Marco Vinicio Vivanco Romero

UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS
Trabajo de Titulación Previo a la Obtención del Título de Master en
Administración de Empresas
Manual de Gestión Organizacional por Procesos del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de El Oro.
Marco Vinicio Vivanco Romero
Quito, Mes de Año

Descentralizado Provincial de El Oro.
Por
Febrero 2018
Aprobado:
Primer Nombre, Inicial, Primer Apellido, Inicial, Tutor

Primer Nombre, Inicial, Primer Apellido, Inicial, Presidente del Tribunal
Primer Nombre, Inicial, Primer Apellido, Inicial, Miembro del Tribunal
Primer Nombre, Inicial, Primer Apellido, Inicial, Miembro del Tribunal
Aceptado y Firmado: ____________________________________ día, mes, año

Primer Nombre, Inicial, Primer Apellido, Inicial.


_____________________________ día, mes, año

Presidente(a) del Tribunal
Universidad Internacional del Ecuador
Autoría del Trabajo de Titulación
Yo, Marco Vinicio Vivanco Romero, declaro bajo juramento que el trabajo de
titulación titulado Manual de Gestión Organizacional por Procesos del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de El Oro. es de mi autoría y exclusiva
responsabilidad legal y académica; que no ha sido presentado anteriormente para
ningún grado o calificación profesional, habiéndose citado las fuentes
correspondientes y respetando las disposiciones legales que protegen los derechos
de autor vigentes.
__________________________
Correo electrónico: mv_vr@hotmail.com

Autorización de Derechos de Propiedad Intelectual
Yo, Marco Vinicio Vivanco Romero, en calidad de autor del trabajo de
investigación titulado Titulo del trabajo de investigación Manual de Gestión
Organizacional por Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial
de El Oro. autorizo a la Universidad Internacional del Ecuador (UIDE) para hacer
uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contiene esta
obra, con fines estrictamente académicos o de investigación. Los derechos que
como autor me corresponden, lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento en Ecuador.
D. M. Quito, Mes de Año
__________________________
Correo electrónico: mv_vr@hotmail.com
Dedicatoria
La presente propuesta está dedicado a vuestro padre celestial y a la Santísima
Virgen María, quienes me dieron la sabiduría, fortaleza y salud para concluir esta
nueva etapa de mi vida.
A mis padres Marco Antonio Vivanco Vargas y Elvia Romero Romero, porque
ellos siempre estuvieron a mi lado brindándome su apoyo incondicional y sus
consejo para hacer de mí, un profesional de éxitos.
Ing. Marco Vinicio Vivanco Romero

Agradecimiento
El amor recibido, la dedicación y la paciencia con la que cada día se preocupan mis
padres por mi avance y desarrollo de esta propuesta, es simplemente único y se
refleja en la vida de un hijo.
Al Ing. Clemente Bravo Riofrío, Prefecto de El Oro, Lic. Verónica León Castro,
Secretaria de Talento Humano del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial
de El Oro, a estas dos personas por facilitarme la apertura y la confianza en mi
persona, en esta noble.
Un agradecimiento especial a mi tía Gloria Romero Asanza (+), con ella me ha
dejado muchas cosas que en vida nunca hay que rendirse, siempre debemos tener un
horizonte y seguir escalando profesional.
A todas las personas en mención por cada día, confiaron, creyeron en mí y en mis
expectativas. Con la hermosa oportunidad disfrutar a lado de las personas que sé
que más me aman, y las que yo sé que más amo en mi vida.
Ing. Marco Vinicio Vivanco Romero

Resumen Ejecutivo
El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de El Oro, al igual que
todas las empresas públicas se han visto en la necesidad por iniciativa del Gobierno
Nacional a generar estructuras organizacionales con base a la gestión por procesos.
Esta modelo de gestión debe ser adoptado con base al artículo 227 de la
Constitución, que manifiesta “ La Administración Pública constituye un servicio a
la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad,
jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación,
planificación, transparencia y evaluación” (Constituyente A. , 2008). Esta
institución actualmente cuenta con procesos y procedimientos que no se encuentran
documentados y menos aún estandarizados por lo que la presente propuesta de
titulación tiene como objetivo analizar, diseñar los procesos y proponer su
mejoramiento en el área de Talento Humano del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de El Oro que permita un incremento en la calidad de
los servicios.
Palabras claves: Talento Humano, Proceso, Gestión por procesos.

Abstract
The Provincial Decentralized Autonomous Government of El Oro, like all
public companies have needed the National Government's initiative to generate
organizational structures based on process management. This management model
must be adopted based on article 227 of the Constitution, which states “Public
Administration constitutes a service to the community that is governed by the
principles of effectiveness, efficiency, quality, hierarchy, decentralization,
decentralization, coordination, participation , planning, transparencies and
evaluation ”(Constituent, 2008). This institution currently has processes and
procedures that are not documented and even less standardized, so the present
degree proposal aims to analyze, design the processes and propose their
improvement in the area of Human Talent of the Autonomous Provincial
Decentralized Government of El Gold that allows an increase in the quality of
services.
Keywords: Human Talent, Process, Process Management.

