Contabilidad de la Oficina de Recepción 311

Contabilidad de la Oficina de Recepción

MIENTRAS la CONTABILIDAD de la OFICINA en el frente puede parecer intimidante

al principio, los es actualmente un franco atolladero para conectase con lógica y se
requieren habilidades de matemáticas sólo básicas. Un sistema de contabilidad de
recepción supervisa y maneja las transacciones de huéspedes y negocios, agencias
y otros servicios y facilidades usados por los particulares. La habilidad de la
recepción de realizar las tareas de contabilidad de una manera exacta y completa
afectará la habilidad del hotel de realizar los balances.

Fundamentos de Contabilidad —————————————————— Un sistema

de contabilidad efectivo de los huéspedes, consiste en tareas realizadas durante
cada fase del ciclo del huésped. Durante la fase de pre llegada, se capturan datos
relacionados con el tipo de garantía de la reservación y rastrea pagos adelantados
y depósitos. Cuando un huésped llega a la recepción el sistema de cuentas del
huésped aplica la tarifa de habitación y el impuesto al registro, durante la ocupación
la contabilidad del huésped rastrea las compras autorizadas por el huésped,
finalmente el sistema asegura el pago de bienes y servicios extraordinarios a la hora
de la salida.
También pueden procesarse las transacciones financieras de particulares no
huéspedes dentro de los parámetros de contabilidad de la recepción. Permitiendo
transacciones de particulares, un hotel puede promover sus servicios y facilidades
a negocios locales o rastrear transacciones relacionadas con el negocio de
conferencias. El área de cuentas particulares también incluye las cuentas de
huéspedes formales que no se establecieron a la salida. La responsabilidad por
cobrar las cuentas de particulares recae en la recepción y va hasta la división de
contabilidad.

Abreviando, un sistema de contabilidad de la recepción:

 Crea y mantiene un registro de contabilidad exacto para cada huésped o

cuenta de particulares.
 Rastrea transacciones financieras a lo largo del ciclo del huésped.
 Asegura control interno de caja y transacciones fuera de caja.
 Establece récord de todos los bienes y servicios proporcionados.

Generalmente hay principios de contabilidad aceptados para la industria de

alojamiento, sin embargo los procedimientos contables de recepción son a menudo
únicos y establecidos para cada operación del hotel. La terminología de
contabilidad y formatos de reportes a menudo difieren de
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hotel a hotel. Las secciones siguientes proporcionan una revisión breve de algunos
conceptos generales de contabilidad de la oficina delantera.
Cuentas
Una cuenta es una forma en la cual se acumulan y suman los datos financieros, puede
imaginarse como una caja o recipiente que guarda los resultados de varias
transacciones comerciales. Los aumentos o disminuciones en una cuenta son
calculados y la cantidad monetaria resultante es el saldo de la cuenta. Cualquier
transacción financiera que ocurra en un hotel puede afectar diferentes cuentas. Las
cuentas de la caja de recepción y los dispositivos de registro para guardar la
información del huésped y otras cuentas son transacciones financieras.
En su forma escrita más simple, una cuenta se parece a la letra T:

Nombre de la Cuenta

Cargos Pagos o Créditos

Esta forma de grabación se llama cuenta T. El uso creciente de sistemas

computarizados en la caja de recepción de la oficina delantero ha disminuido la
popularidad de las cuentas T. Sin embargo, permanecen como una herramienta útil
para enseñar los principios de la teneduría de libros. Para una cuenta de la oficina o
caja de recepción, los cargos son aumentos para equilibrar o saldar la cuenta y se
entran por el lado izquierdo de la cuenta T. Los créditos o pagos son disminuciones en
el saldo de cuenta y se entran por el lado derecho de la cuenta T. El saldo de la cuenta
es la diferencia entre los totales de las entradas en la izquierda y el lado derecho de la
cuenta T.
La contabilidad de la oficina de recepción se documenta normalmente usando
un formato diario. En sistemas automáticos o sistema semiautomático el registro de
información en un formato diario podría contener lo siguiente:
Descripción de la Cuenta Cargos Créditos Saldo

Similar a una cuenta T, los cargos se entran y aumentan el saldo de cuenta bajo
el nombre de cargos o cargos débitos, mientras las disminuciones se entran en la
cuenta para saldar la cuenta bajo el nombre de créditos o pagos. En un sistema
totalmente el automático puede listarse los cargos y pagos en una sola columna con
las cantidades de pagos digitados dentro de los paréntesis o se anotan con signos
menos al indicar su efecto (una disminución) en el equilibrio del saldo de la cuenta.
En terminología de contabilidad, el lado izquierdo de una cuenta se llama el lado
del débito (abreviadamente db.) y el lado derecho se llama el lado del crédito
(abreviadamente cr.). A pesar de su prominencia en otras ramas de la contabilidad de
la hospitalidad, los débitos y créditos juegan un papel relativamente pequeño en la
contabilidad de la oficina de recepción. Los débitos y créditos no hacen o implican algo
bueno o malo sobre una cuenta. El valor de los débitos y créditos resulta del uso de la
doble entrada en el libro contable, lo cual es la base de la contabilidad. En todos los
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negocios modernos. En teneduría de libros de la entrada doble, cada transacción
crea entradas que afectan dos cuentas por lo menos. Suma de La de las entradas
débito creada por una transacción debe igualar la suma de las entradas del crédito
creada por esa transacción. Este hecho forma la base para un proceso de contabilidad
llamado la auditoria nocturna.

