MANUAL DE CALIDAD.

Representante de la Dirección Subdirección Administrativa Dirección General

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1 OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN 4

2 REFERENCIAS NORMATIVAS 4

3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 4

4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4

4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO 4

4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS 4

4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4

4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS 4

4.4.1 MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4

4.4.2 LA ORGANIZACIÓN MANTIENE: 5

5 LIDERAZGO 5

5.1.1 GENERALIDADES 5

5.1.2 LIDERAZGO Y COMPROMISO 6

5.2 POLÍTICA 6

5.2.2 COMUNICACIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD 6

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN 6

6 PLANIFICACIÓN 7

6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 7

6.1.1 RIESGOS Y OPORTUNIDADES 7

6.1.2 PLANIFICACIÓN DE RIESGOS 7

6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS 7

6.2.1 ASEGURAMIENTO CON LA POLÍTICA DE CALIDAD 7

6.2.2 PLANIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO 7

6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 7

7 APOYO 7

7.1 RECURSOS 7

7.1.1 GENERALIDADES 7

7.1.2 PERSONAS 8

7.1.3 INFRAESTRUCTURA 8

7.1.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS 8

7.1.5 RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 8

7.1.5.1 GENERALIDADES 8

7.1.5.2 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES 8

7.1.6 CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN 8

7.2 COMPETENCIA 9

7.3 TOMA DE CONCIENCIA 9

7.4 COMUNICACIÓN 9

7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA 9

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7.5.1 INFORMACIÓN REQUERIDA POR LA NORMA 9

7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN 9

7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA 9

7.5.3.1 INFORMACIÓN REQUERIDA 9

7.5.3.2 IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES 10

8 OPERACIÓN 10

8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL 10

8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 10

8.2.1 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE 10

8.2.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 11

8.2.3 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 11

8.2.3.1 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS 11

8.2.3.2 EVIDENCIAS 11

8.2.4 CAMBIOS EN LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 11

8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 11

8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE 12

8.4.1 GENERALIDADES 12

8.4.2 TIPO Y ALCANCE DEL CONTROL 12

8.4.3 INFORMACIÓN PARA LOS PROVEEDORES EXTERNOS 12

8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO 12

8.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PROVISIÓN DEL SERVICIO 12

8.5.2 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD 13

8.5.3 PROPIEDAD PERTENECIENTE A LOS CLIENTES O PROVEEDORES EXTERNOS 13

8.5.4 PRESERVACIÓN 13

8.5.5 ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA 13

8.5.6 CONTROL DE LOS CAMBIOS 13

8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 14

8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES 14

9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 14

9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN 14

9.1.1 GENERALIDADES 14

9.1.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 14

9.1.3 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN 14

9.2 AUDITORÍA INTERNA 14

9.2.1 AUDITORÍAS INTERNAS 14

9.2.2 PROCEDIMIENTO DE LAS AUDITORÍAS 14

9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 14

10 MEJORA 14

10.1 GENERALIDADES 14

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10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA 15

10.3 MEJORA CONTINUA 15

1 OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

El objetivo del sistema de gestión de la calidad de la ByCENJ es el de demostrar la capacidad con que se cuenta, para
proporcionar regularmente servicios que satisfagan las necesidades de sus clientes, así como el cumplimiento de los
requisitos legales y reglamentarios que sean aplicables. Estos elementos se encuentran descritos en el registro RG-
RD-22 Entorno de la Organización.

2 REFERENCIAS NORMATIVAS

Son normas para consulta indispensables para la aplicación de este Manual de Calidad las mencionadas en el registro
RG-RD-01 Lista Maestra de Documentos tales como: Profesiograma, Normas de Control Escolar Plan 2018 y Ley de
Servidores Públicos del Estado de Jalisco.

3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para los fines de este documento, se incluyen los términos y definiciones en el Glosario.

4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO

La organización es una institución educativa pública del Estado de Jalisco, formadora de docentes, centenaria y
declarada benemérita por la importancia de su función para la sociedad. Inserta en la colonia Miraflores de la
zona metropolitana, con domicilio en Avenida Alcalde 1190, atiende a un poco más de un millar de alumnos. Los
egresados ingresan al servicio profesional docente en escuelas públicas y privadas del estado a través de un
concurso de oposición. La organización para otorgar sus servicios se agrupa en departamentos administrativos,
con coordinaciones, jefaturas y personal asignado a ellas.

Para determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para el propósito, que afectan la
capacidad para lograr los resultados previstos en el sistema de gestión de calidad, se generó el registro de
nombre RG-RD-22 Entorno de la Organización, al cual se le dará seguimiento y revisión por lo menos una vez
cada año durante el mes de Diciembre, por parte de la Representante de la Dirección, actualizando la fecha de
revisión en el mismo registro.

4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

El archivo RG-RD-22 Entorno de la Organización, contiene la información referente a la determinación de las

partes interesadas pertinentes, los requisitos de estas mismas partes interesadas, así como las necesidades y
expectativas identificadas.

Dicho registro es revisado por lo menos una vez al año en el mes de diciembre, por parte de la Representante de
la Dirección, actualizando la fecha de revisión.

4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

El alcance del Sistema de Gestión de Calidad de la ByCENJ es el siguiente: “procesos de Recursos Humanos y
Control Escolar”.