ix
Contenido
Contenido...........................................................................................................................
Lista de Tablas..................................................................................................................
Lista de Figuras................................................................................................................
CAPITULO I: Introducción.............................................................................................
Enunciado/ Planteamiento del Problema....................................................................2
Alcance.......................................................................................................................2
Objetivos de la Investigación......................................................................................3
Objetivos General.......................................................................................................3
Objetivos Específicos.................................................................................................3
Justificación de la Investigación.................................................................................4
CAPITULO II: Marco Referencial..................................................................................
¿Qué es un Proceso?...................................................................................................6
Límites, elementos y factores de un proceso..............................................................7
Elementos de un proceso............................................................................................7
Las interacciones de los procesos...............................................................................8
Criterios para implementar los procesos.....................................................................9
¿Qué es Gestión por Procesos?.................................................................................10
Importancia de Gestión por Procesos.......................................................................10
Beneficios de una gestión por procesos....................................................................11
Características de la Gestión por Procesos...............................................................11
Objetivos de la Gestión por procesos.......................................................................12
Diseño de Manual Orgánico por Procesos................................................................12
Definición de Diagrama de Procesos........................................................................19

x
Beneficios del Diagrama de Flujo............................................................................19
Tipos de Diagramas de Procesos..............................................................................20
Flujo de procesos......................................................................................................22
Gestión Administrativa.............................................................................................23
Definiciones del Diseño Organizacional..................................................................24
CAPITULO III.- Entidad de Estudio ( GAD Provincial de El Oro)...........................
Historia..............................................................................................................................
Misión................................................................................................................................
Visión.................................................................................................................................
Organigrama General y Estructura Organizacional....................................................
Análisis Situacional del Entorno Político.......................................................................
Referencias........................................................................................................................
xi
Lista de Tablas
Tabla 1......................................................................................................................17
Tabla 2......................................................................................................................18
xii
Lista de Figuras
Figura 1.El enfoque hacia los procesos......................................................................6
Figura 2 Limites y Factores de un proceso.................................................................7
Figura 3 Elaboración propia, AENOR......................................................................15
Figura 4 Ejemplo de Cadena de Valor GAD Provincial...........................................15
Figura 5 Diagrama de flujo de recorrido..................................................................21
Figura 6 Elementos del diagrama de flujo................................................................22
Figura 7.Formato horizontal.....................................................................................22
Figura 8.Formato panorámico...................................................................................23
Figura 9. Estructura Orgánica...................................................................................29

1
CAPITULO I: Introducción
La gestión del Talento Humano se ha convertido, en estos días, en la piedra
angular de toda administración pública; así una gestión orientada a promover el
dinamismo personal y profesional de cada uno de los funcionarios de una
institución, siendo la base indispensable para alcanzar la competitividad exigida en
los mercados de hoy. Esto se debe a que la importancia del Talento Humano no
solo está determinada por los altos nivel de eficiencia que se requiere y que solo se
consigue con un personal capacitado, profundamente identificado con el Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de El Oro, conjuntamente con sus objetivos y
con el compromiso institucional en crecimiento individual y profesional de los
funcionarios; sino que además estar relacionado con la responsabilidad social de
una organización que respeta, valora y proyecta la vida hacia el futuro y el bienestar
de las sociedades.
Por esta razón, es necesario que la Unidad de Talento Humano, estructure y
proponga mecanismo de apoyo para encaminar el desempeño de los funcionarios
públicos; que debe estar caracterizado por un aprendizaje participativo en función
de los retos internos y poder así responder a las exigencias de las etapas que viven
los diferentes países entre ellos Ecuador. En la actualidad, el país está inmerso en
una etapa de profundos cambios y es por esto que el Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de El Oro, necesita asumir los retos que están
relacionados por el Ministerio de trabajo, y la secretaria Nacional Técnica de
Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público (SENRES
hoy MRL) ha elaborado una norma técnica para el desarrollo del manual orgánico
por procesos en concordancia con la Ley Orgánica de Servicio Público, logrando
veracidad, calidad y calidez en los servicios.

2
Uno de los problemas que afecta la toma de decesiones y la gestión del
Talento Humano, por parte del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de
El Oro, ha sido precisamente no contar con el manual de gestión organizacional de
procesos para el mejor desenvolvimiento de la administración, a las realidades
necesarias y contengan los lineamientos normativo-básicos para la ejecución de
acciones relaciones con los mismos. La presente propuesta del Manual de Gestión
Organizacional por procesos busca favorecer la mejora de los procesos, que
significa optimizar los recursos, refuerzos de los mecanismos internos y externo;
creando una herramienta guía que facilite las tareas del Talento Humano
Enunciado/ Planteamiento del Problema
El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de El Oro, con el
objetivo de brindar de convertir en una institución pública eficiente, eficaz e
innovadora. El GAD Provincial ha venido presentado situaciones de falta de
comunicación entre los funcionarios; así mismo se presenta duplicidad de
actividades o funciones, así también la existencia de funcionarios con igual
denominación de cargo. Por lo tanto, al no existir un Manual Organizacional por
Procesos es, además un instrumento básico para la gestión de Talento Humano en
los GAD, pues al establecer la estructura que permite trazar la conformación de los
equipos de personas que harán que una prefectura cumpla su función de servir a la
colectividad.
Alcance
El alcance del presente trabajo será la elaboración de este manual se
consideran los procesos Gobernantes, Asesoría y de Apoyo de la estructura
organizacional del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de El Oro. Para
en un futuro elaborar el de la organización completa. Evitando la duplicidad de

3
funciones y reducir el gasto corriente y convirtiéndose en un ciclo enfocado en la
mejora continua.
Objetivos de la Investigación
Objetivos General
Elaborar un Manual de Gestión Organizacional por Proceso del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de El Oro, para los niveles Directivo, Asesor
y de Apoyo, usando la norma técnica para la caracterización de los procesos,
ofreciendo una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y
eficiente de la misión, las políticas y los objetivos.
Objetivos Específicos
1. Investigar las principales teorías acerca de la gestión por procesos y clima
organizacional.
2. Evaluar el análisis situacional del GAD Provincial de El Oro.
3. Diseñar el manual para la gestión organizacional por procesos; la cual
permitirá al personal del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de
El Oro, determinar claramente sus unidades administrativas; nivel
jerárquico; líneas de autoridad y responsabilidad; y, organigrama estructural.
4. Formular los procesos en el tiempo establecido con el diseño de un manual
de gestión de procesos que permita mejora continua.