Cuenta huésped. Una cuenta del huésped es un registro de transacciones financieras

que ocurren entre un huesped y el hotel. Se crean cuentas huésped cuando la garantiza
sus reservaciones o cuando ellos registran en recepción. Durante ocupación, la oficina
del frente en recepción es responsable de los archivos de todas las transacciones que
afectan el saldo de una cuenta huesped. La oficina normalmente establece el método
de pago para cualquier del huesped para saldar las cuentas durante la fase de pago
dentro de ciclo del huesped Ciertas circunstancias pueden exigirle al huesped que haga
un pago parcial o total en otros momentos durante el ciclo. Por ejemplo, si la oficina
de recepción esta forzada por el límite de la casa del hotel, pueden solicitarse a
huéspedes que exceden ese límite que establezcan parte o todo el saldo. Cuando hay
un límite de la casa, la acción de pago de la cuenta se comienza cuando el saldo de la
cuenta excede un límite predeterminado, no en el momento de la salida.

Otras Cuentas diferentes a huéspedes o también llamadas cuentas por cobrar. Un hotel
puede extenderse en privilegios de cargos causados por los negocios locales o agencias
con medios de promoción, o a grupos que patrocinan reuniones en el hotel. La oficina
de recepción crea cargos diferentes a huéspedes porque los debe considerar para
rastrear estas transacciones. Estas cuentas también pueden llamarse cuentas de la
ciudad o cuentas por cobrar ciudad. También se crean estas cuentas diferentes cuando
un huésped anterior no establece su cuenta en el momento de salida. Cuando el
estado o status del de la cuenta huesped cambia a cuenta diferente o ciudad, la
responsabilidad por los cambios del pago de la cuenta de la oficina de recepción o caja
pasa a la oficina de de contabilidad o (Back Office). Las cuentas diferentes a huéspedes
se compilan y facturan periódicamente bajo una base mensual por la división de
contabilidad del hotel y no como normalmente se cargan las cuentas huésped que
ocurre diariamente.

