación de este
sistema, es muy importante que la empresa antes de solicitar la implementación de un ERP
dentro de la misma, promueva capacitación para que sus empleados se relacionen a los
nuevos cambios. Para logar el éxito en la implementación de un sistema se debe definir el

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 objetivo y visión del proyecto en el negocio, es importante saber que este no resuelve
conflictos generados entre personas o departamentos, un sistema resuelve problemas
dentro de la organización pero enfocados a su buen funcionamiento.

3. Investiga en una organización local, que haya implementado un sistema ERP, cada
uno de los retos que se le presentaron en este proceso de implementación.

IMPLEMENTACIÓN DE ERP EMPRESA BIMBO

• Descripción de la Empresa

Fundado en México el año de 1945, cuando inició sus operaciones con sólo tres productos:
pan tajado blanco, pan negro y tostadas, Grupo Bimbo es hoy en día una de las empresas
de panificación más importantes del mundo, por el posicionamiento de su marca y por sus
volúmenes de producción y ventas, además de ser líder absoluto de su categoría en el
continente Americano.

Su compromiso de ser una empresa altamente productiva y plenamente humana, ha

logrado que el Osito Bimbo esté presente en más de 5000 productos diferentes para los
mercados de México, Estados Unidos, Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica, Panamá,
Chile, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Perú, Venezuela, Uruguay, Paraguay,
la República Checa y China.

Adicionalmente se debe destacar la dinámica empresarial que BIMBO viene aplicando

desde sus inicios haciendo que, tras 63 años de actividad, su imagen de marca proyecte
hoy a una empresa de productos alimenticios universalmente innovadora, competitiva y
orientada a la satisfacción total de sus clientes y consumidores.

• ¿Cuáles fueron los criterios que utilizaron para seleccionar la implantación de un

ERP?

Ante la dispersión geográfica de las diferentes áreas de la empresa, en el año 2001 Bimbo
creó una nueva área funcional –Supply Chain Management (SCM) – con el objetivo de

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 unificar y optimizar la cadena de suministro y garantizar el máximo frescor de los productos,
el mejor servicio al cliente y la rentabilidad de la gestión logística e industrial.

La empresa necesitaba una herramienta para planificar la cadena de suministro de los

productos de vida media y larga (pastelería, tostados y aperitivos y golosinas).

• ¿Cuál fue el procedimiento para la selección?

El área de SCM procedió a realizar un estudio funcional y organizativo con el objetivo de

optimizar la cadena de suministro, conseguir a la vez un frescor óptimo de los productos,
disminuir los stocks intermedios en la cadena, optimizar la producción y mejorar el servicio a
las delegaciones de venta desde las fábricas. El proyecto de implementación de SAP APO
(Advanced Planning Optimizer) se dividió en tres fases:

1-Realización de un modelo detallado de funcionamiento y de un prototipo con un sistema

avanzado de planificación para las áreas de Planificación de Demanda, Planificación de
Producción y Distribución Troncal, tomando como referencia el nuevo modelo operativo
SCM.

2-Implantación de un sistema avanzado de planificación y de sus componentes Demand

Planning (DP) y Supply Network Planning (SNP), e inicio de la fabricación de los productos
de pastelería de la marca Martínez

3-Expansión de la solución para productos de larga vida (tostados y aperitivos y golosinas),

incluyendo una solución de planificación colaborativa de la demanda con el operador
logístico.

• ¿Qué justificación hicieron para seleccionar ese ERP?

La funcionalidad implementada por Bimbo para optimizar la gestión de la cadena de

suministro se basa en:

- Planificación de demanda (DP). Componente que recoge la información sobre los

históricos de ventas y la proyección mediante modelos estadísticos, teniendo en cuenta
estacionalidades y acontecimientos (promociones, festivos, etc.)

- Planificación de producción (SNP). Componente que permite a la empresa planificar cada

semana las ventas que resultan de la planificación de la demanda y de los parámetros
relacionados con las capacidades de producción de las plantas, el stock de seguridad, las
frecuencias de envío y el frescor de los productos.

- Planificación de envío de productos. Se basa en las previsiones consensuadas y/o los

pedidos según la frecuencia de envío y frescor definidos.

- Secuenciación de la producción. Es posible gracias a la integración del sistema de gestión

interna, el módulo de producción y los procesos del sistema de planificación avanzada.

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 • ¿Tuvieron problemas? en caso de ser afirmativo, indicar ¿Cuáles fueron los
problemas se les presentaron? ¿Los solucionaron? o ¿todavía están en proceso?

El problema radicó en que al implementar un ERP no solamente se incurría en un cambio

de sistemas, se trataba de una profunda transformación en la forma de entender, operar y
administrar el negocio, por lo cual, la empresa creó un equipo multifuncional, con
representantes de todas y cada una de las áreas afectadas por el proyecto: supply chain,
logística, ventas, marketing y sistemas de información. El área funcional supply chain lideró
la primera fase del proyecto, hasta llegar a un prototipo del componente de planificación. El
Departamento de Sistemas de Información lideró la implementación y la integración de la
solución. Paralelamente, el área de SCM desarrolló un proyecto de Gestión del Cambio
para adecuar la organización actual al nuevo modelo de gestión.

4. Incluye en tu documento, la descripción de la organización, la metodología de

implementación y una conclusión personal sobre este proceso.

Ante la gran dispersión geográfica de la compañía Bimbo, esta emprendió la

implementación de un sistema ERP para optimizar sus servicios y tener una rentabilidad en
su gestión operacional. Dicha implementación se basó en una planificación de demanda,
producción, envío de productos y secuenciación de la producción. En este proceso la
compañía tuvo un problema que radicó en la transformación de la forma de operar y
administrar el negocio, ante lo cual esta creó un equipo multifuncional con representantes
de todas las áreas afectadas hasta llegar a una planificación y solución, logrando una
adecuada operación del sistema, consolidando a Bimbo como la compañía panificadora
líder a nivel nacional e internacional.

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