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TECNOLOGICO
NACIONAL DE MEXICO
CAMPUS ENSENADA
ING. EN GESTION
EMPRESARIAL
PROYECTO:
“ADMINISTRACION DEL
TIEMPO”
Alumnos Equipo 3:
Actividad González Rubio Eder
en Equipo Guzmán Soto Carlos Eduardo
Hernández González Naara Abigail
Habilidades Directivas 1
IGE ED 2022-2 Ibarra Salgado Teresa
Ibarra Nicanor José Samuel
Docente: Hilario Ortiz Vargas Lin Camargo Quiran Iván
Méndez Ramírez Jessica Yadira
Meza Rosas Víctor Ricardo
La administración del tiempo analiza el uso de este recurso en forma regular, para
comprender la forma mas adecuada de usarlo de una forma efectiva.
Las organizaciones cuentan con métodos empresariales muy útiles a la hora de gestionar un
recurso, y como el tiempo, un recurso muy valioso, ya que este nunca regresa.
El objetivo de la administración del tiempo es maximizar sus recursos y de esta forma obtener
mayores beneficios y un engrane sumamente importante para poder lograr eso es la reducción
de los plazos requeridos para llevar a cabo tareas.
Básicamente es reducir los tiempos empleados en tareas para de esta forma reducir costes. Un
correcto uso del tiempo ayuda a mejorar niveles de eficiencia y ser mas óptimos en su día a
día.
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
• El criterio ABC.
• Principio de Pareto: la regla del 80/20
• La ley de Parkinson.
• La ley de Murphy.
• Las leyes de Acosta.
• La ley de productividad negativa.
• Ley de Fraisse.
• Ley de Swoboda.
1. El criterio ABC
Es una forma más ampliada del principio de Pareto, en la que se utilizan tres conjuntos (ABC)
en lugar de dos (80/20). Igualmente hace hincapié en la premisa de que la mayor parte de los
resultados se obtienen en un periodo pequeño de tiempo.
De tal forma, que hay que darles prioridad a las actividades del grupo A, pues son las
actividades que producen mejores resultados. De la misma forma, las actividades del grupo C
deberán ser rechazadas, realizadas en el menor tiempo posible o delegadas.
2. Ley de Pareto: Regla del 80/20
“El 20% del trabajo de una persona contribuye a generar el 80% de sus resultados y
viceversa”
Vilfredo Pareto fue un sociólogo y economista italiano que observó su entorno y vio que
la gente se dividía en dos grupos de proporciones aproximadas de 80:20 tales que el grupo
minoritario, formado por un 20% de la población, manifestaba el 80% de algo y el grupo
mayoritario, formado por el 80% de la población, el 20% de algo.
El principio de Pareto expone que realizamos el 80% de las tareas en el 20% de nuestro tiempo
y, por ende, dedicamos el restante 80% del tiempo para realizar el 20% de la actividad. Por
ejemplo, si trabajamos 8 horas indica que la mayor parte de las tareas las realizamos en 1,6
horas.
Por ello, trabajaremos en ese 20% del tiempo en el que somos más productivos para llegar al
80% de los resultados. Estas actividades deben tener prioridad absoluta.
Hay que buscar las horas del día que se rinde más para obtener mejores resultados. Fuera de
ese 20% hay que eliminar las tareas, pues es tiempo perdido sin obtener buenos resultados, y
optar por realizar aquellas actividades que proporcionan el 80% de los resultados que
esperamos.
3. Ley de Parkinson / la expansión del trabajo en el tiempo disponible
“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo
disponible para su completa realización
La Ley de Parkinson enuncia que todo trabajo se puede dilatar indefinidamente hasta ocupar
todo el tiempo disponible para su completa realización. Por lo que hay que poner plazos y acotar
el tiempo convenientemente. Esta ley explica el por qué el trabajo se expande hasta llenar más
tiempo del que se disponía para que se terminara.
Por ejemplo, si disponemos de un mes para hacer cierto trabajo, emplearemos todo ese tiempo
para hacerlo y lo acabaremos en el último minuto. Esto es algo psicológico, se han
hecho numerosos estudios al respecto demostrando que el trabajo crece hasta llenar el tiempo
de que dispone para su realización, es decir, si tenemos un día para hacer un trabajo, lo
haremos en un día, pero si tenemos 5 días, lo haremos en 5 días.