4
Justificación de la Investigación
Toda institución pública, se han visto en la necesidad por iniciativa del
Gobierno Nacional a generar estructuras organizacionales con base a gestión por
procesos. En el artículo 226 de la (Constituyente A. , 2008) dispone “que las
instituciones del Estado, sus organismo, dependencias, los servidores públicos y las
personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán las competencias y
facultades que les son otorgadas por la constitución y la ley”, de esta manera los
servidores públicos del GAD Provincial tiene la obligación constitucional y social
de trabajar de manera coordinada y cumplan con los fines propuestos por la
institución. Un aspecto importante que dispone (Constituyente A. , 2008) a los
GADS en su artículo 227 “que se gobernará de manera descentralizada, basándose
por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, descentralización,
coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación”.
El nuevo marco jurídico constitucional y legal del Ecuador, hace necesaria
una redefinición de la organización administrativa interna de los gobiernos
autónomos descentralizados provinciales, que asegure procesos integrales y
efectivos como respuesta a las necesidades y exigencias actuales y futuras de la
institución; y para el cumplimiento de sus atribuciones, el Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de El Oro podrá crear los órganos administrativos
necesarios para la consecución de sus especiales finalidades; este diseño por
procesos es uno de los instrumentos fundamentales para el funcionamiento de un
GAD, pues establece su razón de ser, su modo de operar y los servicios que presta a
la sociedad, al no contar con el respectivo manual se procede con la elaboración del
Descentralizado Provincial de El Oro, mediante la norma técnica del diseño de

5
reglamentos o estatutos orgánicos de gestión organizacional por procesos publicada
el 16 de abril de 2006, siendo de gran ayuda la implementación de este Manual de
Procesos para mejorar y optimizar las relaciones de trabajo en la participación del
cumplimiento de metas y objetivos institucionales.
El manual tiene varios elementos, uno de ellos los procesos para el cumplimiento de
su misión, objetivos y responsabilidades, se ha desarrollado procesos y subprocesos
que estará conformado por:
1) Procesos Gobernantes
Direccionamiento Estratégico Provincial: Comisiones
Gestión Estratégica Provincial: Prefectura
Vice prefecto o Vice prefectura Provincial
2) Proceso de Asesoría
Gestión de Procuraduría sindica
Secretaria de Comunicación Social
Gestión de Auditoria Interna
Secretaria de Planificación Institucional
3) Proceso de Apoyo
Secretaria General
Secretaria Administrativa
Secretaria de Economía y Finanzas
Secretaria de Compras Públicas
Secretaria de Talento Humano
Secretaria de Estudios y Proyectos
Secretaria de Fiscalización
Secretaria de Transporte y Mantenimiento

6
CAPITULO II: Marco Referencial
Las bases teóricas se hace referencia para tener una clara idea de lo que se
aplicará en esta propuesta, es necesario considerar algunos conceptos importantes
de varios autores, como se menciona a continuación:
¿Qué es un Proceso?
ISO 9000 define proceso como: “Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan las cuales transforman elementos de entrada en
resultados”
Por otra parte, (Pall, 2009) define un proceso como: “La organización lógica
de personas, materiales, energía, equipamiento e información en actividades de
trabajo diseñadas para producir un resultado final requerido (producto o servicio)”.
(p. 14).
Figura 1.El enfoque hacia los procesos

Tomado por: Gestión de Procesos (2012)
7
Límites, elementos y factores de un proceso
(Velasco J. A., 2010) indicó que las causas se han concurrido desde siempre
ya que es la grafía más natural de constituir el compromiso; otra cosa bien distinta
es que los tuviéramos identificados para orientar a ellos la acciones. Para ellos, y en
primer lugar hemos de:
 Determinar sus límites para, en función de su nivel, asignar responsabilidad
 Identificar sus elementos y factores para determinar sus integraciones y hacer
posible su gestión.
Figura 2 Limites y Factores de un proceso

Tomado de libro de gestión por procesos (Velasco P. J., 2009)
Elementos de un proceso
Es como escribe (Velasco P. J., 2009) los elementos de todo proceso tienen
tres elementos:
a) Un input (entrada principal), producto con unas características objetivas que
responda al estándar o criterio de aceptación definido: la factura del

8
suministrador con los datos necesarios. El input es un producto que
provienen de un suministrador (externo o interno); es la salida de otro
proceso (precedente en la cadena de valor) o de un proceso del proveedor o
del cliente. La existencia del input es lo que justifica la ejecución sistemática
del proceso.
b) La secuencia de actividades propiamente dicha que precisan de medios y
recursos con determinados requisitos para ejecutarlo siempre bien a la
primera.
c) Un output (salida) producto con la calidad exigida por el estándar del
proceso. La salida de un producto que va destinado a un usuario o cliente, el
output final de los procesos de la cadena de valor es el input o una entrada
para unos procesos del cliente.
d) Un sistema de control conocido como indicadores de funcionamiento del
proceso y medidas del resultado del producto del proceso y del nivel de
satisfacción del usuario.
Así pues, input y output, proveedor y cliente, definen los limites de todo
proceso que ha de ser claros y conocidos para poder asignar la responsabilidad
pertinente. Para que los procesos estén conectados entre sí, es preciso que entradas
y salidas estén fuera del ámbito de responsabilidad funcional.
Las interacciones de los procesos
Sin embargo, “Los procesos interactúan porque comparten productos,
evaluables de manera objetiva por proveedor y cliente” (Velasco P. J., 2009). Se
producen interacción a nivel de:
 Input, por cierto, lo denominamos así para no confundirlo con otras entradas
como las laterales.

