Oliveto Lautaro

Trabajo práctico: El manejo del tiempo. – Lautaro Oliveto

1.- Leer atentamente los cuatro artículos referidos al tema. -

2.- ¿Cómo trata de resolver cada uno de los autores el problema del tiempo?
Explicar las técnicas o herramientas que cada uno propone.-

3.- ¿Habías reflexionado sobre éste tema con anterioridad a la lectura del
material? En caso afirmativo ¿en qué momento?, ¿frente a que situaciones? -

4.- En el caso que no hubieras reflexionado con anterioridad sobre el tema

¿te parece que es un aspecto importante a tener en cuenta? ¿Por qué?

5.- Si alguna vez te encontraste frente al inconveniente de la falta de tiempo

¿Cómo trataste de resolver el problema? ¿Utilizaste alguna de las
herramientas que proponen los autores?

6.- Si nunca te encontraste frente al inconveniente de la falta de tiempo

¿Cuáles de las herramientas planteadas por los autores crees que utilizarías si
te encuentras reflexionando sobre el tema?

7.- Realiza una reflexión personal sobre el tema, teniendo en cuenta el

material leído y tu propia experiencia. -

2- Ansiedad por la falta de tiempo Jeff Davidson

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En este texto Davidson plantea la situación de ansiedad que se genera por cómo usar el
tiempo, cómo aprovecharlo. En este sentido suele confundirse con la percepción lineal
que tenemos de él. No podemos manejar el tiempo, pero sí nuestra ansiedad. Por ello
parte del concepto de Productividad de David Allen quien dice básicamente que hay que
“terminar lo que hemos empezado”, y propone una técnica que consiste en identificar
primero las tareas incompletas y luego ver cuál es el paso más sencillo a seguir para poder
avanzar en su concreción.

Como herramienta utiliza 5 listas:

1) La de Proyectos, las cosas más importantes de nuestra vida

2) La lista de acciones inmediatas para cada proyecto
3) La lista de espera de aquellas acciones que en principio no dependen de nosotros,
sino que están en manos de otros
4) La lista de acciones programadas, aquellas que tienen una fecha y hora concreta
(ej. Reunión, turno etc.)
5) La lista de los tal vez, que son aquellas actividades que no tienen necesariamente
que hacerse.

Allen considera que no siempre lo más importante es lo que debe hacerse primero, ya
que a veces cuando no hay mucho tiempo es más productivo aprovecharlo en otra
actividad que podamos empezar y terminar.

Por otro lado, aparece el concepto de Peter Senge: Reloj vs Ciclos.

El cual plantea que debe existir una relación entre el reloj y la sociedad que el
capitalismo generó.

A lo largo de la historia la sociedad capitalista fue desarrollándose con el uso del reloj
mecánico, pero observando nuestro alrededor podemos ver que no todo puede
medirse de esta manera ya que por ejemplo los procesos de la Naturaleza, de la
Economía y las Finanzas, tienen otra medida de tiempo que seria en ciclos de
evolución y cambio.

Los procesos naturales de crecimiento se aceleran por sí mismos, esto se ve en la

relación de curvas lineales y exponenciales. Como en la naturaleza, que nada crece
para siempre, hay proyectos que se frustran antes de empezar porque no se les da el
tiempo necesario para que den fruto, debido a las presiones que suelen tener los
directivos ante sus competidores.
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Gestión eficaz del tiempo – Marc Mancini

A medida que la tecnología avanza, se ven incrementadas nuestras tareas y

responsabilidades, el tiempo vale oro y su precio se mide en Productividad.

Según Mancini no existe un estilo/técnica de administración del tiempo que se ajuste a

cada individuo por igual. Cada uno debe analizar y conocer su relación psicológica con
el tiempo y tener en cuenta las principales personas, lugares y cosas que influyen en la
manera que se usa.

Una técnica sería llevar un cuaderno de notas donde se registre cada actividad
realizada y el tiempo que nos llevó hacerla, tanto laborales como personales. Analizar
las actividades e identificar las dos a las que más tiempo le hemos dedicado y las dos a
las que menos tiempo le hemos dedicado. Evaluar con sinceridad a cuáles actividades
deberíamos dedicarle más tiempo y a cuáles menos, eso nos llevaría a concluir qué
cambios pueden beneficiarnos.

Para ordenar las actividades hay 5 formas según su prioridad

Sistema ABC

Se hace la lista de actividades/tareas (puede ser en archivo de la computadora u otro

medio digital o agenda) y se las cataloga en A- las inmediatas, B - las que deben
hacerse, pero no tan urgente, las C - que se pueden posponer sin problemas y las D -
que no necesitan realizarse

Tarjetas o post-it (variante del anterior)

Se escriben las tareas en las tarjetas y se ordenan por prioridad A, B, C, D. Este sistema
pueden usarlo varias personas a la vez.

