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¿CÓMO SE ENVÍA UN CORREO ELECTRÓNICO?

Hoy tenemos que practicar, cómo se debe enviar un correo electrónico.

Bien, primero les doy algunos consejos para escribir un correo electrónico:

1. Asegúrate de que es necesario enviar un correo electrónico

Como la mayoría de los consejos de esta sección, este parece evidente. Pero a veces nos olvidamos de
las cosas más obvias.

Hágase esta pregunta: “¿Existe una forma más rápida o más efectiva de lidiar con esta situación?”
Muchas personas reciben docenas e incluso cientos de correos electrónicos todos los días. Por lo
tanto, debe asegurarse de que su correo electrónico sea la forma más rápida, clara y eficiente de
comunicarse en su situación.

Por ejemplo, si le escribes a un compañero de trabajo o a un amigo que ves con frecuencia, podría ser mejor hablar con ellos en

persona, enviarles un mensaje de texto o llamarlos.

Si decide que un correo electrónico es la mejor opción, lea los siguientes consejos antes de hacer
clic en "Enviar".

2. Use direcciones separadas para sus correos electrónicos personales y profesionales

Este consejo no es para todos, pero si puede aplicarlo, puede ser muy útil.

Para muchos trabajos, recibirá una dirección de correo electrónico comercial que debe usar. Si ese es el caso, entonces el
problema ya está resuelto. Use el correo electrónico comercial para su trabajo y el correo electrónico personal para su
negocio.

Con una dirección comercial, puede hacer que sus mensajes se vean más profesionales, lo cual es una ventaja
si está escribiendo un mensaje formal, pero no si se está comunicando con un amigo. Por esta razón, es una
buena idea tener dos direcciones de correo electrónico.

Además, con cuentas separadas, puedes equilibrar mejor tu vida personal y profesional.

3. Sea claro, breve y cortés

Como dije antes, la gente recibe muchos correos electrónicos todos los días. Si su mensaje es confuso, demasiado
largo o tiene un tono agresivo, es posible que el destinatario no responda de inmediato. Incluso puede olvidarse de
responder o eliminar el correo electrónico.
Eso significa que tienes que hacerte entender rápidamente, pero no de forma grosera.

Imagina que un correo electrónico es como un ensayo (solo que mucho más corto) y probablemente
obtendrás buenos resultados. En un ensayo, tienes que hacer una introducción, explicar los puntos y concluir
el tema.

A decir verdad, esta parte me da algunos problemas. No soy grosero, pero tengo problemas con la "brevedad".
Entonces, cuando escribo un correo electrónico, lo reviso y borro alrededor del 20% del contenido, ya que
puede no ser necesario.

4. No escribas cuando estés enojado.

Cuando esté frustrado o enojado, puede tener la tentación de escribir un correo electrónico. Pero no vale la pena.

Si estás enojado, espera hasta que te hayas calmado para escribir. Es mejor esperar un tiempo que
perder un trabajo o destruir una amistad porque dijiste algo estúpido por enojo.

5. Usa oraciones cortas

Al igual que el consejo n.º 3, este es un punto con el que tengo problemas. Me gusta escribir oraciones largas y
complejas, pero a menudo confundo al lector. Y ese es especialmente el caso cuando el lector no es un hablante
nativo de inglés.

Enseño inglés en Costa Rica y he notado que el español tiende a tener oraciones muy
largas con muchas comas. Eso es bastante confuso, especialmente cuando las ideas se
traducen al inglés.

Por lo tanto, te aconsejo que escribas oraciones cortas. No es de mal gusto escribir oraciones cortas y
claras en inglés. De hecho, algunos autores como Ernest Hemingway son famosos por hacerlo.

Si tiene buenas habilidades de escritura, puede usar oraciones más largas y complejas. Pero, si ese fuera el
caso, ¡es posible que ni siquiera necesite estos consejos!