9
 Output
 Salidas laterales es un punto intermedio del proceso de fabricación pudieran
generarse subproductos que desencadenaran la ejecución de un proceso.
 Entradas laterales o factores del proceso, personas, recursos materiales y
recursos físicos.
Criterios para implementar los procesos
Para implementación de los procesos, (Laman Scott, Burns Elizbeth, Lynn
Kathy, 2007) mencionan la importancia que tiene: Recopilar información de los
clientes internos y externo acerca de la necesidades de nuestros procesos, para lo
cual es importante desarrollar reuniones con los diferentes miembros de la
organización para determinar las necesidades del contexto en donde se están
levantado los procesos, lo anterior con el fin de tomar acciones referentes a las
conclusiones que se generen en estas reuniones. Lo anterior permite determinar lo
pertinente que son las acciones y los procesos que están desarrollando al interior de
la organización, lo que facilita tomar medidas que contribuyan con el mejoramiento
de los procesos asociados.
De igual forma (Sever Kay, 2007) con el fin de generar compromiso,
cambios y orientación en los procesos, considera necesario establecer las siguientes
actividades, como condiciones determinantes para implementar los procesos;
 Grupos de trabajo entre todos los proveedores de los procesos, los clientes
externo e interno y el responsable de los procesos.
 Una agenda de trabajo en donde se establezca una visión compartida para la
cooperación de todos los interesados y mejoras en los procesos.

10
 Una visión sistémica del proceso, especificando las diferentes actividades
especificaciones, las comunicaciones y las aprobaciones por los diferentes
niveles jerárquicos asociados con el proceso.
 Una descripción detalla de los diferentes pasos y actividades que involucren a
las respectivas áreas.
 Una estimación del valor perdido como consecuencia de un proceso mal
concebido y desarrollado.
¿Qué es Gestión por Procesos?
Sin embargo, “se requiere que cualquier actividad o grupo de actividades
que toma un input, le añade valor, y proporciona un output a un cliente interno o
externo” (UNE-EN-ISO 9001, 2000).
Importancia de Gestión por Procesos
La Gestión de Procesos posee una gran importancia de tipo transcendental
en las diversas categorizaciones, ya que cada vez más los productos, servicios son el
producto de los procesos manejados por las entidades públicas, por lo cual estos
deben ser fuertes, eficaz y sujetos a una mejora continua, lo cual se debe considerar
como sostenibilidad, capacidad y calidad del servicio. Desde el punto de vista a la
sociedad la implementación de procesos apoyara al respecto del medio ambiente,
por tanto, llevara al impacto de la sociedad en los procesos internos y llevara la
institución a crear una imagen corporativa de muy alto nivel. En el punto de vista de
los competidores aumente su nivel de innovación y desarrollo, esto no pasa de
apercibido por los competidores, a desarrollar e innovar la marca crece y el
posicionamiento es más fuerte en el mercado. En el personal carece de una
seguridad laboral adecuada, aumenta el desarrollo personal y profesional, y como
consecuencia la satisfacción personal del funcionario.

11
La dirección de procesos cada vez más es notable a nivel interno de las
entidades públicas, ya que se debe tomar en cuenta que los métodos al ser
gerenciada y eficiente se obtienen resultados proporcionales según el grado de
gestión. El dirigir y controlar los procesos según los requisitos establecidos según el
respectivo proceso para la obtención de productos, servicios y el manejo de materia
prima ya que si se manejan adecuadamente son la garantía para lograr el
cumplimiento de las metas fijadas en las organizaciones.
Beneficios de una gestión por procesos
(Pérez, 2012) clasificó los procesos en:
Procesos estratégicos: Son los que definen y despliegan las estrategias y
objetivos de la institución, proporcionan directrices, límites de actuación al resto de
los procesos e intervienen en la visión de la institución.
Procesos misionales: Constituyen la secuencia de valor añadido del servicio
e impactan sobre la satisfacción del usuario, se vinculan directamente con los
procesos operativos de las instituciones hasta los servicios directos, manteniendo
una interrelación con los procesos estratégicos y de soporte.
Procesos de soporte: Abarcan las actividades necesarias para el correcto
funcionamiento de los procesos operativos y estratégicos.
Procesos de mejora: Garantizan a través de la mejora continua la efectividad
de todos los procesos de manera transversal en el quehacer de la institución, tanto la
calidad de los procesos estratégicos, operativos y de soporte.
Características de la Gestión por Procesos
La Gestión de los procesos posee las siguientes características:
 Son enfocados al cliente interno o externo
 El proceso puede verse como la esencia de la institución