Folios
Las transacciones de la recepción, típicamente se trazan en declaraciones de cuenta
llamadas folios. Un folio es una declaración de todas las transacciones (débitos y
créditos) que están afectando el saldo de una sola cuenta. Cuando una cuenta se crea,
se asigna un folio con un saldo de cero. Todas las transacciones que aumentan
(débitos) o disminuyen (créditos) el saldo de la cuenta se graba en el folio. Al pago, un
folio huesped debe ser devuelto a un saldo cero por pago del dinero en efectivo o por
traslado a un crédito aceptado o trasladado a la cuenta de facturación directa o
cuentas por cobrar ciudad.
El proceso de transacciones que se registran en un folio se llama timbre o posteo. Una
transacción se registra cuando se ha grabado en el folio apropiado en la situación
apropiada, y por tanto un nuevo saldo ha sido determinado. Al timbrar transacciones,
la oficina delantera puede confiar en los folios escritos a mano (si está usando un
sistema manual), la máquina que timbra o postea los folios (con un sistema
semiautomático) o con la computadora utilizando folios electrónicos (en un sistema
totalmente automatizado). Independientemente de la técnica de cargar o el sistema
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utilizado, la información contable básica grabada en un folio sigue siendo la misma.
Hay básicamente cuatro tipos de folios usados en la contabilidad de la
oficina.
de recepción. Ellos son:
 Folios huésped: Asignadas a personas individuales o habitaciones.
 Folio o Cuenta maestra: Asignada a más de una persona o habitación,
generalmente reservada para grupos.
 Folios a particulares o cuentas diferentes a huéspedes, o semipermanentes:
Asignadas a negocios de no huéspedes, o agencias que tienen ciertos
privilegios con el hotel.
 Folio o cuenta de empleados: Cuentas asignadas a empleados por cargos o por
ciertos privilegios.
Tipos adicionales de facturas son frecuentemente creadas por la Jefatura de Recepción
para acomodar circunstancias o requerimientos especiales. Por ejemplo un huésped
de negocios puede solicitar que sus cuentas y pagos sean divididos entre dos facturas
personales: una para gastos pagos por los negocios y otra para los gastos personales
que serán pagados por el huésped. En esta situación, se crean dos facturas para un
huésped. Si la habitación y porción de impuestos deben ser separados de otros cargos,
la habitación y el impuesto es anotado en el folio de habitación, algunas veces esta
factura se llama factura A, comidas bebidas y servicio telefónico son anotadas en otra
factura o factura B.
Cada una de las facturas debe tener un número consecutivo. Este número se
utiliza para el control de auditoria para indexar la información en el sistema contable.
Primero, ellos sirven como números de identificación para asegurar que todos los
folios se consideren durante una auditoria de transacciones de la oficina. Segundo,
pueden usarse números como identificadores que permiten indexar la información en
sistemas automatizados. Los sistemas automatizados frecuentemente crean números
de cartera cuando se hacen reservaciones. El número de la reservación se lleva en la
recepción como el número de identificación del folio. Finalmente, los números del folio
pueden proporcionar una cadena de documentación. En sistemas manuales y
semiautomáticos, los folios tienen longitudes específicas y pueden sostener sólo un
número limitado de timbres o posteo. Cuando se llega al final del folio, el saldo debe
llevarse a un nuevo folio, el número de cartera viejo debe mostrarse como una
referencia de donde se originó el saldo.
Muchos hoteles tienen el uso restricto de folios de empleados a quienes se les
han concedido privilegios los cuales son cargados en estos folios. Por ejemplo el
gerente de ventas tiene cargos por privilegios en el comedor del hotel para entretener
a los clientes.
Recibos o vales o Comprobantes de soporte (vouchers)
Un vale detalla una transacción a ser mandada timbrada a una cuenta de la oficina de
recepción. Estas listas del documento detallan la información obtenida de la
transacción a la fuente de esa transacción, como el comedor del hotel o tienda de
regalos. El vale se envía entonces a la caja de recepción para su timbre. Por ejemplo,
los centros de ingresos del hotel usan vales para notificar a la caja de recepción de
cargos o consumos realizados por el huesped que requieren ser posteados. Se usan
varios tipos de vales o comprobantes para la contabilidad de la oficina, incluye vales
de dinero en efectivo, los vales de cargos, vales de transferencias, vales descuentos, y
vales o comprobantes de pago (paid out). La mayoría de los sistemas por computadora
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requieren pocos recibos, desde que unieron las interfases de las terminales con una
computadora en la oficina de recepción que es capaz de transmitir directa y
electrónicamente la información de las transacciones a los folios electrónicos. En
muchos hoteles, la utilización de los comprobantes se ha reducido significativamente,
por el uso de las estaciones de trabajo con puntos de venta que registran la transacción
de la compra o consumos que luego son transmitidos de manera electrónica a los
folios.
Puntos de Venta
El término punto de venta describe el lugar físico en el cual se compran bienes o
servicios. Cualquier sección del hotel que capta ingresos de los bienes o de los servicios
es considerados un centro del ingreso y así, un punto de venta. Los hoteles grandes
normalmente tienen el apoyo de muchos puntos de venta, incluso los restaurantes,
salones de descanso, servicio al cuarto, lavandería y servicio de valet, y de
estacionando en garajes, servicio de teléfono, centros de estética, instalaciones
deportivas y tiendas. El sistema de contabilidad de la oficina debe asegurar que todo
cargo de compra en estos puntos de venta se timbre en la cuenta apropiada de
huesped o en aquellas diferentes a huéspedes.
Algunos hoteles ofrecen que el invitado opere los dispositivos que también
funcionan como puntos de venta. Similar a un centro de ingresos, estos dispositivos
producen cargos que deben ser timbrados a los folios del huesped. Tres de tales
dispositivos están instalados en películas en la habitación, en sistemas de alta
velocidad de Internet, (Internet sin cable) sistemas de venta en las habitaciones.
El volumen de bienes y servicios comprados a los puntos esparcidos de venta
exigen de un sistema de contabilidad complejo interino, para asegurar los timbres
apropiados y documentación de las transacciones por ventas. El cuadro 1 proyecta el
flujo de información que resulta en su cuenta cuando el cargo de un huesped por
compras en el restaurante En un punto informatizado de venta (POS- Point of sale) el
sistema puede permitir a las terminales remotas de los puntos de venta para que se
comuniquen directamente con el sistema de computadora de la oficina en caja de
recepción. Los sistemas POS automatizados, pueden reducir significativamente la
cantidad de tiempo exigido para timbrar los cargos por compras en los folios del
huesped, el número de veces que cada pedazo de datos debe ser manejado, y el
número de errores posteados después de la salida son llamados cargos atrasados.
La automatización Global, ayuda a la oficina de recepción a al personal a la creación de
folios bien documentados y legibles con un número mínimo de errores.
No importa la situación, los puntos de venta deben proporcionar un poco de
información básica al timbrar un cargo a través de una terminal remota o someter un
vale a recepción. La información incluye el comprobante o número de la transacción,
el monto del cargo, nombre del punto de venta, número de habitación y nombre del
huesped con la descripción breve del cargo. Si el cargo presentado en comprobante,
la firma del huesped y la identidad del empleado que ingresa el cargo también se
requiere. Si el cargo se timbra a través de una terminal remota, la identificación del
empleado es capturada por la computadora y se remite al folio, junto con la hora del
posteo o timbre. Postear a través de una terminal automatizada requiere de una firma
del huesped para los propósitos de la auditoria o en caso de que haya cualquier disputa
con respecto a la compra o la cantidad Algunos sistemas de POS más nuevos, permiten
deslizar una llave de huésped como comprobación suficiente para timbrar un cargo.
Libros Mayores (Cuentas Principales del Libro Mayor)
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Una cuenta mayor es una agrupación sumaria de cuentas. El mayor de la oficina de
recepción es una colección de folios de las cuentas de las oficinas de Recepción. Los
folios representados en recepción son una parte de la de las cuentas mayores por
cobrar. Una cuenta por cobrar representa el dinero adeudado al hotel. La contabilidad
de la oficina delantera normalmente separa cuentas las cuentas por cobrar en dos
grupos subsidiarios: las cuentas huesped invitado (cuentas por cobrar huesped) y las
cuentas mayores ciudad (cuentas por cobrar ciudad que no son de huéspedes en casa).
Cuadro 1. Cuenta de Restaurante Cargada a la cuenta de una Habitación

