planificación de un proyecto

La planificación del proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para

lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe
llevarse a cabo.

Básicamente, la planificación del proyecto es la ordenación sistemática de las

tareas para lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y
cómo debe llevarse a cabo. “La planificación está compuesta por aquellos
procesos que establecen el alcance total del esfuerzo, definen y refinan los
objetivos y desarrollan la línea de acción requerida para alcanzar dichos
objetivos”.
Pero la planificación del proyecto no solo define la manera en que el proyecto
se ejecuta, sino también cómo se monitorea, se controla y se cierra. El plan
varía en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto, y
debería ser lo suficientemente robusto como para responder al entorno
siempre cambiante del mismo. La planificación del proyecto es un proceso
iterativo, ya que según avanzamos en su desarrollo podemos tener
información más precisa.

Pasos en la planificación:
1- Análisis de viabilidad y definición de los objetivos
Comenzamos por analizar el proyecto, entendiendo cuál es su razón de ser,
qué necesidades de negocio tiene que cubrir, cuál es su vinculación con la
estrategia de la empresa y cuál es su grado de viabilidad. Para ello, se
necesita hacer una planificación de alto nivel a través de una estimación de
los recursos necesarios en orden de magnitud y su disponibilidad. También,
de los coses involucrados, la capacidad operativa y tecnológica, los riesgos
críticos y la implicación de las partes clave interesadas. Todo con la finalidad
de determinar si el producto del proyecto puede ser entregado para la fecha
de finalización y dentro del presupuesto que la organización estableció en su
momento.
2- Definición del alcance

En esta etapa se definirán cada una de las tareas y actividades en que se

divide el proyecto (WBS o EDT) y las prioridades para su realización, así
como la distribución de responsabilidades entre todos los participantes (matriz
de responsabilidad, RAM).

También es importante fijar los vínculos de interdependencia entre esas

tareas o actividades para asegurar que el flujo de trabajo garantiza los
productos y servicios comprometidos por el proyecto

3- Identificación de los costes y recursos

Incluye los financieros, humanos, materiales y tecnológicos, necesarios para

realizar las actividades y tareas definidas. Se detallarán, además, los riesgos
que podrían afectar al proyecto y cómo se gestionarían.

4- Elaboración del plan de trabajo integral

Debe detallar cómo se ejecutará, controlará y cerrará el proyecto. Para ello, se

elaborarán el presupuesto, el cronograma, el plan de gestión de riesgos, el
procedimiento de gestión de cambios, las métricas y controles, el plan de
comunicación, el plan de gestión de los recursos humanos, el plan de gestión
de riesgos y el plan de involucramiento de las partes interesadas.
5- Revisión del plan en marcha

Durante la ejecución del proyecto, es más que previsible que a la luz de los
cambios y situaciones que se vayan dando, o a la mejora de la información
disponible, sea necesario replanificar algunos de los elementos del plan de
trabajo integral del proyecto.

6- Evaluación

Fuera de la propia planificación, pero con el interés de mejorar la planificación

de los proyectos venideros, será necesario valorar el grado de consecución de
los objetivos iniciales y, mediante un ejercicio de lecciones aprendidas,
convertir la experiencia en un activo de la organización que nos permita
enfrentarnos con más éxito a futuros retos.

Control de Proyectos
El Control de Proyectos es el conjunto de las herramientas, procesos de
control, personas y recursos, habilidades y experiencia que se integran para
darnos la mejor información en un momento determinado. Esto nos permite
siempre tomar la decisión más acertada para nuestro proyecto. El control de
un proyecto se debería establecer como una función independiente de la
Gestión de Proyectos. Se trata de una labor viva, dinámica y que necesita irse
ajustando a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Es importante destacar el
grado de flexibilidad dentro del Control de Proyectos debido al carácter
cambiante de un proyecto. Ajustes, adaptaciones, modificaciones y cambios
son elementos en el día a día del Control de Proyectos. Nuestra labor es
reducir al máximo el nivel de incertidumbre dentro de nuestro proyecto. En
otras palabras, intentar anticiparnos a cisnes negros.

Funciones a llevar a cabo en el Control de Proyectos

Uno de los conceptos más importante que tenemos que tener en cuenta a la
hora de definir qué es el Control de Proyectos es que las tareas se dividan en
diferentes etapas. El objetivo último del Control de Proyectos está enfocado
en ir ganando eficacia. Pero también se enfoca en no alejarse del objetivo del
proyecto. De ahí el seguimiento y foco en no alejarse de la ruta fijada
inicialmente (Línea Base del Proyecto). Para cumplir con estos objetivos, es
importante definir una serie de herramientas o controles de proyecto.
Implementaremos estos controles durante el ciclo de vida del proyecto. El
Control de Proyectos incluye las siguientes funciones o tareas:
 Creación de un entorno que permita a los responsables del control
del proyecto disponer siempre de la información más actualizada.

 Establecimiento de canales de comunicación para informar de

desviaciones de los hitos más importantes del proyecto. Éstos
pueden ser hitos contractuales, hitos de pago, hitos del cliente, etc.

 Fijar un sistema de KPI o Indicadores Clave de Desempeño.

 Creación de una estructura que garantice la asignación de recursos

 Desarrollo de un sistema de códigos para poder gobernar el

proyecto a cualquier nivel. Éstos serían códigos de carácter global,
departamental, proyecto, paquete de trabajo y/o actividad.

 Asignación de recursos para la formación de una matriz integral de

recursos a nivel organizacional y su posterior gestión.

 Garantizar la transparencia en la ejecución de todas las tareas que

componen el proyecto.

 Facilitar los trabajos de Análisis Forense de los proyectos cuando

fuera necesario.

 Garantizar un As-built apropiado tras la finalización del proyecto,

incluyendo lecciones aprendidas.