UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA

DE NOGALES, SONORA

ALEXIS GONZÁLEZ BARRERA

TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN

MANTENIMIENTO ÁREA INDUSTRIAL

H. NOGALES, SONORA OCTUBRE DEL 2023

 INDICE

Contenido
INTRODUCCION................................................................................. 3

DESARROLLO .................................................................................... 4

Diferencia entre efectividad y eficiencia ........................................... 4

Enemigos del tiempo ....................................................................... 5

Herramientas de planeación del tiempo ........................................... 9

¿Qué es un planificador? ................................................................16

¿Qué es el principio 90/10? ............................................................17

Ley de Parkinson ............................................................................19

CONCLUSION ...................................................................................20

BIBLIOGRAFIA ..................................................................................20

2
 INTRODUCCION

La gestión del tiempo es una habilidad esencial en la vida cotidiana. En un mundo

en constante movimiento, saber cómo usar nuestro tiempo de manera efectiva se
ha convertido en un recurso valioso. Este trabajo explorará conceptos clave
relacionados con la gestión del tiempo, como la diferencia entre efectividad y
eficiencia, los obstáculos comunes que enfrentamos (los "enemigos del tiempo"),
las herramientas que podemos utilizar para planificar nuestras actividades y el
principio 90/10 junto con la Ley de Parkinson. Comprender estos conceptos nos
ayudará a optimizar el uso de nuestro tiempo y mejorar nuestra productividad.

3
DESARROLLO

Diferencia entre efectividad y eficiencia

Con la aparición de lo que Peter Drucker llamó trabajo del conocimiento, conceptos
que hasta ese momento estaban bastante claros en cuanto a su significado han
dejado de estarlo.
A pesar de ello, el lenguaje cotidiano aún no se ha hecho eco de estos cambios de
significado.
Por ejemplo, en el castellano actual apenas existe diferencia entre las definiciones
oficiales de los conceptos centrales relacionados con este nuevo tipo de trabajo.
Así, según la RAE:

Eficiencia: es la «capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un

efecto determinado».

Eficacia: es la «capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera».

Efectividad es sinónimo de eficacia.

las tres cosas vienen a significar prácticamente lo mismo. Sin embargo, el propio
Drucker establece a lo largo de su obra una serie de diferencias fundamentales
entre estas tres palabras, lo cual nos permite una claridad conceptual mucho mayor:

Eficiencia: es «hacer bien las cosas», es decir, hacer las cosas buscando la mejor
relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La
eficiencia tiene que ver con cómo se hacen las cosas.

4
Eficacia: es «hacer las cosas correctas», es decir, hacer las cosas que mejor
conducen a la consecución de los resultados. La eficacia tiene que ver con «qué»
cosas se hacen.

Efectividad: es hacer bien las cosas correctas, es decir, hacer las cosas de forma
eficiente y eficaz. La efectividad tiene que ver con «qué» cosas se hacen y con
«cómo» se hacen esas cosas.

Enemigos del tiempo

1. Interrupciones
Es uno de los ladrones de tiempo más evidentes. Pueden venir en forma de
llamadas, visitas no pactadas, peticiones de ayuda, etc. Cuando te enfrentes a una
interrupción es importante que te muestres firme. Recuerda que son ladrones de
tiempo externos, pero tú decides si permites que ocupen tu tiempo o no.
Si recibes una de estas interrupciones, valora si es una urgencia que requiere tu
atención inmediata. Es importante que lo valores tú y no la persona que interrumpe,
porque a criterio del otro es más probable que sea urgente.
Si decides que no es necesario atenderlo en ese momento, rechaza la interrupción,
con educación y firmeza. Una manera de evitar que la otra persona se moleste o se
preocupe es establecer otro momento en el que atenderás su petición. No es lo
mismo decir “ahora no”, que “ahora no, lo vemos a las cinco”.
También puedes poner algunas barreras para evitar estas interrupciones, como
apagar el teléfono, cerrar la puerta del despacho, usar auriculares, pedir que en
determinados horarios no te interrumpan, etc.
2. Notificaciones
Son similares a las interrupciones, con la diferencia de que casi nunca son urgentes.
Hablo del correo, las redes sociales, mensajería instantánea, suscripciones, etc. La
clave es recordar que ninguna tarea urgente llega a través de estos medios.
Debes perder el miedo a estar desconectado de estos canales durante algunas
horas. Piensa que, si alguien necesita algo urgente de ti, no va a enviar un correo y

