Manual Integral de Gestion (Iso 9001-2015 - Ruc) Ver 1

MANUAL INTEGRAL DE GESTIÓN
Manual Integral de gestión

ESTACO S.A
Fecha de Actualización: Junio 17 de 2020 Aprobó: Gerencia
1
TABLA DE CONTENIDO
1 PRESENTACIÓN ESTACO S.A. 6

1.1 MISIÓN Y VI
7
1.2 MISIÓN
7
1.3 VISIÓN
7
1.4 VALORES
7
1.5 PRINCIPIOS 8
1.6 ORGANIGRAMA 8
2 SISTEMA DE GESTION 9
2.1 PRESENTAC
9
3 REFERENCIAS NORMATIVAS 9
4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACION 10
4.1 COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO
10
4.2 COMPRENSION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
DE LAS PARTES INTERESADAS 11
4.3 DETERMINA
13
4.4 SISTEMA DE
13
4.4.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS CUBIERTOS POR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD 14
4.4.2 INTERACCIÓN ENTRE LOS PROCESOS. 15
2
5 LIDERAZGO 15
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO 15
5.1.1 GENERALIDADES 15
5.1.2 ENFOQUE AL CLIENTE 16
5.2 POLÍTICA IN
16
5.2.1 ESTABLECIMIENTO DE LA POLITICA 16
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DE

LA ORGANIZACIÓN 17
6 PLANIFICACION 18
6.1 ACCIONES P
18
6.2 OBJETIVOS
19
6.3 PLANIFICAC
19
7 APOYO 20
7.1 RECURSOS
20
7.1.2 PERSONAS 20
7.1.3 INFRAESTRUCTURA 21
7.1.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS 22
7.1.5 RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 22
7.1.6. Conocimientos de la Organización 23
7.2 COMPETENCIA 24
7.3 TOMA DE CONCIENCIA 25
7.4 COMUNICACIÓN 26
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA 27
7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN 27
7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA 28
8 OPERACIÓN 29
3
8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL 29

8.2 REQUISITOS
30
8.2.1 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE 30
8.2.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO 30
8.2.3 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO 30
8.3 DISEÑO Y DESARROLLO 31

8.3.2 PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO 31
8.3.3 ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO 32
8.3.4 CONTROLES DEL DISEÑO Y DESARROLLO 32
8.3.5 SALIDAS DEL DISEÑO Y DESARROLLO 33
8.3.6 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO 34
8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS

SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE 34
8.4.2 TIPO DE ALCANCE Y CONTROL 34
8.4.3 INFORMACIÓN PARA LOS PROVEEDORES EXTERNOS 35
8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO 35

8.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PROVISIÓN DEL SERVICIO 35
8.5.2 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD 35
8.5.3 PROPIEDAD PERTENECIENTE A LOS CLIENTES O PROVEEDORES EXTERNOS 36
8.5.4 PRESERVACIÓN 36
8.5.5 ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA 36
8.5.6 CONTROL DE LOS CAMBIOS 37
8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 37

8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES 37
9 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 38
9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANALISIS Y EVALUACIÓN 38
9.1.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 38
9.1.3 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN 39
9.2 AUDITORÍA INTERNA 39

9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 41
9.3.2 ENTRADAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 41
9.3.2 SALIDAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 42
9 MEJORA 42
4
10.1 GENERALIDADES 42
10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA 42
10.3 MEJORA CONTINUA 43
5
MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
1 PRESENTACIÓN ESTACO S.A.
ESTACO S.A.es una empresa metalmecánica fundada en Medellín Colombia, el 7 de mayo

de 1975, dedicada al diseño, fabricación y montaje de estructuras metálicas.
Durante sus 44 años de trayectoria, Estaco S.A. ha tenido participación en importantes
proyectos de infraestructura, instalando más de 50.000 toneladas de acero desde su
fundación.
Estaco S.A. cuenta con un equipo humano comprometido con cada uno de los retos que le
son impuestos.
Naturaleza jurídica.
Nombre: ESTACO S.A.
Nit: 890.916.766-4
Dirección comercial: Parque Industrial Elite 1, vía al aeropuerto llanogrande

Km 1,2. Bodega 24.
Oficinas: Calle 15 N 35-01 oficina 303, Edificio C34.Poblado
Objeto social
El objeto de la sociedad es la FABRICACIÓN DE ESTRUCTURAS METÁLICAS,

TANQUES Y SILOS METÁLICOS Y EN GENERAL LA ACTIVIDAD METALMECÁNICA.
Dentro de las principales líneas, se pueden destacar las siguientes:
SERVICIOS
ESTACO S.A. presta los servicios, adelantando entre otras las siguientes actividades:
 Mantenimiento.
 Servicios de transporte.
 Alquiler de equipos para montaje.
 Asesoría técnica.
 Diseño de estructuras.
PRODUCTOS
Dentro de las líneas de productos podemos destacar las siguientes:
6
 Proyectos Mecánicos
 Edificios metálicos
 Torres y antenas.
 Estructuras para grandes recintos
 Tanques y tolvas
 Estructuras espaciales
 Puentes grúas
 Estanterías
 Torres Transmisión
 Chimeneas
 Estructuras metálicas
0.2 MISIÓN Y VISIÓN
ESTACO S.A. realiza sus negocios y entrega servicios acordados con sus clientes dentro
del cumplimiento legal y reglamentario con apoyo de su filosofía empresarial enmarcada
por la misión, visión y valores, así:
1.2 MISIÓN
Diseñar, fabricar e instalar productos metalmecánicos fundamentándose en la ética de los

principios y la honestidad en el comportamiento, marcando la diferencia en el servicio al
cliente, la atención personalizada y el desarrollo integral de nuestro grupo humano.
1.3 VISIÓN
Convertir nuestra empresa en el 2023 en una compañía líder en calidad y cumplimiento en

cada uno de sus proyectos, innovando continuamente con líneas y productos que nos
permitan aumentar cada vez más nuestra participación en el mercado.
1.4 VALORES
ESTACO S.A. declara los siguientes valores, los cuales identifican el sentir de sus
individuos y se convertirán en la guía principal para la definición de todas sus actuaciones.
 Respeto
 Integridad
 Transparencia
 Compromiso
 Cumplimiento
 Vocación de Servicio
7
 Veracidad
 Responsabilidad
 Innovación
1.5 PRINCIPIOS
El proceder de ESTACO S.A., obedecerán siempre a los siguientes principios:
1. Cuidado, preservación y respeto a la vida en todas sus manifestaciones y

condiciones.
2. Respeto a la dignidad humana.
3. Acatamiento y respeto a las leyes.
4. Preservación del medio ambiente.
.
1.6 ORGANIGRAMA
La arquitectura Organizacional de la empresa a partir de la cuales se tienen definidas unas

Jerarquías que se pueden apreciar en la siguiente carta Organizacional.
ORGANIGRAMA
SECRETARIA GERENTE GESTION INTEGRAL
GERENTE COODINADOR
AMBIENTAL
GERENTE TÉCNICO ING. PRESUPUESTO ADMINISTRATIVO
ASISTENTE COODINADOR
COOR. CALIDAD ING. CALCULISTA CONTABLE SST
DIBUJANTE JEFE PRODUCCIÓN JEFE MONTAJE COMPRAS CONTABILIDAD

