Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 5: PROCEDIMIENTOS CP-P-001

N°:
SG-SST

Fecha: 21/05/2021
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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS :
001
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1. OBJETO

Verificar los inventarios de la empresa para realizar los respectivos pedidos a

proveedores según las necesidades de cada sucursal, se remite el pedido al
proveedor, cuando se llega el pedido, se verifica que cada producto se encuentre
en perfectas condiciones, si es así se registra la compra en la empresa mediante
el software y se despacha el pedido a cada sucursal.

2. ALCANCE

2.1 Gestión del inventario

2.2 Logística del inventario
2.3 Pedido a proveedores
2.4 Remisión de productos
2.5 Registrar factura de compra
2.6 Despacho de productos
2.7 Verificación

3. GLOSARIOS

 ERP: (Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas

de información que permite la integración de ciertas operaciones de una
empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la
logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.
 Producto agrícola:  Cualquier artículo o producto básico, en bruto o
elaborado, destinado al consumo humano (excluidos el agua, la sal y los
aditivos), la alimentación de animales, la producción de energía (por ejemplo,
cultivos para la producción de biocombustible) y la industria (por ejemplo, la
industria textil o la de elaboración de bioplásticos).
 Productos veterinarios: Producto veterinario se considera a toda substancia
química, biológica, biotecnológica o preparación manufacturada, cuya
administración sea individual o colectiva, directamente suministrada o por
medio de alimentos mezclados.
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Código: CP-P-001
Rafael Ricardo Castillo Ariza Martha Isabel Duarte Jonathan David Morales
Mendez
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 Becerro (a): joven bovino de cualquier sexo o cría de una vaca de menos de
un año o hasta que se amamante, es decir hasta el destete del animal.

 Maute (a): vacuno de edad comprendida entre el destete e inicio de la

actividad sexual (150-250 kg).

 Novillo: toro joven no domado de tres a cuatro años de edad con capacidad
reproductora (con más de 250 kg)

 Novilla: hembra vacuno con edad comprendida entre el inicio de la actividad.

 Bovinos búfalos: es un gran bóvido salvaje que habita en los bosques y

sabanas de la áfrica subsahariana, especialmente al este del continente y que
desde hace muy poco tiempo se está criando y domesticando en nuestro país
para su extracción de leche y carne.

4. RESPONSABLES

Departamento de comercial liderado por el gerente comercial

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

5.1. Decreto 1072 de 2015.

5.1.1. Capitulo 6 numeral 2.2.4.6.28 “Contratación”
5.1.2. Capitulo 6 numeral 2.10.1 de la resolución 0312 de 2019

6. DESCRIPCIÓN

6.1 Gestión del inventario: A cada fin de mes se verifica las existencias de los
inventarios de todas las sucursales para darle un informe al gerente
comercial. Por lo tanto, el auxiliar de bodega debe verificar los stands y

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bodegas los diferentes productos mediante una plantilla donde debe verificar
el código del producto y el número de productos encontrados.
6.2 Logística del inventario: Según las necesidades de cada sucursal el gerente
comercial se encarga del número de productos que se deben pedir a cada
sucursal para abastecer el inventario ya que hay sucursales pequeñas,
medianas y grandes en diferentes ciudades del país. Esta decisión se toma
en base de las planillas entregadas por la gestión de inventarios.
6.3 Pedido a proveedores: Mediante un correo electrónico se envía los pedidos
a proveedores que se solicitan y la cantidad de productos. Para esto se debe
mirar la lista de proveedores donde esta la información para la comunicación
con ellos mediante vía correo electrónico se debe proceder y que requisitos
se deben tomar para el pedido de los respectivos proveedores.
6.4 Remisión de productos: Cuando el proveedor despacha en la bodega
principal los productos se revisa que se encuentra en perfectas condiciones.
6.5 Registrar factura de compra: Si todos los productos están perfectos se
registra la factura de compra en la empresa mediante el software ERP
Contable – Ofimática.
6.6 Despacho de productos: Depende de cada orden que fue solicitada para
cada sucursal de despacha los productos al inventario de cada una de ellas
en las diferentes ciudades.
6.7 Verificación: El departamento de la gerencia comercial se encarga de cada
uno de los anteriores ítems se cumplan.

7 REGISTROS

 Informes de gestión de inventarios

 Plan de pedidos mensuales
 Lista de chequeo de vencimiento de productos
 Lista de proveedores
 Solicitud de compra
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 Verificación de productos
 Despacho de productos a sucursales

8 TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de

documento obsoleto.

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