5
mucho menos una notificación por redes sociales. Seguro que te llamará por
teléfono o irá a visitarte.
Para evitar estos ladrones de tiempo lo más efectivo es silenciar todas las
notificaciones, en el móvil y en el ordenador. Ignorarlas es difícil, así que mejor no
tenerlas. También deberás resistir la tentación de consultar si has recibido algo.
Establece los momentos del día en que revisarás cada canal.
3. Reuniones
Si trabajas con otras personas, necesariamente vas a tener que asistir a reuniones;
también con clientes, socios o proveedores. Las reuniones en sí mismas no son
ladrones de tiempo, solo cuando se hacen mal.
Para que tus reuniones no se conviertan en ladrones de tiempo debes tener en
cuenta dos aspectos:
• La forma. Las reuniones deben tener una estructura, con una hora de inicio
y una hora de fin. Los temas por tratar deben estar claros y cada persona
debe saber qué es lo que debe llevar preparado a la cita. Al finalizar, todos
deben salir de la reunión con sus tareas claras; de nada sirve hablar durante
dos horas sobre un tema si después no se reparten responsabilidades y
tareas.
• El contenido. Cuando se acude a una reunión, todos los asistentes deben
tener claro de qué se va a hablar. Todo lo demás queda fuera de la reunión.
Si surgen asuntos de trabajo, que no están relacionados con el tema de la
reunión o que no implican a todos los asistentes, se deberían tratar en otro
momento. Por supuesto, los temas personales y la charla banal están
totalmente descartados.
4. Urgencias
No podemos controlarlo todo y a veces surgirán asuntos que requieren atención
inmediata. El problema es que la mayoría de estas situaciones no son verdaderas
urgencias, son ladrones de tiempo. Surgen de una mala planificación, cosas que no
se hicieron bien en su momento, errores que no se corrigieron, tareas aplazadas,
etc.

6
Para evitarlo es importante que tengas controladas tus obligaciones y fechas límite.
No permitas que una tarea normal se convierta en urgente solo porque olvidaste
agendarla.
También debes poner límite a las urgencias de los demás. Recuerda que cada
persona es responsable de su propia gestión del tiempo. No sirve de nada que
mejores tu organización, si luego debes cargar con la mala gestión de otros.
5. Falta de organización
Cuando no tienes una buena organización, el tiempo se escapa por todas partes:
pierdes tiempo en decidir cuál es la tarea siguiente; tienes que dejar actividades a
medias para atender otras que vencen antes, olvidas plazos y las tareas pendientes
se convierten en urgencias. Vives asediado por ladrones de tiempo.

Otro síntoma de la mala organización es la ausencia de objetivos claros. Los

objetivos ofrecen una visión de conjunto, determinan el plan de acción y establecen
prioridades. Si no los tienes claros, es probable que algunas tareas entren en
conflicto y termines confundiendo lo importante con lo urgente.

Lo mejor es dedicar cada día un tiempo a la planificación y seguimiento de

actividades. Para neutralizar estos ladrones de tiempo, la agenda se convierte en
una herramienta imprescindible para garantizar que lo tienes todo controlado.

6. Procrastinar
Si aplazas de manera habitual las tareas que no te gustan estás tirando piedras
contra tu tejado. Sabes que esas tareas no van a desaparecer; aplazándolas solo
consigues que se conviertan en urgencias más adelante.

Además, tener estas tareas pendientes, afecta a tu estado de ánimo; hace que te
sientas culpable por no hacerlas y genera estrés. Para evitarlo, debes ser firme con
tus obligaciones y cumplir con las tareas que te has propuesto. En este post te
cuento algunas estrategias para vencer la procrastinación.

7
7. Aplazar la toma de decisiones
Es similar a la procrastinación, pero menos evidente. En general, tomar decisiones
es algo complicado. Implica renunciar a ciertas cosas y siempre existe el miedo a
equivocarse. Por ese motivo, muchas veces es tentador aplazar el momento de
decidir. El problema es que, mientras no te decides, las dudas siguen rondando tu
cabeza y generando estrés.

Por otro lado, las decisiones suelen estar asociadas con realizar una acción
determinada; retrasar esta acción puede tener consecuencias negativas con las que
deberás lidiar.

Recuerda, una mala decisión es mejor que ninguna decisión. Si te equivocas,

puedes rectificar o tomar acciones para limitar los daños. Cuanto más retrases la
decisión, menos tiempo tendrás para correcciones.