12
 Cada proceso de trabajo es parte de un proceso de orden superior
 Son de principios a fin, o sea, van a través de la organización.
Por lo tanto, todas estas características que nos permiten ver una perspectiva de
sistema con un elevado nivel de integración de los elementos y relaciones inter –
intra de la organización. Los procesos están diseñados por los directivos que se
enfocan en la satisfacción de las necesidades internas, externas para controlar las
limitaciones, responsabilidades internas departamentales para incorporan una serie
de actividades que generan valor (Trischler, W, 2010).
Objetivos de la Gestión por procesos
Según (Guanín, A. y Andrago, M., 2015) indicó que el “principal objetivo
que persigue la Gestión por procesos es el incremento de los resultados a través de
incrementar los niveles de satisfacciones, incrementando la productividad aplicando
los siguientes puntos”:
 Reducción de los costos los cuales resultan ser innecesarios y que no generan
valor.
 Disminuir los plazos para la entrega para mejorar la calidad, el valor que los
clientes perciben.
 Agregar las actividades que generar un valor adicional al servicio, el cual sea
fácil de percibir por el cliente.
Diseño de Manual Orgánico por Procesos
Según la (AME Asociación de Municipalidades Ecuatoriana, 2014) indica
que el manual Orgánico por Procesos es uno de los instrumentos fundamentales
para el funcionamiento de GAD, pues establece su razón de ser, su modo de operar
y los servicios que presta a la sociedad. La elaboración de este instrumento es
responsabilidad del equipo de talento humano, así podrá establecer la estructura del
13
GAD, permite trazar la conformación de los equipos de personas que harán que una
entidad pública cumpla su función de servir a la ciudadanía.
Fase 1: Levantamiento del portafolio de productos y servicios es el conjunto
de productos que los GAD Provinciales ofrecen en cumplimiento de su misión para
satisfacer las necesidades y expectativas tanto de los clientes externos como
internos. Esta integrado por productos primarios que satisfacen a los clientes
externo y productos secundarios que satisfacen a los clientes internos.
 Productos primarios: A fin de establecer los productos primarios de
un GAD Provincial es necesario desarrollar una investigación, el
GAD Provincial identificar los productos primarios de acuerdo con
su base legal “Constitución Política del Ecuador, COOTAD y las
leyes conexas”, su direccionamiento estratégico “misión, visión,
objetivos, estrategias, etc.” y consideraciones técnicas. Para el efecto
se llenará el formulario form-est-th-001. En la validación, un equipo
conformado por los responsables de cada unidad administrativa del
GAD provincial revisara, depurará y consensuara el inventario
general de productos. Este equipo observara que no existen
duplicaciones de productos en diferentes áreas y que todos los
productos sean tangibles y/o tengas resultados y una vez que el
equipo ha validado el inventario de productos este será socializado
dentro de GAD provincial, con el propósito de consensuar el listado
de productos y permitir la eliminación fusión o incorporación de
otros productos.
 Productos secundarios se generan en el nivel de apoyo y asesoría a la
gestión. Su naturaleza no cambio de un GAD provincial a otro, pues

14
siempre sirven para facilitar la entrega de recursos y prestación de
servicios para la gestión interna. Los productos secundarios son
generados por las unidades de administrativas y están dirigidos a los
clientes internos. La norma técnica del Ministerio de Trabajo
propone un listado de productos y servicios estandarizado que consta
en el formulario. Esta lista señala los productos y servicios que
deben desarrollar cada una de las unidades administrativas de un
Gobierno Provincial. Sin embargo, cada GAD provincial podrá
operar con el número de unidad administrativas que considera
apropiadas.
Fase 2 Diseño de cada de valor y Mapa de procesos
 El mapa de procesos impulsa a la organización e desarrollar una
visión más allá de sus límites geográficos y funcionales mostrando
como sus macro actividades están relacionadas con los clientes
externos, proveedores y grupos de interés. Estos mapas le dan
oportunidad de distinguir entre procesos gobernantes, agregados de
valor, habilitantes de asesoría y de ser caso desconcentrados. Para el
diseño de Mapa de Procesos se considerarán los productos primarios
y cadena de valor; los mismo que deberán ser ordenados de acuerdo
a su contribución con los objetivos y misión organizacional y como
se relacionan unos con los otros. Adicionalmente se deberá ubicar en
el grafico a los clientes externos o usuarios de los servicios y mostrar
su relación con estos servicios.

15
Figura 3 Elaboración propia, AENOR

Tomado del Texto Configuración y usos de un mapa de procesos
 La cadena de valor es la representación gráfica de las macro
actividades estratégicas relevantes de cada Gad provincial. Se define
a partir de los productos primarios e identifica el aporte de valor de
las macro actividades el cumplimiento de la misión institucional. La
cadena de valor de un Gad provincial puede incluir la planificación
para el desarrollo de la provincia, la regulación del desarrollo, la
gestión y ejecución de obras y el control para el desarrollo. En el
cuadro que detallo a continuación parecen en el orden dado por cada
elemento depende del otro.
Figura 4 Ejemplo de Cadena de Valor GAD Provincial

16
Fase 3: Diseño de la Estructura Orgánica por Procesos de un Gad Provincial
establece cuatro elementos que son:
1) Unidades Administrativas
2) Niveles Jerárquicos
3) Líneas de autoridad y responsabilidad, y;
4) Organigrama estructural
Todos estos elementos responden a la misión, visión y productos
institucionales del GAD y facilitan su operación ordenada, pues establecen
responsabilidades canales de diálogo y seguimiento al cumplimiento de la misión
del GAD Provincial.
Unidades Administrativas
El portafolio de productos, la cadena de valor institucional y el mapa de
procesos permite identificar las unidades administrativas, considerando su inter-
relacionamiento con toda la organización. Las unidades deben estar claramente
definida y justificadas mediante informes técnicos, los mismos que deberán reflejar
la optimización del funcionamiento de la organización, así como de sus procesos
internos. En la generación de productos primarios, cada unidad administrativa debe
tener una misión o propósito duradero dentro de la organización que la distingue de
las demás y que fortalezca la gestión institucional.
En cuanto a las unidades administrativas que tienen como responsabilidad
los productos secundarios, se tomarán los insumos establecidos en la
estandarización de estos productos, lo que permitirá objetivamente estructurar las
unidades administrativas de conformidad con las necesidades técnicas de la
institución. De conformidad a la misión de cada una de las unidades
administrativas, se establece su clasificación de la siguiente manera:

17
Tabla 1
Diseño de la Estructura Orgánica por Procesos de un Gad Provincial
Niveles Organización Unidad Administrativas Tipo de Procesos