MONTADOR
PERFORADOR AUX. CONTABLE
AYUDANTE
JEFE DE
MANTENIMIENTO CONDUCTOR
MENSAJERO
PINTOR CORTADOR SOLDADOR ALMACENISTA OFICIOS AUXILIAR

VARIOS SST
SISO
AYUDANTE
Aprobado por: Gerencia

2018-01-25
8
1 SISTEMA DE GESTION
2.1 PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION
El MANUAL INTEGRAL DE GESTION define la política y los objetivos Integrales de

Gestión, así como la estructura del Sistema Gestión de ESTACO S.A. para dar respuestas
más ágiles, oportunas y eficientes a los requerimientos de sus clientes.
El Sistema de Gestión es la infraestructura a través de la cual ESTACO S.A. documenta,

ejecuta, gestiona, evalúa y mejora sus procesos para el suministro de sus servicios. La
implantación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión permite:
 Mantener, mejorar la calidad de los servicios y las soluciones acordadas y entregadas

al cliente.
 Optimizar la eficiencia de sus procesos.
 Identificar las posibilidades de mejora.
 Mejorar continuamente los procesos y servicios con los cuales se satisfacen las
necesidades y expectativas del cliente.
Las directrices de este manual siguen los lineamientos de la NTC ISO9001: 2015, Sistemas
de Gestión de la Calidad. Requisitos. GUIA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD EN
EL TRABAJO Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS –RUC.
2 REFERENCIAS NORMATIVAS
 ISO 9001: 2015, Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

 GUIA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE
PARA CONTRATISTAS –RUC
 NSR 2010 Norma de Sismo resistencia
 NTC ISO 19011 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la calidad
y/o ambiental.
 NTC ISO 2859-1 Procedimientos de muestreo para inspección por atributos.
 OHSAS 18001 sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
 DECRETO 1072 DE 2015
 DECRETO 1771de 2016.
9
 MANUAL DE IMAGEN Y APLICACIÓN USO DE LA MARCA RUC

 MANUAL DE IMAGEN Y USO DEL LOGO DE CALIDAD
 RESOLUCION 1111 del 2017
La Organización tiene identificada la Normatividad aplicable en SST, Ambiental, calidad y

la aplicable a su negocio en la MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES., se cuenta con un
procedimiento para la identificación de los requisitos legales y de otra Índole, que
garantizan la inclusión y análisis oportuno de nuevos requisitos aplicables a ESTACO S.A,
así como la forma de su cumplimiento.
Para anticiparnos a los cambios en la legislación SSTA, la organización hace parte de la

Unidad Sectorial de Normalización en Salud Ocupacional, donde participa el Icontec y el
CCS.

ESTACO S.A en la actualidad no cuenta con sanciones administrativas o judiciales, multas
por incumplimiento de leyes y regulaciones asociadas a los aspectos SSTA.
La organización cumple con todo el sistema de afiliación y pago al sistema de seguridad

Social, la implementación del Sistema de Gestión SG-SST, Reglamento de higiene y
seguridad industrial, COPASST, entre otros. No existe ninguna discriminación, se cuenta
con igualdad de condiciones de selección, contratación de trabajos, salario, prestaciones
legales.
Los colaboradores laboran el número de horas exigidas por la ley y en caso de requerirse
un número mayor se pide autorización al Ministerio.
Bajo ninguna situación ESTACO S.A utiliza trabajo infantil, ni menores de edad.
3 CONTEXTO DE LA ORGANIZACION
4.1 COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO
ESTACO S.A.identifica los factores internos y externos, que afectan su capacidad para el
logro de los resultados previstos dentro del sistema, se cuenta con una planificación
estratégica que permite:
 Identificar el contexto actual

 Revisar Misión - Visión y Valores
 Definir del Horizonte de tiempo
 Cronograma de actividades
 Diagnóstico Estratégico- Análisis DOFA
 Cuadro de mando
 Monitoreo Estratégico – Avances en la Gestión
10
Ver Matriz DOFA ESTACO S.A. El seguimiento se realiza a través del cuadro de Control
Gerencial según la periodicidad establecida de los Indicadores, Adicionalmente se cuenta
con un Cronograma para la ejecución de las actividades planificadas.
4.2 COMPRENSION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES

INTERESADAS
ESTACO S.A. Considera como partes interesadas aquellos grupos o individuos que
pueden ser afectados por la compañía, o bien influyen en las actividades de la empresa, se
identificaron las partes interesadas.
Se mantienen las necesidades con cada uno de estos grupos de interés de acuerdos a las
necesidades y requerimientos de cada caso.
La relación con las partes interesadas es permanente y continua, su medición se realiza a

través de Indicadores que se definen anualmente en el cuadro de control Gerencial.
Para la identificación de peligros y aspectos ambientales y el establecimiento de las

acciones de control, se tuvo en cuenta las partes interesadas o grupos de interés y la
procedencia u origen de los componentes de los productos o servicios.
Se cuenta con una Presentación de las partes interesadas que permite, identificarlas,
detectar sus necesidades y expectativas, así mismo trasmitirlas a cada uno de los
procesos. Se cuenta adicionalmente con una Matriz de Riesgos bajo la metodología
AMEF, la cual permite definir acciones de prevención, mitigación o métodos de control
para ser aplicados frente a los impactos negativos significativos en materia SSTA.
ESTACO S.A Cuenta con una metodología definida para la continua identificación e
peligros, evaluación y control de riesgos e impactos (Gestión del Riesgo), abarca la
totalidad de los procesos, incluye actividades rutinarias y no rutinarias, internas, externas y
de la totalidad de personas que tiene acceso a la empresa y sus proyectos, incluidos
contratistas, visitantes, vecindad entre otros.
Como resultado de la aplicación de la metodología se cuenta con la respectiva matriz de

riesgos, peligros y controles, la cual es actualizada anualmente, el personal participa en su
actualización. Esta es igualmente sujeto de ser actualizada por la ocurrencia un accidente
mortal, un evento que afecte la continuidad del negocio, el cambio de procesos, sede,
instalaciones, maquinaria, equipos, materia prima o cualquier evento con alta potencialidad
de pérdida.
11
Con base en los riesgos prioritarios identificados, ESTACO S.A definió las medidas de
control, las cuales forman parte de los subprogramas de medicina preventiva y del trabajo,
higiene y seguridad industrial. Dichos programas son objeto de seguimiento y medición a
través de los respectivos indicadores, los cuales permiten evidenciar la gestión y ajustarse
en dependiendo el comportamiento.
La totalidad de los colaboradores, incluidos contratistas y subcontratistas conocen los