8. No delegar y no saber decir “no”

Estas dos conductas te roban mucho tiempo y energía. Cuando no delegas algunas
de tus tareas y pretendes hacerlo todo, te sobrecargas y te quedas sin tiempo para
las tareas que son verdaderamente importantes. Recuerda que hay cosas que otros
pueden hacer mejor, más rápido y con menos coste que tú.

No saber decir “no” es igual de desgastante. Te obliga a hacer tareas que no quieres
o que no te corresponden. Para evitarlo, debes preguntarte qué es lo que te frena a
la hora de rechazar peticiones: ¿temes decepcionar a alguien? ¿que se enfaden
contigo? ¿qué te consideren menos capaz?

Trabaja para vencer estos miedos e inseguridades y verás que decir “no” deja de
ser tan costoso para ti. Si reduces estos dos ladrones de tiempo, tu productividad te
lo agradecerá.

9. Problemas de comunicación

8
En tu vida personal y en tu trabajo la interacción con otras personas es muy
frecuente. Para que estas interacciones no se conviertan en ladrones de tiempo que
frenen tu productividad, debes entrenar tus habilidades de comunicación.

En ocasiones, por miedo a incomodar, damos demasiados rodeos o dejamos

algunos puntos abiertos o poco claros. El resultado son trabajos mal hechos o
incompletos. Esta forma de hablar también puede generar una larga lista de
consultas posteriores, que hacen más pesado el trabajo. Para evitarlo, trata de ser
claro y específico. Ahorrarás tiempo en la explicación y evitarás consultas
innecesarias.

Lo mismo aplica cuando recibes un encargo. Escucha con atención, toma notas si
es necesario y no des por finalizada la conversación hasta tener todos los puntos
claros. Es mejor resolver las dudas en ese mismo momento.

Herramientas de planeación del tiempo

Existen varios tipos de planeación, dependiendo de su objetivo, complejidad y
dimensión. En este artículo repasamos las técnicas (herramientas) de planeación
que se utilizan en la administración de proyectos y planificación de actividades. De
este modo, a las técnicas de planeación las consideramos como herramientas que
se utilizan para elaborar el plan de un proyecto o de trabajo.
lista de las 10 herramientas de planeación en administración de proyectos más
eficaces:
• Diagrama de Gantt
• Estructura de desglose de trabajo
• Ruta crítica
• Línea base
• Tablero Kanban
• Diagrama PERT

9
 • Mapa mental
• Matriz RACI
• Mapa de stakeholders
• Matriz de decisiones

1. Diagramas de Gantt

El diagrama de Gantt es sin duda una de las mejores herramientas de

planeación administrativa. Proporciona una visualización clara del
cronograma de trabajo, dependencias entre diferentes unidades de
trabajo y sus estados actuales, hitos, y otra información.
El concepto de diagrama de Gantt es muy simple, ya que es gráfico con
un eje vertical que muestra las actividades que hay que completar y el
eje horizontal que muestra la línea de tiempo.

2. Estructura de desglose de trabajo (EDT o WBS)

10
La estructura de desglose del trabajo (WBS) es otra de las herramientas
de planeación muy importantes. Se hace para dividir el trabajo en
unidades más específicas y manejables.

3. Ruta crítica

En cuanto se pone a hacer el plan de proyecto o plan de trabajo, puede definir las
fechas de inicio y final de todas las actividades. Después, conecte las tareas que
tienen que completarse una detrás de otra con dependencias. Al hacer todo esto,
podrá calcular la ruta crítica, que es la duración límite del plan, y ver las tareas
críticas.

11
4. Línea base

Cuando hace la planeación de trabajo, obtiene un plan base o un plan inicial. Eso
es una visión ideal de lo que hay que hacer para conseguir los resultados deseados.
En realidad, cuando pasa a la etapa de implementación, pueden surgir muchos
cambios y desviaciones del plan inicial. En este caso, una de las herramientas de
planeación que le puede ayudar, es la línea base.

5. Tablero Kanban

Igual que el resto de las técnicas de planificación, Kanban y su herramienta de

planificación, tablero Kanban, hacen énfasis en la visualización. En este tablero
puede planificar cualquier proceso o trabajo, y diferentes tipos de proyectos.