Sistema de inventario

Consiste en revisar lo que se hizo durante el día y aplicarlo al día siguiente, para esto
es importante evaluar la productividad de cada día estableciendo lo que queremos
lograr. Este sistema genera cambios de conducta que permiten ahorrar tiempo.

Sistema de recompensa

Antes de ordenar las tareas preguntarnos ¿cuál será la recompensa de hacerla? Este
sistema está condicionado por factores emocionales.
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Principio de Pareto

Nos lleva a sopesar el valor relativo de realizar tal o cual actividad. El principio
establece que en cualquier orden de cosas el 80% del valor deriva del 20% de los
mismos. Por ejemplo, el 20% de la información que recibimos o leemos, nos aporta el
80% de datos útiles.

Herramientas:

“No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy porque eso te roba tiempo”. Según
los psicólogos, la gente suele dejar de hacer cosas por miedo al cambio o al fracaso,
tiende a dejar todo para último momento o bien lo pospone por ser una tarea
desagradable o muy complicada.

Para hacer frente a esto se propone hacer una lista de deberes laborales,
responsabilidades personales y objetivos a largo plazo que se han dejado desatendidos
y observar. Si logramos identificar esto, podremos generar los cambios que nos lleven
a utilizar de manera más eficaz nuestro tiempo y a realizar quizá cosas que hemos
aplazado y nos hacen mucho bien.

Una vez lograda la lista de temas desatendidos podemos analizar y accionar:

a) las tareas poco agradables hacerlas primero o dárselas a alguien que disfrute en
hacerla
b) las tareas que nos sobrepasan podemos dividirlas en tareas menores o buscar un
ambiente tranquilo que nos permite empezar y terminarlas.
c) Las tareas poco claras, replantearlas.

Delegar y aprender a decir NO.

El delegar nos permite optimizar el uso del tiempo y los recursos, buscar a alguien
capacitado que pueda hacer esas tareas menores mientras que nosotros realizamos
otras que requieren si o si de nuestra capacidad.

El decir No viene luego de haber analizado las responsabilidades que conlleva realizar
tales tareas, y ver si es un buen uso de nuestro tiempo. También debemos aprender a
decir NO a la sobrecarga de información.

Instrumentos electrónicos o en papel:

Ordenador, portátil para uso de correo electrónico, teléfono o celular, PDA, archivos
en papel. Antes de usarlos analizar y preguntarse si es necesario, si usaré todas sus
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funciones, si es simple, etc. El entorno en el que trabajamos es un factor esencial para

evitar pérdidas innecesarias de nuestro tiempo.

Gestión del Tiempo Rosalie Maggio

La autora propone analizar nuestros hábitos para ver si estamos haciendo un buen uso
del tiempo o lo desperdiciamos, y propone concentrarse en una sola tarea logrando
hacer un mejor trabajo a un bajo costo de tiempo. Un estudio de Peter Drucker
concluye en determinar que 90 minutos es el tiempo ideal para concentrarse y ser
eficiente en algo.

Análisis de hábitos:

a) Preocupaciones o reflexiones: la preocupación constante por algo es la mayor

consumidora de tiempo y energía, por eso una herramienta que puede ayudarnos
es anotar los temas que nos preocupan y las acciones que podemos hacer para
resolverlos. Por el contrario de la preocupación, la reflexión sobre esos temas nos
permitirá generar ideas/ acciones.
b) Antes de hacer algo tenemos que reunir todo lo que vamos a necesitar, y luego
planificar los pasos a seguir en pequeñas etapas. El “persevera y triunfarás” no
siempre se cumple porque podemos partir de una premisa inviable.
c) Tiempo frente al Televisor: analizar cuanto tiempo real miro TV por temas que me
interesan, o simplemente estoy viendo cualquier cosa cuando podría estar en algo
productivo o más placentero (leer, caminar, visitar a un amigo)
d) Interrupciones: la mayoría de las veces nosotros mismos somos los que nos
interrumpimos por diferentes motivos, eso hace que malgastemos nuestro tiempo.
e) Aplazamientos: posponer o retrasar una tarea a la larga nos hace sentir incómodos
con nosotros mismos, Ante esto, la autora propone rever esa tarea para llegar al
fondo del porqué la estamos evitando. Puede que no estemos comprometidos con
el trabajo, que sea algo impuesto, o aburrido etc., ante esto propone un sencillo
remedio que es: si la tengo que hacer, hacerla cuanto antes.