Concejo Provincial, y la
prefectura, vice prefectura,
Directivo Procesos Gobernantes
sistema de participación
ciudadana y comisiones
Auditoría Interna
Procuraduría Sindica Procesos Habilitantes de
Asesor
Comunicación Social asesoría
Planificación Institucional
Gestión Administrativa
Gestión Financiera,
Fiscalización
Gestión de Tecnología de
la Información
Secretaria General Procesos Habilitantes de
Apoyo
Compras públicas Apoyo
Gestión de Administración
de Talento Humano
Estudios y Proyectos
Transporte y
Mantenimiento
Se identificarán en
relación a las
competencias, misión,
visión y objetivos
institucionales. De
acuerdo a lo establecido Procesos Agregados de
Operativo
en el art. 264 de la valor
Constitución de la
Republica del Ecuador, en
concordancia con lo
determinada en el art. 125
del COOTAD.
Nota. Tomado de la AME- Guía de fortalecimiento en Gestión de Talento Humano
a GAD Provinciales.
18
Finalmente es importante definir el nombre de la Unidad administrativa para
lo cual se debe considerar denominación que sugieran y guarden coherencia con los
productos generados en su interior.
Niveles Jerárquicos
Se refiere al número de niveles de administración que adopta una
organización, para garantizar la realización de sus productos y en consecuencia el
cumplimiento de misión y objetivos. SENRES hoy es Ministerio de Relaciones
Laborales ha establecido cuatro niveles jerárquicos:
Tabla 2
Niveles Jerárquicos
Directivo: Dirección a la organización para el cumplimiento de su misión

Asesor: Proporciona asesoría o asistencia técnica especifica para la toma de
decisiones y la solución de problemas organizacionales.
Apoyo: Proporciona apoyo administrativo y logístico, entregando
oportunamente recursos a la organización y permitiéndole alcanzar sus
objetivos.
Operativo: Encargado de la ejecución de los productos directamente
relacionados con el cliente externo.
Nota. Tomado de la AME- Guía de fortalecimiento en Gestión de Talento Humano
a GAD Provinciales.
Líneas de Autoridad y Responsabilidad
El Ministerio de Trabajo define este elemento como el canal formal que
define la autoridad y responsabilidad desde el más alto nivel hasta la base de la
organización y viceversa; es el nexo entre todas las posiciones o niveles
organizacionales. Para ellos se especificará claramente la interrelación que existe
entre las personas, unidades y la organización, indicando la dependencia,

19
responsabilidad de acuerdo y comúnmente se debe seguir interrumpidamente de
forma vertical u horizontal dentro de la organización.
Definición de Diagrama de Procesos
(htt6) Un diagrama de flujo, o flujograma, es una representación gráfica de
un proceso. Cada paso del proceso se representa por un símbolo diferente que
contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del
flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo
del proceso. El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades
implicadas en un proceso. Muestra la relación secuencial entre ellas, facilitando la
rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás.
Expresa igualmente el flujo de la información y de los materiales; así como
las derivaciones del proceso, el número de pasos del proceso y las operaciones de
interdepartamentales. Hace posible la identificación de bucles repetitivos, lo que es
esencial para las acciones de rediseño y mejora. El flujograma también facilita la
selección de indicadores de proceso, indispensables para efectuar su control y
evaluar su rendimiento y eficacia.
Beneficios del Diagrama de Flujo
Los beneficios de un diagrama de flujo de procesos presentan los siguientes
beneficios:
 Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo. El
cerebro humano reconoce muy fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de
flujo reemplaza varias páginas de texto.
 Muestran las interfaces clientes – proveedor y las transacciones que en ellas
se realizan, facilitando a los empleados el análisis de estas. Es una excelente

20
herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que
desarrollan las actividades, cuando se realizan mejoras en el proceso.
Tipos de Diagramas de Procesos
La manera de representar los diagramas de procesos a través de un algoritmo
tiene una metodología para resolver un problema. En el diagrama de procesos como
son gráficos utilizamos los símbolos estándar.
Para la construcción se sigue tres pasos que son los siguientes:
 El primer paso es el análisis básicamente se tiene que ver lo necesario para
resolver ese problema
 El segundo paso se refiere a como se organizará este gráficamente es la
construcción básicamente se utiliza (Top-Bottom) (Left-Right) que significa que
la construcción tiene que ser de arriba hacia abajo.
 El tercer paso tenemos la prueba de escritorio que simplemente trata de hacer
pruebas para ver si este funciona se va siguiendo la construcción. Incluye,
además, toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal
como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.
El diagrama de procesos se elabora de tal manera que las líneas tanto
horizontales como verticales no se crucen entre sí, es muy necesario se deben
utilizar convenciones para explicar que no existe ningún tipo de conexión.
Los tipos de diagramas más conocidos son:
 Diagrama de Flujo de Recorrido: Representa en forma de esquema, datos
cuantitativos sobre los movimientos entre estaciones de trabajo.

