SEGUNDO HEMISEMESTRE

SEGUNDO TRABAJO

1. Indique los datos de la empresa que seleccionó para elaborar este trabajo (deben ser
los mismos del primer trabajo, porque el segundo debe ser desarrollado con la
información de la misma empresa).

• Denominación (razón social):

CARVAJAL GAIBOR ABOGADOS&CONSULTORES

ACTIVIDADES DE ASESORIA Y REPRESENTACION LEGAL
12 de Octubre N24 – 831 y Colón, Edf. Artigas 10, Primer Piso, Teléfonos: 2 558 630
Quito – Ecuador
Misión
Brindar servicios jurídicos personalizados, eficientes, eficaces, y oportunos que
permitan ofrecer la mejor solución profesional a las necesidades legales y
constitucionales de nuestros clientes.

Visión
Ser la firma de abogados más prestigiosa del país y extendernos a lo largo del mundo,
manteniendo siempre la confianza depositada de nuestros clientes.

Valores
Honestidad, profesionalismo, trabajo en equipo, confidencialidad, dedicación,
responsabilidad, cumplimiento.

Gerente: Dr. Jorge Hugo Carvajal Gaibor

2. Exponga un breve resumen de la situación presente de la empresa, que obtuvo como

resultado de su primer trabajo.

El Estudio Jurídico CARVAJAL GAIBOR ABOGADOS&CONSULTORES, tiene una

estructura organizativa piramidal funcional, con un número total de 54 empleados, los
cuales están organizados por departamentos por sus diversas funciones en el área
tributaria, civil, laboral, legal e inmobiliaria. El Estudio Jurídico está liderado por el
presidente (Dr. Jorge Hugo Carvajal Gaibor) y la junta de Accionistas quienes han
delegado a un gerente y a un Director Jurídico. La gerencia y la Dirección Jurídica se
encargan de controlar las unidades jurídicas, el departamento de Contabilidad y el de
Recursos Humanos.

Sin embargo, la falta la implementación de procesos hace que muchas de sus actividades,
funciones, y acciones no tengan la suficiente eficiencia o productividad, por lo cual
actualmente están en búsqueda y asesoría de personas que implementen procesos.
3. Con la información obtenida favor formular un diagnóstico en el Diseño y
Mejoramiento de Procesos debe realizar las siguientes actividades (tomando como
referencia los ejemplos e información que tiene en la unidad didáctica):

• Seleccionar de los procesos agregadores de valor aquel (uno) proceso que tenga mayor
relación con el cliente

Inicio

S Análisis del
proyecto de
convenio de pago

Elaboración del
proyecto de
convenio de
pago

Revisión del proyecto

de convenio de pago
MEJORAR
SI
¿Está
todo
bien?
NO

S Citación al deudor
para firma

Firma y sello de
Gerencia SIMPLIFICAR
REDUCIR
S Legalización de
firmas

S Adhesión de
timbres

S Notificación del Archivo de

documen
convenio de pago tos

Fin
 • Elaboración del Diagrama de Flujo de las actividades del proceso elegido (hasta nivel de actividades) de la situación
actual encontrada en la organización.

MACROPROCESO: NOTARIADO
PROCESO: Documentos privados con legalización de firma.
SUBPROCESO: Asesoría Jurídica
Procedimiento: Documentos privados con legalización de firma.
DIRECCIÓN DE
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA GERENCIA ASESORÍA JURÍDICA

ASISTENTE DIRECTOR / ASESOR JURÍDICA ASESORES

ASISTENTE

Inicio Revisión del proyecto

de convenio de pago
S Citación al deudor
S Solicitud de S Análisis del Elaboración del para firma
proyecto de SI
proyecto de proyecto de
convenio de ¿Está
convenio de pago. convenio de pago
pago todo
bien?

NO

S Notificación del
convenio de pago S Anota S Lo devuelve se va
observaciones al paso 2.

Archivo de
documen
tos
S Adhesión de S Legalización de Firma y sello de
timbres firmas Gerencia

Fin
• Elaborar la Matriz de Análisis de Valor Agregado actual del proceso elegido por
actividad.

