TEMA: INFORME DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

APRENDIZ: Jeider Enrique De La Hoz Torres

INSTRUCTOR: DEIRIS BEATRIZ LOPESIERRA AGAMEZ

FORMACION: Administración Documental en el Entorno

Laboral

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena

Agosto – 2022
 INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a
las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo
o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente
o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos,
firmas constancia de recibo asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación
consecutivo de envíos.
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo,
fecha y hora. Impresión de rótulo de radicación relación entre los documentos recibidos y
enviados. Registro impreso de planillas de radicación y control elaboración de estadísticas.
- Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas
que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen
información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual
servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de
correspondencia.
- Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que
comprobar su corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un
original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo
sello. En el sello debe aparecer: - Número de registro- La fecha- El destinatario-
Original: se envía al correo-Copia: archivado como justificante interno del envío de
la correspondiente comunicación.
- Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de
entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el
volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser: -
único-existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros
de entrada y salida.
RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA: Este procedimiento
consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario,
correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

TRAMITAR LOS DOCUMENTOS

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: La recepción, distribución y trámite son
procesos esenciales en el Programa de Gestión Documental.
RECEPCIÓN: El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos
que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha
y hora de recibo o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos
como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre
del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción-
Recibo de documentos oficiales-Verificación y confrontación de folios, copias, anexos,
firmas-Constancia de recibo-Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)-
Asignación consecutiva de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo,
fecha y hora-Impresión de rótulo de radicación-Relación entre los documentos recibidos y
enviados-Registro impreso de planillas de radicación y control-Elaboración de estadísticas.

CONCLUSION

Dentro de la gestión documental podemos encontrar que las actividades administradas por
cada una de las entidades o empresas, se rigen de acuerdo a la normativa vigente en
cuando a la administración de documentación especial. Ya que con esto logramos cumplir
nuestros planes de trabajos de acuerdo a las técnicas, tácticas y procedimientos ya
predispuesto para tan importante labor. Dicho esto, el manejo de nuestros archivos en una
empresa es fundamental para la organización de la documentación producida y recibida en
el tiempo de dicha vigencia. Con esto las actividades son verificadas de manera más fácil
por cada uno de los entes gubernamentales y departamentales al momento de hacer
auditorias, para verificar la legitimidad de la entidad o empresa.