riesgos a los cuales se encuentran expuestos y participan activamente en la identificación
de nuevos peligros, su valoración y control, a través de reporte de condiciones,
participación en el Copasst, sugerencias, inspecciones entre otros.
Se cuenta con un Auto Reporte de condiciones de trabajo y salud, el cual les permite a los
colaboradores garantizar mejores condiciones y que ESTACO S.A emprenda acciones. Los
resultados de los Reportes son puestos a consideración de Copasst y Gerencia, dándosele
prioridad.
Así mismo como se identifican los peligros, ESTACO S.A identifica los aspectos
ambientales, valorándolos y determinando controles de los impactos, esta actividad se
ejecuta teniendo en cuenta el procedimiento documentado de Identificación de aspectos e
impactos ambientales, se cuenta con una matriz de aspectos e impactos ambientales
valorada, teniendo en cuenta los procesos, actividades, materiales y partir de la
priorización se identifican acciones encaminadas al control e implementación a los cuales
se les efectúa seguimiento y medición para verificar su efectividad. Dicha información es
divulgada y cada colaborador conoce el impacto ambiental que se genera en el desarrollo
de sus actividades y/o prestación de los servicios.
Asociado a los riesgos e impactos se dispone de los medios de protección acordes con
estos y un plan de Emergencias y plan de rescate en obras, los cuales son verificados
mediante simulacros anuales y dependiendo la periodicidad del proyecto. Igualmente se
cuenta con PON y actualizada la información de Entidades de apoyo y socorro ente
emergencias, brigada, planos de ubicación de los extintores, señalización, entre otros.
NOTA: Como parte de los grupos de interés se contempla la comunidad, visitantes. A estos
se les informa de los riesgos, impactos en SSTA y cómo actuar ante una emergencia.
ESTACO S.A cuenta con un procedimiento documentado de Control de Visitantes.
3.2 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE
Diseño, fabricación, montaje y mantenimiento de estructuras metálicas.
3.3 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL Y SUS PROCESOS
12
ESTACO S.A. establece, documenta, implementa y mantiene un Sistema de Gestión y

mejora continuamente su eficacia a partir de:
 La determinación de los procesos necesarios para el funcionamiento del Sistema

de Gestion y su aplicación a través de toda la organización. Evidenciándose las
respectivas Caracterizaciones de Proceso.
 La determinación de la secuencia e interacción de estos procesos.
 La determinación y aplicación de los criterios y los métodos necesarios para

asegurar que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces.
 El aseguramiento, la disponibilidad de recursos e información necesarios para
apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos.
 La asignación de responsabilidades y autoridades para los procesos.
 La identificación de los riesgos y oportunidades asociados a la prestación de los

servicios. Ver matriz DOFA y AMEF’S de procesos.
 La realización del seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de

estos procesos.
 La implementación de las acciones necesarias para alcanzar los resultados

planificados y la mejora continua de estos procesos.
 Para efectos prácticos, los procesos Gerencial y Administrativo, tienen incidencia

en el proceso Operativo, y por lo tanto sus entradas y salidas no se especifican
en cada una de las caracterizaciones de procesos. Por tal motivo, se le hace
énfasis a cada uno de los líderes en su interrelación con tales procesos, para que
ellos estén informados de las entradas y salidas del proceso Gerencial y
Administrativo, y que deben recibir y entregar a ellos. Ver caracterización de
Procesos.
En los casos en que ESTACO S.A. opte por contratar externamente cualquier proceso que
afecte la conformidad del Producto, se tienen establecidos controles a aplicar dentro del
SISTEMA DE GESTION.
Se conserva Información documentada que permite tener evidencia de que los procesos se
ejecutan según lo planificado.
4.4.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS CUBIERTOS POR EL SISTEMA DE GESTIÓN

DE LA CALIDAD
13
La cadena de valor o red de procesos a través de los cuales ESTACO S.A.realiza la

entrega de los servicios acordados con sus clientes está conformada por grupos de
procesos. Los principales son aquellos a través de los cuales se produce el producto y los
de apoyo constituyen el soporte necesario para que estos se puedan realizar con la
eficacia que ESTACO S.A. y el cliente requieren.
Estos procesos son:
MACROPROCESO ORGANIZACIONAL
CLIENTES PRODUCTOS
ESTACO
SERVICIOS
GERENCIAL
NECESIDADES COMERCIAL
PRODUCTOS
DEL CLIENTE SERVICIOS
PRODUCTIVO
ADMINISTRATIVO
Los procesos cubiertos por el Sistema Integral de Gestión se describen a continuación:
GERENCIAL: Implementa las directrices, políticas y objetivos de ESTACO S.A.

considerando las relaciones contractuales con el cliente, la normatividad vigente, los
requerimientos del mercado y la operación rentable y eficiente.
Identifica y asigna los recursos necesarios para la gestión de la organización. Hace
seguimiento al cumplimiento y a la eficiencia de los procesos.
COMERCIAL: Es el conjunto de actividades definidas y sistemáticas que permiten identificar

las necesidades y expectativas del cliente y brindar soluciones efectivas a las mismas.
OPERATIVO: Es el conjunto de actividades planificadas y controladas orientadas al

cubrimiento de las necesidades del cliente y de la entrega de productos y servicios de
calidad.
Este proceso incluye actividades de Diseño, Fabricación y Montajes
ADMINISTRATIVO: Es el conjunto de actividades orientadas a facilitar la gestión del

servicio, Este proceso se divide en Gestión Humana, Gestión Compras y Gestión
14
Financiera que comprende las actividades de contabilidad, presupuesto y tesorería. Gestión

Humana, abarca Seguridad y Salud en el trabajo y este tema es aplicable al conjunto de
actividades de la organización, procesos, procedimientos y decisiones en la empresa.
4.4.2 INTERACCIÓN ENTRE LOS PROCESOS.
La identificación e interacción entre los procesos incluidos en el Sistema de Gestión, a

partir de los macroprocesos definidos en el numeral 4.4.1, se muestran en la descripción de
las interrelaciones definida para cada uno de los procesos.
5 LIDERAZGO
3.4 LIDERAZGO Y COMPROMISO
GENERALIDADES
La Gerencia de ESTACO S.A.expresa su compromiso con la implementación,

funcionamiento y mejoramiento continúo del sistema de gestión y la implementación de la
Guía del sistema de seguridad , salud en el trabajo y ambiente para contratistas, da
explícito respaldo a las directrices y compromisos manifestados en este Manual, así:
 Asumiendo la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación a la eficacia

del Sistema de Gestión.
 Comunicando a la organización la importancia de satisfacer los requisitos del cliente así
como los legales y reglamentarios,
 Asegurando que se establecen los objetivos de gestión, la política de gestión,
acogiéndolos y respaldándolos, verificando que estos sean compatibles con el contexto
y la Dirección estratégica de la Organización.
 Asegurándose de la integración de los requisitos del sistema del Sistema de Gestión en
los procesos de negocio de la Organización.
 Promoviendo el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado e riesgos.
 Asegurándose que se tengan recursos necesarios para el funcionamiento del sistema.
 Comunicando la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con los
requisitos del sistema de Gestión.
 Realizando las Revisiones por la Dirección anuales del sistema Integral de gestión y
ejecutando reuniones gerenciales trimestrales que incluyan los temas de Seguridad,
salud en el trabajo y ambiente
 Realizando un programa de inspecciones para evaluar las condiciones de seguridad
salud en el trabajo y ambiente.
 Participando activamente en la implementación y mantenimiento del Sistema de
Gestión.
 Promoviendo la mejora.
15
 Apoyando otros roles pertinentes de la Dirección, para demostrar su liderazgo.
5.1.2 ENFOQUE AL CLIENTE
ESTACO S.A. asegura que los requisitos del cliente se determinan, se comprenden, se
cumplen regularmente y satisfacen a través del cumplimiento de las directrices del Sistema
de Gestión.
Se determinan y se consideran los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la