6. No reenvíes ni respondas a todo el mundo

La opción "Adelante" puede ser una bendición o una maldición. Su ventaja es que te permite comunicar
información rápidamente. Sin embargo, si no lo usa correctamente, puede ser una molestia para el
destinatario (lo mismo ocurre con la opción "Responder a todos").
Si tiene que reenviar un correo electrónico, revise cuidadosamente la información. En algunos casos, puede
haber información personal, confidencial o simplemente innecesaria. Si ese es el caso, quite esas partes.

Además, algunos programas filtran, omiten o envían correo no deseado con las palabras "Fwd". al principio.

Por otro lado, si vas a utilizar la opción “Responder a todos”, mira quién va a recibir el mensaje.
Algunas personas no necesitan ver tus mensajes y es frustrante recibir correos electrónicos que ni
siquiera te interesan.

7. Usa un corrector ortográfico

La mayoría de los programas tienen esta opción, así que utilícela antes de enviar un correo electrónico.

Si su programa no tiene un corrector ortográfico en inglés, instale una extensión de navegador

como Grammarly y utilícela cada vez que escriba algo.

Ten cuidado. Algunas personas han informado que Grammarly duplica oraciones, así que revisa tu
mensaje antes de enviarlo.

8. Presta atención a las firmas

Muchos ponen firmas "divertidas" al final de sus correos electrónicos que a menudo incluyen información de contacto
(direcciones de correo electrónico o números de teléfono). Esta información puede ser útil. Pero, si va a reenviar sus
correos electrónicos (consulte el consejo n.º 5), su información de contacto puede llegar a personas que no conoce e
incluso a personas no deseadas.
Además, si te comunicas mucho con alguien por correo electrónico, la cadena de mensajes puede ser
demasiado larga si siempre incluyes tu firma. Así que considere no incluir su firma en algunos mensajes.

Si aún desea escribir una firma, manténgala simple y no incluya ninguna información
personal.

9. Si es posible, haga que un hablante nativo revise su mensaje

Si conoce a hablantes nativos de inglés o tiene amigos que hablan el idioma con fluidez, pídales que revisen su
mensaje antes de enviarlo. Este consejo se aplica especialmente a los correos electrónicos importantes.

Si está tomando clases de inglés, incluso puede pedirle al maestro que lo revise. ¡Solo sé cortés y di
"Por favor"!

10. Lee tu propio mensaje antes de enviarlo

No siempre es posible encontrar un hablante nativo de inglés para revisar su mensaje. En esos casos, es
una buena idea leerlo usted mismo.
Intenta leer el texto en voz alta. En primer lugar, esto ayudará a mejorar su pronunciación y, en segundo lugar,
verá y escuchará errores gramaticales.
Al revisar tu mensaje, también verás cómo “fluye” el texto. Si es demasiado largo o difícil de
leer en voz alta, es posible que deba modificar el mensaje para que sea más breve y claro.

11. Verifique las direcciones de correo electrónico de todos los destinatarios

Como dije antes, vivo en Costa Rica, y muchas personas allí suelen compartir el mismo apellido. Es
básicamente como "Smith" o "Johnson" en los Estados Unidos, pero 10 veces peor.
Incluso he tenido varios estudiantes que comparten el mismo nombre y apellido, lo que me ha llevado a cometer el error de
enviar correos electrónicos a las personas equivocadas.
Así que asegúrese de verificar las direcciones de los destinatarios antes de enviar el mensaje. Consejos para
escribir correos electrónicos bien estructurados en inglés
Después de seguir los consejos generales de la sección anterior, ahora puede escribir su
mensaje. Pero, ¿cómo lo haces?
Existe un tipo de estructura que es adecuada para correos electrónicos en inglés y que puedes encontrar en los
siguientes consejos.

12. Usa el campo de asunto

Es increíble cuántas personas no lo hacen. Sea específico en el campo del tema.

Por ejemplo, no escriba simplemente "Pregunta". Sea específico y escriba algo como: "Pregunta sobre la
hora de la reunión del viernes". De esa forma, el destinatario sabrá inmediatamente de qué se trata tu
mensaje, incluso antes de abrirlo.

