CÓDIGO: P-CA-03

PUEBLO VIEJO COUNTRY CLUB

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PROCEDIMIENTO DE EVALUCION DEL DESEMPEÑO FECHA: 11/03/2019

DE LOS CONTRATISTAS
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la evaluación de los proveedores con base en los criterios definidos y verificar el
cumplimiento de los proveedores de acuerdo con los requisitos establecidos previamente por la entidad.

2. ALCANCE Y/O CAMPO DE APLICACIÓN

Este instructivo aplica para los contratistas seleccionados en las diferentes modalidades de contratación.

3. DEFINICIONES
 Adquisición de Bienes y Servicios: Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de
bienes y servicios inherentes al cumplimiento de la misión de la entidad.
 Evaluación: Proceso utilizado para verificar y medir el impacto de procesos con base en el cumplimiento de
objetivos pre-establecidos y las características de los productos y servicios.
 Proveedor: Persona Natural o Jurídica que proporciona un bien o servicio
 Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de situaciones que puedan entorpecer el desarrollo normal de las
funciones de la Entidad y le impidan el logro de sus objetivos.
 Satisfacción del Cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y
expectativas.
 Selección: Proceso sistemático definido de acuerdo al marco legal, que establece los criterios para la elección
de los proveedores que deseen proporcionar sus bienes o servicios al Instituto.

4. POLÍTICAS

 Con el fin de garantizar la calidad de los Bienes y/o prestación de servicios, es necesario evaluar por parte de
los supervisores, el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por los proveedores que hayan sido
seleccionados mediante las diferentes modalidades de contratación.
 El Director y responsable técnico de cada contrato deberá dar a conocer los resultados de la calificación al
contratista en el tiempo establecido.

5. REGISTROS QUE INVOLUCRA EL PROCEDIMIENTO

 F-CA-11 EVALUACION DEL DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS

Última actualización: 10-Jul-2015

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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
INICIO
Realizar la evaluación del desempeño de contratistas de
prestación de servicios en el formato F-FG-52 EVALUACION
DEL DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS, CONTRATO DE
PRESTACION DE SERVICIOS, trimestralmente, relacionando
los datos asociados al contrato.

Primer trimestre: enero a marzo (realizar durante los Responsable F-CA-11 EVALUACION
1. primeros 5 días de Abril) Técnico del DEL DESEMPEÑO DE
Segundo trimestre: abril a junio (realizar durante los contrato CONTRATISTAS
primeros 5 días de Julio)
Tercer trimestre: julio a septiembre (realizar durante los
primeros 5 días de Octubre)
Cuarto trimestre: octubre a diciembre (realizar durante los
primeros 5 días de Enero )

El director técnico deberá evaluar los siguientes criterios,

teniendo en cuenta que la ponderación se relaciona en
puntos siendo 0 el menor valor en calificación.

 Entrega de documentos para orden de inicio: con

ponderación en puntos de 0 a 15.
Evalúa tiempos de entrega de documentación para dar
orden de inicio.
Responsable F-CA-11 EVALUACION
 Calidad de los servicios prestados: con Técnico del DEL DESEMPEÑO DE
2. ponderación en puntos de 0 a 25. Contrato CONTRATISTAS
Evalúa el cumplimiento de todas las normas y
especificaciones establecidas en el contrato. Director de Área

 Cumplimiento de los plazos programados: con

ponderación en puntos de 0 a 20.
Evalúa el cumplimiento al desarrollo de las actividades en
las fechas programadas.

 Personal que ejecuto el servicio: con ponderación

en puntos de 0 a 30.

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Evalúa si el personal asignado para el desarrollo de las

actividades cuenta con las competencias necesarias.

 Entrega de documentos contractuales: con

ponderación en puntos de 0 a 10.

Evalúa la entrega de todos los documentos contractuales,

facturas y soportes acuerdo a lo programado y sin errores.

En resumen la mayor calificación posible son 100 puntos.

Tenga en cuenta los siguientes rangos para la toma de

decisiones que garanticen que los requisitos establecidos
estén acorde con las expectativas del Club.

Evaluación inicial y reevaluaciones

Si la puntuación dio menor o igual a 55 puntos: Determine

con el Director de área el conducto a seguir frente a la
intervención del contrato de servicios.
Establezca tiempos de intervención y acciones a tomar.
F-CA-11 EVALUACION
Responsable
Si la puntuación dio entre 56 y 89 puntos: Determine con DEL DESEMPEÑO DE
técnico del
3. el contratista los compromisos de mejora que garanticen el CONTRATISTAS
contrato
aumento de la evaluación de desempeño.
Director de área
Si la puntuación dio entre 90 y 100 puntos: Garantice que
la prestación del servicio siga siendo eficaz en cuanto a
gestión, calidad y oportunidad.

En el caso de la evaluación de un contrato que requiera

intervención se deberá radicar la acción correctiva.
El responsable técnico del contrato deberá retroalimentar
F-CA-11 REGISTRO DE
al Director del área los resultados obtenidos en la Responsable
ACCIONES
evaluación del desempeño correspondiente al periodo técnico del
4. CORRECTIVAS
inmediatamente anterior, con el fin de consolidar las contrato
PREVENTIVAS Y DE
acciones correctivas y preventivas que se generen de la Director de área
MEJORA
evaluación.
Una vez aplicada la evaluación retroalimentar al contratista
5. Director de área
sobre el desempeño obtenido en el periodo, el contratista
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tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados

a partir del recibo de la comunicación, para aportar las
pruebas y justificaciones que considere pertinentes en caso
de presentar inconformidad.
Garantizar el seguimiento de las acciones implementadas
que mejoren el desempeño de los contratistas, así como la
6. Líder de calidad
custodia de la información referente a las concesiones
contratos de y prestación de servicios
FIN

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 F-CA-11 EVALUACION DEL DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS
 F-CA-09 REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS PREVENTIVAS Y DE MEJORA

REVISÓ APROBÓ
FIRMA: FIRMA:

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

NOMBRE: NOMBRE: EDERSON JAVIER MENESES LIZCANO

CARGO: CARGO: GERENTE GENERAL
FECHA: FECHA:

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