Al no establecer límites, lo vemos a muy largo plazo. Puede que comiences a hacer la tarea
pero muy lentamente, o te pongas con ella desde el primer momento pero como dispones
todavía de mucho tiempo te extiendes, y al final cuando el tiempo se te echa encima es cuando
ya te pones al 100% con ello.
De forma general, las tareas tienden a dilatarse hasta ocupar todo el tiempo del que disponemos
para terminarlas.
4. Ley de Murphy:
“Si algo puede salir mal, saldrá mal”
¿Te suena esta ley?
Edward Murphy explica cómo los proyectos pueden terminar en fracaso. El axioma básico de
la teoría es el siguiente: «Si algo puede salir mal, saldrá mal», del cual se desprenden una
serie de leyes:
La primera ley de Acosta hace referencia a “El tiempo que requiere una tarea se
incrementa cuantas más veces la interrumpimos y reanudamos”. Cuando realizamos una tarea
para alcanzar unos resultados concretos surgen interrupciones inevitables, que a veces nos
impiden terminar en el tiempo estimado.
Las interrupciones son enemigas de la eficacia y la mayoría de las veces se escapan a nuestro
control. Solemos sufrir múltiples de interrupciones en una jornada laboral, una cada seis u ocho
minutos. Estas interrupciones nos llevan a abandonar la tarea para retomarla más tarde, lo cual
nos retrasa el trabajo, a veces hasta tal punto de no saber qué estábamos haciendo. Por otro
lado, hay interrupciones que podemos evitar como por ejemplo los correos electrónicos, las
llamadas telefónicas, las visitas imprevistas, etc. Para ellas podemos utilizar las siguientes
estrategias:
La segunda ley de Acosta hace referencia a la siguiente premisa, “Para una tarea corta,
siempre se encuentra tiempo; para una larga, nunca hay tiempo”. Las tareas que requieren un
mayor tiempo siempre tendemos a posponerlas. Si las llegamos a inicial, nos surgen multitud
de problemas que nos dificultan progresar en nuestro proceso. A veces nos falta tiempo para
las tareas largas o importantes actuando de forma chapucera, mientras que si la tarea es corta
y menos importante solemos ser perfeccionistas y meticulosos.Esto es un gran problema
porque las tareas que requieren un periodo de tiempo más largo son las más importantes, por
lo que pueden quedarse retrasadas o sin hacer, lo cual dificultará alcanzar los objetivos.
La tercera ley de Acosta indica que “El valor de una tarea no crece en proporción al tiempo
que se le dedica”. Por tanto, lo perfecto rara vez resulta rentable. Tan negativo es ser
perfeccionista como chapucero. Lo habitual es ser perfeccionista en unas tareas y en otras ser
algo chapuceros.
6. La ley de la productividad negativa
“Todos tenemos un umbral de eficiencia, a partir del cual cuánto más tiempo
dediques a algo más saturado estás y peor te sale la tarea que vas a ejecutar”.
Existen numerosos estudios tanto de productividad pura y dura como psicológicos que
evidencian la realidad que se resume en este principio, conocido como Ley de la Productividad
de Illich.
Después de trabajar un cierto número de horas, el rendimiento decrece hasta tal punto de
hacerse negativo. Esto ocurre porque estamos limitados, y no funcionamos igual en los distintos
momentos del día. No podemos pasar en estado de máxima concentración demasiado tiempo.
Podemos concentrarnos en una tarea al ciento por ciento durante 25 minutos. A partir de este
umbral, nuestro rendimiento cae hasta que resulta contraproducente seguir trabajando.
En la curva de productividad diaria el rendimiento cae de forma dramática en las últimas horas
de la tarde, así que nos basaremos en la teoría del 888 que dice, entre otras cosas, que no
deberíamos trabajar más de ocho horas cada día y que es igual de importante tener un
descanso de calidad que trabajar duro durante los periodos de trabajo.
Por último, la Ley de Illich nos enseña que debemos tomarnos vacaciones de vez en cuando.
Cuando pasamos muchos días seguidos sin descanso, aunque cumplamos escrupulosamente
con nuestro horario, acumulamos fatiga mental. Esta fatiga hace que cada día nos resulte más
difícil concentrarnos y nuestras horas de trabajo sean de menor calidad.
Tener unas buenas vacaciones de vez en cuando y cambiar de actividad y de entorno de vez
en cuando ayuda a mejorar nuestra productividad personal. Comprender cuándo y cómo
debemos descansar es igual de importante que saber cuándo y cómo trabajar.