6. Diagrama PERT

12
El diagrama PERT cuyo nombre proviene de las letras iniciales de la Técnica de Evaluación y
Revisión de Programas, es una de las herramientas de planeación administrativa. Visualmente,
el gráfico PERT se muestra como una serie de círculos interconectados por flechas. Cada
círculo contiene el nombre de una actividad del proyecto, y las flechas muestran el orden en el
que se completarán estas actividades

7. Mapa mental

Los mapas mentales están entre las técnicas de planeación más utilizadas en
diversos entornos porque es una de las más fáciles de usar. Igualmente hacen
hincapié en la visualización. Es un tipo de organizador gráfico, donde en el centro

13
se define la idea principal, y de allí salen ramas de otras ideas (usualmente en forma
de palabras clave y sin mucho detalle).

8. Matriz RACI

La matriz RACI es una herramienta eficaz de planificación de proyectos que facilita

la identificación y asignación de roles y responsabilidades. Las siglas RACI
significan:
• Responsable (quien es el responsable, quien tiene que completar la
actividad)
• Aprobador (quien delega las tareas y se responsabiliza de ellas a nivel más
alto)
• Consulado (quien es el experto que puede contribuir con sus conocimientos)
• Informado (quien está informado sobre el progreso)

9. Mapa de stakeholders

14
El mapa de stakeholders o el mapa de partes interesadas también puede entrar en
la lista de las herramientas de planeación. Las partes interesadas en este caso son
todas aquellas personas que pueden tener impacto o al revés concebir el impacto
de las actividades de una empresa, o de un proyecto o plan. Es decir, pueden ser
los mismos trabajadores, ejecutivos, inversores, clientes, otras entidades, etc.

10. Matriz de decisiones

15
El proceso de planeación también requiere la toma de decisiones. Ya que en
muchas ocasiones tendrá que escoger una u otra alternativa para incluir en su plan.
Para ello, puede usar la matriz de decisiones. No es una herramienta de planeación
como tal, pero resultará muy útil en este proceso.

¿Qué es un planificador?
Un planificador semanal es una herramienta que te ayuda a organizar tus
actividades, tareas y metas en un formato semanal. Puede ser un documento físico
o digital que se divide cada semana en días y, a veces, incluso en horas para que
puedas administrar tu tiempo de manera efectiva.
La belleza de un planificador semanal radica en su simplicidad. No importa cuán
abrumadora pueda parecer tu lista de tareas, cuando se desglosa en partes
manejables a lo largo de una semana, se vuelve mucho más fácil de manejar.

Usos del planificador semanal

Los usos del planificador semanal son tan variados como las personas que los
utilizan. Normalmente se suelen utilizar en cuatro ámbitos bien definidos:
Planificación de tareas

16
Un planificador semanal es ideal para desglosar tus tareas y objetivos en acciones
manejables. Puedes asignar tareas específicas a cada día de la semana, lo que te
ayudará a mantener el enfoque y a evitar sentirte abrumado.
Gestión del tiempo
Permite ver claramente cuánto tiempo tienes disponible cada día, lo que puede
ayudarte a planificar tus tareas de manera eficiente y evitar la sobrecarga de trabajo.
Conociendo todo esto con anterioridad te puede ayudar a gestionar tu tiempo de
manera eficiente.
Seguimiento de hábitos
Puedes utilizar tu planificador para hacer un seguimiento de tus hábitos diarios y
semanales, como el ejercicio, la alimentación saludable o la meditación. Es una
agenda que te ayudará a planificar y tener tiempo para todo.
Organización de eventos
Ya sea que estés planeando una fiesta de cumpleaños o una reunión de negocios,
un planificador semanal puede ayudarte a organizar todos los detalles y asegurarte
de que nada se te pase por alto.

¿Qué es el principio 90/10?

Fue descrito por Stephen Covey en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente
efectiva».
Este principio o regla nos afecta a todos sin excepción. Significa que el 10% de
nuestras perturbaciones vienen por percepciones directas, es decir, que en nuestra
vida SOLO el 10% está relacionado con lo que nos pasa y el 90% restante sería
nuestra percepción y reacción a aquello que nos pasa. Esto es muy interesante,
porque normalmente nos quejamos de que no tenemos control sobre nuestra vida
y resulta que SOLO EL 10% es algo incontrolable para nosotros.
No puedes evitar tener un jefe tonto y altivo, que tu automóvil se estropee, que te
llegue una factura con la que no contabas, los atascos cuando tienes prisa, que tu
autobús se retrase… Todos estos eventos y muchos más que podría enumerar se
encuentran fuera de nuestro control.