4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS

4.4.1 La organización mejora continuamente el sistema de gestión de calidad incluyendo los procesos
necesarios y sus interacciones por medio de los siguientes puntos:

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a) La determinación de entradas requeridas y salidas esperadas de los procesos, se encuentran

descritos en el registro RG-RD-22 Entorno de la Organización, así como en cada uno de los planes
de calidad establecidos.

b) La secuencia e interacción de los procesos se encuentra descrita en el registro RG-RD-22 Entorno

de la Organización.

c) La determinación de los criterios y métodos para asegurar la operación eficaz y el control de los
procesos se encuentra descrita en los planes de calidad establecidos.

d) La determinación de los recursos necesarios para los procesos y asegurar su disponibilidad, se

encuentra descrito en el apartado 7.1 de este manual de calidad.

e) La asignación de las responsabilidades y autoridades se encuentra señalado en el apartado 5.3 de

este manual de calidad y es por medio de los perfiles funcionales.

f) La determinación de cómo se abordan los Riesgos y Oportunidades, se encuentra establecido en el

apartado 6.1 de este manual de calidad y es por medio de un análisis de riesgos.

g) La evaluación de los procesos, la implementación de los cambios necesarios para lograr los
resultados previstos se encuentra establecido en el apartado 9.1 de este manual de calidad y es por
medio de la implementación de un análisis y evaluación.

h) La determinación de cómo se mejoran los procesos y el sistema de gestión de la calidad, se

encuentra determinado en el apartado 10.3 e implica la realización de un registro de mejora continua.

4.4.2 LA ORGANIZACIÓN MANTIENE:

a) Información documentada para apoyar la operación de los procesos, por medio de sus planes de
calidad, los cuales se encuentran descritos en el registro RG-RD-01 Lista Maestra de Documentos.

b) Se conserva la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan
según lo planificado, por medio de su identificación en RG-RD-02 Lista Maestra de los Registros,
de los planes de calidad.

5 LIDERAZGO

El liderazgo democrático y transformacional de la actual administración, ofrece un diálogo abierto, un clima

de confianza y crecimiento con sujeción a normas laborales y de función dictada desde la Secretaría de
Educación Jalisco y de la Dirección de Educación Normal. De manera interna la dirección propone
dinámicas institucionales que son discutidas por las subdirecciones y coordinaciones para operar y
concretar actividades, y, de manera muy importante, son consideradas por el consejo académico, órgano
máximo que acompaña a la dirección.

Aunado a los elementos intangibles que benefician el ejercicio de las operaciones, también se cuenta con
los de naturaleza material, en cantidad suficiente y en óptimas condiciones para el trabajo, entornos de
seguridad para minimizar incidentes y accidentes, iluminación, papelería, equipo de cómputo,
conectividad, mobiliario de oficina

5.1.1 GENERALIDADES

La alta dirección demuestra su liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la calidad de
la siguiente manera:

a) Por medio de la realización de revisiones al sistema de gestión de calidad de manera semestral, se

asume la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación a la eficacia del sgc.

b) Se encuentran establecidos la Política y Objetivos de calidad en el registro RG-DG-01 Política y

Objetivos de Calidad.

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c) Asegura la integración de los requisitos del sistema de gestión de la calidad en los procesos de
negocio de la organización, incorporando dicha integración en el registro RG-RD-22 Entorno de la
Organización.

d) Se promueve el uso del enfoque a procesos por medio de la generación de Procedimientos, Políticas,
Planes de Calidad, además de la generación de la identificación y registro de los riesgos
relacionados, para el cual participaron todos los responsables de procesos.

e) Se asegura de la disponibilidad de los recursos necesarios por medio de la asignación de un

responsable que tiene la función de la Subdirección Administrativa.

f) La comunicación de la importancia de la gestión de la calidad eficaz y conforme con los requisitos del
sistema de gestión de la calidad, es realizada por medio de su Representante de la Dirección.

g) Se aseguran de que el sistema de gestión de la calidad logre sus resultados previstos, por medio del
Representante de la Dirección, así como la generación del registro RG-RD-21 Análisis y Evaluación.

h) Por medio de las capacitaciones y reuniones de trabajo, se compromete, dirige y apoya a las
personas para que contribuyan a la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

i) La mejora del sistema de gestión de calidad es promovida por medio de la generación del registro
RG-RD-19 Mejora Continua, el cual es generado de manera semestral.

j) Por medio de la asignación, comunicación y aseguramiento de que se entienden en la organización

las funciones, roles y autoridades existentes, así como sus áreas de responsabilidad véase RG-DG-
02 Organigrama.

5.1.2 LIDERAZGO Y COMPROMISO

La alta dirección demuestra su liderazgo y compromiso, asegurándose que el enfoque al cliente se realiza
de la siguiente manera:

a) Que los requisitos del cliente se determinan por medio de la normatividad establecida por la
Secretaría de Educación Jalisco y la Dirección de Educación Normal; de la asignación de los Jefes de
Control Escolar y de Recursos Humanos, personal que interviene en las actividades del proceso y
asegura que se cumplen los requerimientos del cliente a través de la gestión, control y monitoreo de
los servicios otorgados.

b) Asegurándose que se determinan los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la conformidad
de los servicios y a la capacidad de aumentar la satisfacción del cliente, por medio de la generación
del Registro de Análisis de Riesgos RG-RD-23.

c) Se mantiene el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente, por medio de la aplicación de

encuestas de satisfacción (RG-RD-11), por medio de un código QR, la cual es analizada por los jefes
de los departamento de RH, CH y por el Representante de la Dirección.

