EL CICLO DE NÓMINAS

MARGARITA VALLE LEÓN

Objetivos y resumen del capítulo
OBJETIVOS
Conocer el ciclo de nóminas
Conocer.
Objetivos específicos
Técnicas de control
Riesgos de incumplimiento
RESUMEN DEL
CAPITULO
Elementos del proceso
Naturaleza
Fuentes de información
Preparación de nóminas
Pago de sueldos
Bases del control interno
Autorización
Procesamiento y clasificación
de transacciones
Verificación y evaluación
Salvaguarda física
 CONTENIDO
 CICLO DE NOMINAS

 ADMINISTRACION DE RECURSOS
HUMANOS

 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Ciclo de Nominas
Nomina es un documento de contabilidad que consiste en una relación
de cada una de los trabajadores que prestan sus servicios a la
empresa y ,en el cual se muestra el sueldo de cada persona y las
prestaciones que la empresa hace a estos.
Naturaleza del proceso
 Gran parte del costo de operación.
 Involucran gente
 Relacionado con toda la operación de la
empresa.
 Lograr eficiencia en mano de obra.
 Aspectos legales: LFT, IMSS, INFONAVIT,
SAR, ISR.
 Naturaleza del proceso

INF
NAL

OR
RSO

MA
CIÓ
E PE

NE
TO D

LEC
DEP

TRÓ
NÓMINAS

NIC
A
Fuentes de información de nóminas

Evidencia del Supervisión y

Contratación trabajo
cruce de
información
Preparación de la Nomina
1.- Obtención de evidencia de trabajo: Implantar el
empleo de tarjetas de tiempo y otros registros que
comprueben las actividades.

2.- Aplicación de tarifas: Son establecidas a través de

los contratos colectivos de trabajo celebrados por
los sindicatos.

3.- Distribución contable: Deben ser registrados dentro

de sus propias actividades operativas.

4.- Aplicación de deducciones: Sindicato, seguro social,

planes de pensión etc.

5.- Determinación del pago neto: Diferencia entre la

compensación básica y las del pago neto al empleado.
Pago de Sueldos y Salarios

Administración de RH

Necesidades del personal,

reclutamiento,selección,contratación,relaciones
laborales, sueldos, salarios, pago de remuneraciones,
evaluación del personal etc.
OBJETIVOS DE AUTORIZACION
CONTRATACION
DE
PERSONAL

RETRIBUCIONEES
PROCEDIMIENTOS Y
DEDUCCIONES

POLITICAS

DISTRIBUCIONES
DE
PAGOS
CUENTAS
AJUSTES
 Objetivos de Autorización
Objetivos Específicos de
Control Interno
1.- El personal debe
contratarse de acuerdo con
las políticas establecidas con
la administración
2.- Los tipos de retribución y
las deducciones de nómina
deben autorizarse de acuerdo
con las políticas establecidas
por la admón.
Técnicas de Control Riesgos de Incumplimiento
Aplicable
Políticas por escrito La empresa puede contratar
Bases de datos como personal que no sea el
archivos maestros adecuado
Procedimientos
específicos
Técnicas para comprobar
la confiabilidad de las
bases de datos
Revisar periódicamente Puede pagarse al personal
los cambios a la base de
Cantidades no autorizadas
datos
Conciliación de las cifras Las provisiones para
de control con los pensiones, vacaciones pueden
registros de la calcularse incorrectamente
computadora
Limitación del acceso a la Pueden infringirse leyes o
información disposiciones laborales
Uso de dígitos de
Puede retenerse al personal
verificación
cantidades por conceptos no
Comprobación de validez
autorizados
 Objetivos de Autorización
Objetivos Específicos de
Control Interno
3.- Las distribuciones de cuentas,
ajustes a los desembolsos de
efectivo , cuentas de personal,
pagos anticipados y acumulados
deben ser realizados de acuerdo
con las políticas de admón.
4.- Todos los pagos de nomina
deben efectuarse de acuerdo a
políticas establecidas por la
admón.
Técnicas de Control
Aplicable
Comparación periódica de
los archivos
Comparación periódica de
los importes individuales
Análisis de las variaciones
importantes
Comparación periódica de
los sueldos
Exposiciones claras
Aprobación de los cargos
Conciliación de las cifras
manuales
Empleo de contraseñas en
las terminales
Comprobación de validez de
los campos
Riesgos de Incumplimiento
Las cuentas de nóminas pueden
ser presentadas
incorrectamente
Pueden aprobarse ajustes que
no son aceptables para la admón.
Pueden procesarse ajustes no
autorizados
Pueden efectuarse pagos
duplicados
Pueden efectuarse
desembolsos de efectivo al
personal
Pueden hacerse pagos
duplicados
Pueden alterarse los pagos
 Objetivos de Autorización
Objetivos Específicos de
Control Interno
5.- Los procedimientos de
ciclo de nóminas deben estar
de acuerdo a políticas
establecidas por la admón.
Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
6.- Solo deben aprobarse
aquellas solicitudes de
utilización de mano de obra
que se ajusten a las políticas
establecidas
Técnicas de Control Riesgos de Incumplimiento
Aplicable
Utilización de servicios Pueden producirse
bancarios reorganizaciones y cambios
Apertura de cuentas
Procedimientos que
bancarias verificación
nulifiquen las técnicas
periódica de pruebas
Segregación de Pueden perderse datos
funciones
Procedimientos Utilización de la mano de
documentados obra
Archivos de firmas
Puede utilizarse mano de
autorizadas
obra en forma ineficiente
Comparación de políticas
Informes de tiempo Mano de obra para
productivo proyectos capitalizados
Disposición del trabajo Puede utilizar mano de obra
de modo que permita con fines no autorizados
visibilidad.
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y
CLASIFICACION DE TRANSACCIONES