conformidad de los productos y a la capacidad de aumentar la satisfacción del cliente Ver
MATRIZ AMEF’S DE LOS PROCESOS.
ESTACO S.A. realiza encuestas de satisfacción como herramienta para determinar el

grado en el cual el cliente percibe y valora la eficacia de los servicios recibidos en
respuesta a sus solicitudes.
El enfoque al cliente se centra principalmente en aumentar la satisfacción del cliente.
3.5 POLÍTICA INTEGRAL DE GESTION
5.2.1 ESTABLECIMIENTO DE LA POLITICA
ESTACO S.A. S.A es una empresa que ofrece sus Productos y Servicios, teniendo en
cuenta la importancia estratégica que nuestros clientes significan.
ESTACO S.A. S.A tiene como Integral de Gestión:
Diseñar, fabricar y distribuir productos metalmecánicos acordes con los códigos y reglamentaciones,
garantizando a sus clientes una máxima satisfacción, todo mediante la asignación y manejo eficiente de los
recursos, el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole, el cumplimiento de los tiempos de
entrega; apoyados en la experiencia y la selección del talento humano, así mismo ESTACO S.A. se
compromete con la seguridad y salud en el trabajo, identificando los peligros, evaluando y valorando los
riesgos y determinando los respectivos controles, así mismo previniendo enfermedades laborales, lesiones y
accidentes e igualmente preservando daños a la propiedad y conservando el medio ambiente, todo en
búsqueda del mejoramiento continuo de nuestros procesos, proveedores, contratistas, subcontratistas y
partes interesadas.
Esta política Integral de Gestión es comunicada al personal, entendida y aplicada por los
mismos en la realización de los procesos y está sujeta a ajustes cada vez que se realiza la
revisión por la dirección.
16
3.6 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
La Alta Dirección de ESTACO S.A., establece las responsabilidades y autoridades del

personal en cada uno de los cargos, adicionalmente estas se complementan a través de las
descripciones de procesos y procedimientos.
Estas responsabilidades se complementan con:
 Compromiso del personal en cumplir con los requisitos del Sistema Integral de
Gestión
 En mantener la integridad del Sistema Integral de Gestión
 En promover el enfoque al cliente
 En informar a la gerencia sobre las oportunidades de mejora
 En realizar los ajustes que sean necesarios con se presenten cambios
Se asignan las funciones y responsabilidades a todos los niveles de la Organización para el

desarrollo del sistema.
Se cuenta con los perfiles de cargo y una matriz de cargos, esta información es comunicada a
la totalidad de los colaboradores.
Se abarca en la definición de responsabilidades:
 Procurar el cuidado integral de su salud

 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del sistema de gestión SST.
 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y
riesgos latentes en su sitio de trabajo.
 Participar en las actividades de capacitación en SST
 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema SST.
La totalidad del personal es evaluado en su desempeño y en el cumplimento de requisitos

SSTA, la periodicidad de la evaluación es anual. Se cuenta con un procedimiento
documentado que describe la forma como se efectúa la evaluación anual del cumplimiento
de las funciones y responsabilidades asignadas a cada uno de los colaboradores.
Se cuenta con un organigrama, se detalla la ubicación de los responsables de SST y

ambiente, se cuenta con los soportes que acreditan su idoneidad y los colaboradores
conocen el representante o delegado del sistema.
Se realiza por parte del Responsable SSTA rendición de cuentas de su desempeño a

través de informe escrito, el cual es realizado anualmente.
17
En La totalidad de colaboradores se evidencia el compromiso con el sistema SSTA,

conocen su nivel de competencia en el SG -SSTA esto se evidencia en la evaluación del
cumplimiento de requisitos SSTA. Contribuyen a la mejora a través del copasst, reportes
de condiciones, sugerencias.
4 PLANIFICACION
4.2 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Al momento de planificar el sistema de gestión de calidad ESTACO S.A.tuvo en cuenta su

entorno interno y externo para el logro de sus propósitos y su Dirección estratégica, así
como las necesidades de las partes interesadas, riesgos y oportunidades que son
necesarios abordar apara asegurarse que el sistema:
 Logra los resultados previstos.

 Aumenta los efectos deseables.
 Se previenen o reducen efectos no deseados.
 Logra la mejora.
ESTACO S.A.realiza el proceso de planificación del Sistema de Gestión a través de la

definición de los procesos organizacionales, las metodologías de trabajo que se consideran
necesarias, los controles, registros y la determinación de las habilidades necesarias del
personal. Así como las acciones para abordar los riesgos y oportunidades.
ESTACO S.A. para mantener la integridad del Sistema de Gestión cuando se implementan
cambios en éste, realiza las revisiones por la dirección donde se analiza este aspecto y se
establecen las acciones necesarias para que estos cambios no lo afecten y en los casos que
sean necesarios se definen cronogramas de trabajo.
Las acciones tomadas por ESTACO S.A. para abordar los riesgos y oportunidades son
proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los servicios.
4.3 OBJETIVOS Y METAS- PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS
ESTACO S.A. cuenta con unos objetivos generales para el sistema de Gestión, que son
consecuentes con la política y las necesidades y expectativas del cliente, a saber:
 Aumentar la satisfacción del cliente.

 Permanecer rentable en el tiempo.
 Mantener la motivación del personal.
18
 Manejar Racionalmente los Recursos

 Mantener la Certificación con la norma ISO 9001: 2015
 Disminuir el ausentismo laboral por concepto de accidentes de trabajo.
 Garantizar al 100% el conocimiento de los riesgos a los que se encuentra
expuesto el personal.
A estos objetivos se les efectúa seguimiento a través del Cuadro de Mando Integrado bajo
responsabilidad de los líderes de los procesos. Para cada uno de los objetivos se tiene
definido que va a hacer ESTACO S.A. para lograrlos, que recursos se requieren, quien
será el responsable y como se evaluaran los resultados. Se encuentran firmados por la
Gerencia y son divulgados a los colaboradores de la organización.
Para el sistema SST se cuenta con objetivos adicionales incorporados en el MANUAL SST
y la Organización cuenta con un sistema de Gestión ambiental establecido.
4.4 PLANIFICACION Y CONTROL DE CAMBIOS
ESTACO S.A., tiene contemplado el procedimiento Gestión del cambio, el cual describe la
metodología y establece los lineamientos que permiten que los cambios se lleven de una
manera planificada y que se puedan identificar los peligros y valorar los riesgos que pueden
generar los cambios en las actividades e instalaciones relacionadas con los procesos del
sistema de gestión.
Este procedimiento aplica a todos los procesos de la empresa incluidos en el sistema de

gestión de calidad, los clientes internos/externos, proveedores y contratistas y es aplicable a
las instalaciones y/o equipos que estén en operación o sean nuevas adquisiciones, cubre las
modificaciones, los cambios permanentes, cambios temporales, disponibilidad de recursos y
asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
5 APOYO
7.1 RECURSOS
7.1.1 GENERALIDADES
ESTACO S.A .provee los recursos financieros, humanos y físicos necesarios para
implementar y mantener el Sistema Integral de Gestión. Se cuenta con un presupuesto para
19
el funcionamiento del Sistema Integral de Gestión. Se cuenta con un presupuesto disponible o