5.2 POLÍTICA

La política de calidad institucional ha generado una cultura de la rendición de cuentas e incorporación de

mecanismos de transparencia, por ello, se han establecido dispositivos que permiten informar oportunamente el
cumplimiento de los compromisos establecidos en los convenios interinstitucionales, el manejo adecuado y uso
eficiente de los recursos asignados y la confidencialidad, así como la ética en el uso y manejo de datos de los
estudiantes y personal de la escuela normal. Por ello se ha realizado un esfuerzo para consolidar la estructura
organizacional y sus órganos colegiados de gobierno e implementar un sistema de planeación y evaluación, para
diagnosticar, diseñar, implementar y evaluar las actividades que se desarrollen para el mejoramiento continuo.

5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad

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La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política de la calidad que:

a) sea apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección estratégica;La implementación

de un sistema de planeación y evaluación en la organización apoya a la alta dirección, desde una diversidad de
actividades:

● sistematizar los objetivos, metas y acciones de las actividades que se realizan en la ByCENJ
● acordar y diseñar, de manera continua, permanente y periodizada, planes anuales y bianuales a través de
colectivos asignados a departamentos, jefaturas y coordinaciones, jerarquizados para funcionar de manera
armónica, atendiendo las necesidades de los clientes (alumnos, docentes, público en general, sociedad).
● rotar, formar y capacitar al personal para atender las diferentes áreas, asegurando la sistematización de las
actividades en todas las áreas de la ByCENJ

b) proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad;

El Plan de desarrollo Institucional de la actual administración establece una política de calidad y objetivos en
materia de Planeación y Evaluación. La organización, ha desarrollado un proceso de organización de los
servicios administrativos y académicos con el firme propósito de mejorar y ofrecer con eficacia y eficiencia
acciones que incrementen los indicadores de desempeño y calidad según la instancia evaluadora en turno.

Cumplir con las especificaciones de la Secretaria de Educación Jalisco y de la Dirección de Normales, también
son ejercicios y gestiones para cumplimentar las normas y procedimientos establecidos para el logro de los
servicios que la Institución ofrece.

c) incluya un compromiso de cumplir los requisitos aplicables;

La organización se compromete a cumplir con las observaciones derivadas de este ejercicio de evaluación y de
desarrollar planes de mejora y seguimiento de la norma. Es de nuestro interés el logro de los objetivos, la
difusión de los resultados, la proyección de la norma o otras áreas, la certificación de otros departamentos, hasta
llegar a incluir a la totalidad de ellos en las actividades de evaluación.

d) incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

Derivado del punto que le antecede y teniendo el propósito principal de evaluar para mejorar, la institución ha implantado el
departamento o Coordinación de Planeación y Evaluación Institucional, que se encarga y tiene entre sus funciones la evaluación y
seguimiento permanente de las certificaciones de la Institución en sus diferentes áreas, así como el seguimiento de las
recomendaciones sugeridas en ellas. Evaluar se ha vuelto prioritario y se comprende como un proceso que forma para la calidad en el
servicio.

Como ejemplo de evolución constante tenemos que la ByCENJ se ha sometido a las evaluaciones de diversos comités como:

● Certificación de calidad de un programa académico (COPAES- 2016)

● Evaluación al Programa de Licenciatura en Educación Primaria (CIEES- 2012 y 2022)

● Los sujetos docentes son evaluados de manera interna semestralmente

● El ejercicio que actualmente nos compete: Certificación ISO9001-20015 se ajusta a la política de calidad y a los
objetivos del progreso administrativo en la actual gestión de los departamentos de control escolar y recursos
humanos.

Con estas acciones la institución garantiza, desde varios frentes y ángulos el servicio que propone ser de la más alta calidad. Somos un
equipo de trabajo comprometido e identificado con la docencia, con la operatividad administrativa que coadyuva en los procesos de
formación de los futuros docentes.

5.2.2 COMUNICACIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD

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La política de calidad:

Llevada a cabo a través de la Representante de la Dirección quien se asegura de la comunicación y

el entendimiento con el personal dentro de la organización, por medio de correo electrónico; a su vez
el personal confirma de recibido y de entendimiento de la política.

a) Se encuentra disponible para todas las partes interesadas por medio de su publicación en la página
oficial de la organización, y las áreas de trabajo de Control Escolar y Recursos Humanos.

Y los objetivos de calidad que aplican para los departamentos evaluados son:
● Obtener un alto grado de satisfacción del cliente, tanto en sus procesos de documentación
administrativa, como en las orientaciones a sus necesidades.