UTILIZACION
DE
MANO
OBRA
INFORMES REGISTRO

CALCULOS
IOPORTUNIDAD POLITICAS
ADECUADOS

REGISTRO
REGISTRO DE
CLASIFICACION PASIVOS
DE
ADEUDOS
AL
PERSONAL
 Objetivos de procesamiento y clasificación de
transacciones
Objetivos Específicos de
Control Interno
7.- La mano de obra utilizada debe
informarse con exactitud y en
forma oportuna.
8.-Los montos adeudados al
personal, así como la
distribución contable de dichos
adeudos, deben calcularse con
exactitud y registrarse como
pasivos en forma oportuna.
Técnicas de Control
Aplicable
Análisis de variaciones
presupuestarias.
Utilización de ordenes de
trabajo para labores de
mantenimiento y reparación.
Informes de tiempo y asistencia.
Supervisión adecuada de la
mano de obra.
Entrenamiento del personal.
Procedimientos documentados
de distribución de cuentas.
Establecimiento de políticas
para informar y controlar el
tiempo de vacaciones.
Establecer procedimientos
para añadir, cambiar o eliminar
información de las bases de
datos y proteger la información
contenida
Riesgos de Incumplimiento
Puede pagarse a los empleados
por horas no trabajadas o
producción no realizada.
Puede no pagarse a los
empleados horas trabajadas o
producción efectuada.
La administración puede tener
información inadecuada para
evaluar el trabajo y eficiencia de
los empleados.
Puede pagarse a un empleado el
tiempo trabajado por otra
persona.
Puede omitirse el registro de
pasivos por impuestos sobre
sueldos, o que tales impuestos
se calculen de manera
incorrecta.
Puede presentarse
incorrectamente los
inventarios.
Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
Objetivos Específicos de
Control Interno
9.-Todos los pagos
relacionados con la nomina
deben basarse en un pasivo
calculado con exactitud.
10.-Los importes adeudados
al personal deben ser
clasificados, concentrados
e informados con exactitud y
en forma oportuna.
Técnicas de Control
Aplicable
Cancelación de la
documentación original para
prevenir pagos duplicados.
Establecer procedimientos
para anular cheques.
Verificación de la
distribución contable de la
nomina.
Clasificación de cuentas
documentadas.
Comparación de los
resultados reales con los
presupuestados.
Revisión y seguimiento de
los informes regulares de
datos pendientes de
procesar.
Conciliación de las
cuentas bancarias de nomina.
Riesgos de Incumplimiento
Pueden efectuarse
desembolsos por cantidades
equivocadas.
Pueden hacerse pagos
duplicados.
Pueden alterarse los
cheques en forma
fraudulenta.
El registro en las cuentas
de mayor pueden ser
incompleto o inexacto.
Pueden presentarse
problemas de registro y
control de tiempo.
Los informes pueden ser
inexactos con respeto a la
clasificación de las
transacciones.
Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
Objetivos Específicos de
Control Interno
11.- Los pagos y los ajustes
relativos a nominas deben