Recursos para el sistema.
Cuando no se cuenta con los productos requeridos para una actividad se realiza el proceso
de compra de productos o servicios; en cual se establece de forma clara el requerimiento del
bien o servicio a contratar.
Los Recursos asignados para la Gestión del SG-SSTA son compatibles con el cumplimiento
de la normatividad en SST, SGRL y estándares mínimos.
7.1.2 PERSONAS
ESTACO S.A. cuenta con personal que desarrolla actividades de forma consciente y que
posee las competencias necesarias para la realización de sus actividades. Se cuenta con
las respectivas responsabilidades y autoridades para cada cargo y perfiles, donde se
definen competencias, requisitos de educación, formación, responsabilidades y
autoridades, la totalidad de la Información se encuentra en los perfiles de cargo. Las
responsabilidades para el desarrollo de actividades específicas se complementan con las
establecidas en los procedimientos.
En caso de que ESTACO S.A. Cuente con personal externo, se conservara la Licencia en
SST otorgada por la Secretaria de Salud y el titilo profesional.
Se cuenta con una declaración Expresa por parte de la Gerencia donde se asignan los
representantes para el sistema Integral de Gestión y a su vez cada uno de estos cuenta
con su perfil de cargo definido. El personal los conoce.
ESTACO S.A cuenta con un procedimiento de evaluaciones médicas ocupacionales y un

Profesiograma, el cual es aplicado a la totalidad de los colaboradores. Las evaluaciones
médicas son efectuadas por personal especializado, del cual se conserva los respectivos
registros médicos y licencias, así como certificados de los equipos de medición utilizados.
Las historias medicas ocupacionales de nuestros colaboradores son manejadas bajo la

custodia del personal médico especializado que haya sido contratado por la empresa y
será el responsable de garantizar su confidencialidad, esto de acuerdo al Art 17 de la
Resolución 1918 de 2009.
El trabajador es el único facultado para solicitar copia de su historia clínica ocupacional o

en caso de su fallecimiento puede ser entregada a su conyugue, compañera (o)
permanente, hijos y entidades o personas autorizadas por la ley.
20
Bajo ningún motivo ESTACO S.A puede conservar la Historia clínica ocupacional de sus
trabajadores; únicamente tiene acceso a un certificado emitido por el médico en donde se
especifique que la valoración fue realizada.
En lo referente a actividades de Promoción Y Prevención, se identifican los riesgos de

salud pública propios de la Región donde se estará laborando y se le da a los
colaboradores recomendaciones o un plan de acción para los riesgos. Se utilizan los
protocolos del ministerio para Zika, enfermedades asociadas al agua y alimentos y
chincunguya. Adicionalmente se imparte Información en Educación Sexual y
enfermedades de transmisión Sexual.
Si el colaborador es desplazado a una zona endémica de fiebre amarilla o con riesgo de

tétano, se verifica su registro de vacunación y en caso de no contar con la vacuna se
procede a su programación y aplicación.
Como parte de la promoción y prevención se cuenta con una política de no consumo de

alcohol, Drogas y sustancias psicoactivas, es divulgada a la totalidad de sus colaboradores
y se realizan campañas y capacitaciones enfocadas a este tema.
ESTACO S.A cuenta CON SISTEMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA PARA RIESGO

AUDITIVO, PVE PARA LA PREVENCIÓN DE DESORDENES MUSCULO ESQUELÉTICOS
Y RIESGO BIOMECÁNICO Y RESPIRATORIO.
7.1.3 INFRAESTRUCTURA
ESTACO S.A. proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr los objetivos
trazados. La infraestructura incluye:
 Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados
 Equipo de procesos (hardware y Software).
 Servicio de apoyo en comunicaciones.
 Equipos telefónicos fijos y celulares.
 Equipos logísticos y de transporte.
Para llevar esto a cabo esta tarea se cuenta con un plan de mantenimiento, el cual permite
identificar los equipos utilizados, la ejecución de los mantenimientos y se cuenta con la
rapidez de respuesta necesaria para el mantenimiento correctivo. Se conservan registros
de su cumplimiento.
Además, provee el mantenimiento necesario a los bienes muebles e inmuebles y a los

equipos necesarios para la realización de los procesos del sistema de Gestión y el
21
adecuado funcionamiento de la organización, garantizando así la confiabilidad de los

productos y servicios entregados al cliente.
El personal del proceso solicita una rutina de mantenimiento cuando a juicio suyo basado
en su competencia, encuentra una situación de funcionamiento anormal. Adicionalmente el
personal encargado de los equipos realiza una rutina de autocuidado de esta previa
orientación por el líder del proceso.
Adicionalmente ESTACO S.A cuenta con un Programa de Orden y Aseo y se verifica el

cumplimiento de estas condiciones a través de las inspecciones.
7.1.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS
ESTACO S.A.provee los recursos necesarios que garantizan las condiciones de un

ambiente de trabajo adecuado para lograr la conformidad en el producto y la satisfacción
del cliente (oficinas, equipos, iluminación, condiciones sicológicas, EPP), identifica los
riesgos y mantiene un enfoque preventivo para estos antes de que se presenten efectos
nocivos sobre la salud de sus colaboradores. Adicionalmente se cuenta con las encuestas
de ambiente motivacional y de Riesgo sicosocial para medir el grado de satisfacción, estrés
del personal del ESTACO S.A., las cuales son tabuladas y poseen su respectivo análisis
en la misma encuesta. Así como plan de intervención para mejorar las condiciones de
ambiente de trabajo.
En lo referente con el suministro de EPP, se cuenta con una matriz de EPP que permite
identificar los elementos requeridos por los colaboradores, se identifican las sustancias
químicas utilizadas, se cuenta con las respectivas hojas de seguridad, Se realizan
mediciones de Humos metálicos.
La entrega de los elementos de Protección personal se efectúa a través del Líder de

almacén quien conserva los registros de las entregas realizadas. Para verificar el estado y
uso se efectúan inspecciones por parte del PROCESO DE SSTA.
Los residuos de los productos químicos utilizados se disponen a través de un Proveedor

especializado y se encuentran debidamente almacenados, señalizados, identificados y
etiquetados.
En conclusión se mantiene un enfoque preventivo frente a los riesgos en los ambientes de

trabajo identificando, evaluando y controlando los factores de riesgo antes de que se
presenten efectos nocivos sobre la salud. Se realizan mediciones ambientales como ruido,
humos gases y vapores y material partículado. Dichos informes son compartidos con el
Copasst para que participen y emita las recomendaciones a que haya lugar.
22
7.1.5 RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
7.1.5.1 Generalidades
ESTACO S.A.posee y proporciona al personal los recursos necesarios para confirmar la

validez de los resultados del producto, sobre el seguimiento que se realiza durante la
producción como son mecanismos de medición y verificación; de los cuales se conservan
evidencias de las actividades de control realizadas.
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones
ESTACO S.A. posee y utiliza un procedimiento documentado para la identificación, y