21
Figura 5 Diagrama de flujo de recorrido

Tomado de (Calidad Gráfica, 2010)
 Diagrama de Operaciones por procesos: Una representación gráfica de los
pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades dentro de un proceso o
un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su
naturaleza; incluye, además, toda la información que se considera necesaria para
el análisis, tal como distancia recorridas, cantidad considerada y tiempo
requerido. Con fines analíticos y como ayuda para descubrir y eliminar
ineficiencias.
22
Figura 6 Elementos del diagrama de flujo

Tomado de (Alteco, 2013)
Flujo de procesos
Es un proceso o secuencia de pasos que permiten cumplir un objetivo, al
conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso determinado que
sirva para realizar un análisis de este. Su utilización será beneficiosa para el
desarrollo de los proyectos por organismo encargados en la mejora. A su vez se
recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades de
gestión.
Otros tipos:
 Formato horizontal: Es el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
Figura 7.Formato horizontal

Tomado de (Calidad Gráfica, 2010)
23
 Dimensión panorámica: Los procesos enteros está representado en una sola
carta y puede apreciarse de una sola mira mucho más rápido que leyendo el
texto, lo que facilita su compresión, aun para personas no familiarizadas
(Molina, 2009).
Figura 8.Formato panorámico

Tomado de Mecías (2011)
Gestión Administrativa
Según (Román, A., 2012), la gestión administrativa consiste en dirigir,
administrar los recursos, lograr los objetivos y metas propuestos. Esto exige
coordinar y motivar, articular adecuadamente tanto a las personas como a los
recursos materiales de una organización para que esos objetivos se alcancen en un
contesto de eficacia y eficiencia.
Los sistemas de gestión administrativa son una herramienta fundamental que
nos permite y controlar el desarrollo correcto del proceso administrativo, integrado
por la planificación, organización, dirección y control, y que puede ser sometido a
una retroalimentación sino se está danto la aplicación correcta del mismo, con el fin
24
de que toda actividad se encuentre estandarizada bajo un proceso y asignado un
responsable quien la ejecute (Yepez, V., 2011)
La dirección de los recursos que integran una distribución es radical para el
buen trabajo de esta, es ahí donde interviene la gestión administrativa que dirige el
proceso planificando, organizando, direccionando y controlando todos los
elementos que la integran.
Definiciones del Diseño Organizacional
(Chiavenato, 2009) “Es un proceso planificado de modificaciones
culturales y estructurales, que visualiza la institucionalización de una serie de
tecnologías sociales, de tal manera que la organización quede habilitada para
diagnosticar, planificar e implementar esas modificaciones con asistencia de un
consultor”.
(Chiavenato, 2009) “Es un esfuerzo educacional muy complejo,
destinado a cambiar las actitudes, valores, los comportamientos y la estructura de
la organización, de modo que esta pueda adaptarse mejor a las nuevas
coyunturas, mercados, tecnologías, problemas y desafíos que surgen
constantemente”.
(Fincowsky, 1999) “Es aquel proceso que logra coherencia entre sus
componentes y que no cambia un elemento sin evaluar las consecuencias en los
otros”. Asociarse a los diferentes escritores nombrados mencionan diferentes
conceptos y definiciones con respecto a diseño y estructura organizacional,
Idalberto Chiavenato, es uno de ellos el cual es elegido por muchos como el
patriarca de la dirección del Talento Humano, ya que en sus diferentes ediciones
son modelos alternativos puntos de vista de cómo disponer, establecer, nivelar y
coordinar el capital humano, por convocar de una manera como él lo indica en los
25
capítulos del libro. El diseño organizacional no es más que la composición de los
fragmentos para obtener un orden y una esquematización tanto del personal como
de la institución para lograr un beneficio de ambas partes.
Clima Organizacional
“El clima organizacional es la cualidad o propiedad del ambiente
organizacional que perciben o experimentan los miembros de la organización y
que influye en su comportamiento. Es favorable cuando proporciona la
satisfacción de las necesidades personales y la elevación moral de los
miembros, y desfavorable cuando no se logra satisfacer esas
necesidades”(Chiavenato, 2009). Cabe reiterar entonces que el clima
organizacional de una institución es el tipo de ambiente en el que se despliegan
los movimientos del recurso humano, que depende también de la estimulación
que se le dé al personal para que estos a su vez efectúen con sus objetivos
particulares y la institución alcance con eficiencia sus metas con un equipo de
trabajo arduo y motivado, de esta forma existe favor para ambas partes.
26
CAPITULO III.- Entidad de Estudio ( GAD Provincial de El Oro)
Historia
El Gobernador Dr. José Rafael Arizaga, promueve unidad provincial,
gestiona creación de la provincia junto al Dr. David Rodas, percibe los hechos
acaecidos en Zaruma el 29 de Noviembre de 1882, e inmediatamente, se relaciona
con el Gobernador de la Nueva Provincia y coordina acciones tendentes a que la
Municipalidad de Machala reciba comunicaciones de este nuevo funcionario
provincial, con el fin de no romper la unidad en el enfrentamiento contra
Veintimilla así como la aspiración de crear la nueva provincia, dada su amistad
personal con José María Placido Caamaño que estaba en el exilio en Lima. Así
mismo, posteriormente, sin perder la relación con el Supremo Gobierno Provisional
constituido en Quito y pidiendo la ratificación del Dr. José Rafael Arizaga como
Gobernador de la nueva Institución Provincial muy vinculada al levantamiento anti-
Veintimilla. El Gobernador Arizaga trata de establecer un puente de comunicación
y, al mismo tiempo, de gestión entre el cabildo de Machala y el Gobierno
Provisional. Anotamos algunos hechos documentales que tienen en relación:
El 28 de Noviembre de 1883, envía un oficio a la Municipalidad del cantón
Machala, indicándole que el Supremo Gobierno prohíbe ocupar el territorio por
donde debe de ir el Ferrocarril Zaruma-Santa Rosa (firma la comunicación el
Gobernador de la Provincia de El Oro, el Dr. José Rafael Arizaga; antes de esto, el
Gobernador se había comunicado con la Municipalidad de Machala, pidiendo
afianzar la creación de la nueva Provincia cuyo texto dice: “ tan sólo por el bien del
país y de afianzar la creación de la provincia de El Oro, contando con la
cooperación de los Ilustres Consejos Municipales, de los habitantes, sobre la base

