FORMATO Y ESTRUCTURA DE UN EMAIL FORMAL

Por más breve que sea, un email formal debe contener los siguientes elementos:

ASUNTO: Tiene que ser específico y conciso. En muchos casos se dice el asunto ideal es
de seis a diez palabras, como máximo.

SALUDO: En el saludo se escribe el nombre de la persona a quien va dirigido, esto hará

que el destinatario se sienta más interesado, ya que el correo va personalizado.
Termina esta frase con un signo de coma, Por ejemplo, Buenos días Lic. Santiago,
Estimado Licenciado Ramírez. Posteriormente sigue con una “pregunta que rompa el
hielo” y haga sentir a la otra persona que te interesa su estado. Puedes seguir con una
frase como: ¿Cómo estás?, Espero te encuentres bien, Antes que nada, te deseo felices
fiestas, etc.

CUERPO: Esta sección explica el tema principal del email. En un email formal, usa
palabras apropiada y oraciones completas. Generalmente se recomienda que en un
siguiente párrafo escribe no más de cinco renglones sobre el tema en concreto, el
asunto por el cual lo estás contactando.

FIRMA: El cierre debe ser formal. Termina con una frase que marque la acción que te
interesa que suceda con este correo. Por ejemplo, Gracias por tu atención, quedo en
espera de tu respuesta, “En espera de una respuesta favorable, sigo a tus órdenes,
Espero consideres mi petición, seguimos en contacto. Después de la despedida escribe
Saludos, y tu nombre completo.

Si trabajas en una organización es conveniente que elabores una firma. La mayoría de

los correos te permite personalizarla. En la firma puedes incluir el nombre y/o logo de
la empresa, tu nombre completo, tu puesto, correo electrónico y teléfono. En caso de
contar con otros medios de comunicación como Skype o redes sociales, agrega tu
usuario.

TIPS A TENER EN CUENTA!!

REDACCIÓN: Escribe de manera formal. Dependiendo a quien estés enviando el correo
y la confianza o cercanía que tengas con la persona, decidí si hablarle de “vos” o
“usted”. Cuida la ortografía. Evita escribir todo el correo o parte de él en mayúsculas.
Es preferible escribir con minúsculas y poner mayúsculas sólo donde sea necesario.
Independientemente de la forma con la que te dirijas, utiliza palabras formales y
serias. No escribas textos tan largos.
Dado que hoy en día la mayoría de la gente recibe un sinnúmero de correos todos los
días, a veces leerlos todos toma demasiado tiempo. Al lector le facilita mucho las cosas
un texto con un contenido detallado pero preciso, sin pasajes innecesarios. Claro está
que todo ello no debe afectar ni a la cortesía ni a la información requerida en el
mensaje.

REVISA ANTES DE ENVIAR: Es muy común que escribamos cosas que no “debían ir” o
que se nos pase alguna falta de ortografía. Revísalo antes de enviarlo. Recuerda que es
un correo formal y que no deben existir errores.

DIRECCIÓN: Los correos electrónicos tienen tres campos diferentes de dirección, que
se pueden encontrar en el encabezado del correo electrónico: A, CC y CCO.

• A: simplemente, el destinatario del correo electrónico. Incluso si incluyes a

varios receptores, puedes escribirlos en este campo sin recurrir a CC.

• CC: esta abreviación se refiere a “Con copia”, término que hace referencia a
una copia del mensaje original. Quienes que aparezcan en este campo recibirán
una copia, pero no son tratados directamente.

• CCO: la “O” adicional en el acrónimo significa “oculta” e indica que se trata de

un receptor oculto. Los destinatarios de los otros campos (A y CC) desconocen
que esa persona recibe una copia del mensaje. En este caso, tampoco se espera
respuesta de esta persona. Al usar CCO, las direcciones de correo electrónico
de los destinatarios permanecen ocultas entre sí.

RESPUESTA: así como es importante conocer como redactar un mail, también

tendremos en cuenta la respuesta que estos se merecen. La mayoría de los programas
y los servicios web proporcionan dos posibilidades: “responder” y “responder a todos”.
En el espacio del asunto muchas veces se inserta automáticamente “Re” o “AW” como
indicación de que se trata de una respuesta. Además, los programas añaden el
contenido original del correo como una cita en el nuevo texto y la dirección de correo
electrónico del remitente o remitentes se coloca en la barra de direcciones.

• Responder a todos: después de leer un correo electrónico grupal y antes de

“Responder a todos”, pregúntate: ¿es mi respuesta realmente interesante para
todos los destinatarios? Puedes ahorrarle trabajo innecesario a mucha gente si
te diriges tan solo a aquellos que de verdad están interesados.
• Re: “Re”, que se utiliza en latín para “un asunto relacionado”, sirve para
mostrar al destinatario que el mensaje recibido es una respuesta a otro correo
enviado por él con anterioridad. ¿Qué sucede si responde de nuevo? Aparece
 “Re: Re:” y así sucesivamente. Puedes hacer una discreta “limpieza” en la barra
del asunto si empieza a ser un poco engorroso.

El tiempo ideal para responder un correo electrónico no existe; de hecho,

normalmente no se sabe la frecuencia con la que cada persona revisa sus emails. A
veces, si la frecuencia de intercambio de emails es muy alta, da la impresión de que
hay bastante presión por responder pronto. Por eso, si necesitamos respuestas
urgentes, una llamada telefónica puede ser la mejor solución.

Pasar a la página siguiente, para encontrar ejemplos.

A continuación, compartimos un link con un video sobre algunas de las consideraciones mencionadas en este archivo.
https://www.youtube.com/watch?v=aBNRU3GSMiY

Por último, como ejemplo, les compartimos un mail enviado entre las docentes del curso.