b) Ejecución

Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización

propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate.
Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de
proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada
para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este
punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos
en la materia.
Estructura organizacional en proyectos
La estructura organizacional define el organigrama de autoridad y control dentro
de la empresa. Así se determina cómo funciona la relación jerárquica en la
organización. El modo en que esté constituida será crucial para el desarrollo de
tus proyectos.
El modo de dirigir los proyectos estará condicionado por la forma en que la
empresa esté estructurada. En términos generales afecta a la disponibilidad de
recursos, a la relación entre las diferentes áreas de la compañía o a la priorización
de objetivos. Debe haber una alineación entre el equipo, la gestión del proyecto y
la estructura de la organización. Éste es uno de los primeros retos en la gestión de
proyectos a los que te enfrentarás. Se trata de una idea previa a la gestión de
proyectos, algo que existe antes de que se conciba el proyecto. Y, sin embargo,
condiciona toda su ejecución.

Gerencia de proyectos: áreas de conocimiento necesarias.

1) Integración del proyecto:
Parte de la base de que todo está integrado en un sistema y que su función
principal es la coordinación de los distintos elementos que confluyen en un
proyecto. Esto incluye la elaboración y ejecución de un plan y el control de
cambios, que deben implementarse de forma integrada, es decir, en el sistema en
su totalidad.
2) Alcance del proyecto:
Esta área se resume en una palabra: visión. El gerente del proyecto debe tener
claros cuáles son los alcances del mismo en términos de plazos y tiempos y, sobre
todo, en lo que se refiere al impacto.
3) Estimación de tiempos y plazos:
Esta competencia supone la elaboración de una línea de tiempo del proyecto en la
que se fijen las tareas previstas, sus plazos de ejecución y los recursos
disponibles para cada una.
4) Gerencia de costes:
El buen gerente de proyectos debe gestionar los costes específicos y generales a
través de un trabajo previo de planificación de los recursos (tanto humanos como
técnicos). Los costes siempre deben ser estimados y tener cierto margen.
5) Gerencia de la calidad:
Sus responsables abogan siempre por implementar acciones que permitan evaluar
la calidad de los productos, servicios o contenidos y eliminar todos aquellos
obstáculos que impidan alcanzar un mayor nivel de satisfacción. Esta competencia
debe estar enmarcada en una política corporativa de Gestión de Calidad.
6) Recursos Humanos:
La idea es tomar las decisiones que aumenten el nivel de productividad y
compromiso de quienes intervienen en el proceso. Esto no sólo incluye sistemas
de incentivos, sino también la contratación de personal altamente cualificado.
7) Comunicación del proyecto:
A la gerencia de proyectos también le corresponde elaborar un plan de
comunicación que se adapte a las necesidades de cada caso. Dicho plan debe
contemplar básicamente la distribución de la información, la fluidez de la misma y
la divulgación del estado de cada fase del proyecto, desde la primera hasta la
entrega definitiva.
8) Gerencia de riesgos:
Por último, un área imprescindible en cualquier proyecto es la de gestión de
riesgos, que tiene que ver con la identificación de las amenazas a las que puede
enfrentarse el equipo de trabajo en cualquier fase de ejecución, así como la
gestión de esos riesgos, ya sea mitigando sus efectos o revirtiendo su impacto.

¿Qué es el plan de ejecución de un proyecto?

Un plan de ejecución de un proyecto es un documento formal, normalmente breve,
que describe tu proyecto en su totalidad, incluidos cuáles son los objetivos, cómo
se llevará a cabo y quiénes son las partes interesadas. Es un ingrediente
fundamental en la planificación del proyecto porque se usa durante todo el ciclo de
vida del proyecto.
Descripción general del plan de ejecución de un proyecto.
El plan de ejecución de un proyecto normalmente documenta:
 Motivos para el proyecto.
 Objetivos y limitaciones del proyecto.
  Quiénes son las principales partes interesadas.
 Riesgos identificados.
 Beneficios del proyecto.
 Descripción general del presupuesto.
Comprende las metas y los objetivos del proyecto. Identifica el enfoque del
proyecto y determina su alcance.
Define la organización del proyecto. Enumera todas las funciones esenciales para
el proyecto, incluidos los clientes, las partes interesadas y el equipo diario del
proyecto.
Crea un plan de implementación. Resume los principales hitos, dependencias y
cronogramas para todo el equipo y las partes interesadas.
Enumera las posibles áreas problemáticas. Nadie quiere ser desalentador, pero
añadir riesgos y problemas potenciales al plan de ejecución del proyecto ayuda a
que todos piensen con antelación en si ocurriera lo peor.

El control en proyectos.
Teniendo en cuenta que dentro de las funciones del gerente de proyectos se
encuentra la de dirigir y controlar las operaciones de ejecución de tal modo que el
conjunto de acciones ejecutadas se ajusten (en tiempo, costo y calidad) a lo
especificado en el proyecto, es de vital importancia para el cabal desarrollo de
cualquier proyecto, que el gerente tenga la autoridad, capacidad (de liderazgo, de
adaptación), sentido de equilibrio, ingenio (improvisación) y una gran facilidad de
comunicación y rapidez para tomar decisiones y para controlar las tareas, teniendo
presente la dificultad que esto implica tratándose de proyectos.
El proceso de control.
El control y sus resultados pueden analizarse desde diversos puntos de vista.
Desde el punto de vista administrativo, el control consiste en el conjunto de
actividades efectuadas por el agente con el propósito de que las actividades se
realicen lo más cerca posible al plan inicial. Definición de los parámetros de
control.
Los parámetros (metas y objetivos) son los elementos que permiten al sistema de
control determinar si las acciones están o no conduciendo al receptor en dirección
a la situación deseada. La determinación de esos parámetros ocurre durante el
proceso de planificación, en la etapa en que se definen determinados
componentes del sistema de control.
Qué es el Monitoreo y Control del Proyecto:
Permite conocer en qué estado está el Proyecto, identificar problemas y poder
tomar medidas preventivas, o correctivas, lo cual puede conllevar la modificación
del Plan inicial. También nos sirve para identificar nuevos riesgos para el Proyecto
y analizar, revisar y monitorear los riesgos que ya teníamos identificados. Nos
aseguramos de que se identifiquen todos los riesgos que pueden afectar a
nuestros Proyecto y se implementen los planes apropiados de respuesta a esos
riesgos.
Constatar la eficacia y eficiencia de la Ejecución del Proyecto: el monitoreo y
control del Proyecto nos sirve a los directores de Proyecto para constatar la
eficiencia y eficacia de la ejecución de un Proyecto. Mediante este monitoreo y
control identificamos sus debilidades y averiguamos nuevos riesgos que antes no
habíamos identificado lo que nos permite implementar medidas correctivas.
El Monitoreo y Control de Proyecto se basa: en actividades de gestión que
permiten al director de Proyecto monitorear y analizar si el Proyecto avanza según
lo que habíamos planificado en las tres líneas base del Proyecto, alcance, tiempo
y costes.