27
de la unión y la concordia; confiando en que conoce la buena índole de los pueblos
los cuales tienen títulos para su estimación”.
La Municipalidad de Machala desde mucho antes de agosto de 1883, había
recibido comunicaciones por parte del Gobernador de El Oro, aludiéndolo por
primera vez en el acta del 17 de agosto cuando, incluso, es obediente a la autoridad
de éste. Se procedió a transcribir parte de la presente acta: “Y como se considerase
contrario a las órdenes emanadas de las autoridades superiores y a las recientes
disposiciones del Gobernador de la Provincia de El Oro, el Ilustre Concejo se
abstuvo de aprobarla”. La Gobernación de la Provincia y el Cabildo Machaleño
siguen coordinado diferentes acciones a favor de la Provincia. El Cabildo
Machaleño, haciendo gestiones para habilitar el Puerto Mayor de Machala a cuyo
acto de bendición fue invitado el Gobernador el 18 de diciembre de 1883, acto en el
cual se bendice “El puerto mayo de Bolívar y se coloca la primera durmiente de la
línea Férrea puerto Bolívar-Machala-Pasaje.”
El 30 de Marzo de 1884, el cabildo machaleño da cuenta de un oficio que el
Gobernador DR. José Rafael Arizaga dirige al Presidente del Concejo Sr. Félix
Castro, en el cual promueve junto con el Dr. Coronel David Rodas Pesantez
solemnizar e instalar a Machala como capital de la Provincia de El Oro: “Insto el
patriotismo de la Corporación para solemnizar la instalación de la capital de la
provincia de El Oro”, surgiendo además llevar un libro aparte con el nombre
“Apuntes para la historia de la Provincia de El Oro”, con el fin de ir preservando
documentalmente la historia de la nueva jurisdicción territorial.
Misión
El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de El Oro se orienta a
desarrollar las capacidades locales para generar conocimientos de la realidad

28
provincial y sus recursos, así como una cultura administrativa, empresarial y
societaria. Enfatiza en la adecuación del marco legal necesario, la coordinación y
responsabilidad en el manejo y preservación de los recursos naturales, potencia los
recursos humanos en su gestionar a nivel local provincial nacional e internacional,
para alcanzar el desarrollo armónico de la provincia en la perspectiva de dar
bienestar y calidad de vida a sus habitantes.
Visión
Ser una institución líder en el ámbito nacional e internacional, generando
acciones creativas e innovadoras y desarrollando procesos que estén acordes con los
cambios de la ciencia y la tecnología, para lograr que la Provincia de El Oro sea una
de las provincias ecuatorianas de mayor desarrollo económico y social, pionera en
la descentralización del estado. Sea un territorio ordenado, con recursos humanos
altamente calificados, que basa sus iniciativas en estrategias económico-
territoriales, promoviendo una producción diversificada con altos niveles de
productividad y competitividad, insertada en el escenario nacional e internacional,
garantizando un medio ambiente sustentable, y asegurando a la población niveles
adecuados de bienestar, equidad, seguridad ciudadana y alta identidad cultural.

29
Organigrama General y Estructura Organizacional
Figura 9. Estructura Orgánica

Tomado del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de El Oro
35
Análisis Situacional del Entorno
Para alcanzar concreciones respecto al estado actual de la entidad y del
sector al que pertenece, el método puede ser distinto en función del nivel de
madurez en los análisis de la realidad disponibles y de la disponibilidad de
información en este mismo sentido. El análisis de los factores externos a la
institución permitirá conocer los aspectos políticos, económicos, sociales,
tecnológicos, culturales, laborales, entre otros, que determinarán las intervenciones
de las instituciones. (Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
(SENPLADES), 2015)
Político.- Contextualiza el entorno político en el que la institución desarrolla sus
acciones. Este análisis es fundamental, ya que la situación política y jurídica
permite dar continuidad a las intervenciones e incide en el desarrollo local y
nacional. (Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, 2011)
Económico.- Caracteriza el entorno económico que le rodea y la situación de la
institución en cuanto a fuentes de financiamiento, la disponibilidad de recursos para
desarrollar las acciones, programas y proyectos que le permitirán cumplir con lo
establecido en las políticas nacionales. (Secretaría Nacional de Planificación y
Desarrollo (SENPLADES), 2015)
Social. - Incluye el análisis de la población tomando en cuenta la diversidad de
género, etaria y étnico cultural, entre otras, a la que la institución encamina sus
acciones. En este punto es fundamental considerar que la Constitución de República
del Ecuador establece que los grupos de atención prioritaria (mujeres embarazadas,
personas con capacidades especiales, niños, niñas, adolescentes, adultos mayores,
personas privadas de la libertad, emigrantes y refugiados) recibirán atención

36
prioritaria y especializada. (Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo,
2011)
Tecnológico.- El acelerado desarrollo de las tecnologías de la información y las
comunicaciones (TIC) abre un abanico de oportunidades que las instituciones deben
identificar para aprovecharlas e incorporarlas en la gestión como medio para una
administración pública más eficiente 20 que ofrezca productos y servicios de
calidad para la sociedad ecuatoriana. (Secretaría Nacional de Planificación y
Desarrollo, 2011)
Cultural.- Considerando que la Constitución establece que el Estado ecuatoriano
es plurinacional e intercultural, con identidades diversas, las instituciones deben
incluir un análisis minucioso de los factores culturales y orientar la gestión
institucional hacia el fortalecimiento de la interculturalidad, como principio básico
para el afianzamiento de la democracia inclusiva y la garantía de derechos.
(Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, 2011)

37
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40

Marco Vinicio Vivanco Romero

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UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

Trabajo de Titulación Previo a la Obtención del Título de Master en

Manual de Gestión Organizacional por Procesos del Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de El Oro.