Cuentas huésped. El " Libro mayor del huesped" se refiere al juego de cuentas que
corresponden a huéspedes registrados del hotel o huéspedes que han enviado
depósitos por adelantado. Los huéspedes que hacen arreglos de crédito apropiados en
el registro pueden extender (privilegios extendidos para cargar compras a sus folios de
cuentas individuales durante su estancia. Los huéspedes también pueden hacer pagos
contra su saldo en cualquier momento durante la ocupación. Las transacciones
financieras del huésped se graban en el mayor ya que considera ayudar al rastreo de
los saldos de sus cuentas. En algunas operaciones las oficinas de recepcionistas
cuentas mayores pueden llamarse Cuentas transeúntes, Cuentas de la oficina de
recepción o cuentas de recepción. Cuando se recibe un depósito por anticipado, se
carga a la cuenta huésped como un saldo crédito. Cuando el huésped llega, la cantidad
del crédito se disminuye a lo largo de la estancia por los cargos consumidos y
posteados a la cuenta. En hoteles que tienen mucha actividad de depósitos por
adelanto (Resorts, por ejemplo), la cuenta huesped está dividida en los por adelantado
y las cuentas internas del huésped alojado. Esto facilita el registro de las cantidades
grandes más fácil. En hoteles que tienen pocos depósitos, los registros a la cuenta
huesped proporcionan control financiero suficiente. Para los hoteles no-
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automatizados y semiautomatizados, el crédito puede timbrarse inmediatamente al
folio o en una cartulina de cuentas de depósitos pagados por anticipado. Cuando el
huesped llega, el depósito en la cartulina del mayor o cuenta (ledger) se transfiere al
folio del huesped.
Cuentas ciudad (City Ledger). También llamada cuentas por cobrar que ya no son de
huéspedes en casa, es la compilación de cuentas que ya no son de huéspedes alojados.
Si una cuenta huesped no es pagada en efectivo completamente en la salida, el saldo
del folio del huesped se transfiere de la cuenta mayor de huéspedes o cuenta huésped
de la recepción al mayor de la cuenta ciudad o cuentas por cobrar ciudad llevada en la
división de contabilidad para su compilación. En el momento de traslado de cuenta, la
es responsabilidad por los cambios en la recolección de la cuenta de la oficina de
recepción es la división de contabilidad (como departamento de apoyo). La cuenta
ciudad puede contener los pagos con tarjeta de crédito, las cuentas de facturación
directas y las cuentas de huéspedes del pasado debido por ser consideradas al cobro
por el hotel.
Creación y Mantenimiento de Cuentas —————————————— La tarea de
completar y anotar todas las transacciones que afectan las cuentas del huésped y del
particular, es responsabilidad de la recepción. La división de contabilidad interna es la
última responsable por la recolección y cobro de las cuentas del particular.
Las facturas de los huéspedes son creadas en el proceso de reserva o en el
momento del registro, para preparar una factura para su uso, se le debe transferir toda
la información del huésped desde la reserva o desde el registro. En un sistema
totalmente automatizado, se transfiere la información del huésped automáticamente
de un registro de reservas electrónico o se captura al registro y se entra en un folio
electrónico. Los folios electrónicos son cruzados y referenciados automáticamente con
otros archivos de la computadora-basado dentro del sistema de la oficina de
recepción. Los sistemas automatizados difieren de los sistemas manuales o
semiautomatizados, en que pueden rastrear un número ilimitado de cargos en cada
cuenta creada. En algunos sistemas, un folio electrónico preliminar se crea
automáticamente y además simultáneamente con el registro de la reservación. Esto
permite cargos a las cuentas de huéspedes antes de su arribo. Pueden supervisarse
entonces con precisión tales transacciones como prepago y depósitos por adelantado
a través del registro electrónico. Una forma del registro también puede crearse dentro
de un sistema totalmente automatizado. Además, pueden programarse sistemas
automatizados para crear el número apropiado de folios para cada huesped en el
momento del registro y puede dirigir cargos al folio apropiado a lo largo de la estada.
Al registro, se verifican los datos de las reservaciones y se combinan con
información de la tarifa y el número de la habitación asignada al huesped para crear
un folio electrónico en casa. Para un huésped sin reserva (walk in), se captura
información equivalente durante el registro y se ingresa en una terminal de la oficina
de recepción. Al crear un folio electrónico dentro de un sistema de la oficina de
recepción, se puede reducir significativamente la posibilidad de errores
transaccionales de las cuentas de entrada. Una de las mayores ventajas al procesar
datos electrónicos es que los datos capturados necesarios Son maniobrados solamente
una vez. En un sistema automático al manejar datos por una sola vez, puede reducir
significativamente errores causados por maniobrar los datos repetidamente.
Sistemas de Grabación de Registros Contables
Las transacciones de punto de venta pueden ser automáticamente enviado a un folio
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electrónico. En una copia impresa de un folio, los débitos (cargos) y los créditos (pagos)
pueden aparecer en una sola columna con los pagos distingue por paréntesis o un
signo menos. Las copias impresas folio

