Cómo Escribir un Correo Formal Excelente

1. ¿Qué es un Email Formal?

Los emails formales normalmente son enviados a alguien que no conoces bien o que está en
una posición de autoridad; por ejemplo, profesores, personas públicas, compañías o personas
con las que quieras hacer negocios.
Email Casual vs Email Formal: ¿Cuál es la Diferencia?
Los emails casuales normalmente están dirigidos a personas que conoces bien o les tienes
confianza, como amigos o parientes. Al escribir un email casual no tienes que preocuparte
tanto sobre la estructura y el tono. De hecho, parte de lo que caracteriza a un email formal de
uno casual, es el tipo de escritura.
La estructura de un email formal es definida, empezando por el saludo, apertura, cuerpo y
firma. Otra de los factores que los diferencia, es el tipo de lenguaje que se usa en cada uno.
Al escribir un email formal en español, evita usar abreviaciones, contracciones, gentilicios,
emoticones y cualquier otra terminología informal.
El tono en un email formal, también es diferente. Muchas veces los correos informales no usan oraciones completas o no
tienen gramática apropiada, sin embargo, un email formal debe de tenerlo.
Aquí hay un ejemplo de lenguaje formal en un email:
Esta reunión está programada para el 5 de diciembre a las 9:30 a.m. Todos los estudiantes deben asistir a dicha reunión.
Necesitarán los avances de su proyecto.
Ahora compáralo con este mail informal:
Reunión requerida—5 de diciembre, 9:30 am. Se necesitan los avances. Nos vemos :)
Ambos correos contienen la misma información, pero el tono es lo que los diferencia. El primero es un email formal y el
segundo informal.
2. Escribir un Email Formal
Mientras que un correo informal puede ser enviado rápidamente, escribir un email formal en español normalmente requiere
más tiempo y reflexión ya que se necesitan considerar varios elementos. Teniendo eso en mente, echemos un vistazo a las
características que conforman un email formal:
Asunto
El asunto es lo que lo primero que verá el lector en su bandeja de entrada. Si el asunto tiene información errónea o
incompleta, puede que nunca lo abran o incluso ser direccionado a la carpeta de no deseados. Entre más formal sea el email,
más detallado debe ser el asunto.
Aunque sea detallado, debes cuidar que tu asunto no sea muy largo.
Aquí hay un ejemplo de un asunto formal: Reunión de Estudiantes Obligatoria: 5 de Marzo, 9:30 a.m.
Ahora comparala con este asunto informal: Próxima Reunión.
Nota que el primero de los casos es informativo y en el segundo apenas se toca el tema.
Saludo.
El saludo está directamente enfocado a la persona que se envía el correo y siempre es usada en emails formales. Aquí hay
algunos ejemplos de saludos formales e informales:
Si estás enviando el email a un grupo, saluda a todo el grupo. Aquí hay un ejemplo:
Estimados Estudiantes,
Si tienes el nombre de la persona, es apropiado usar el nombre y algún título que la persona posea, por ejemplo:
Estimado Licenciado Ramón,
Siempre debes tratar de conseguir el nombre de la persona a quien te diriges, pero en caso de que no lo consiguieras, como
último recurso, te puedes dirigir usando el título de la persona.
Aquí hay un ejemplo de saludo formal sin nombre:
Estimado profesor de Tecnología e Informática.
En situaciones extrañas donde no sabes el nombre de la persona o el título, está bien usar este tipo de saludo:
A quien corresponda,
A continuación, podrás comparar diferentes tipos de saludos para situaciones informales:
Saludo Informal para un Grupo: ¡Hola a todos!
Saludo Informal para un individuo: Hola Mariana,
Como puedes ver, los saludos formales para encabezar mail son muy diferentes.
Introducción
En la apertura de un email formal, es necesario hacer una breve introducción de quién manda el mail, te tienes que presentar a
ti mismo. Por el contrario, los correos informales son enviados a alguien que ya conoces y no es necesario presentarte.
Aquí hay un ejemplo de una apertura de un correo formal:
Mi nombre es David Ramón. Soy estudiante de décimo grado de la Institución Educativa Técnica Comercial José Eustasio
Rivera.
Cuerpo
En el cuerpo de un email formal, normalmente se menciona el propósito del mismo. Por el contrario en un email informal, no
es necesario hacerlo.
El cuerpo del mensaje de un mail formal debe contener información detallada expresada de manera clara y concisa. Recuerda
que el remitente no está familiarizado contigo ni con el tema que van a tratar y es importante que todo quede lo más claro
posible para que no haya lugar a malinterpretaciones.