13. Comienza con un saludo adecuado

Lo más cortés es empezar con algún tipo de saludo. Si conoces bien a la persona y es un
mensaje informal, simplemente puedes escribir: "Hola [nombre]".
En lugar de "Hola", puedes escribir "Hola" o "Hola", para sonar un poco más formal.
Si no sabe el nombre de la otra persona (como cuando escribe al servicio de atención al cliente de
una empresa), puede escribir "A quien corresponda".
Después de los saludos, hay que añadir una coma. De acuerdo con muchos sitios (como Business
Writing), debe colocar una coma después del saludo en mensajes personales y dos puntos después
del saludo en mensajes formales o comerciales.
Sin embargo, la coma siempre es apropiada.
14. Presta atención a la puntuación

Comienza cada oración con una letra mayúscula. Asegúrese de poner puntos y otros signos de
puntuación al final de cada oración.
Este es un pequeño detalle que puede ayudarte a causar una buena impresión.

15. Piensa dónde incluir la “charla”

Si conoce al destinatario, es una buena idea "charlar" un poco. Por ejemplo, puedes preguntarle sobre su
familia, un amigo en común o una actividad que comparte contigo. Pero, ¿dónde incluir esa charla?

Personalmente, prefiero incluirlo después de la parte "formal" del mensaje. Si voy a pedir un
favor, primero pido lo que necesito y luego incluyo la charla.
Sin embargo, esta situación puede ser diferente dependiendo de la persona o cultura. Así que haz los
ajustes necesarios si conoces bien la personalidad del destinatario.

16. Escribe con un objetivo en mente

Mientras escribe, concéntrese en el propósito del mensaje. Si desea hacer una pregunta, conviértala en el tema
principal de su correo electrónico. Si necesita un favor, explique claramente lo que necesita y cómo el
destinatario puede ayudarlo.
Imagina que eres el destinatario. ¿Entenderías inmediatamente lo que tienes que hacer
después de leer el mensaje?

17. Deja espacios entre párrafos

Si no lo hace, terminará con un enorme bloque de texto. Simplemente presione la tecla "Enter" dos veces
después de cada párrafo. Así su mensaje será más fácil de leer y menos abrumador.

18. Finaliza correctamente tu correo electrónico

Más adelante encontrarás algunos ejemplos. Debes asegurarte de que el cierre sea apropiado para el objetivo de tu
mensaje. En otras palabras, no escribas "Con amor, Ryan" si le estás enviando un mensaje de texto a tu jefe.

Del mismo modo, no escribas "Sinceramente, Ryan Sitzman" si le estás enviando un mensaje de
agradecimiento a tu abuela. ¡Y definitivamente no escribas a Ryan Sitzman si ese no es tu nombre! (¡Si ese es tu
nombre, dímelo y comenzaremos un club de Ryan Sitzmans!

Ahora, ¡pongamos en práctica todos estos consejos!

 EJEMPLO
A quien le interese,

Hace poco compré una tostadora de su empresa, pero lamentablemente parece que el
elemento calefactor no funciona correctamente.

Como referencia, el número de modelo es TOS-577 y lo compré el 1 de mayo de 2016 en Toaster

Emporium en la ciudad de Nueva York. Devolví la tostadora a la tienda, pero me dijeron que debía
comunicarme con usted porque el modelo había sido un modelo descontinuado de "caja abierta".
Debido a eso, no pudieron ofrecer un reembolso o cambio.

Puedo entender la posición del Toaster Emporium, pero la tostadora no debería haberse roto tan
pronto. Todavía está cubierto por la garantía de un año de su empresa, por lo que me gustaría
cambiar la tostadora por un modelo que funcione. Si eso no es posible, me gustaría recibir un
reembolso. Por favor, hágame saber qué pasos debo seguir para que esto suceda.

Muchas gracias por su ayuda con esta situación.

Sinceramente,

Juan Johnson

Problema:

- La empresa tiene muchos problemas en la gestión y planificación para mejorar los procesos
de trabajo y no vemos ningún aumento en el rendimiento de nuestros empleados.
¿Cómo podemos mejorar esos problemas?