ser clasificado,
concentrados e informados
con exactitud y en forma
oportuna.
12.- los pasivos incurridos,
los pagos efectuados y los
ajustes relativos deben
aplicarse con exactitud y
oportunamente a las
cuentas apropiadas del
personal.
Técnicas de Control
Aplicable
Se aplican las mismas
técnicas de control
señaladas en el objetivo
especifico del control
interno núm. 10
Revisión de la aplicación
correcta de los códigos en
los documentos fuerte.
Revisión en las cuentas
correctas del personal.
Rotación de labores del
personal de contabilidad.
Limitación del acceso a los
archivos de nomina en línea a
personal autorizado
mediante el uso de
contraseñas.
Riesgos de Incumplimiento
existen los mismos riesgos
de incumplimiento que se
señala en el núm. 10
Los movimientos pasados a
los registros auxiliares
pueden no concordar con
los movimientos pasados al
libro mayor.
Las operaciones con el
personal pueden ser
registradas
incorrectamente.
 PREPARACIOON DE UN
CATALOGO DE CUENTAS LOS ESTADOS FINANCIEROS
13.- DEBEN PREPARARSE PODRIAN NO SER PREPARADOS
ASIENTOS CONTABLES EN PRESUPUESTAR E INFORMAR DE
ACUERDO CON LA MISMA EN FORMA OPORTUNA.
CADA PERIODO, POR LAS
CLASIFICACION DE CUENTAS LOS ESTADOS FINANCIEROS
CANTIDADES ADECUADAS AL PEUEDEN PRESENTARSE
PROCESAMIENTOS ESCRITOS DE
PERSONAL, POR LOS PAGOS INCORRECTAMENTE DEBIDO A
CORTES Y CIERRE DE PERIODO
EFECTUADOS Y POR LOS DIFERENTES FACTORES.
AJUSTES RELATIVOS REVISION Y APROBACION DE
CADA ASIENTO CONTABLE PUEDEN DEBILITARSE O
ANULARSE EL CONTROL
SUPERVISOR QUE NO TENGA PRESUPUESTAL SOBRE LAS
PARTICIPACION ACTIVA EN SU OPERACIONES
PREPARACION.
USO DE FORMAS
PRENUMERADAS.
13.- DEBEN PREPARARSE
ASIENTOS CONTABLES EN CADA
PERIODO, POR LAS CANTIDADES
ADECUADAS AL PERSONAL, POR
LOS PAGOS EFECTUADOS Y POR
LOS AJUSTES RELATIVOS
PREPARACIOON DE UN
CATALOGO DE CUENTAS
PRESUPUESTAR E INFORMAR
DE ACUERDO CON LA MISMA
CLASIFICACION DE CUENTAS
PROCESAMIENTOS ESCRITOS
DE CORTES Y CIERRE DE
PERIODO
REVISION Y APROBACION DE
CADA ASIENTO CONTABLE
SUPERVISOR QUE NO TENGA
PARTICIPACION ACTIVA EN SU
PREPARACION.
USO DE FORMAS
PRENUMERADAS.
LOS ESTADOS FINANCIEROS
PODRIAN NO SER
PREPARADOS EN FORMA
OPORTUNA.
LOS ESTADOS
FINANCIEROS PEUEDEN
PRESENTARSE
INCORRECTAMENTE DEBIDO
A DIFERENTES FACTORES.
PUEDEN DEBILITARSE O
ANULARSE EL CONTROL
PRESUPUESTAL SOBRE LAS
OPERACIONES
14.- LOS ASIENTOS CONTABLES
DE NOMINA DEBEN
CONCENTRAR Y CLASIFICAR LAS
TRANSACCIONES DE ACUERDO
CON POLITICA ESTABLECIDAS
PPOR LA ADMINISTRACION.
SE APLICAN LAS MISMAS
TECNICAS DE CONTROL QUE EN
EL PUNTO Nº13.PROCEDIMIENTOS
DOUCMENTADOS PARA
PREPARAR, CONCENTRAR Y
REPORTAR LA INFORMANCION.
PROCEDIMIENTOS
DOUCMENTADOS PARA
PREPARAR, CONCENTRAR Y
EXISTEN LOS MISMOS RIESGOS
DE INCUMPLIMIENTO
SEÑALANDOS EN EL PUNTO
ANTERIOR Nº13.
USAR DATOS ERRONEOS EN
EL CALCULO DE LOS
IMPUESTOS .