Para hacer una buena gestión del tiempo se propone una serie de tips a los que
llama ahorradores de tiempo a saber:
Identificar el momento adecuado para hacer la tarea; asegurar de tener todo lo
necesario; verificar fechas y horarios de citas; mantener un archivo actualizado de
las actividades que tienen vencimiento y de las actividades pendientes; delegar
tareas que puede hacer otro; pedir ayuda cuando es necesario; gastar dinero en
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lugar de tiempo (pagar a otro para que realice tareas que no valen la pena mi
tiempo) y dormir lo suficiente para rendir mejor.

Primero lo primero de Stephen R. Covey

Este texto parte del análisis de la importancia de realizar las cosas, tareas o
actividades. Utiliza el contraste de dos herramientas: el reloj y la brújula.
Por un lado, el reloj representa los compromisos, citas, horarios, metas,
actividades, lo que hacemos con el tiempo y cómo lo administramos. Por otro lado,
la brújula, es nuestra visión, misión, la conciencia moral es decir lo que sentimos
que es importante y el modo de dirigir nuestra vida.
En esta relación aparecen dos factores: la urgencia y la importancia.
Covey analiza los temas importantes y urgentes mediante la llamada Matriz de
Administración del Tiempo-MAT- que tiene 4 cuadrantes.

Urgente Importante

I II
Crisis Preparación
Problemas acuciantes Prevención
Proyectos c/ fecha Valores claros
vencimiento Planificación
Reuniones Relaciones
Poder interior

III
Interrupciones, algunas
llamadas telefónicas
Informes para otros
Reuniones
Muchos asuntos acuciantes
Mucha actividad popular
IV
Trivialidades
Correspondencia publicitaria
Algunas llamadas teléf.
Acciones que representan
pérdida de tiempo
Actividades de escape
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El cuadrante I representa lo urgente e importante, en ese nos desenvolvemos,

producimos, aplicamos nuestra experiencia (ej. atendemos un cliente furioso,
tenemos una fecha tope, reparamos una maquinaria, cita médica por cirugía). A
veces se confunden situaciones urgentes como importantes cuando en realidad no
lo son y deberían estar en el cuadrante III.

El cuadrante II incluye las actividades importantes, pero no urgentes, es el

cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo plazo, prevemos problemas,
nos capacitamos. En éste, crece nuestra capacidad para ejecutar. El tiempo
invertido en este cuadrante nos permite reducir el cuadrante I ya que planificar,
prepararse y prevenir hace que muchas cosas no se vuelvan urgentes. Marca el
liderazgo personal.

El cuadrante III es el de las cosas urgentes, pero no importantes, es el del engaño,

genera situaciones de importancia para otros, no para nosotros. En este cuadrante
se pasa tiempo para cumplir expectativas de los demás.

El cuadrante IV es el de las actividades que no son urgentes ni importantes. Es el

de la pérdida de tiempo. Ejemplo estar leyendo cosas triviales, mirando tv frívola
etc.

Es beneficioso reflexionar sobre las actividades que consideramos urgentes ya que

algunas no lo son porque no nos han permitido lograr un objetivo importante.
Urgente vs importante, el problema surge cuando solo actuamos por lo urgente y
dejamos de lado lo importante.

3- El uso del tiempo, lo he tenido en cuenta la mayoría de las veces al momento de

prepararme para los exámenes, analizando el tiempo que puede llevarme cada
materia. También cuando en un mismo día debo o quiero estar en varios lugares, por
diferentes motivos y veo según lo que es más importante para mí como manejo los
horarios en la medida que no dependa de otros. Trato de hacer lo que quiero y lo que
debo.

5- El problema de la falta de tiempo me ha surgido en este último año de secundaria.

Por un lado, en el plano de mis responsabilidades estudiantiles además de las
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tareas/exámenes del colegio, estoy rindiendo materias por UBA XXI para el ingreso a
una carrera universitaria. Y por otro lado la parte social también es mayor ya que
participo en diferentes grupos y tengo más eventos, reuniones, salidas.

Creo que la técnica que uso sin haberla pensado como tal, al menos lo que más se
asemeja sería al análisis que hace Covey con la Matriz de administración del tiempo.
Trato de anteponer lo importante en la medida que puedo.

7- La administración del uso de nuestro tiempo no es un tema menor, me pareció

interesante la lectura de los textos ya que la mayoría de las veces no nos damos
cuenta de la importancia real que tiene hacer quizá, un análisis sencillo, de cómo
estamos utilizando nuestro tiempo y las consecuencias que eso conlleva a nuestra vida
en general. Hay hábitos que podemos modificar con simples cambios que redundarían
en altos beneficios para un mejor aprovechamiento del tiempo, siempre tratando de
priorizar lo que realmente es importante. En el día a día deberíamos hacer una lista, ya
sea escrita o mental, de prioridades en los diferentes órdenes de nuestra vida, para
que no nos encontremos haciendo cosas que parecen urgentes, pero nos son
importantes y dejemos de lado lo que realmente nos generará un beneficio concreto.