ACTIVIDAD

Construcción de un dialogo propositivo dentro de un entorno empresarial imaginario sobre la sistematización de una
empresa.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
En esta actividad, el estudiante comprenderá el concepto de sistematización y sus características, para ello es importante
que:
1.) Realice la lectura del material de apoyo adjunto.
2.) Adopción del rol asignado.

Una vez identificados los conceptos, realice las siguientes actividades:

Con la situación hipotética presentada, el estudiante en su rol de asesor en sistemas de información presentara al gerente
de una empresa su propuesta para sistematizar la compañía entablando una conversación personalizada y
respondiendo a todas las inquietudes de su cliente potencial. Plasmar en un documento la representación del dialogo
entre el gerente y el Estudiante en su rol de asesor.

SITUACION DE LA EMPRESA*
Comercializadora Santander Ltda. Es una empresa de tradición familiar, fabrica y comercializa harina de trigo, durante los
últimos 20 años siempre manejaron los negocios de la mejor manera, vieron la oportunidad de ingresar sus productos a
las grandes superficies o almacenes de cadena y a exportar su producto estrella “pastas la mejor”. Estas dos nuevas
opciones de venta le han generado ingresos millonarios a la empresa, pero a su vez en el último informe que realizo uno
de los hermanos con los reportes de su cuaderno de anotaciones dice que:

1. Una de las plantas fundió sus motores por falta de mantenimiento, ya que el primo que les hacia esa labor lleva
enfermó de covid 10 días y no había quien lo reemplazara; fue necesario alquilar las máquinas de la competencia para
cumplir con los pedidos y se encareció el producto.
2. A una de las sobrinas que es quien hace la nómina no le avisaron como siempre lo hacen por el WhatsApp de la
enfermedad del primo y le pago el sueldo sin la novedad que el primo estaba incapacitado.
3. El gerente sospecha que las devoluciones que le hacen a la empresa con mayor frecuencia pueden ser porque la
harina está saliendo húmeda y se descompone con facilidad, pero no está muy seguro porque también sospecha que
puede ser por el desaseo de los camiones que la transportan, sin embargo, también tiene la duda que puede ser por
las maquinas que alquilaron que sacan la harina en descomposición; no está muy seguro de cuál es la razón de las
devoluciones.
4. La madre del gerente opina que, según la experiencia de ella, la harina se está dañando antes de tiempo porque el
agua de los tanques que la humedecen está saliendo de mal olor, no está segura porque según su nuera la culpa la
tiene el encargado de la bodega que hace mucho tiempo no les hace aseo a las bodegas.
5. Según la esposa del gerente, la culpa de las devoluciones la tienen las mercaderistas que fueron contratadas por su
hijo de 18 años y que en su mayoría son compañeras de la universidad, porque no pueden trabajar ni sábados ni
domingos ya que todas trabajan como modelos los fines de semana.
6. Al gerente se le hace muy extraña esta situación porque dice que toda la vida lo ha manejado así y nunca ha tenido
inconvenientes.

RESUMEN DE LA EMPRESA:
Es una comercializadora de harina de trigo, fundada por un núcleo familiar que lleva más de 20 años de
funcionamiento; les prestan servicios a varios almacenes de cadena y exportan su producto estrella “pasta la mejor”

FIN
NOTA 1: El estudiante deberá asumir el rol de asesor, o consultor o contador con visión empresarial experto en sistemas
de información, y iniciará una conversación con el gerente de la que depende que sea contratado por una suma de dinero
muy interesante, por lo tanto, deberá convencer con argumentos al gerente de que es la mejor opción para solucionar los
problemas de su empresa.
NOTA 2: Es lunes y son las 8 de la mañana, el gerente lo invita a seguir a su oficina y empieza la reunión:
GERENTE: Buenos días Dr.(a) por favor siga y toma asiento.
ASESOR: Buenos días Dr., gracias
GERENTE: Dr.(a) Gracias a Dios vino, estoy muy preocupado por la situación de la compañía.
ASESOR: Aquí estoy para ayudarle a solucionar toda situación que se le este presentando en su
empresa
GERENTE: Dígame por donde quiere que empecemos Dr.(a).
ASESOR: Quiero que empecemos con una mejor organización en la
empresa, para que todo empiece a marchar bien
GERENTE: Dr.(a) Usted ya conoce la situación de la Empresa* quiero que me diga como empezaríamos a trabajar.
ASESOR: Para poder empezar bien, necesitamos un representante para que nos suministre y registre toda la
información.
ASESOR: Crear los datos de la empresa completos, incluyendo los datos de los empleados
ASESOR: Mantener informes constantes y actualizados la empresa y todos sus empleados
GERENTE: Dr.(a) me gustaría que me diera rápidamente tres soluciones para el tema de las devoluciones de los almacenes
de cadena...¡! Ayúdeme ¡
ASESOR: primero, llevar un control de calidad en toda la planta de producción.
ASESOR: segundo, transportarlas en un lugar optimo con su respectiva limpieza
ASESOR: y, por último, tener máquinas de buena calidad y con su respectivo mantenimiento para que los productos no
salgan con algún defecto.

GERENTE: Dr.(a) como ve las de mi esposa, usted que opina, yo creo que es por celos que ella dice eso.
ASESOR: no sé, lo que si le puedo garantizar es que con las soluciones que vamos a manejar todo mejorara
en su empresa.
GERENTE: No sé si echar a mi sobrina por lo que hizo, usted que me aconseja Dr.(a)
ASESOR: no es necesario, para eso crearemos un sistema de información para tener un
control adecuado de toda novedad que se presente con sus empleados, y evitar el
inconveniente que tuvo su sobrina por faltas de información.

GERENTE: Bueno Dr. (a) hágame una propuesta: que es lo que tengo que hacer, en cuanto tiempo voy a ver los resultados,
cuanto me puede costar y usted cuanto me cobra

ASESOR: Crearemos 3 tipos de sistemas de información para que su empresa marche con éxito

1. Generar un sistema de información para que nos indique cada cuanto se le debe hacer mantenimiento a los
moteres de las maquinas en producción y así evitaremos problemas futuros por daño de los mismos.

2. Generar un sistema de información para llevar el control de cada cuanto se le debe hacer mantenimiento a las
platas de tratamiento de agua y toda planta de producción que tenga contacto directo con el producto, así
llevaremos un control de calidad y limpieza antes que el producto pueda salir de la empresa.

3. Generar un sistema de información sobre cada novedad de los empleados, permisos remunerados o no
remunerados, he incapacidades, así llevaremos un control exacto de toda novedad que se presente con cada
empleado para evitar pagos excesivos en la nómina.

ASESOR: créame que usted con esta implementación de sistemas de información en su empresa, al mes
siguiente ya se empezará a ver resultados en su organización, no se arrepentirá.
ASESOR: esto le podría costar normalmente 2.500.000, pero yo seguro de brindarle mi mejor conocimiento
acerca de manejos de información y teniendo en cuenta todo lo que este problema le esta causado a su
empresa, se lo implementaría por 2.300.000 dejándole la mejor implantación para su organización.