● Sistematizar los procesos administrativos de los departamentos para brindar un servicio de

excelencia, estandarizado, eficaz y eficiente

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN

La alta dirección se asegura que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes son asignados,
comunicados y entendidos dentro de la organización, de la siguiente manera:

a) Asignando al Representante de la Dirección como responsable de administrar el sistema de gestión de la

calidad, para asegurar que es conforme a los requisitos de la norma.

b) Se cuenta con Jefes de departamentos de Control Escolar y de Recursos Humanos, quienes se aseguran
de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas, además de la supervisión de
los trabajos realizados.

c) Se informa a la alta dirección por medio del registro RG-DG-04 Informe de Revisión al Sistema de
Gestión de la Calidad, acerca del desempeño del sistema de gestión de la calidad y sobre las
oportunidades de mejora.

d) Se asegura la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se planifican e implementan cambios,
por medio de la aplicación del registro RG-RD-24 Planificación de Cambios del SGC.

6 PLANIFICACIÓN

La planificación para sistematizar los objetivos, metas y acciones de las actividades que se realizan en la
ByCENJ son acordadas y diseñadas en colectivos asignados a departamentos, jefaturas y coordinaciones,
jerarquizados para funcionar de manera armónica, atendiendo las necesidades de los clientes (alumnos,
docentes, público en general, sociedad). De manera continua, permanente y periodizada se construyen
planes anuales o bianuales, existe la rotación, formación y capacitación del personal para atender las
diferentes áreas, de esta manera se asegura la formación del personal en todas las áreas de la ByCENJ.

6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

6.1.1 RIESGOS Y OPORTUNIDADES

La determinación de los riesgos y oportunidades que son necesarios abordar para asegurar que el sistema
de gestión de la calidad logre los resultados previstos, aumente los efectos deseables, se prevenga o
reduzcan efectos no deseados y se logre la mejora, se encuentran incorporados en el Registro de Análisis
Riesgos RG-RD-23.

6.1.2 PLANIFICACIÓN DE RIESGOS

La organización planifica las acciones necesarias para abordar los riesgos y oportunidades determinados,
en el Registro de Análisis Riesgos RG-RD-23 que es generado por todos los involucrados de la
organización en los procesos de Control Escolar y Recursos Humanos.

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6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS

Se han establecido objetivos de calidad para las funciones, niveles pertinentes y los procesos necesarios del
sistema de gestión de calidad, quedando registrados en RG-DG-01 Política y Objetivos de Calidad.

6.2.1 ASEGURAMIENTO CON LA POLÍTICA DE CALIDAD

Por medio de la incorporación de los objetivos en el registro RG-DG-01 Política y Objetivos de Calidad,
la organización se asegura que son coherentes con la política de calidad, que son medibles, que se tienen
en cuenta los requisitos aplicables, que son pertinentes para la conformidad de los servicios, que son
objeto de seguimiento, que se comunican y que son actualizados según corresponda de acuerdo a las
fechas de medición establecidas para cada uno.

6.2.2 PLANIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO

La planificación del cumplimiento de los Objetivos de Calidad se encuentra en el registro RG-DG-01

Política y Objetivos de Calidad, el cual considera: la descripción de las actividades que aseguren su
cumplimiento, instrumentos y/o documentos de referencia, indicadores de medición, los recursos
necesarios para su cumplimiento, las fechas en que se realizará la medición y los resultados obtenidos.

6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

Cuando se determine la necesidad de cambios en el sistema de gestión de calidad, se llevarán a cabo de

manera planificada, realizándose considerando: el propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales, la
integridad del sistema de gestión de calidad, la disponibilidad de recursos y la asignación o reasignación de
responsabilidades y autoridades, apoyándose en el procedimiento PC-RD-01 Procedimiento para el Control de
la Información Documentada, así como en el registro RG-RD-24 Planificación de Cambios del SGC.

7 APOYO

7.1 RECURSOS

El apoyo de la Institución está basado en programas gubernamentales de desarrollo para las Escuelas
Normales. Los gobiernos estatal y federal otorgan recursos para cubrir las necesidades y proyectos que la
alta dirección gestiona, justificando las causas y consecuencias de sus peticiones. El ejercicio
administrativo que se construye para jerarquizar prioridades y concretar acciones son de particularidad
legal, pública, transparente y responsable. Y cuando un apoyo es concedido, de igual manera se
sistematiza, oficializa y ejecuta.

7.1.1 GENERALIDADES

Se encuentran determinados los recursos necesarios tanto para la implementación, mantenimiento y

mejora del sistema de gestión de calidad, considerando las capacidades y limitaciones de los recursos
internos existentes y qué se necesita obtener de los proveedores externos, señalándole en los respectivos
puntos de este capítulo.

7.1.2 PERSONAS

Los recursos humanos son asignados por la Secretaría de Educación Pública y por el Sindicato de
Trabajadores de la Educación, conformando parte de la plantilla escolar con adscripción a este centro de
trabajo. En la BYCENJ, se determinan las funciones que el personal operará de acuerdo con las
necesidades de los procesos administrativos y académicos establecidos por las autoridades pertinentes,
distribuyendolos según el organigrama de la organización.

Para la implementación y operación eficaz del sistema de gestión de calidad, la alta Dirección asignó a un
Representantes de la Dirección, para efectos de la administración y la implementación del sistema de
gestión de calidad.