MACROPROCESO: NOTARIADO
PROCESO: Documentos privados con legalización de firma.
SUBPROCESO: Asesoría Jurídica
N◦ V.A.C V.A.E P E M I A ACTIVIDADES TIEMPO
Solicitud de proyecto de convenio
1 x de pago. 30
Análisis del proyecto de
2 X convenio de pago 90
Elaboración del proyecto de
3 X convenio de pago 100
Revisión del proyecto de
4 x convenio de pago 30
5 x Anota observaciones 15
7 x Lo devuelve se va al paso 2. 60
8 x Citación al deudor para firma 20
9 x Firma y sello de Gerencia 35
10 x Legalización de firmas 50
11 X Adhesión de timbres 10
12 x Notificación del convenio de pago 15
13 x Archivo de documentos 20

TIEMPO TOTALES 475

SITUACION ACTUAL
COMPOSICION DE ACTIVIDADES
N. TIEMPO %
V.A.C Valor Agregado Cliente 4 115 24,2
V.A.E Valor Agregado Empresa 3 135 28,4
P Preparación 1 100 21,1
E Espera 1 30 6,3
M Movimiento 2 75 15,8
I Inspección 0 0 0,0
A Archivo 1 20 4,2
T.T TIEMPO TOTAL 475 100
T.V.A TIEMPO VALOR AGREGADO 250
I.V.A INDICE VALOR AGREGADO = 52.63%
 • Realizar el análisis y el proyecto de mejora a través de la elaboración del Diagrama de Flujo de las actividades del
proceso elegido (hasta nivel de actividades) de la situación propuesta mejorada.

MACROPROCESO: NOTARIADO
PROCESO: Documentos privados con legalización de firma.
SUBPROCESO: Asesoría Jurídica
Procedimiento: Documentos privados con legalización de firma.
DIRECCIÓN DE
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA GERENCIA ASESORÍA JURÍDICA

ASISTENTE DIRECTOR / ASESOR JURÍDICA ASESORES

ASISTENTE

Inicio Revisión del proyecto

de convenio de pago
S Citación al deudor
S Solicitud de S Análisis del Elaboración del para firma
proyecto de SI
proyecto de proyecto de
convenio de pago. convenio de ¿Está
convenio de pago todo
pago
bien?

NO

S Notificación del
convenio de pago S Anota
observaciones

Archivo de
documen
tos
S Legalización de firmas Firma y sello de
y adhesión de timbres Gerencia

Fin
 • Elaborar la Matriz de Análisis de Valor Agregado “Mejorada” del proceso
analizado hasta el nivel de actividad

MACROPROCESO: NOTARIADO
PROCESO: Documentos privados con legalización de firma.
SUBPROCESO: Asesoría Jurídica
N◦ V.A.C V.A.E P E M I A ACTIVIDADES TIEMPO
Solicitud de proyecto de convenio
x 20
1 de pago.
Análisis del proyecto de
35
2 X convenio de pago
Elaboración del proyecto de
25
3 X convenio de pago
Revisión del proyecto de
5
4 x convenio de pago
5 x Citación al deudor para firma 25
6 x Firma y sello de Gerencia 15
Legalización de firmas y adhesión
20
7 x de timbres
8 x Notificación del convenio de pago 20
9 x Archivo de documentos 5

TIEMPO TOTALES 170

SITUACION ACTUAL
COMPOSICION DE ACTIVIDADES
N. TIEMPO %
V.A.C Valor Agregado Cliente 3 65 12,5
V.A.E Valor Agregado Empresa 3 70 13,5
P Preparación 1 25 4,8
E Espera 1 5 1,0
M Movimiento 0 0 0,0
I Inspección 0 0 0,0
A Archivo 1 5 1,0
T.T TIEMPO TOTAL 170 100
T.V.A TIEMPO VALOR AGREGADO 135
I.V.A INDICE VALOR AGREGADO = 79.41%
4. Análisis e interpretación del mejoramiento de los procesos.

La empresa de estudio Jurídico CARVAJAL GAIBOR ABOGADOS&CONSULTORES,

comprometido con su misión de brindar servicios jurídicos personalizados, eficientes,
eficaces, y oportunos que permitan ofrecer la mejor solución profesional a las necesidades
legales y constitucionales de nuestros clientes, proyecta reformas e implementación de
procesos buscando siempre la mejora continua para brindar el mejor servicio de
asesoramiento jurídico sobre los documentos privados con legalización de firma, el cual en el
primer análisis de valor agregado se obtuvo el 52%, lo cual fue necesario realizar una nueva
valoración para optimizar el tiempo y las actividades para que el proceso sea más efectiva, el
mismo refleja 79.41% de índice de valor agregado lo cual significa un situación actual
mejorada para que el servicio de asesoría jurídica sea rápida, oportuno y eficaz.