INFORME ADMINISTACION DOCUMENTAL

APRENDIZ:

YESIKA LORENA BUITRAGO MOLINA

Ficha: 2736260

SENA ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ABRIL DE 2023
 INFORME ADMINISTACION DOCUMENTAL

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.  Al
radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competencia,
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de
respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DEL DOCUMENTO:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas constancia de
recibo presentado de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación
consecutiva de envíos.

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DEDOCUMENTOS

Asignación de consecutivo, fecha y hora. Impresión de rótulo de radicación
relación entre los documentos recibidos y enviados.  Registro impreso de
planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas.

Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden
relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellos que
ofrecen información a la empresa.  A estas comunicaciones se las asigna un
número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro
de Entrada de correspondencia.
Registro de salida carta:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección
y preparación para su emisión.  Operación: mínimo un original y una
copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
- Número de registro
- La fecha
- El destinatario
- Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación.
 
Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresas además de los de entrada y salida,
se lleva un registro para las comunicaciones internas.  Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, este puede ser:
- único
-existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de
registros de entrada y salida.

RECEPCION, ENVIO Y REGISTRODE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia
(carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro
posterior en el Sistema de  Administración de Correspondencia en
Ambiente WEB desarrollado para el efecto.

TRAMITAR LOS DOCUMENTOS

DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA
POLÍTICAINSTITUCIONAL
El blog es una herramienta que nos permite estar en contacto
permanentemente. Aquí podrá encontrar información relacionada con la
competencia y se asignarán actividades para realizar en el ambiente de
aprendizaje o vía virtual.  Además del correo electrónico ustedes pueden
dejar en los comentarios de las entradas, sus preguntas, dudas e
inquietudes

PROCESO DE RECEPCION DEDOCUMENTOS

La recepción, distribución y trámite son procesos esenciales en el
Programa de Gestión documental.
RECEPCIÓN
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo  a las
comunicaciones recibidas como o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente,
Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de
respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DESO DEL DOCUMENTO:

- Definición de medios de recepción
-Recibo de documentos oficiales-Verificación y confrontación de folios,
copias, anexos, firmas
-Constancia de recibo-Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)-
Asignación consecutiva de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DEDOCUMENTOS:

-Asignación consecutiva, fecha y hora
-Impresión de rótulo de radicación
-Relación entre los documentos recibidos y enviados
-Registro impreso de planillas de radicación y control
-Elaboración de estadísticas