7.1.3 INFRAESTRUCTURA

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Se determinó como infraestructura necesaria para la operación de los procesos y lograr la conformidad de
los servicios contar con: oficinas equipadas, equipos de cómputo y periféricos como multifuncionales,
infraestructura de red interna, telefonía fija y móvil, internet y tecnologías de la información.

Para el mantenimiento óptimo de la infraestructura y de los equipos de cómputo se cuenta con un

programa anual de mantenimiento preventivo RG-RD-10.

El programa de mantenimiento correspondiente al ejercicio 2023 está en elaboración

7.1.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS

Se ha determinado que un ambiente de trabajo adecuado para las operaciones es aquel que permita la
integración del equipo de trabajo considerando factores humanos como: no discriminación, ambiente
tranquilo y libre de conflictos, así como los factores físicos que nos permitan una correcta iluminación,
ventilación y se encuentren libre de ruidos excesivos.

Aunado a los elementos intangibles que benefician el ejercicio de las operaciones, también se cuenta con
los de naturaleza material, en cantidad suficiente y en óptimas condiciones para el trabajo, entornos de
seguridad para minimizar incidentes y accidentes, iluminación, papelería, equipo de cómputo,
conectividad, mobiliario de oficina

Se aseguran las condiciones adecuadas para la operación de los procesos, gestionando espacios seguros
y libres de riesgos para la salud e integridad de los colaboradores. Existe un proveedor para el
mantenimiento y recarga de extintores con supervisión anual y son colocados en lugares estratégicos
según indicaciones de protección civil.
7.1.5 RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

7.1.5.1 GENERALIDADES

La organización no tiene equipos que requieran de seguimiento y medición y sólo en el caso del
software que se ocupa como lo es para el registro de asistencia del personal, es por medio de la
compra y actualización de dicho programa.

7.1.5.2 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES

El software utilizado por el departamento de RH de la organización, no requiere de calibración o

verificación, solamente se debe asegurar que se encuentre con un horario actualizado y dar de alta
a todo el personal

7.1.6 CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

La organización determina los conocimientos necesarios para la realización de los servicios, por medio de
Procedimientos, Planes de Calidad, en los cuales se encuentran los conocimientos necesarios para la
operación de sus procesos y así lograr la conformidad de los servicios, incluyendo los conocimientos
adquiridos con la experiencia, los proyectos de éxito, los resultados de mejoras en los procesos de la
organización.

También se cuenta con la identificación de los documentos de origen externo (fuentes externas) que
podrían proporcionar algún conocimiento adicional a los servicios otorgados por la organización, en el
registro RG-RD-01 Lista Maestra de Documentos.

7.2 COMPETENCIA

a) Para determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo el control de la organización
algún trabajo que afecta el desempeño y eficacia del sistema es por medio del establecimiento del registro
RG-DRH-01 Perfil Funcional.
b) La organización se asegura que las personas sean competentes a partir de la educación, formación y
experiencia apropiadas por medio de un responsable del Departamento de Recursos Humanos.

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c) Las acciones que se toman para adquirir la competencia necesaria son por medio de la evaluación al
personal de forma anual a través de la aplicación de una Cédula de Evaluación del Desempeño del
Personal RG-DRH-03, por medio de la cual se realiza la identificación de la necesidad de capacitación y
además de la incorporación de la capacitación necesaria en el RG-DRH-02 Programa Anual de
Capacitación.
d) Por medio del Departamento de Recursos Humanos, se mantiene un expediente de personal en el cual se
conserva la evidencia del cumplimiento con la competencia necesaria.

7.3 TOMA DE CONCIENCIA

Se asegura que las personas que realizan el trabajo tomen conciencia del proceso que ejecutarán por medio de
Reuniones de Trabajo, Capacitación, comunicándole al personal los requisitos establecidos a cumplir a los
clientes, esta actividad es asegurada por medio de la Representante de la Dirección.

7.4 COMUNICACIÓN

La política, los requisitos y logros de la calidad establecidos, son comunicados al personal mediante reuniones
de trabajo, correo electrónico y/o comunicado en las áreas de trabajo, para el caso de que sea de manera directa
se generará el respectivo RG-RD-20 Registro de Asistencia y de acuerdos, en la cual se describen las
principales actividades a comunicar y su descripción.

7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

7.5.1 INFORMACIÓN REQUERIDA POR LA NORMA

Se documenta la información requerida por la norma, así como la considera necesaria por la organización,
identificándola en los registros de nombre RG-RD-01 Lista Maestra de Documentos y RG-RD-02 Lista
Maestra de los Registros.

7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Los criterios utilizados para la Creación y Actualización de la Información Documentada se encuentran

establecidos en el procedimiento de nombre PC-RD-01 Procedimiento para el Control de la
Información Documentada.

7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Para asegurar que la información documentada que es requerida por el sistema de gestión se encuentre
disponible, sea idónea para su uso, se encuentre protegida adecuadamente, se describe su cumplimiento
en el procedimiento de nombre PC-RD-01 Procedimiento para el Control de la Información
Documentada.

7.5.3.1 INFORMACIÓN REQUERIDA

La información documentada requerida por el sistema de gestión de calidad y por la norma, es

controlada, asegurando que se encuentre disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se
necesite, y se encuentre protegida adecuadamente, de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento PC-RD-01 Procedimiento para el Control de la Información Documentada.