mantenimiento de los equipos de inspección, medición y ensayo para la revisión de los
productos entregados a los clientes. Las actividades de medición del Sistema de Gestión
de la Calidad identificadas como críticas con relación al estado de los equipos
correspondientes son: medidor de espesores de pintura y calibradores (Pie de rey).
Los dispositivos tales como cintas métricas, Galgas de comparación de filetes, chaflanes y
soldaduras, son sometidos a pruebas de comparación por los usuarios cuando se presenta
alguna anomalía. En caso de constatarse la falla, se remplaza el equipo.
Los equipos de medición de espesores se verifican antes de su uso, contra patrones

certificados de acuerdo con normas reconocidas y según los protocolos de prueba
expedidos por los fabricantes de los equipos.
Los equipos para ensayos destructivos y no destructivos para las soldaduras, son contratados
con firmas externas quienes presentan los certificados de calibración vigentes aplicables a
estos.
7.1.6. Conocimientos de la Organización
ESTACO S.A. para lograr la conformidad de los productos se basa en la normatividad

aplicable, se asegura que el personal actualice sus conocimientos a través de
conferencias, capacitaciones, igualmente utiliza la recopilación de conocimientos
provenientes de clientes, proveedores, conocimientos adquiridos con la experiencia, se
cuenta con las respectivas registros que acreditan los conocimientos aprendidos,
adicionalmente se registran cada una de las situaciones que son susceptibles de mejora,
se comparten los resultados y a partir de estas se toman decisiones fundamentadas en
hechos para las mejoras en los procesos.
ESTACO S.A. con un plan de capacitación y entrenamiento de SSTA y calidad.

El plan incluye:
23
 identificación de las necesidades de entrenamiento

 Registro del personal capacitado.
 Contenido de los cursos
ESTACO S.A. garantiza que las capacitaciones realizadas a los trabajadores en aspectos
de Seguridad y salud en el trabajo y ambiental se realizan dentro de las jornadas y horario
laboral.
7.2 COMPETENCIA
Evaluación del
Evaluación del
Desempeño
Desempeño
Solicitud
Solicitud
del
del
Empleado
Empleado
S PLAN DE
Ascensos y
Cambios de cargo
Ascensos y
o CAPACITACIÓN
l
Cambios de cargo
Cambios de
Cambios de
Tecnología
Tecnología i
EJECUCION
Resultados
Resultados
de
Auditorías
de
c
i
Auditorías
Reclamos SEGUIMIENTO
Reclamos
de los
de los
Clientes
Clientes t (Evaluación de
Desempeño,
observación
u
Producto
Producto
no entre otros)
no
Conforme
d
Conforme
24
ESTACO S.A. tiene determinadas la competencias necesarias de sus colaboradores

(formación, educación, habilidades y experiencia requeridos por el personal para el
desarrollo de cada una de sus actividades, está documentada en los perfiles de cargos).
Desde el proceso de selección ESTACO S.A. asegura que los candidatos cumplan con los
requisitos establecidos para el cargo que estos aspiran y si existe una brecha entre lo
establecido y lo aportado por el personal se desarrolle un plan de capacitación que de
cierre a esta.
A lo largo del ejercicio de las actividades de los colaboradores, se puede identificar la

necesidad de actualizar el nivel de competencia con el requerido y establecido por la
organización, para este caso los líderes identifican las necesidades de capacitación o
como resultado de las evaluaciones de desempeño se determina el entrenamiento del
personal para alcanzar las competencias requeridas, para que se incluya en el plan de
capacitación del período correspondiente. Para evaluar la eficacia de las acciones tomadas
se pueden realizar pruebas de comprensión o de observación en campo.
El plan de capacitación se actualiza según la necesidad con el fin de mantener, formar y

entrenar al personal. Cuando aparece un nuevo tema de conocimiento durante el período
correspondiente, se agrega al plan. Se conservan los registros de las capacitaciones
realizadas como evidencia del fortalecimiento de las competencias del personal, así como
las respectivas evaluaciones que permiten evidenciar el grado de asimilación de la
capacitación impartida. Se conservan adicionalmente el contenido de las capacitaciones.
Se tiene un indicador de cumplimiento del plan de capacitación, las capacitaciones
siempre se efectúan dentro de la Jornada laboral.
7.3 TOMA DE CONCIENCIA
ESTACO S.A.cuenta con un procedimiento documentado de Comunicación, toma de

conciencia, participación y consulta el cual permite describir las actividades de la
organización para comunicar, tanto a nivel interno como externo, aquella información
considerada de interés y generada por el Sistema de Gestión y definir los pasos para crear
una conciencia de Calidad, seguridad y salud en el trabajo en todo el personal de la
Organización, contratistas y demás partes interesadas.
ESTACO S.A. cuenta con un procedimiento ddocumentado el cual permite describir las
actividades de la organización para comunicar, tanto a nivel interno como externo, aquella
información considerada de interés y generada por el Sistema de Gestión y definir los
pasos para crear una conciencia de Calidad, seguridad y salud en el trabajo en todo el
personal de la Organización, contratistas y demás partes interesadas.
Como herramienta de la toma de conciencia, el personal recibe una inducción en el

Sistema Integral de Gestión, su política, objetivos y responsabilidades, además, se imparte
25
entrenamiento en temas relacionados con el rol desempeñado por cada uno. La inducción
en ESTACO S.A abraca aspectos generales en el sistema SSTA, políticas
organizacionales, reglamentos, funcionamiento del Copasst, Plan de emergencias,
Riesgos, aspectos e impactos ambientales, procedimientos operativos entre otros.
Se cuenta con un plan de capacitación Integral anual. El cual permite identificar las
necesidades de entrenamiento, el registro del personal capacitado, contenido de los
cursos, registro que evidencia la realización de la capacitación.
ESTACO S.A. realiza reinducción anual a la totalidad de sus colaboradores, pero esta
también puede es efectuada en caso de cambio de sitio de trabajo, cambio de cargo,
cambios en los procesos o cuando se evidencie falencias en aspectos básicos del sistema
de Gestión SSTA, siempre se comunica tanto a nivel interno como externo, aquella
información considerada de interés y generada por el Sistema de Gestión y define los
pasos para crear una conciencia en todos los requisitos del sistema de Gestión, y en
general de todas las actividades asociadas al desarrollo del objeto social, la creación de la
toma de conciencia se extiende a todo el personal de la organización, contratistas y demás
partes interesadas.
Como herramienta de la toma de conciencia, el personal recibe una inducción en el

