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Pensemos en una situación imaginaria en la que sólo fuera posible comunicarse vía
correo postal y recibir respuesta a una carta tomaría, como tiempo mínimo, 15 días.
Podemos apostar que cualquiera pensaría más de dos veces lo que escribe, porque un
error de comunicación costaría por lo menos 30 días de angustia para intentar
corregirlo. Si bien es cierto que el email nos ha salvado de un escenario así, también hay
que tomar muy en serio las reglas de etiqueta al escribir en este medio tan inmediato de
comunicación, al menos si deseamos obtener algo a cambio de nuestro acto de
comunicación. Por eso aquí te presentamos 10 reglas esenciales de etiqueta para
escribir un email.
1. No usar mayúsculas
2. Sé concreto
Mide el nivel de respeto de la persona a quien escribes para elegir el tipo de saludo que
debes emplear. Siempre inicia con un saludo sencillo y puedes ir aumentando
gradualmente el respeto si amplías el saludo con el nombre, apellido o título que ostenta
el destinatario.
Hay que recordar que el correo electrónico tiene partes básicas: título, saludo, cuerpo y
firma. Todas las partes son importantes, pero la que llega primero al destinatario y
podría determinar que el email sea o no sea leído por completo, es el título. Utiliza la
menor cantidad de palabras posible que resuma el contenido de todo el correo. Es una
atención muy bien recibida que desde el título ofrezcas información suficiente para que
el otro pueda detectar el nivel de importancia que tiene tu mensaje y decida si lo lee de
inmediato o puede esperar a un mejor momento.
5. No reenvíes innecesariamente
9. La firma oficial
10. No diseño
No hablamos de una regla estética, sino práctica, los diseños añadidos al texto de tus
correos electrónicos (gif animados, gráficos en formato HTML) pueden provocar que
alguno de tus destinatarios no pueda leer el correo, ya que no todos pueden acceder a
mensajes codificados con HTML.