Privilegios de consumo
Para establecer una línea de de crédito en la casa, se puede exigir al huesped presentar
una tarjeta del crédito aceptable o una autorización de facturación directa en el
momento del registro. Los hoteles totalmente automatizados permiten establecer el
crédito en el momento que se hace la reservación. Esto normalmente es hecho
obteniendo el número y fecha de expiración de la tarjeta del crédito del huesped y
transmitiendo esta información electrónicamente a la compañía de tarjeta de crédito
con una solicitud de una cantidad como garantía. Una vez una línea de crédito ha sido
aceptada, los huéspedes están autorizados para hacer consumos. Estas transacciones
son comunicadas manual o electrónicamente de los puntos remotos de venta a caja
de recepción y timbradas al folio apropiado.
No se extienden privilegios de consumo o cargos a los huéspedes que pagan con
dinero en efectivo por el alojamiento al registrarse. Estos huéspedes se llaman
normalmente sin Crédito o pago por adelantado (PIA - paid in advance). En un sistema
de contabilidad de oficina delantero totalmente automatizado, las cuentas de PIA se
colocan normalmente en estado (sin timbre o posteo). Aunque los puntos o terminales
de venta tienen acceso inmediato a información de cuentas guardadas a través del
hotel, este estado de cuenta no permite aceptar transacciones de consumos. Esto
significa que los cajeros del centro de ingresos no podrán registrar o timbrar cargos a
un huesped cuyo estado de cuenta no tiene un estado de posteo. Muchos hoteles les
sugieren a los huéspedes que intenten pagar con tarjeta débito para establecer el
crédito con una tarjeta de crédito al registro y establecer privilegios de consumo. Los
hoteles deben cobrar una cuenta con tarjeta débito con la cantidad exacta adeudada,
aunque la transacción asocie dinero en efectivo directamente de los ahorros de los
huéspedes o del comprobante de la cuenta. En propiedades no-automatizadas y
semiautomatizadas, una lista de los (PIA) se distribuye a mano a todos los centros de
ingresos. Sin embargo esta lista tiene el mismo efecto del estado o status por de
computadora, y no puede actualizarse tan fácil.
Las empresas locales o residentes pueden aplicar al hotel y pueden calificar para
las cuentas sin crédito. Los cargos por compras en las cuentas de la casa, como aquéllos
para las cuentas del huesped, mueven los ingresos de los centros de ingresos del
hotel a la oficina de recepción para que sean registrados. Puesto que todos los vales
de las transacciones de los puntos-de-venta son reunidos por la oficina de recepción
todos los días, es lógico para la oficina auditar las cuentas de huéspedes con crédito y
las que no tienen crédito.
Supervisando el Crédito
La oficina de recepción debe supervisar las cuentas de huéspedes y las de particulares,
para asegurar que ellos permanecen dentro de los límites del crédito aprobado.
Originalmente, una línea de crédito se fija para huéspedes que establecen privilegios
de cargos durante las reservaciones o procesos de registro. Pueden extenderse a
huéspedes que presentan una tarjeta del crédito al arribo con una línea de crédito
igual al piso límite autorizado por la compañía emisora de las tarjetas de crédito. Esto
significa que la oficina en recepción, no tiene que buscar aprobación de la tarjeta de
crédito con tal de que los cargos no excedan una cantidad especificada por la compañía
de la tarjeta de crédito. Sin embargo, la oficina de recepción todavía puede necesitar
verificar la validez de la tarjeta. Tanto huéspedes y particulares discurren sobre otros
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arreglos del crédito aceptado y que está sujeto a limitaciones establecidas por la
oficina de recepción. Estas restricciones internas del crédito, se llaman límites de la
casa.
La dirección de la oficina de recepción puede necesitar ser notificada cuando una
cuenta en la oficina de recepción exceda su límite de crédito. Tales cuentas se llaman
cuentas de alto riesgo o saldos elevados. El gerente de la oficina de recepción o el
auditor nocturno es principalmente responsable de la identificación de las cuentas que
han alcanzado o han excedido los límites del crédito predeterminados.
La dirección de la oficina puede negar a los huéspedes privilegios de cargos por
compra de consumos adicionales con cuentas de saldos elevados hasta que la situación
este resuelta. La mayoría de las oficinas de recepción revisan periódicamente la
revisión el mayor del invitado durante el día para asegurar que los invitados no han
excedido sus límites del crédito aceptado. Las oficinas delanteras automatizadas
pueden tener una lista de las cuentas computarizadas por cobrar a huéspedes que
resaltan los nombres de huéspedes cuyas cuentas están cercanas o por encima de sus
límites del crédito aceptado. La dirección de la oficina de recepción puede pedir a la
compañía de tarjeta de crédito autorizar crédito adicional, o le pide al huesped que
haga un pago parcial para reducirlos excedentes en el saldo de la cuenta.
En hoteles más grandes, puede haber un gerente de crédito de tiempo completo
para revisar las cuentas de saldos elevados. Un gerente de crédito también puede
pedir autorización adicional de las compañías de tarjeta de crédito para los huéspedes
por encima de sus límites. Además, es la responsabilidad del gerente de créditos
obtener el pago de los actuales y huéspedes anteriores que no han establecido sus
cuentas definitivamente. En hoteles más pequeños, esta responsabilidad se da al jefe
de recepción o a alguien en la división de contabilidad.
Mantenimiento de Cuentas
Un folio se usa para grabar transacciones que afectan un saldo de cuenta de oficina de
recepción. Los folios del huesped deben ser exactos, completos y archivados
apropiadamente, sin embargo los huéspedes pueden examinar sobre su saldo de
cuenta o pueden manifestarse o ser avisados del hotel con anticipación. Los cargos
timbrados de la transacción conforman una fórmula básica de contabilidad de la oficina
de recepción. La fórmula de contabilidad es:
Saldo Anterior + Débitos - Créditos = Saldo
Los cargos aumentan el saldo de una cuenta, mientras su disminución reduce el saldo de
la cuenta.

