Ley de Parkinson: tener más tiempo no te hará más productivo

Puede que te hayan encargado preparar un minucioso informe que, en condiciones normales,
supondría unas 40 horas de trabajo, pero tu empresa te ha fijado una fecha límite de dos
semanas para la entrega. Al igual que les sucede a la mayoría de trabajadores, lo más posible
es que tiendas a dilatar el tiempo de elaboración hasta alcanzar esas dos semanas (unas 80
horas), en lugar de optimizar tu rendimiento y tenerlo listo en la mitad del tiempo. Pero
tranquilo, no eres el único: es el efecto de la Ley de Parkinson.

Qué es la Ley de Parkinson

Cyril Northcote Parkinson, historiador y escritor británico, fue quien planteó la definición de
esta ley y observó sus consecuencias sobre la productividad de las empresas. Lo hizo de forma
satírica en 1955, en una serie de artículos para la revista The Economist, pero el paso del
tiempo ha convertido su teoría en un éxito póstumo aceptado en la teoría empresarial y en la
organización del trabajo.

Según Parkinson, si nos otorgan un tiempo determinado para llevar a cabo una tarea, el
tiempo que utilizamos se extiende hasta llenar el período del que disponemos. O lo que es lo
mismo: nos tomamos todo el tiempo disponible para completar el trabajo, aunque en realidad
no lo necesitemos.

Cómo afecta la Ley de Parkinson a la productividad

Según Parkinson,en lugar de optimizar nuestro tiempo para hacer más en menos, alargamos
los procesos. Y en este contexto, la procrastinación se refuerza y nuestra productividad cae. Es
por ello que, para el historiador británico, la existencia de este paradigma tiene varias
consecuencias directas sobre nuestro trabajo:

Menos esfuerzo: según esta ley, tenderemos a trabajar a un rendimiento menor hasta agotar
el tiempo disponible, en lugar de afrontar el reto de tener lista nuestra tarea en el menor
tiempo posible.

Uso de todo el presupuesto disponible: cuando el trabajo incluye la gestión de un presupuesto,

con frecuencia optaremos por gastarlo en su totalidad, incluso cuando no sea estrictamente
necesario. Esta decisión a menudo viene empujada por el miedo a requerir un presupuesto
mayor el día de mañana y no poder disponer de él por haber demostrado en años anteriores
que no era necesario.

Más complejidad del trabajo realizado: debido a la posibilidad de destinar más tiempo del
estrictamente necesario a resolver una tarea, nuestro trabajo se volverá más complejo, lo que
puede resultar contraproducente si lo que necesitábamos era una respuesta rápida y concisa a
una cuestión concreta.
Tendencia a dedicar más tiempo a las tareas triviales: conocida como ley de trivialidad y
directamente relacionada con la Ley de Parkinson, implica que las tareas menos importantes
acapararán el grueso de la planificación y del tiempo disponible, mientras que las realmente
importantes, que definen la capacidad de trabajo real en el día a día de la empresa y la
consecución de los objetivos de largo plazo, acaban perdiendo el peso que deberían tener.

Hazle frente: cómo realizar más tareas en menos tiempo

Por lo general, la forma más elemental de combatir la Ley de Parkinson es empezar por asumir
que no tenemos por qué terminar una tarea o un proyecto a base de haber agotado todo el
tiempo disponible.

No se trata de obsesionarnos e intentar adelantar entregas como sea, ya que siempre pueden
haber proyectos que se atraganten o que realmente requieran la duración asignada, ni de
sobrecargarnos de trabajo, sino de buscar un equilibrio honesto en el que nuestra
productividad sea más razonable y seamos capaces de concentrar más tareas en menos
tiempo.

Hay algunas técnicas de productividad y gestión del tiempo que pueden ser útiles a la hora de
optimizar el tiempo:

Utilizar la técnica del time blocking . Se trata de asignar espacios reducidos de tiempo a
actividades muy concretas. Para evitar las interrupciones y acabar divagando durante las
pausas que hacemos para atender el correo, descansar, consultar las redes sociales… el time
blocking nos obliga a establecer espacios de tiempo reducidos para cada tarea, pero que se
aprovechan al máximo. Por ejemplo, 50 minutos para preparar el informe, luego 10 minutos
para responder correos, luego otros 70 para seguir con el informe, después 15 minutos de
descanso… En definitiva, una organización del tiempo muy estricta para evitar el caos y que el
trabajo se dilate en exceso.

Aplicar la regla de los dos minutos. Se trata de una regla básica del método GTD (Gettting
Things Done), creado por el consultor David Allen, que indica que cualquier tarea que podamos
realizar en menos de dos minutos deberá ser completada de inmediato, en lugar de agendarla
y posponerla. Esta duración puede variar en función de nuestra contexto, pero la base sigue
siendo la misma: haz aquello que puedas hacer al momento y evita posponer. Por ejemplo,
responder brevemente a un correo, enviar un documento a un compañero, etc.

Seguir el principio de Pareto. Habitualmente referido como “la regla del 80/20”, expone que el
80% de los resultados proviene del 20% del esfuerzo aplicado en una tarea o un proyecto. Es
decir: el grueso de nuestro trabajo tiene un impacto reducido sobre el resultado final, mientras
que lo más significativo se produce en un espacio de tiempo mucho más breve. Con eso en
mente, nuestro reto consistirá en detectar a qué actividad es más importante que dediquemos
ese 20% para que nuestras tareas salgan adelante en el menor tiempo posible.

Crear tu propio método. Los métodos proponen enfoques genéricos, pero el tuyo puede
ajustarse específicamente a tu día a día y a tus problemas y limitaciones. Así que, basándote en
cualquiera de las prácticas anteriores o cualquier método habitual de gestión del tiempo de
trabajo, puedes crear uno que encaje a la perfección en tu actividad cotidiana y tus
necesidades. Por ejemplo, si tu punto débil son las distracciones, crea unas reglas y una rutina
que se centren en eliminarlas. O si tienes tendencia a dejarlo todo para última hora, puedes
crear un método que se base en una asignación equitativa del tiempo que sea difícil de
sortear.

Ahora que ya conoces los riesgos de la Ley de Parkinson, no te dejes vencer por la
procrastinación y anímate a desafiar los plazos que se te asignan y tu capacidad para producir
un mejor trabajo en menos tiempo. No solo mejorarán tus resultados, sino que también
aumentará tu satisfacción personal!