7.5.3.2 IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

Se encuentran identificadas todas las actividades necesarias relativas a distribución, acceso,

recuperación, almacenamiento, control de cambios, conservación y disposición en el PC-RD-01
Procedimiento para el Control de la Información Documentada.

8 OPERACIÓN

La institución controla las operaciones a través de documentación o evidencia registrada, con códigos de
identificación, tipología y cuantificada. Se generan diversos documentos, algunos a petición del cliente, de
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cantidad variable, y otros que tienen que ver con registros básicos y sistemáticos de periodicidad semestral o
anual, según los requerimientos oficiales de la Dirección de Educación Normal, o de la Secretaría de Educación
Jalisco
Los documentos cuentan con un registro, se resguardan en archivos físicos y/o digitales pertenecientes a la
institución, se organizan por asunto, período o por expediente del cliente, dependiendo de la naturaleza del
trámite.
Se hace la petición de contestar una breve encuesta de satisfacción de servicio, a la cual se accede por un
código QR que permite almacenar, conocer y atender propuestas de mejora.

8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL

Se encuentran identificados y controlados los procesos necesarios para cumplir los requisitos para la provisión
de servicios por medio de los siguientes documentos:

Plan de Calidad de Control Escolar

Plan de Calidad de Recursos Humanos

8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

8.2.1 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

La comunicación con los clientes incluye:

a) Información relativa a los servicios, por medio de Jefes de departamentos de Control Escolar y de
Recursos Humanos.

b) La atención de las consultas, los servicios solicitados, incluyendo los cambios, se realiza por medio
de la solicitud de manera directa al responsable de otorgar el servicio.

c) Para obtener la retroalimentación de los clientes relativa a los servicios proporcionados, incluyendo
las quejas, es por medio de la comunicación directa con los Jefes de departamentos de Control
Escolar y de Recursos Humanos o también lo pueden hacer al momento de aplicarles la Encuesta de
Satisfacción a través de código QR colocado de manera visible en los departamentos
correspondientes

d) Por medio de la reglamentación y legislación aplicable, se establece el tipo de manipulación o control

que se puede aplicar a la propiedad del cliente.

e) Para el caso de que sea necesaria la aplicación de alguna acción de contingencia, se procede de
acuerdo a lo señalado por las autoridades rectoras de la institución, como lo es la Secretaría de
Educación Jalisco y la Dirección de Educación Normal.

8.2.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

a) La determinación de los servicios que se van a ofrecer al cliente, se encuentran determinados por las
autoridades rectoras de la institución, como lo es la Secretaría de Educación Jalisco y la Dirección de
Educación Normal, en los cuales se consideran los requisitos de los servicios, así como los requisitos
legales y reglamentarios aplicables.
b) La organización se asegura de que puede cumplir con los servicios que ofrece a través del apego a
los requerimientos de las autoridades como lo es la Secretaría de Educación Jalisco y la Dirección de
Educación Normal .

8.2.3 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

8.2.3.1 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

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La organización asegura que tiene la capacidad de cumplir los requisitos para los servicios que se
van a ofrecer, por medio del cumplimiento de las disposiciones establecidas por las autoridades
como lo es Secretaría de Educación Jalisco y la Dirección de Educación Normal.

a) Los requisitos especificados para los servicios, son establecidos por la Secretaría de
Educación Jalisco y la Dirección de Educación Normal.
b) Los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el uso especificado o
previsto, se encuentran señalados dentro de la regulación y reglamentación establecida por la
Secretaría de Educación Jalisco y la Dirección de Educación Normal.
c) Los requisitos especificados por la organización son de acuerdo a las disposiciones
establecidas por la Secretaría de Educación Jalisco y la Dirección de Educación Normal.
d) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables para los servicios se encuentran
establecidos por la Secretaría de Educación Jalisco y la Dirección de Educación Normal.
e) No existen diferencias entre los requisitos y los expresados previamente, ya que todas las
actividades son realizadas de acuerdo a lo establecido por la Secretaría de Educación Jalisco
y la Dirección de Educación Normal.

8.2.3.2 EVIDENCIAS

Como evidencia del resultado de la revisión se cuenta con datos de realización de actividades, de
acuerdo a lo establecido en el calendario escolar y las disposiciones de la Secretaría de Educación
Jalisco y la Dirección de Educación Normal.

8.2.4 CAMBIOS EN LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

Los cambios en los requisitos para los servicios, son determinados por medio de la Secretaría de
Educación Jalisco y la Dirección de Educación Normal y se aplican por medio del cumplimiento del
calendario escolar y las disposiciones establecidas por los mismos.

8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

No aplicabilidad de este requisito, debido a que, los procesos del alcance del SGC no requieren de diseño ni
desarrollo, ya que la operación de los procesos son establecidas por la Secretaría de Educación Jalisco y la
Dirección de Educación Normal.