Resumen ————————————————————————————
El sistema contable de la recepción realiza el monitoreo y organiza las transacciones
de los huéspedes, el negocio, agencias, particulares. La recepción, debe poseer la
capacidad para desempeñarse en las tareas contables con exactitud y recolectar y
saldar las cuentas perfectamente. El sistema contable debe adaptarse para cada
establecimiento hotelero. La terminología del sistema contable y los formatos de los
reportes a menudo difieren de hotel a hotel. En general una forma contable será el
lugar donde se acumularán los datos financieros que serán sumados. Los
incrementos y decrementos en una cuenta son calculados y son el resultado de un
balance. Todas las cuentas, se clasifican de tal modo que afecten y no afecten las
cuentas huésped. Las Cuentas de de la oficina de recepción son mecanismos de
registros utilizados para almacenar información sobre transacciones financieras de
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huéspedes y cuentas de particulares (que no son huéspedes). Para obtener una
cuenta de oficina, los cargos son aumentos en el saldo de la cuenta y se introducen
en el lado izquierdo de la cuenta "T" (cuando se utiliza una simple T descrito como
cuenta). Los pagos disminuyen el saldo de la cuenta y se situarán en el lado
derecho de la "T"
Normalmente los documentos usados contablemente en la recepción son de uso
diario.
Una cuenta huésped es un record entre el huésped y el hotel. La cuenta huésped
se crea cuando genera una reserva con garantía real o simplemente cuando llega a la
recepción. Así mismo el hotel extiende privilegios de crédito tales como enviar la
cuenta a empresas, o agencias como un sentido de promoción, o creando un folio
especial, con cargos a compañías que avalan grupos de eventos grupos que no se
postearan al huésped sino a la compañía o según el acuerdo. La recepción crea las
cuentas de particulares también llamadas (cuentas de la casa o cuentas ciudad de
particulares) para rastrear esas transacciones,
Las transacciones de la recepción se timbran en los folios. Un folio es el estado
de las transacciones (DEBITO Y CREDITO) que afectan los saldos de una cuenta
individual. Todas las cuentas que incrementan o disminuyen los saldos, deben aparecer
en los folios. Al cancelar una cuenta, su balance o saldo debe quedar en ceros debido
a que se hizo una transferencia a otro folio o porque simplemente, cancelo en efectivo
o con tarjeta de crédito, o se volvió un (Bill to o cuenta por cobrar.) El proceso para
grabar la información en el folio la llamamos posteo o timbre.
Hay básicamente cuatro tipos de folios en la recepción: Folios o cuentas
huésped, cuentas master, folios de particulares o semipermanentes y las cuentas
empleadas. Algunos establecimientos, crean otros folios para circunstancias más
particulares de cada hotel.
Un vale o recibo soporte detalla la cantidad a ser posteada o cargada. El recibo
luego es enviado a recepción. La auditoría, sabemos que es el proceso en la recepción
para verificar la exactitud de los cargos recolectados y procesados.
El termino punto de venta o centro de ingresos, determina el lugar en donde se
origina un cargo por compras o por servicios. Un sistema computarizado permite
recolectar datos de manera remota de un punto de venta a la recepción. Estos
sistemas permiten reducir, él número de veces que se debe postear una transacción y
reduce el margen de error, al realizar los cargos, ya que solamente sé digitan una sola
vez desde el punto de venta. Así mismo, evita los cargos (atrasados) después de la
salida del huésped.
La cuenta mayor, es un grupo de cuentas donde se coleccionan las cuentas de
todos los folios. Una cuenta por cobrar representa dinero propiedad del hotel. La caja,
siempre separa las cuentas por cobrar en dos grupos: La cuenta Huésped o LEDGER
(por cobrar al huésped) y las cuentas ciudad CITY LEDGER (por cobrar a particulares no
de huéspedes). Las cuentas ciudad, también llamadas "cuentas por cobrar a
particulares," es una compilación de cuentas de particulares (no de huéspedes). Si
una cuenta huesped no ha sido cancelada completamente al
registrar su salida, el saldo del folio del huesped se transfiere del libro mayor o
cuentas huéspedes en la oficina de recepción al libro mayor o cuentas por cobrar
ciudad de la división de contabilidad para su posterior envío al cobro. Las tiendas o
locales en el hotel pueden hacer arreglos para permitirles a los huéspedes cargar
sus compras a sus habitaciones En estos casos, el hotel timbra en el folio huesped
los montos adeudados por ellos y el hotel paga la deuda contraída con los tenderos.
 Contabilidad de la Oficina de Recepción 321
La política de la oficina de recepción puede requerir la realización de un vale
en efectivo como documentación de apoyo para las transacciones de dinero en
efectivo que afecta las cuentas de la oficina de recepción.
En hoteles grandes, establecer y supervisar el crédito de los huéspedes son a
menudo responsabilidades del gerente de créditos. En hoteles pequeños, estas
tareas pueden ser parte de los deberes del gerente de recepción. El gerente de
créditos ayuda a los huéspedes para establecer crédito y revisa las cuentas huésped
y las cuentas por cobrar a particulares para asegurar que las cuentas no exceden
los límites del crédito establecidos.
Términos Clave ———————————————————————
Balance o saldos de cuenta—Un resumen de cuentas en términos del resultante del
valor o cantidad monetaria; específicamente, las diferencias entre los totales
debitados y los totales de los créditos en una cuenta.
base del dinero en efectivo—Una cantidad de dinero dada a un cajero al iniciar cada
turno de trabajo para que puedan manejar las variadas transacciones que ocurren;
el cajero es responsable de este banco o base del dinero efectivo y por todo el
dinero en efectivo, los cheques, y otros valores negociables recibidos durante el
turno de trabajo.
Base Límite— La cantidad de dinero en efectivo guardada dentro del cajón de
dinero del cajero que es expedida al principio de un turno de trabajo
Cargo Atrasado o Tardío—Un cargo timbrado a una cuenta del huesped después de
que pago la cuenta y partió del hotel.