Cierre
Por último pero no menos importante, está el cierre del mensaje. El cierre es la última impresión con la que se quedará tu
destinatario. En esta sección debes aclarar quién eres e incluir información tal como tu nombre completo, si cuentas con algún
título e información de contacto (en caso de que sea apropiado).
En contraste, el cierre de un email informal puede ser extremadamente casual. En algunos casos, cuando conoces muy bien al
destinatario, puedes omitir el cierre del correo.
La manera más común de empezar el cierre de tu email, es usando la palabra “Atentamente”.
Es una forma muy fácil de terminar tu mensaje
Aquí hay un ejemplo de un cierre de email formal:
Atentamente,
David Ramon A,
Estudiante grado décimo (1001)
Institución Educativa Técnica Comercial José Eustasio Rivera
davidramon@coljer.edu.co
3. Formato y Estructura de un Email Formal
Normalmente no te tienes que preocuparte tanto por la estructura en un correo informal, pero en el caso de los formales,
tienes que prestar especial atención al formato y estructura. Por más breve que sea, un email formal debe contener los
siguientes elementos:
Asunto: Tiene que ser específico y conciso. Muchos expertos están de acuerdo en que el asunto ideal es de seis a diez
palabras, máximo.
Saludo: Dirígete al destinatario por su nombre, si es posible. Usa honoríficos, cuando sea apropiado. Por ejemplo, Estimado
Licenciado Ramírez, no Hola.
Cuerpo: Esta sección explica el tema principal del email. En un email formal, usa gramática apropiada y oraciones
completas.
Firma: El cierre debe ser formal. Usa tu nombre y apellido. Si estás escribiendo un email a nombre de una organización y
conoces el título de la persona a la que les estás enviando el correo, úsalo.
Otra característica importante del formato de los email formales, es la elección adecuada del tipo de fuente. Aunque muchas
plataformas de correo modernas te permiten usar muchas fuentes diferentes, es mejor apegarse a fuentes comunes como
Verdana, Calibri, Time New Roman o Georgia. Helvetica y Arial son fuentes sans-serif comunes que también puedes usar.
Evita usar fuentes modernas como Comic Sans, Bradley Hand, o Brush Script. Recuerda que si escoges una fuente inusual,
puede que algunas plataformas de correo electrónico no la lean.
También procura usar solo una o dos fuentes. Usar muchas tipografías puede hacer que tu correo se vea muy casual e incluso
hacerlo poco legible.
4. Enviar un Correo Electrónico Formal
Una vez escrito y después de cuidar el formato, tu correo está casi listo para ser enviado; pero antes debes de revisarlo
cuidadosamente. Busca:
Errores de deletreo
Errores en un nombre
Error tipográfico
Errores gramaticales
Cada párrafo separado por doble línea e inicia siempre con Mayúscula
Los nombres propios siempre se escriben inicial con Mayúscula
Recuerda que, un email lleno de errores causa mala impresión.
También, presta atención a la dirección de correo que estás usando si quieres que sea tomado en serio. Muchos creamos
cuentas que no son las más apropiadas para entablar comunicación formal. Lo ideal es que generes un email específico para
tratar temas formales. Te dará más seriedad.
Aquí hay algunos ejemplos de direcciones de correo apropiadas e inapropiadas:
Email Inapropiado #1 Amante-de-Gatitos100%@ejemplo.com
Usa este tipo de dirección para enviar correos casuales a familiares y amigos
Email Apropiado #2 Franciscolopez@ejemplo.com
Esta dirección de correo puede ser usada para correos profesionales y formales.
5. Conclusión
Puedes no tener mucha experiencia en cuanto escribir correos, pero si necesitas escribir uno, es importante hacerlo de la
manera correcta. Escribir un correo formal no es tan difícil cuando conoces los pasos a seguir.
Un correo formal es diferente de uno informal. Tiene una estructura, formato, y tonos apropiados que debes usar.
Ahora que se ha explicado lo que necesitas saber acerca de correos formales, estás listo para escribirlo, darle formato y
enviarlo. ¡Buena Suerte!
https://youtu.be/itxMfIl38SU
Actividad: Responde en tu cuaderno
1. ¿Qué es un Email Formal?
2. Ejemplo de diferencias entre correo formal y correo informal.
3. Cuáles son las características del correo formal
4. Nombre y explique cada uno de los elementos del correo electrónico formal
5. Que se debe tener en cuenta al enviar un correo electrónico
6. ¿Qué se debe evitar al escribir un correo electrónico?
7. Elabore un ejemplo de email enviado a unos de sus docentes, en el que le manifieste sus inquietudes o
agradecimientos por orientarle dicha asignatura.