15.- LA INFORMACION PARA
DETERMINAR BASES DE
IMPUESTOS DERIVADAS DE LAS
ACTIVIDADES DE NOMINAS
DEBEN PRODUCIRCE CON
EXCATITUD Y EN FORMA
OPORTUNA.
REPORTAR LA INFORMANCION .
CATALOGO DE CUENTAS, PAGAR MULTAS Y RECARGOS.
INSTRUCTIVO PARA SU MANEJO. PAGAR IMPUESTOS CON
POLITICAS POR ESCRITO EXCESO
RELATIVAS A LA
DOCUMENTACION FISCAL.
REVISION DE LAS
TRANSACCIONES IMPORTANTES
OBJETIVOS DE VERIFICACION Y
EVALUACION

CUENTAS Y SALDOS
 OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Nº16 DEBEN VERIFICARSE Y MANUALES DE PROCESAMIENTO Y LOS INFORMES PREPARADOS

EVALUARSE EN FORMA PERIODICA
LOS SALDOS REGISTRADOS DE
CUENTAS DE NOMINAS Y LAS
TRANSACCIONES RELATIVAS
POLITICAS, GRAFICAS DE
ORGANIZACIÓN , INFORMES Y
ACTIVIDADES QUE PUEDEN
VERIFICARSE Y EVALUARSE.
CONCILIACION DE SALDOS Y
MOVIMIENTOS INFORMADOS POR
TERCEROS.
ACTUALIZACION OPORTUNA
SOBRE LAS QUEJAS DEL PERSONAL.
PARA LA ASMINISTRACION PUEDEN
PRESENTAR INFORMACION
ERRONEA.
LAS DECISIONES IMPORTANTES
QUE PUEDE TOMAR LA
ADMINISTRACION PODRIAN
BASARSE EN INFORMACION
ERRONEA.
ERRORES E IRREGULARIDADES
EN LA SALVAGUARDA FISICA

VERIFICAION PERIODICA DE LOS

REGISTROS DE NOMINAS.
COMPARACION DE LOS IMPORTES
CONTALIZADOS CON
TRANSACCIONES POSTERIORES O
CON IMPORTANTES
PREESTABLECIDOS.

VERIFICACION PERIODICA DE LOS

SALDOS EN LIBROS MEDIANTE
CONFIRMACIONESCON EL PERSONAL.
OBJETIVOS DE SALVAGUARDA
FISICA

ACCESO
A
REGISTROS
 OBJETIVOS DE SALVAGUARDIA FÍSICA

Nº17 EL ACCESO A LOS CAJAS FUERTES, GABINETES LOS ARCHIVOS Y REGISTROS

REGISTROS DE PERSONAL CERRADOS CON PUEDEN DESTRUIRSE O
NOMINAS, FORMAS Y LLAVE,BIBLIOTECA SEGURA DE PERDERSE.
DOCUMENTOS IMPORTANTES Y CINTAS ARCHIVOS DE
LUGARES DE PROCESO DEBE COMPUTADORA ASI COMO LOS ARCHIVOS Y REGISTROS
PERMITIRSE UNICAMENTE DE PROGRAMAS Y OTRA PODRIAN SER UTILIZADOS EN
ACUERDO CON POLITICAS DOCUMENTACION RELATIVA. FORMA INDEBIDA.
ESTABLECIDAS POR LA SEGUROS Y FIANZAS DE
ADMINISTRACION. FIDELIDAD. LOS PROGRAMAS DE
ARCHIVO DE FIRMAS DEL COMPUTADORA PODRIAN SER
PERSONAL AUTORIZADO ALTERADOS POR PERSNOAL
NO AUTORIZADO.

SEGREGACION DE
RESPOSABILIDADES Y
RESTRICCIONES AL ACCESO DE
LAS FUNCIONES DE
ADMINISTRACION DE PERONAL
CON FUNCIONES.