MANUAL DE CONFECCION DE DOCUMENTOS FECHA

TÍTULO: 28-04-2022
CONTROLADOS DOCUMENTO:

SUBTÍTULO: CONFECCION DE DOCUMENTOS CONTROLADOS

FECHA
CÓDIGO: M-HOI-GING-002 Ver 4 28-04-2024
REVISIÓN:

CONTROL DE MODIFICACIONES
Número de Páginas del Número de Secciones
Número de Revisión Fecha de Modificación
Documento del Documento
1 9 8 18-01-2021

2 11 8 23-08-2021

3 9 8 15-10-2021

4 10
9 8 28-04-2022

DETALLE DE PARTICIPANTES
ROL NOMBRE CARGO FIRMA
Firmado digitalmente por

Cardenas, Cardenas, Jonhy

DN: cn=Cardenas, Jonhy, o=BHP
Elaborador Jonhy Cárdenas Service Leader Billiton Group Operations Pty Ltd,

Jonhy ou=MULTI-ALLOWED
Fecha: 2022.04.29 09:35:52 -
04'00'

Digitally signed by Martinez,

Lead Permits Martinez, Gonzalo GE
DN: cn=Martinez, Gonzalo GE,
Revisor Gonzalo Martinez o=BHP Billiton Group Operations
Management Gonzalo GE Pty Ltd, ou=MULTI-ALLOWED
Date: 2022.05.03 14:10:42 -04'00'

Digitally signed by Carrasco, Jorge

Lead Audits Carrasco, JB
Revisor Jorge Carrasco DN: cn=Carrasco, Jorge JB,

Management Jorge JB
o=BHP Billiton Group Operations
Pty Ltd, ou=MULTI-ALLOWED
Date: 2022.05.04 14:18:40 -04'00'

Digitally signed by
SI G&TS – Statutory Yanez, Alvaro AI
Aprobador Alvaro Yáñez Editor Version:
Compliance PDF-XChange-Pro
9.1.356.0
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MANUAL DE CONFECCION DE DOCUMENTOS

Manual
CONTROLADOS

INDICE

1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ..................................................................................................................................................... 2
3. OBJETIVO .................................................................................................................................................... 2
4. CONTENIDO................................................................................................................................................. 2
4.1. Identificar cuanto debo generar un documento ................................................................................... 3
4.1.1. Evaluación de riesgos ..................................................................................................................... 3
4.1.2. Análisis del proceso y actividades .................................................................................................. 3
4.2. Confección de los Documentos ........................................................................................................... 3
4.3. Tipos de Documentos ......................................................................................................................... 4
4.3.1. Reglamento ..................................................................................................................................... 4
4.3.2. Estándar .......................................................................................................................................... 5
4.3.3. Instructivos ...................................................................................................................................... 5
4.3.4. Política ............................................................................................................................................ 5
4.3.5. Plan ................................................................................................................................................. 6
4.3.6. Procedimiento Administrativo (gestión) ........................................................................................... 6
4.3.7. Procedimiento Operativo de Trabajo .............................................................................................. 6
4.3.8. Manual ............................................................................................................................................ 7
4.3.9. Protocolo ......................................................................................................................................... 8
4.3.10. Programa ........................................................................................................................................ 8
5. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS .................................................................................................................. 9
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................................................................................. 9
7. GLOSARIO Y TERMINOS ............................................................................................................................ 9
8. ANEXOS ..................................................................................................................................................... 10

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1. INTRODUCCIÓN

El propósito de este documento es instruir y entregar directrices a todos los empleados tanto propios
como de empresas contratistas, subcontratistas y proveedores que presten servicios a Escondida | BHP,
en cuanto a cuando se debe generar un documento y en la confección de estos.

2. ALCANCE

Este manual describe cuando debemos generar documentos controlados y el cómo se estructuran. Sin
perjuicio de la agregación de nuevos tipos de documentos a esta clasificación.

3. OBJETIVO

Este manual tiene el objetivo de describir cuando debemos generar documentos y además indicar cómo
se estructuran los documentos controlados por Escondida | BHP. Sin perjuicio de la agregación de
nuevos tipos de documentos a esta clasificación.

4. CONTENIDO

Una de las características del Sistema de Gestión, es que es un sistema dinámico apoyado en
documentación. Esto significa que se documentan los objetivos, requisitos, normas, procedimientos,
registros y otros aspectos del sistema. El sistema documental consiste básicamente en distintos tipos
de documentos, cada uno con su propio contenido y propósito. Juntos, todos estos documentos forman
la base del sistema de gestión de Escondida | BHP, los que, de ser necesario, se actualizan o mejoran
según las circunstancias.