7. La ley de Fraisse
“Cada uno necesita unos tiempos para hacer determinadas tareas”
Esta ley sugiere que el tiempo tiene una dimensión objetiva y otra dimensión subjetiva o
psicológica la cual depende del interés que provoque la actividad o del nivel de agrado que nos
suscite.
Las actividades que nos resultan más desagradables o largas, nos lleva a pensar que le hemos
dedicado un tiempo largo, mientras que aquellas actividades más agradables o cortas nos lleva
a perder el control del tiempo, dedicándole a veces más tiempo del requerido.
De hecho, cuánto más se fragmenta una actividad más tiempo parece que dura; cuánto más
interesante es una actividad, más breve parece; y cuándo tenemos tiempo de espera sin realizar
ninguna actividad, siempre resulta demasiado largo.
A todos nos ocurre constantemente. Una jornada laboral interesante se pasa volando pero
puede parecer que hemos estado una eternidad de tiempo haciendo algo que no nos gusta
cuando en realidad no hemos estado más de 30 minutos. Durante este tiempo que se nos hace
eterno, podemos caer en el desánimo por la falta de motivación para terminar algo.
La solución es que busquemos una alternativa para que sean periodos de tiempo agradables,
buscando motivos para disfrutar con lo que haces. Poder escuchar música que nos anime
mientras realizamos la tarea es muy positivo.
A nivel de tarea, siempre hay cosas que nos gustan menos que otras. Intenta hacer primero las
cosas que menos te gustan, cuando tu nivel de energía está al máximo esto reducirá el tiempo
que les dedicamos y podremos emplear el resto a tareas que nos gustan más.
Es muy negativo mirar constantemente el reloj para ver cuánto falta para tu hora de salida.
No solo estarás perdiendo el tiempo, sino que, por la Ley de Fraisse, este tiempo te parecerá
mucho más largo si te aburres.
8. La ley de Swoboda
La Ley de Swoboda o ley de los ritmos biológicos muestra cómo las personas están
sometidas a múltiples ritmos biológicos que deben ser tenidos en cuenta a la hora de programar
las actividades.
Conocer nuestros ritmos biológicos permitirá saber en qué momentos del día nuestro
rendimiento es mayor. Con este conocimiento realizaremos las actividades más complejas en
dichos periodos, dejando para los periodos de baja productividad aquellas actividades más
simples.
Por ejemplo, las personas matutinas funcionan mejor por la mañana, mientras que las personas
vespertinas lo suelen hacer mejor por la tarde. Según parece, nuestra naturaleza humana
funciona según un ciclo biológico diario vinculado a la producción de la hormona “cortisol”: el
“ciclo circadiano“. Según este ciclo, distintos momentos del día se corresponden con mayores
o menores disposiciones de energía:
Esta realidad parece tener sus excepciones, como quienes sacan mucho más rendimiento
intelectual por la noche que por el día. Además, la experiencia parece indicar que cada uno de
nosotros tenemos un ciclo vital algo diferente con picos y valles de energía en uno u otro
momento del día/noche. Llama la atención como muchas personas vivimos como si nada de
esto existiera:
A veces nos empeñamos en tareas de alto nivel de exigencia cuando no estamos plenos de
energía o incluso cuando la tenemos “bajo mínimos”
Todo esto es un reflejo de la confusión inconsciente que tiene lugar al entender el trabajo como
sinónimo de “meter horas”.
Pero la influencia de todo esto en la motivación y en la productividad es muy importante, así
que quizás estaría bien que fijáramos nuestra atención en los diferentes momentos energéticos
a lo largo del día.
Considerar nuestros niveles de energía supondría dejar de actuar como si fuéramos super-
héroes y sería un paso hacia adelante en nuestra productividad. Podríamos tener en cuenta
otros criterios para seleccionar las tareas más productivas en cada momento.
Una pregunta desde la que empezar a tener todo esto en cuenta podría ser, por ejemplo, ¿Cómo
puedo conjugar los niveles de energía en mi planificación diaria o en la organización de
reuniones?
Según David Allen, para decidir sobre la marcha qué hacer en un momento dado, existen
cuatro criterios, que debes aplicar en el siguiente orden:
Aunque muchas próximas acciones se pueden llevar a cabo en cualquier lugar, la mayoría
requieren o que te encuentres en una ubicación específica (tu casa, la oficina, el supermercado)
o que tengas una determinada herramienta a mano (el teléfono, el ordenador).