Sistema de Gestión, su política, objetivos y responsabilidades, además, se imparte
entrenamiento en temas relacionados con el rol desempeñado por cada uno.
Se cuenta con un plan de capacitación Integral anual. El cual permite identificar las
necesidades de entrenamiento, el registro del personal capacitado, contenido de los
cursos, registro que evidencia la realización de la capacitación.
ESTACO S.A.comunica tanto a nivel interno como externo, aquella información

considerada de interés y generada por el Sistema de Gestión y define los pasos para crear
una conciencia en todos los requisitos del sistema de Gestión, y en general de todas las
actividades asociadas al desarrollo del objeto social, la creación de la toma de conciencia
se extiende a todo el personal de la organización, contratistas y demás partes interesadas.
7.4 COMUNICACIÓN
ESTACO S.A. mantiene canales de comunicación interna y externa a través de los equipos
de trabajo en todos los niveles de la organización por medio de herramientas tales como el
correo electrónico, memorandos, carteleras y reuniones formales e informales en todos los
niveles. Se cuenta con un procedimiento de comunicaciones la cual permite identificar que
se comunica, cuando, a quien, como y quien comunica temas relacionados con el Sistema
de Gestión.
La evaluación de la efectividad de la comunicación interna se lleva a cabo por medio de las

encuestas de ambiente motivacional y las evaluaciones de desempeño a partir de estas se
26
toma el respectivo plan de mejoramiento y acciones a tomar para que la comunicación sea
más efectiva.
Se evidencia en ESTACO S.A que el personal participa activamente del sistema a través
del COPASST, reporte de condiciones, solicitudes de mejora, comunicación directa con los
líderes de proceso y encargados del sistema SSTA. En todo caso siempre se mantiene
dialogo permanente con los colaboradores y partes interesadas (proveedores, contratistas,
entre otros).
Se cuenta con una matriz de comunicaciones para el sistema Integral de gestión que
permite conocer que se debe comunicar, como, a quien y porque medio, abarca tanto las
comunicaciones internas como externas. En la matriz se evidencian temas como riesgos,
políticas, normatividad, inquietudes, reclamos, quejas, procedimientos, controles operativos
entre otros.
Referente al tema de motivación se cuenta con un instrumento para medirla y partir de esta
se definen estrategias para mantener, conservarla, aumentarla según sean los resultados,
se cuenta con mecanismos de diálogo.
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.1 GENERALIDADES
El Sistema de Gestión de ESTACO S.A.se documenta a través de:
 Manual Integral de Gestión
 Manual SG- SSTA
 La política y los objetivos integrales del sistema de gestión, contenidos en este

documento.
 Los procedimientos documentados y los registros establecidos como requisitos

por la norma NTC ISO 9001, Guía Ruc y Decreto 1072 del 2015.
 Los procedimientos documentados y los registros que ESTACO S.A. determina

como necesarios evidenciados para asegurarse de la eficaz planificación,
operación y control de sus procesos.
 Los requerimientos y especificaciones del cliente.
 Normas técnicas y legales aplicables.
27
Elaboración
o
Modificación
DocumentosMANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
 Los procedimientos operativos con criterios de seguridad.
 Los procedimientos de trabajo seguro acordes con las tareas desarrolladas en la

empresa.
La información documentada se encuentra disponible para la totalidad de los colaboradores

en la red, en caso de que no se tenga acceso directamente se hará a través de los lideres
de Proceso, es guardada y conservada a fin de garantizar su trazabilidad en el tiempo.
La organización cuenta con los procedimientos denominados Control de la documentación

y Registros, los cuales tienen por finalidad controlar los documentos y datos que hagan
parte del sistema Integral de Gestión y puedan llegar a afectar la calidad de los productos,
servicios y dar cumplimiento a los diferentes requerimientos.
Adicionalmente la empresa cuenta con una calificación superior al 80% que le ha permitido
usar la marca RUC de acuerdo a lo definido en el Manual de imagen y aplicación.
7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
ESTACO S.A. mantiene y aplica el procedimiento documentado Control de Documentos

para asegurar el control y la rápida disponibilidad de los documentos del Sistema de
Gestión de sus usuarios.
El sistema asegura que todos los documentos del Sistema de Gestión son controlados
desde su creación y modificación, han sido revisados y aprobados antes de ponerse en
funcionamiento.
La documentación del Sistema de Gestión es identificada en los respectivos listados de

documentos y registros, es legible y en el idioma adecuado para el personal de la
organización.
Revisió Aprobaci
Distribución
n ón
7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
ESTACO S.A. asegura que las versiones de los documentos usados por el personal para
28
la realización de los procesos son las vigentes, mediante el mantenimiento de un listado

maestro de documentos y la correspondiente versión de los mismos.
Para ESTACO S.A.la versión 1 siempre es la actualizada y los respectivos cambios se van
guardando en la carpeta de Obsoletos debidamente identificados como Ver 2, Ver 3
dependiendo el número de modificaciones que haya tenido el documento.
ESTACO S.A. igualmente, controla las versiones vigentes de los documentos externos que
son necesarios para la planificación y operación del Sistema de Gestión a través del listado
maestro de documentos.
Los documentos que son declarados inválidos, o no vigentes, son trasladados a la carpeta
de obsoletos en la red en medio electrónico o con una identificación apropiada en medio
físico.
Para el control de los registros del Sistema de Gestión de ESTACO S.A. establece, usa y
mantiene el procedimiento Control de Registros para la identificación, almacenamiento,
protección, recuperación y disposición de los registros generados en la operación del
Sistema de Gestión.
Los registros del Sistema de Gestión son la evidencia objetiva de la conformidad con los
requisitos, implantación y efectividad del Sistema.
La información documentada incluye la generada por los clientes internos y externos y

evidenciados como necesarios para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión.
ESTACO S.A. asegura que los registros generados por la operación de su Sistema de
Gestión son legibles, almacenados y retenidos de tal forma que sean rápidamente
identificables y recuperables, que no estén sujetos a daño o pérdida.
ESTACO S.A. establece y aplica para cada tipo de registro generado por su Sistema de
Gestión un tiempo de retención que se encuentra determinado en el listado de registros.
Para garantizar la preservación de la información documentada se realizan Backups

quincenal al servidor, esto representa una seguridad ante cualquier contingencia.
8 OPERACIÓN
8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL
ESTACO S.A. realiza la planificación de los procesos necesarios para la realización de los
productos y servicios, utilizando la información del cliente, planos de estibas, la
experiencia, los objetivos de calidad, los requisitos de los productos o servicios solicitados,
29
los datos históricos y el personal calificado.
ESTACO S.A. realiza control a través de las evaluaciones de Proveedores, y seguimiento

de durante la prestación del servicio.
DATOS DE TOLERANCIAS PERMISIBLES:

- Tolerancias para longitudes y alturas en perlines, vigas y columnas: +- 1 cm.
- Tolerancias para agujeros: 2 mm.
-
CAPACIDAD PRODUCTIVA:
- 400 ton / mes
ESTACO S.A Identifica las necesidades de controles operacionales y las define en

Procedimientos, instrucciones de trabajo, controles físicos, contratos u acuerdos con
proveedores acordes a la legislación vigente.
ESTACO S.A con un plan de manejo ambiental de Residuos sólidos, un Programa

Ambiental y un plan de contingencia, medidas de control y manejo de residuos y desechos
peligrosos.
Las mediciones ambientales son efectuadas por soporte de la ARL, se conserva informe y
certificados de calibración de los equipos utilizados.
ESTACO S.A realizó consulta con EPM donde se exime de la caracterización de residuos
líquidos, pero sin embargo se cuenta con Indicadores para el uso racional de los recursos
naturales.
Permanentemente se efectúan visitas por entes de control como Corantioquia y Área