Cuenta de Particulares—Una cuenta creada para rastrear las transacciones
financieras de: (1) un negocio local o agencia con privilegios de cargos o crédito en
el hotel, (2) un patrocinador de un grupo con una reunión en el hotel, o (3) un
huésped anterior con un con un saldo en la cuenta.
Crédito (CR) —Una entrada en el lado derecho de una cuenta.
Cuentas—Un formato en el que los datos financieros son acumulados y resumidos.
Cuentas del Libro Mayor de huéspedes—El juego de cuentas por cobrar para todos
los huéspedes que actualmente están registrados en el hotel; también llamado el
"libro mayor de la oficina de recepción," "el Mayor de transeúntes," o " libro mayor
de habitaciones."
Cuentas del libro mayor por cobrar— Son una agrupación de cuentas por cobrar,
incluyendo las cuentas por cobrar del libro mayor del huésped y las de libro mayor
o cuentas por cobrar de la ciudad.
Cuenta Mayor Ciudad—La colección de todo el movimiento contable, incluidas las
cuentas de la casa y las cuentas no canceladas de los huéspedes que ya salieron del
hotel.
Cuenta de Saldo Elevado—Una cuenta que ha alcanzado o ha excedido un límite de
crédito predeterminado; típicamente identificado por el auditor nocturno; también
llamada "cuenta de riesgo alta."
 Contabilidad de la Oficina de Recepción 322
Cuenta Huesped—Un registro de las transacciones financieras que ocurren entre
un huesped y el hotel.
Cuentas por cobrar— Una cuenta que se adeuda al hotel.
Débito (Dr.) — Una entrada en el lado izquierdo de la cuenta.
Deuda Adversa—Una situación que ocurre cuando un cajero paga más de lo que
recibe; la diferencia es la deuda secundaria al banco o base del efectivo del cajero.
En la oficina de recepción, la deuda secundaria normalmente ocurre cuando un
cajero admite un cambio a muchos cheques y facturas grandes que no permiten el
reembolso a la base inicial al terminar el turno sin usar dichos cheques o las facturas
con grandes montos.
Faltante—Un desequilibrio o faltante que ocurre cuando el total de dinero en
efectivo y cheques en una caja registradora de dinero en efectivo es menor que la
base inicial más los recibos soportes de dinero en efectivo.
Folio—Una declaración de todas las transacciones que afectan el saldo de una sola
cuenta.
Folio de empleados—Un folio que registra las transacciones en una cuenta asignada
a un empleado con privilegios de cargos de consumos o compras en el hotel.
Folio Huesped—Una forma (papel o electrónica) que esboza las transacciones en
una cuenta asignada a una persona individual u habitación.
Folio Master—Un folio que compila las transacciones en una cuenta asignada a más
de una persona o habitación. Los folios master están normalmente reservados para
las cuentas de grupos; ellos no recopilan apropiadamente cargos timbrados en otra
parte.
Folio de Particulares—Un folio que traza las transacciones en una cuenta asignada
a: (1) un negocio local o agencia con privilegios de cargos o crédito con el hotel, (2)
un patrocinador o responsable de un grupo con una reunión en el hotel, o (3) un
huesped anterior con un saldo en la cuenta.
Fórmula de contabilidad de la oficina de recepción— La fórmula utilizada con las
transacciones cargadas en las cuentas de la oficina de recepción: Saldo Anterior +
los Débitos - los Créditos = Saldo Neto.
Límite de la casa—Un límite del crédito establecido por el hotel.
Libro Mayor—Una agrupación de cuentas.
Pago Externo o (paid out) —Dinero en efectivo desembolsado por el hotel en
nombre de un invitado y cargado a la cuenta del huesped como un avance en
efectivo.
Pago por Adelantado (PIA) del Huesped—Un huésped que paga su habitación y
consumos con dinero en efectivo durante el registro; Normalmente, se niega el
crédito interno a los huéspedes que pagan por adelantado (PIA).
Piso Límite—Un límite asignado a los hoteles por las compañías de las tarjetas de
crédito que advierten el máximo valor que se permite aceptar de un miembro de la
tarjeta sin la autorización especial, cuando el hotel factura con las tarjetas de
crédito.
Punto-de-Venta. Sistemas de (POS) —Una red automatizada que permite registros
electrónicos del dinero en efectivo a los puntos de venta del hotel para comunicarse
directamente con el sistema de la oficina de recepción.
 Contabilidad de la Oficina de Recepción 323
Recibos soporte de dinero en efectivo neto—La cantidad de dinero en efectivo y
cheques en el cajón del cajero, menos la cantidad del banco o de la base en
efectivo inicial.
Saldos o Saldos Pendientes—La suma o saldo que el huesped debe al hotel o la
suma o saldo que el hotel debe al huésped en el evento de que al cancelar el
saldo sea crédito.
Sobrantes—Un desequilibrio o sobrante que ocurre cuando el total de dinero en
efectivo y cheques en la caja registradora de dinero en efectivo es mayor que la
base inicial más los recibos de dinero en efectivo netos.
Timbre o Posteo o Cargo—El proceso de transacciones magnetofónicas en un folio del
huesped.
Transferencia o vale de transferencia—Un vale que apoya una reducción en el
saldo de un folio y un aumento igual en saldo de otro; se utiliza para los traslados
entre las cuentas de huéspedes y para las trasferencias de las cuentas del
huesped a las cuentas del de particulares cuando ellos pagan al usar las tarjetas
del crédito.
Vale de descuentos u ajustes—vale o formato de soporte para descuentos u ajustes
de cuenta.
Vale de soporte de avances en efectivo—formato de apoyo o soporte del flujo del
dinero en efectivo otorgado por el hotel, ya sea directamente, o en
representación a nombre de un huésped o del mismo huésped
Vale por Cargos o Consumos—Un vale soporte de una transacción de cargos por
compras que tuvo lugar en alguna parte diferente a la recepción; también
llamado recibo o vale soporte por cobrar.
Vale o Formato Corrección — Un vale que soporta la corrección de un error
cargado que se rectifica antes del cierre del negocio y en el día que el error fue
cometido.
Vale o recibo de soporte—Un documento que detalla una transacción al ser
timbrada a una cuenta de la oficina de recepción y comunicada como
información de un punto de venta a la oficina de recepción.
Vale Soporte de Efectivo—Un vale soporte que apoya una transacción de pago en
efectivo en la recepción.