En ocasiones puede también resultar útil considerar una persona como situación o contexto. Si
por ejemplo tienes que hablar algo importante con tu jefe y debes hacerlo cara a cara, el
contexto podría ser “con mi jefe en persona”, ya que en realidad da igual que sea en la oficina
o en una cafetería.
Lo primero que debes tener en cuenta por tanto al decidir qué hacer son todas estas limitaciones
y excluir las próximas acciones que requieren una situación o contexto distinto al que te
encuentras.
Lo siguiente que debes tener en cuenta es el tiempo del que dispones antes de tu
siguiente compromiso en la agenda.
Si tienes que asistir a una reunión que empieza en diez minutos no tiene sentido que comiences
una próxima acción que te va a llevar media hora.
Excluye también por tanto las próximas acciones que requieren más tiempo del que tienes en
este momento.
Por desgracia tu nivel de energía al final de una dura jornada de trabajo no es el mismo
que a primera hora de la mañana.
Ten siempre en cuenta cuál es tu nivel actual de energía y evita las próximas acciones que
necesiten un nivel mayor.
8.4 Prioridad
Una vez que has tenido en cuenta tu situación, el tiempo y la energía de que dispones,
debes plantearte cuál de entre todas las próximas acciones que aún no has excluido te va a
proporcionar un retorno mayor.
Este último paso depende en gran medida de tu intuición, aunque los otros dos modelos que
veremos en semanas sucesivas te serán de gran ayuda a la hora de decidir qué hacer en primer
lugar.
ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular,
para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.
Manejar el tiempo obliga a ser explícito en cuanto al valor que se le da a la vida personal y
profesional, y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar tiempo le ayudará a
mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales se está sometido, facilitando
entonces el logro de objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.
Lo primero son las cosas que el lector considera de más valor hacer, pues lo mueven en la
dirección correcta y le ayudan a conseguir el propósito expresado en los estatutos de sumisión
y visión.
Enfoques tradicionales:
Ventajas
• Ahorrar tiempo.
• No se desperdician esfuerzos.
• Permite aumentar la productividad.
Desventajas
Este enfoque se basa en el paradigma según el cual administrar el tiempo es una habilidad,
para poder desempeñarnos con efectividad en el mundo actual tenemos que dominar ciertas
habilidades básicas.
ENFOQUE GUERRERO
Incita a elevar la producción independiente, es decir el individuo es responsable de controlar su
agenda, su tiempo y su espacio, como le convenga siempre y cuando entregue los resultados
requeridos.
VENTAJAS
Recuerda poner por orden de importancia y secuencia las acciones para llegar al logro
VENTAJAS
✓ Impone el orden.
✓ Secuencia el trabajo.
DESVENTAJAS
ENFOQUE DE POTENCIALIZACIÓN
Se basa en instrumentos que facilitan la comunicación, el seguimiento de
progresos, resultados y organización.
VENTAJAS
VENTAJAS
✓ Comienza a apartarse del paradigma de la urgencia.
✓ Crea un ritmo de vida que es mas en consonancia con nuestros ritmos naturales
DESVENTAJAS
Se basa en identificar hábitos negativos que afectan el desempeño, pero se sujeta al paso de
cada persona volviéndolo limitado e incompleto.
VENTAJAS
La gestión del tiempo es de suma importancia ya que constituye una habilidad que todos
podemos aprender y es una condición fundamental para el éxito, ya que gracias a ella
podemos definir prioridades, así como los plazos y objetivos los cuales nos ayudaran a
mantener una buena organización tanto en la vida personal como en lo laboral.
Es imprescindible el adoptar una serie de medidas que nos ayuden a maximizar su
utilización, como las que hemos podido analizar en el presente artículo.
Existen muchas pautas para gestionar mejor nuestro tiempo. Entre ellas, hemos
desatacado las siguientes:
Rodriguez Puerta, Alejandro. (2 de julio de 2020). Ley de Parkinson: cómo funciona, cómo utilizarla,
ejemplos. Lifeder. Recuperado de.
“The ‘law’ that explains why you can’t get anything done” en: BBC. Recuperado en: 01 Julio 2020
de BBC: bbc.com.
“Parkinson’s Law” en: Wikipedia. Recuperado en: 01 Julio 2020 de Wikipedia: en.wikipedia.org.
https://www.studocu.com/es-mx/document/instituto-tecnologico-superior-del-sur-del-estado-
de-yucatan/habilidades-directivas-1/enfoques-de-la-administracion-del-tiempo/12962647