Estos documentos están organizados en una estructura jerárquica, la cual se divide en dos
niveles básicos:

Figura 1: Jerarquía Documental.

Documento: M-HOI-GING-002 Versión No: 4 Página 2 de 10

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4.1. Identificar cuanto debo generar un documento

Acorde a nuestros procesos y evaluaciones riesgos, nos encontraremos en la necesidad de contar

con documentos controlados que apoyen la gestión y el trabajo que realizamos día a día. Por lo
anterior, se definen dos fuentes de generación de documentos.

4.1.1. Evaluación de riesgos

Todo proceso y/o actividad debe evaluar sus riesgos para lo cual todo riesgo con un RRR
≥10 debe contar con un procedimiento operativo que indique el paso a paso y los controles
asociados.

4.1.2. Análisis del proceso y actividades

Independiente de la evaluación de riesgos y sus resultados, debemos evaluar nuestros

procesos y actividades para identificar la necesidad de contar con algún tipo de documento
controlado (según su tipo) que describa la actividad, el paso a paso y que defina los
estándares esperados.

4.2. Confección de los Documentos

Al elaborar un documento, se deben considerar los siguientes criterios básicos:

a) Para cada documento, debe verificarse que los siguientes campos del encabezado (si aplica),
deben coincidir exactamente con lo indicado en la carátula del documento:

• Título
• Subtítulo
o Se debe agregar el TAG del o los equipos en caso de que se haga mención en el
documento a trabajar.
• Código
• Versión

b) Se debe garantizar siempre la legibilidad del documento, esto es, debe ser escrito en un idioma
terminología comprendida por todos los usuarios del documento.
c) La documentación debe ser impresa sin borrones, tachaduras o enmiendas.
d) Se debe tener uniformidad en la terminología y la redacción, utilizando siempre el mismo
término para el mismo concepto.
e) Para palabras muy especializadas, se deben definir en la sección correspondiente a
“TÉRMINOS Y DEFINICIONES”.
f) El tipo y tamaño de letra definido para cada documento será “Arial” y 11 respectivamente.
g) Los títulos de los capítulos y subcapítulos deben editarse en negrilla.

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h) Las tablas y figuras se deben ubicar preferiblemente en la misma página en que se

mencionan o en la siguiente, pero también pueden colocarse como anexo a juicio de quien
elabora el documento.
i) Los formatos de los diferentes tipos de documentos deberán ser solicitados al área de Control
Documental de la Gerencia de Ingeniería Integrada.

4.3. Tipos de Documentos

Los documentos que se pueden generar para la gestión de las áreas de Escondida | BHP,
podemos encontrar los siguientes:

4.3.1. Reglamento

Conjunto de reglas o normas emitidas por la autoridad o la Empresa, que se establecen,

para la estandarización de una actividad y cuyo incumplimiento implica sanciones dentro
de la organización.

a) Índice: Opcional.
b) Objetivos: Obligatorio
c) De la Aplicación: Obligatorio.
d) Sobre el Personal.
• Obligaciones y Responsabilidades: Obligatorio.
• Normas: Obligatorio.
• Comunicaciones y Coordinaciones: Obligatorio.
e) De la Compañía: Obligatorio.
f) De la estructura: Obligatorio.
g) Sanciones: Obligatorio.
h) Recursos: Opcional.
i) Transitorios: Opcional.
j) Identificación de Cambios: Obligatorio para versiones 2 y superiores.
k) Glosario y Términos: Obligatorio.
l) Certificado entrega de Reglamento: Obligatorio.
m) Anexo: Opcional.

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4.3.2. Estándar

Documento que contiene los requisitos mínimos para realizar una actividad o producto,
sirviendo como modelo, norma, patrón o referencia. La estructura de un estándar está dada
por:

a) Índice: Opcional.
b) Propósito: Obligatorio.
c) Alcance: Obligatorio.
d) Roles y Responsabilidades: Opcional.
e) Cuerpo del Estándar: Obligatorio.
f) Identificación de Cambios: Obligatorio para versiones 2 y superiores.
g) Documentos de Referencia: Opcional.
h) Anexos: Opcional.

4.3.3. Instructivos

Documento operativo que contiene en instrucciones detalladas sobre cómo realizar una
tarea específica dentro de un proceso. Su estructura está compuesta por:

a) Índice: Opcional.
b) Propósitos: Obligatorio.
c) Alcance: Obligatorio.
d) Responsabilidades: Obligatorio.
e) Términos y Definiciones: Opcional.
f) Instrucciones (Cuerpo del Instructivo): Obligatorio.
g) Identificación de Cambio: Obligatorio para versiones 2 y superiores.
h) Documento de Referencia: Opcional.
i) Anexos: Opcional.