17
Pero ¿dónde entramos nosotros? Pues en nuestra REACCIÓN. Ahí reside el 90%
de nuestras perturbaciones y malestares diarios. Es nuestra percepción de lo
ocurrido lo que nos hace reaccionar de una determinada manera u otra. Esto lo
podemos aplicar a todas las áreas de nuestra vida: nuestra relación de pareja,
nuestras relaciones laborales con jefes y compañeros, nuestras relaciones de
amistad y familia….
Por eso una determinada situación nunca afectará a dos personas de la misma
manera.

¿Cómo quieres que te afecten a ti las cosas?

No se trata de pasar de todo o de tragarse las cosas, sino de darle la importancia a
las cosas que realmente lo merecen. Se trata de respirar hondo ante algo que está
pasando y que no puedes controlar. Se trata de no estropear un día, una relación o
un trabajo por una mala reacción de 5 segundos.

¿En qué modo podemos aplicar este principio en nuestro día a día?

A lo largo de nuestra vida se han ido formando conexiones automáticas que hacen
que actuemos sin pensar. Son reacciones automáticas que no cuestionamos, las
vivimos, pero no las controlamos y nos causan estrés, malhumor, enfados e
infelicidad. Lo ideal sería respirar hondo, calmar la reacción que arrasaría con todo,
relativizar y tomar las riendas de nuestras reacciones sobre los acontecimientos que
nos van pasando.
Si se nos estropeo el coche siempre podemos ir en autobús, si el niño me mancha
la camisa antes de ir al trabajo me la cambio y llego al trabajo sin problemas, si hay
atasco pues llegaré un poco tarde al trabajo, pero no pasará nada porque casi todo
el mundo llegará igual que yo, …

18
Aplicando este simple principio mejorará tu calidad de vida, te estresarás menos, te
sentirás más dueño de tu vida y en definitiva serás más feliz. Si tú cambias, todo
cambia.

Ley de Parkinson
La ley de Parkinson señala que cuanto más tiempo tiene un usuario para realizar
una tarea, más tiempo tarda en completarla. Esto significa que, si se le da a una
persona un día para completar una tarea, es probable que la tarea tarde en
realizarse un día completo. Si se le da a la misma persona dos días para completar
la misma tarea, es probable que la tarea tarde en realizarse dos días.

Eso viene a decir que, si disponemos de una tarea sencilla y mucho tiempo para
ejecutarla, el tiempo dedicado a esta tarea tenderá a ocupar todo el tiempo
disponible. Por eso es importante reducir al mínimo tiempo, que sea factible, la
realización de una tarea. Cuando sabemos que tenemos mucho tiempo, nos
relajamos y siempre acabamos haciendo las cosas a última hora, bajo la presión del
deadline. En diseño pasa exactamente lo mismo.

19
CONCLUSION
En resumen, la gestión del tiempo es esencial para lograr nuestros objetivos y
mantener un equilibrio en nuestras vidas. Hemos visto la diferencia entre efectividad
y eficiencia, resaltando la importancia de hacer las cosas correctas de la manera
más eficaz posible. También se identificó los obstáculos comunes que pueden
socavar nuestra gestión del tiempo y las herramientas, como los planificadores, que
nos ayudan a organizarnos mejor. El principio 90/10 y la Ley de Parkinson nos
enseñan lecciones valiosas sobre cómo priorizar tareas y evitar la procrastinación.
En última instancia, dominar la gestión del tiempo nos permite vivir de manera más
productiva y satisfactoria. A medida que apliquemos estos conceptos en nuestra
vida diaria, podremos aprovechar al máximo el tiempo que tenemos a nuestra
disposición.

BIBLIOGRAFIA

1 https://www.mba3.com/comblog/crecimiento-profesional/item/diferencias-entre-
eficiencia-eficacia-y-efectividad.html

20
2 https://tacticapractica.com/los-9-ladrones-de-tiempo-mas-frecuentes-y-como-
evitarlos/#:~:text=Los%20ladrones%20de%20tiempo%20son,no%20seas%20del%
20todo%20consciente.

3 https://blog.ganttpro.com/es/herramientas-tecnicas-de-la-planeacion-de-
proyecto/

4 https://miro.com/es/planificador/que-es-planificador-semanal/

5 https://psicologamartacastelos.com/principio-90-10/

21