8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE

8.4.1 GENERALIDADES

a) Para asegurar que los productos que son suministrados de manera externa cumplen con los
requisitos establecidos, BYCENJ genera el Contrato de Prestación de Servicios o el registro
denominado Orden de Compra, en los cuales se hace una descripción de los productos a comprar,
así como la debida verificación de los productos comprados, establecido en las condiciones del
Contrato de Prestación de Servicios o de la Orden de Compra.

b) Cuando los servicios van a ser entregados directamente por los proveedores, se establecen los
siguientes controles: Verificación de los productos que son entregados por los proveedores.

c) Cuando es subcontratado alguna parte del proceso se establecen los siguientes controles: se
inspeccionan los productos entregados por los proveedores para verificar que no tienen algún daño o
no son conformes a la solicitud, así mismo que lleguen de manera completa.

Los criterios para la evaluación, selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los
proveedores externos, se encuentra aplicada con base a su capacidad para proporcionar procesos o
productos y servicios de acuerdo con los requisitos establecidos por los clientes y se encuentra dicha
información en el registro de nombre RG-SDA-01 Evaluación de Proveedores, el cual es el conservado
por el responsable de Subdirección Administrativa.

8.4.2 TIPO Y ALCANCE DEL CONTROL

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Los servicios que son subcontratados son controlados por medio del establecimiento de Contratos de
Prestación de Servicios y supervisados de manera constante por medio de la Subdirección Administrativa,
con la finalidad de que sean entregados los productos de manera coherente a los clientes.

a) Se mantiene bajo el control del SGC los productos y servicios suministrados de manera externa, por
medio del Contrato de Prestación de Servicios o el registro Orden de Compra y por medio de la
verificación por parte de la Subdirección Administrativa a los trabajos realizados.
b) Los servicios y controles para aplicar a los proveedores externos, así como a las salidas resultantes,
se encuentran definidos en los respectivos contratos de prestación de servicios o en las condiciones
de las órdenes de compra.
c) Se considera el impacto de los servicios contratados externamente y la eficacia de los controles
aplicados, definiéndolos por medio de los Contratos de Prestación de Servicios y la liberación de los
productos o servicios contratados con el proveedor externo una vez se encuentren aprobados y
entregados al cliente.
d) Se determinan las actividades de verificación necesarias tanto en los Contratos de Prestación de
Servicios, así como en las condiciones de la Orden de Compras. La verificación de los productos o
servicios contratados se realiza por medio de la Subdirección Administrativa.

8.4.3 INFORMACIÓN PARA LOS PROVEEDORES EXTERNOS

Para asegurarse de la adecuación de los requisitos de los productos o servicios antes de comunicar los al
proveedor externo, se requiere de la participación por parte de la Subdirección Administrativa en la
elaboración de la Orden de Compra.

Los requisitos para los productos o servicios son comunicados al proveedor externo por medio del registro
Orden de Compra y/o Contrato de Prestación de Servicios.

8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO

8.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PROVISIÓN DEL SERVICIO

La producción y provisión de los servicios son proporcionadas aplicando condiciones controladas de la

siguiente manera:

a) Se cuenta con información documentada que define lo siguiente:

1) Las características de los servicios a proporcionar se encuentran descritos en los siguientes

documentos; Planes de Calidad.
2) Los resultados a alcanzar se encuentran descritos en los siguientes documentos; Planes de
Calidad..

b) Control de los recursos de seguimiento y medición por medio del mantenimiento y actualización del
software utilizado dentro de la organización.

c) Se implementaron actividades de seguimiento y medición que son aplicados en etapas apropiadas

del proceso de prestación de servicios, señalando lo siguiente: por medio de la aplicación de los
Planes de Calidad.

d) Para el uso adecuado de la infraestructura y el entorno adecuado para la operación de los procesos,
es por medio del mantenimiento preventivo a las instalaciones.
e) Para la designación de personas competentes, son asignados los Jefes de Departamento de Control
Escolar y Recursos Humanos, aquellos que puedan desarrollar los servicios adecuados a los trabajos
con eficacia, eficiencia y liderazgo.

f) No aplicabilidad de actividades de validación y revalidación, toda vez que los resultados planificados
en todo momento pueden ser verificados por los responsable de los procesos.

g) Las acciones aplicadas para evitar errores humanos son por medio de la supervisión de Jefes de los
Departamentos de Control Escolar y Recursos Humanos, así como la verificación, avances de los
trabajos realizados y la identificación de los riesgos por medio del registro de riesgos.

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h) Las actividades de liberación se encuentran sujetas a la supervisión de los Jefes de Departamento de

Control Escolar y Recursos Humanos y/o responsables de cada proceso.

8.5.2 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD

Por medio del registro RG-RD-07 Identificación y Trazabilidad, son identificadas las salidas de los
procesos, para garantizar la conformidad de los servicios ofrecidos.

8.5.3 PROPIEDAD PERTENECIENTE A LOS CLIENTES O PROVEEDORES EXTERNOS

Por medio del registro RG-RD-08 Propiedad del Cliente o Proveedor Externo, se establecen los criterios
para la identificación, verificación, protección y salvaguarda de la propiedad del cliente o proveedor
externo, mientras se encuentre bajo el control de la organización, así como el registro que se genera en
caso de que la propiedad se considere inadecuada para su uso, se pierda o deteriore.

8.5.4 PRESERVACIÓN

Por medio del registro RG-RD-09 Preservación, la organización identifica la preservación que se debe dar
a los servicios otorgados al cliente, por medio de los siguientes elementos: Identificación, manipulación,
almacenamiento, transmisión de la información y protección requeridas.