Preguntas de Revisión
¿Cuáles son las funciones específicas de un sistema de contabilidad en la Oficina de
Recepción? ¿Qué tareas se realizan durante cada fase del ciclo del huesped?

1. ¿Cuál es el propósito de una cuenta? ¿Cómo se graban las transacciones en

una cuenta?
¿Cómo se diferencian las cuentas huesped y las de particulares?
2. ¿Cuáles son los cuatro tipos de folios de uso común para la contabilidad de
la oficina de recepción? ¿Cómo se relaciona un folio a una cuenta?
3. ¿Qué es un punto de venta? ¿Cómo pueden los punto-de-venta de
sistemas totalmente automatizados y los dispositivos operados por el
huésped actualizar- el flujo de información de contabilidad con la oficina
 Contabilidad de la Oficina de Recepción 324
de recepción?
4. ¿Qué información es necesaria para crear un folio? ¿Cómo difiere el
proceso de registros y posteo de la oficina de recepción con sistemas no-
automatizados, semiautomatizados y totalmente automatizados?

5. ¿Cuál es la fórmula básica de contabilidad de la oficina de recepción?

¿Cómo se utiliza al cargar las transacciones?
6. ¿Cómo difiere la contabilidad de un pago de dinero en efectivo y la de un
avance en efectivo en la recepción?
7. ¿Qué es un banco o base de dinero en efectivo? ¿Cuáles son los buenos
procedimientos para el control de la base?
8. ¿Que son sobrantes, faltantes, y la deuda secundaria (due back)? ¿Cómo
se podrían reflejar estas condiciones en el desempeño del trabajo de un
cajero de la oficina de recepción?
9. ¿Cuál es la diferencia entre una corrección de cuenta y una cuenta con
descuento u ajuste permitido? ¿Por qué es importante diferenciar entre
los dos?

Fuente: Libro Dirección de las operaciones de Recepción

Michael L. Kasavana, Ph.D. Richard M. Brooks, CHA

American
Hotel & Lodging educational institute
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