UNIDAD O RECURSOS HUMNANOS LEGAL GERENCIAL CONTABILIDAD

DEPARTAMENTOS NOMINA

INICIO

REQUERIMIENTO DE No
PERSONAL PROCESO DE
CONTRATACION

Aprobación
Elaboración del contrato
rovisión

SELECCIÓN DEL PERSONAL

Si

INGRESO DEL PERSONAL EN

REGISTRO DE AISTENCIA

Documento de
REGISTRO DE TRABAJO AL provisión 1
MINISTERIO

Recibo Elaboración provisión

FIRMO

ARCHIVO Registro de la
Contrato provisión
pertinente para
contratos
FIN

Contratación
Pago de nómina
RECURSOS HUMANOS NOMINA TESORERÍA CONTABILIDAD

INICIO 1

Entregar reporte de horas trabajadas Recibe y revisa

a Tesorería para la revisión de pago reporte.
de nómina.

Registrar y revisar
los datos del
trabajador en el
sistema.

Existencia Si
de errores 1

No Calculo de horas extras y

demás bonificaciones

Pago de valores adeudados

Registro de cargos a
la nómina y pagos
Emisión de cheque
Matriz Riesgo
CUENTA TIPOS DE RIESGO RIESGOS A/M/ ACTIVIDADES DE DISMINUCIÓN DE RIESGO
B
NÓMINA  Operativo,
Cumplimiento Inadecuada  Verificar las normas y procedimientos al momento
selección de M de escoger al personal.
personal  Realizar una evaluación al personal
seleccionado previa a su contratación.
 Realizar contrataciones que estén de acuerdo a
los requerimientos del puesto.

 Cumplimiento Contratos no A  Implementar políticas de legalización de contratos

legalizados  Regirse siempre al cumplimiento de la normativa
legal, Ministerio de Relaciones Laborales y las
instituciones inmersas en es te ámbito
 Operacional Contratos no M  Verificar la existencia de políticas internas
provisionados de constitución provisión de contratos 1%.

Registros M  Verificar controles y llevar registros de los

erróneos en las trabajadores que actualmente se
nóminas de los encuentran laborando en la empresa
empleados.  Verificar que las nóminas presentan
evidencia de elaboración, revisión y
autorización

 Operativo, No existen A  Verificar e implementar políticas internas que

Cumplimiento registros de permitan tener un control sobre registros de
compensaciones pagos, horas, vacaciones, tiempo extra, sueldos.
y  Mantener un seguimiento a los registros y las
modificaciones transacciones realizadas.

FINANCIERO Contabilización A  Implementar políticas internas que permitan

y/o pago tener un control sobre los tiempos y las
indebido de funciones a realizar por cada empleado de
salarios y/o acuerdo a la normativa legal.
prestaciones  Revisiones de cálculo.
laborales
 HALLAZGOS CICLO NÓMINA

1. HALLAZGO: FRAGILIDAD EN EL MANEJO DE OPERACIONES DE

NÓMINA

CONDICIÓN :

En el año 2012 se han detectado que 10 contrataciones no fueron registradas en

la Inspectoría de Trabajo.

CRITERIO

Según el Art. 20 del Código de Trabajo determina la obligación del empleador de

registrar los contratos ante un Inspector del Trabajo, o ante un Juez del Trabajo si
no existieran inspectores en la provincia.

Según las normativas legales

Ello debe hacerse dentro de los 30 días siguientes a la fecha de su suscripción.

CAUSA:

Incumpliendo de la Leyes establecidas por parte del Ministerio de relaciones

laborales.

La fragilidad en el manejo de operaciones de nómina se debe a que los contratos

de trabajo no se encuentran registrados por el Ministerio de Relaciones Laborales.

EFECTO:

La fragilidad en el manejo de operaciones de nómina, puede ocasionar multas y

sanciones por no cumplir con la LOSEP y de igual manera con el Código de
Trabajo, hasta de USD $ 1 por cada mes de retraso y un máximo de USD$ 5 por
cada contrato, excepto en el registro de contratos de adolescentes, donde la
Dirección Regional del Trabajo impondrá la multa correspondiente

CONCLUSIONES:

La fragilidad en el manejo de operaciones de nómina se da porque hubo 10

contratos que no se realizaron por el Sistema Nacional de Contratación Pública; lo
cual puede ocasionar multas y sanciones por no cumplir con Reglamentos que
otorga el Estado

RECOMENDACIONES:
Al Gerente de Recursos Humanos: se le recomienda cumplir con Leyes y
Dictámenes que el estado otorga con respecto a Nómina para de esta manera
mejorar el manejo de operaciones de la misma.

2. HALLAZGO: Bonificaciones, compensaciones y otros ingresos que no son

registradas en roles de pago, sanciones con descuentos por incumplimiento
de acuerdo a su reglamento interno.
CONDICIÓN:

Bonificaciones y compensaciones que se dan esporádicamente que no son

registradas en roles de pago, y tampoco se registran otros ingresos como viáticos
de capacitaciones. De la misma manera como existen compensaciones existen
sanciones con descuentos por incumplimiento de acuerdo a su reglamento interno.

CRITERIO:

El Control interno hace referencia a los registros contables, procedimientos y

verificación interna así como integridad de los sistemas de procesamiento.

El Control interno en el ciclo de nómina (Autorización) hace referencia al

cumpliendo de políticas y criterios establecidos por la administración, controles
que deben establecerse para el correcto reconocimiento, clasificación, registro e
informe de las transacciones ocurridas, así como los ajustes de éstas.

En cuanto a la Verificación y evaluación establece que se debe verificar y evaluar

en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y, las
transacciones relativas.

En el Código de Trabajo se estipula que todo el trabajo que realizar un empleado

debe ser remunerado de una menara correcta y para ello se requiere el pago de
bonificaciones, compensaciones y otro tipo de ingresos del trabajador.

En el Código de Trabajo, Art. 79.- Igualdad de remuneración.- A trabajo igual

corresponde igual remuneración, sin distinción del sexo, raza, nacionalidad o
religión; más la polifuncionalidad, la especialización y práctica en la ejecución del
trabajo se tendrán en cuenta para los efectos de la remuneración.

CAUSA:

Incumplimiento de las leyes expuestas en el Código de Trabajo y del reglamento

interno de la Empresa.

EFECTO:
Sanciones por parte del Ministerio de Relaciones Laborales y por ende pérdidas
económicas para la empresa.

Además de planillas infladas con personal no existente, pagos por trabajo no

realizado, apropiación de salarios no reclamados, indemnizaciones pagadas no
contabilizadas, contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones
laborales, errores en cálculos o sumas.

CONCLUSIONES:

La falta de registro de las transacciones y pagos ha ocasionado multas, sanciones,

errores, reclamos así como la falta de cumplimiento de las políticas y controles
que ha establecido la empresa han traído problemas económicos y confusión a la
empresa.

RECOMENDACIONES:

Al Gerente de Recursos Humanos Nómina:

Se le recomienda cumplir con las Leyes y Dictámenes que el estado otorga al

igual con las políticas, controles establecidos por la administración, los cuales
deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de la
empresa, mismas que deberán ser evaluadas por el auditor.