4.3.4. Política

Documento que representa el marco de referencia para la realización de las acciones que
se deben emprender en una empresa en un periodo de tiempo. Este documento está
compuesto por las siguientes secciones:

a) Índice: Opcional.
b) Propósito: Obligatorio.
c) Definición: Obligatorio.
d) Alcance: Obligatorio.
e) Enfoque: Obligatorio.
f) Roles y Responsabilidades: Opcional.
g) Términos y definiciones: Opcional.
h) Cuerpo de la Política: Obligatorio.
i) Identificación de Cambios: Obligatorio para versiones 2 y superiores.
j) Documento de Referencia: Opcional.
k) Anexos: Opcional.
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4.3.5. Plan

Documento en el cual una organización evalúa identifica, describe, analiza y declara los
procedimientos y las estrategias a seguir para conseguir un objetivo a corto o mediano
plazo. La estructura del Plan está dada por:

a) Índice: Opcional.
b) Resumen: Obligatorio.
c) Análisis de la Situación Actual: Opcional.
d) Objetivos: Obligatorio.
e) Cuerpo (Cronograma, Tácticas, Estrategias, Programas etc.): Obligatorio.
f) Evaluación: Opcional.
g) Identificación de Cambios: Obligatorio para versiones 2 y superiores.
h) Documentos de Referencia: Opcional.
i) Anexos: Opcional.

4.3.6. Procedimiento Administrativo (gestión)

Documento que contiene una descripción paso a paso de todas las actividades que se
desarrollan dentro de un proceso e incluyen el cómo y a quién corresponde el desarrollo
de cada tarea. Su estructura está compuesta por:

a) Índice: Opcional.
b) Propósitos: Obligatorio.
c) Alcance: Obligatorio.
d) Responsabilidades: Obligatorio.
e) Términos y Definiciones: Opcional.
f) Descripción de la Actividad: Obligatorio.
g) Identificación de Cambios: Obligatorio para versiones 2 y superiores.
h) Documentos de Referencia: Opcional.
i) Anexos: Opcional.

4.3.7. Procedimiento Operativo de Trabajo

Es un tipo de procedimiento que tiene como objetivo explicar cómo se realiza un

procedimiento desde el punto de vista operacional, o sea todas las actividades que se
desarrollan dentro de un proceso e incluyen el cómo y a quién corresponde, pero en la
parte operativa, vale decir cómo afecta directamente a los trabajadores. Su estructura está
compuesta por:

a) Propósito: Obligatorio.
b) Riesgos: Obligatorio.
c) Controles Adicionales Requeridos: Obligatorio.
d) Equipo de Protección Personal Requerido: Obligatorio.
e) Recursos, Competencias Específicas, Conocimientos y Habilidades Requeridas:
Obligatoria.

Documento: M-HOI-GING-002 Versión No: 4 Página 6 de 10

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f) Equipos, Herramientas Especiales y Suministros Requeridos: Obligatoria.

g) Documentos de Referencia: Opcional.
h) Ejecución de la Tarea (Antes, durante y después): Obligatoria.

Los números de las actividades son por sección, no es correlativo. (Ver Figura 2)

Figura 2: Enumeración por Sección.

Nota: En las actividades siempre deben estar las tres columnas (Paso, Actividad,
Observación).

i) Retroalimentación: Obligatoria.
j) Anexo: Opcional.
• Anexo 1. Identificación de Cambios Obligatorio para versiones 2 y superiores.

4.3.8. Manual

Documento redactado con la finalidad de exponer un conjunto de enseñanzas, que le

permitirán a un usuario, utilizar o manejar adecuadamente una materia determinada o
herramienta. Su estructura está compuesta por:

a) Índice: Opcional.
b) Introducción: Opcional.
c) Alcance: Obligatorio.
d) Objetivo: Obligatorio.
e) Contenido: Obligatorio.
f) Identificación de Cambios: Obligatorio para versiones 2 y superiores.
g) Glosario (Términos y definiciones): Opcional.
Documento: M-HOI-GING-002 Versión No: 4 Página 7 de 10
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h) Documentos de Referencia: Obligatorio.

i) Anexos: Opcional.

4.3.9. Protocolo

Conjunto de normas, disposiciones y acuerdos que toman dos o más partes para regir
actividades específicas dentro de la organización. Su estructura está compuesta por:

a) Índice: Opcional.
b) Introducción: Opcional.
c) Justificación: Obligatorio.
d) Objetivos: Obligatorio.
e) Alcance: Obligatorio.
f) Responsabilidades: Obligatorio.
g) Contenido: Obligatorio.
h) Identificación de Cambios: Obligatorio para versiones 2 y superiores.
i) Documentos de Referencia: Opcional.
j) Anexos: Opcional.