8.5.5 ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA

Las actividades posteriores a la entrega de los servicios, solamente consiste en mantener un archivo
digitalizado de la información generada y proporcionada por los clientes.

8.5.6 CONTROL DE LOS CAMBIOS

Los cambios que puedan surgir respecto de la prestación de los servicios, se encuentran sujetos a las
disposiciones de la Secretaría de Educación Jalisco y la Dirección de Educación Normal.

8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

La liberación de los servicios al cliente es realizada de acuerdo a las disposiciones establecidas por las
autoridades como lo es la Secretaría de Educación Jalisco y la Dirección de Educación Normal.

8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES

Para asegurar que las salidas que no sean conformes con los requeridos establecidos, se controlan para
prevenir su uso o entrega no intencionada, se generó el procedimiento PC-RD-02 Procedimiento para el
Control de las Salidas no Conformes.

9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN

9.1.1 GENERALIDADES

9.1.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

El seguimiento de las percepciones de los clientes del grado en que se cumplen sus necesidades y
expectativas es llevado a cabo por medio de: Retroalimentación del cliente por medio de la aplicación del
registro RG-RD-11 Encuesta de Satisfacción y código QR, la cual es conservada por l os Jefes de
Departamento de CE y RH y enviados al Representante de la Dirección para su conocimiento con una
periodicidad de 30 días.

9.1.3 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN

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Por medio del Registro de nombre RG-RD-21 Análisis y Evaluación por lo menos una vez al año, la
organización analiza y evalúa los datos y la información apropiados del sistema de gestión de la calidad.

9.2 AUDITORÍA INTERNA

9.2.1 AUDITORÍAS INTERNAS

Las auditorías internas se realizan a intervalos planificados por medio del registro RG-RD-12 Programa
Anual de Auditorías, con la finalidad de asegurar que el sistema de gestión de calidad es conforme con
los requisitos de la organización, los requisitos de la norma y asegurar que se implementa y mantiene
eficazmente.

9.2.2 PROCEDIMIENTO DE LAS AUDITORÍAS

Por medio del PC-RD-03 Procedimiento para las Auditorías Internas al SGC, se define como se realiza
la planificación, el establecimiento, implementación y mantenimiento de los programas de auditorías.

9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La revisión al sistema de gestión de la calidad por parte de la alta dirección es realizada cada seis meses y tiene
la finalidad de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua con su dirección estratégica.

Esta actividad queda documentada por el registro RG-DG-04 Informe de Revisión al SGC y el cual es
conservado por el Representante de la Dirección.

10 MEJORA

10.1 GENERALIDADES

10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA

La metodología para el tratamiento a las no conformidades detectadas en el sistema de gestión de calidad, se

encuentra descrito en el procedimiento PC-RD-04 Procedimiento para las No Conformidades y las Acciones
Correctivas.

10.3 MEJORA CONTINUA

La organización por medio de la generación semestral del registro RG-RD-19 Mejora Continua, considera los
resultados del análisis y la evaluación, así como los resultados de la revisión por la dirección, para determinar si
hay necesidades u oportunidades que se deben considerar como parte de la mejora continua

GLOSARIO

Actualización: Actividad mediante la cual se hacen cambios en un documento del SGC, originados en una optimización de
una actividad o conjunto de actividades o por cambios en la organización.

Aprobación: Actividad en la que se autoriza la entrada en vigor y la puesta en funcionamiento de nuevos documentos del
SGC, que lo requieran.

CE: Departamento de Control Escolar

Creación: Elaboración de un documento del SGC, por primera vez.

Codificación: Identificación de algunos documentos del SGC, asignándoles siglas por el tipo de documento, por el área
que genera el documento y por el número consecutivo del documento.

Control de versiones: Llevar un registro o evidencia de los cambios o modificaciones realizadas a los documentos del
Sistema.

Distribución: Entrega oficial de los documentos a las diferentes áreas o personas responsables.

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Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico,
muestra patrón o una continuación de éstos.

Documento No controlado: Son aquellos documentos que no son controlados en su distribución y por lo tanto no
requieren de una actualización cuando el original sufra un cambio.

Documento controlado: Son todos los documentos generados que forman parte del SGC, sujetos de actualización cuando
el original sufra cambios.

Documento obsoleto: Es aquel documento que producto de un cambio o por su eliminación pierde su vigencia.

Elaboración: Documentar un procedimiento, instructivo, manual o formato del SGC.

Fecha de aprobación: Momento en que un documento entra en vigencia en el SGC.

Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.

Instructivo: Tipo de documento que se caracteriza por describir con mayor detalle una parte de un procedimiento.

Modificación: Cambio o ajuste que se lleva a cabo a uno de los documentos del SGC, (Procedimientos, Instructivos,
Manuales o formatos), que correspondan a la implementación de nuevas actividades o controles exigidos por cambios de
normatividad interna o externa, que afectan a un proceso.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los
procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.

Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Planes de Calidad: Documentos que establecen las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a políticas y objetivos
de las áreas de la organización, que buscan dar conformidad con los requisitos propios o de organismos externos
regulatorios.

Respaldos: Copia de archivos digitales y de información.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para
alcanzar el objetivo establecido.

Rev.: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Cada vez que se realice una

RH: Recursos Humanos

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