CODIGO P-ETI-CO-001

VERSION 01
COMPRAS
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1. PROPOSITO
Establecer los lineamientos para que las compras se realicen de manera eficiente, transparente y
respetando las políticas de ETIBESA

2. ALCANCE
El presente procedimiento es de aplicación en el proceso de compras de recursos críticos para el
normal desarrollo de las operaciones del servicio de transporte.

3. RESPONSABILIDAD

3.1 Jefe de Logistica: Son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento.

3.2 Gerente General: Es responsable de asegurar el cumplimiento de este procedimiento.

4. DEFINICIONES

4.1 Compras Criticas: Son aquellas que involucran bienes y servicios muy importantes para el
negocio.

4.2 Compras No Criticas: Son aquellas que involucran bienes y servicios de uso

4.3 Pedido de Cotización (PDC): El Jefe de logística busca cotizaciones de diferentes

proveedores y además tiene la responsabilidad de:
 Verificar que tenga todos los datos y parámetros completos.
 Buscar ventajas competitivas en el mercado a través de la negociación.
 Analizar las condiciones de cada proveedor para seleccionar al mejor.
 Actualizar los acuerdos.
 Realizar la evaluación de los proveedores.

4.4 Acuerdo: Algunos bienes o servicios tienen acuerdos, es decir, tienen precios y proveedores
ya negociados en una base de datos o catálogo. Es el caso de la mayoría de los repuestos.

4.5 Conformidad de Compra (CC): Documento que formaliza el requerimiento de un bien o

servicio, donde se detalla en forma clara y precisa los artículos que se van a adquirir con sus
respectivas especificaciones técnicas, o el servicio que se va a realizar. También se incluyen
en este documento los precios, las condiciones de pago y las condiciones de suministro, la
conformidad de compra puede ser vía correo electrónico previa cotización.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Juan Carlos Arias T. Elva Cajaleon Hermelinda Pineda Melgarejo
Asesor SSOMA Jefe de Logística Gerente General
Fecha: 02.01.2022 Fecha: 02.01.2022 Fecha: 02.01.2022
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5. PROCEDIMIENTO
5.6 COMPRA
5.6.1 Toda compra de bienes y servicios debe estar respaldada por una conformidad de
compra previamente elaborada, a excepción de las que se hacen por caja menor y las
que corresponden a los siguientes conceptos:
 Arrendamiento equipo de cómputo, comunicación y de oficina.
 Facturación planes nacionales de celulares
 Gastos legales y notariales
 Servicios públicos
 Transporte de personal
 Correo y mensajería
 Oficina médica
Además, aunque no son compras, los siguientes conceptos se pagan con orden de
pago:
 Anticipos a empleados
 Aporte fondo de pensiones
 Ayuda educacional
 Contribuciones
 Afiliaciones y sostenimiento
 Dividendos por pagar
 Donaciones
 Impuestos
 Intereses
 Multas, sanciones y litigios
 Aportes parafiscales
 Retención en la fuente
 Aportes salud
 Seguros de cumplimiento
Cualquier excepción a lo indicado en este punto, debe ser aprobada por el
5.6.2 En caso sea necesario seleccionar a un nuevo proveedor de recursos críticos, se debe
cumplir con lo estipulado.

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Juan Carlos Arias T. Elva Cajaleon Hermelinda Pineda Melgarejo
Asesor SSOMA Jefe de Logística Gerente General
Fecha: 02.01.2022 Fecha: 02.01.2022 Fecha: 02.01.2022
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Queda establecido que las negociaciones con los proveedores, de acuerdo a la

naturaleza de la compra, podrá realizarlas el Jefe de Logistica, según sea el caso.
5.6.3 Una vez acordadas las condiciones, la cotización es convertida en una conformidad
de Compra y enviada al proveedor.

5.6.4 Las facturas por los bienes y servicios adquiridos por ETIBESA serán entregadas por
los proveedores y acompañadas por la Orden de Compra.

5.7 CONTRATOS

ETIBESA, puede firmar contratos en los siguientes casos:

 Las características particulares del bien o servicio lo ameriten.
 Cuando haya temas de seguridad industrial involucrados en el servicio.
 Cuando sea necesario deslindar responsabilidades laborales o de cualquier otra índole y
ello no se desprenda de la orden de compra.
 En aquellos casos en que los precios de los bienes tengan una constante rotación en la
empresa (con el objetivo de mantener los precios estables por un tiempo
determinado).
 Cuando, a criterio de la Gerencia, sea necesario contar con un contrato.

6. REGISTROS
Los registros generados como resultado de la aplicación del presente procedimiento son:
• Solicitud interna de compra
• Cotización (opcional)
• Orden de compra

7. ANEXOS
Recursos críticos
Combustible.
Llantas.
Servicio de mantenimiento
Repuestos
Lubricantes

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Juan Carlos Arias T. Elva Cajaleon Hermelinda Pineda Melgarejo
Asesor SSOMA Jefe de Logística Gerente General
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Telefonía celular
GPS

8. FORMATOS
 Lista de Proveedores (F-ETI-CO-001)

8. HISTORIA DE LA REVISIÓN DEL DOCUMENTO:

Revisión: 1 Fecha de Creación: 02/01/2018 Fecha de Última Aprobación:

Fecha de Última Revisión: 03/01/2022
03/01/2022

Autor del Documento: Gerente del Documento:

Asesor de QHSE Hermelinda Pineda Melgarejo

9. RAZÓN DEL CAMBIO:

Sección/
Revisión
Párrafo Cambio realizado: Fecha
:
Modificado
02/01/201
1 N/A Edición inicial del documento.
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Juan Carlos Arias T. Elva Cajaleon Hermelinda Pineda Melgarejo
Asesor SSOMA Jefe de Logística Gerente General
Fecha: 02.01.2022 Fecha: 02.01.2022 Fecha: 02.01.2022