4.3.10. Programa

Proyecto o planificación ordenada de las distintas partes o actividades que componen algo
que se va a realizar. Su estructura está compuesta por:

a) Índice: Opcional.
b) Introducción: Obligatorio.
c) Objetivos: Obligatorio.
d) Campo de aplicación: Opcional.
e) Responsabilidades: Obligatorio.
f) Contenido: Obligatorio.
g) Identificación de Cambios: Obligatorio para versiones 2 y superiores.
h) Documentos de Referencia: Opcional.
i) Anexos: Opcional.

Nota:

• Los documentos generados deberán enviarse al equipo de control documental de Ingeniería

Integrada quienes revisarán el formato de los documentos.
• Todo lo que respecta al cuerpo del documento debe estar en la sección indicada para cada tipo
de documento. No se deben agregar ítems que no se encuentren en el formato.
• En caso de que algunas de las secciones no tengan información, no se debe borrar y solo debe
ingresar “N/A”. Salvo el ítem “Introducción” en los documentos tipo Protocolo y Manual.

Documento: M-HOI-GING-002 Versión No: 4 Página 8 de 10

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• Para el ítem “Documentos de Referencias”, si existe algún documento controlado con la

taxonomía antigua, el equipo de control documental realizara la revisión en su base de datos
para saber si el área responsable actualizó el documento cambiándolo al código actual, en caso
contrario se le informará mediante correo al responsable del documento que ese documento de
referencia no es válido ya que el área responsable no ha realizado la actualización, por ende
no es válido y no se encuentra en nuestro registro ni en las plataformas de visualización.
• Los formatos se deben solicitar al equipo de Control Documental, o descárgalos en el
Sharepoint del área.

5. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

Sección Párrafo / Figura Adición(A) ó Descripción general del cambio

/ Tabla / Nota Supresión (S)
4.3 General A Se agrega información respecto a la
identificación de cambios.
4.3 General A Actualización en los tipos de documentos.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Código de Referencia Descripción Documento

P-HOI-GING-008 Ver 3 Procedimiento control documental

V-HOI-GING-007 Ver 1 Creación de documentos controlados

7. GLOSARIO Y TERMINOS

• ALCANCE: Sección donde se declara a quienes impacta y deben cumplir con las disposiciones o
tareas del documento.
• ANEXO: Esta sección del documento es un apéndice que contiene información adicional fuera de lo
que es el contexto principal del mismo, como pueden ser registros, diagramas o explicaciones más
específicas sobre temas mencionamos en el documento.
• REFERENCIAS: Sección del documento en donde se menciona los libros, registros,
documentos etc. Que se utilizaron para construirlo.
• RESPONSABILIDADES: En esta sección se asignan responsabilidades a los participantes del
proceso, tarea o estrategias, entre otras que describe el documento.
• INTRODUCCIÓN: Esta sección nos indica el contexto del documento además dar una breve
explicación o resumen de éste. También puede explicar algunos antecedentes que son importantes
para el posterior desarrollo del tema central y ayuda al usuario a hacerse una idea sobre el contenido
del documento, antes de comenzar su lectura.
• ÍNDICE: Sección que contiene la lista ordenada de los capítulos, artículos, materias, voces, etc., en
él contenidos, con indicación del lugar donde aparecen.

Documento: M-HOI-GING-002 Versión No: 4 Página 9 de 10

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• MATERIA: Sección que describe el propósito por el cual se ha redactado el convenio y los temas
que regula o por los cuales se ha realizado su redacción.
• IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS: Sección en donde se identifican los cambios que ha sufrido el
documento con respecto a la versión anterior. Aplica sólo si el documento tiene versiones
anteriores.
• OBJETIVOS: Sección dónde se declaran los propósitos o fines, para los cuales el documento fue
creado.
• ENCABEZADO: Sección del documento que abarca la parte superior y contiene generalmente
código único y nombre del documento.
• CUERPO O DESCRIPCIÓN: Esta parte es el contenido o sección principal del documento, en el caso
de los Procedimientos va en la sección “Descripción de la actividad”, en los instructivos el cuerpo
sería el desarrollo de las “Instrucciones”, en caso de la carta se compone de tres partes: una
introducción, un núcleo y una conclusión, etc.

8. ANEXOS

Anexo 1. Sharepoint del área. (Link de acceso).

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