Metropolitana, quedando las respectivas actas que evidencia el cumplimiento.
En lo referente a los controles SST la empresa cuenta con un Cronograma de inspecciones

que permite hacer seguimiento a la conformidad con controles operacionales y programas
de gestión, a saber.
 Programa observación de comportamientos
 Programa de orden y aseo
 Programa de mantenimiento e instalaciones y equipos.
 Programa EPP
Dichos programas cuentas con indicadores, resultados de los mismos, análisis, actividades
asociadas al programa, implementación y seguimiento.
30
5.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTO Y SERVICIOS
8.2.1 Comunicación con el Cliente
ESTACO S.A. identifica los requisitos especificados por el cliente por medio de la
presentación de ofertas frente a sus requerimientos. Aquí se le hace énfasis al cliente en
los aspectos de la experiencia de ESTACO S.A. en la realización de proyectos a nivel
nacional.
Se conoce de la efectividad de la comunicación con el cliente por medio de las encuestas

de satisfacción del cliente, las cuales se efectúan a la finalización de los proyectos por el
personal de ESTACO S.A.
8.2.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
ESTACO S.A. determina los requisitos especificados por el cliente por medio de reuniones
conjuntas, correo electrónico, comunicación telefónica, entrega de planos arquitectónicos y
visitas que permiten la identificación de necesidades en del proyecto. En esta etapa se
aclaran las necesidades de los clientes y se previenen con el intercambio de preguntas e
información cualquier tipo de discrepancia.
8.2.3 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
ESTACO S.A.revisa los requisitos del cliente relacionados con los servicios o productos.
En esta revisión ESTACO S.A.asegura que:
 Los requisitos del cliente estén claramente determinados.

 Se hayan resuelto las diferencias existentes en las solicitudes del cliente y lo que
entiende y le ofrece ESTACO S.A.
 Se cuenta con la capacidad para atender los requisitos de la solicitud.
 Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio y
 Cualquier requisito adicional que la organización considere necesario.
Se mantienen registros de las solicitudes de los clientes, proveedores y presupuestos que

consolidan la información del servicio a entregar y garantizan la capacidad de la
organización para cumplir con lo solicitado por el cliente.
31
8.3 DISEÑO Y DESARROLLO
8.3.1 Generalidades
Los productos entregados a los clientes de los procesos involucrados en el Sistema de

Gestión de la Calidad son realizados bajo especificaciones para los clientes con los más
estrictos niveles de control en su diseño.
8.3.2 PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO
La organización planifica y controla el diseño y desarrollo del producto. Durante la

planificación del diseño y desarrollo Estaco determina:
a) Las etapas del diseño y desarrollo.
b) La revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y

desarrollo.
c) Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo.
Estaco S.A. tiene las interfaces entre los diferentes grupos involucrados en el diseño,
claramente establecidas para asegurarse de una comunicación eficaz y una clara
asignación de responsabilidades.
Los resultados de la planificación se actualizan, según sea apropiado, a medida que

progresa el diseño y desarrollo.
8.3.3 ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO
Deben determinarse los elementos de entrada relacionados con los requisitos del
producto y mantenerse registros Estos elementos de entrada son:
Planos de los clientes.

Planos para cotizar.
Orden de producción.
Verificación de medidas en obra.
Libros de cargas.
La cotización correspondiente.
El código NSR 10.
Requisitos legales y reglamentarios aplicables.
La información proveniente de históricos de obras similares.
32
Cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo del proyecto.
Estos elementos son revisados para verificar su adecuación. Los requisitos son libres de
ambigüedades y deben estar completos.
8.3.4 CONTROLES DEL DISEÑO Y DESARROLLO
8.3.4.1 REVISIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO
En esta etapa se realizan revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo de acuerdo con lo
planificado. Incluye las siguientes actividades:
a) Cálculos estructurales (software o manual).
b) Se Identifica cualquier problema y proponer las acciones necesarias.
Los participantes en dichas revisiones dejan constancia de forma cruzada sobre la validez
de la revisión.
Cuando los cálculos estructurales vienen del cliente, Estaco S.A. procede a su revisión y en
caso de alguna anomalía el proceso comercial le informa al cliente a través de cartas o
comunicados que quedan archivados como correspondencia enviada.
El registro de los cálculos se archiva en la carpeta de la obra o en medio magnético cuando
estos son muy voluminosos.
8.3.4.2 VERIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO
Se realiza la verificación, de acuerdo con lo planificado, para asegurarse de que los

resultados del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de los elementos de entrada del
diseño y desarrollo. Se mantienen registros de los resultados de la verificación incluyendo
la verificación del software STAAD pro como una prevalidación del diseño y de cualquier
acción que sea necesaria.
Como registro se conservan los planos, de los cuales hay dos tipos: generales y de taller.
Cuando se contrata únicamente el diseño se entregan planos generales al cliente y la

verificación ocurre con el recibo de estos por parte de este a satisfacción (acta de entrega).
Las medidas de control, son realizadas sobre los planos mismos a escala o tomadas en
las obras.
33
8.3.4.3 VALIDACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO
En los casos en los que el proyecto sea ejecutado por ESTACO S.A. hasta su realización
física, la validación es la prueba de carga, la cual es realizada a solicitud del cliente
siempre y cuando esté incluida en la cotización.
8.3.5 SALIDAS DEL DISEÑO Y DESARROLLO
Los resultados del diseño y desarrollo deben proporcionarse de tal manera que permitan
la verificación respecto a los elementos de entrada para el diseño y desarrollo, y deben
aprobarse antes de su liberación.
Los resultados del diseño y desarrollo tienen:
a) Copia de los planos entregados al cliente.
b) Los registros de la obra ejecutada.
c) Cumplen los requisitos de los elementos de entrada para el diseño y

desarrollo.
d) Proporcionan información apropiada para la compra, la producción y la

prestación del servicio,
e) La referencia a los criterios de aceptación.
f) Especifican las características del producto que son esenciales para el uso
seguro y correcto.
8.3.6 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO
Los cambios del diseño y desarrollo se identifican y se mantienen registrados. Los

cambios son revisados, verificados y validados, según sea apropiado, y se aprueban antes
de su aplicación. La revisión de los cambios del diseño y desarrollo incluyen la evaluación
del efecto de los cambios en las partes constitutivas y en el producto ya entregado.
Se mantienen registros de los resultados de la revisión en los mismos planos en la casilla

de revisiones.
Dependiendo de la magnitud de la modificación el proceso se puede devolver incluso hasta

la cotización, generándose una nueva obra o incluirse dentro de la ya existente.
34
Las modificaciones pueden ser generadas por la realimentación de fabricación, montaje o

por observaciones del cliente.
8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS

EXTERNAMENTE
8.4.1 Generalidades
ESTACO S.A. asegura que los bienes y servicios adquiridos para el desarrollo de los
procesos del Sistema de Gestión, cumplan con las especificaciones establecidas. Para dicho
efecto se realizan evaluaciones periódicas a los proveedores se conservan registros, pese a
que la evaluación de los proveedores es anual se mantiene una permanente
retroalimentación con los proveedores donde se les informa sus debilidades y fortalezas por
cada despacho enviado.
Se cuenta con un procedimiento de compras con el fin de definir todas las actividades de
Gestión Compras (Selección, Evaluación) lo que contribuye a garantizar la confiabilidad de
éstos en el suministro de bienes o servicios. La evaluación definida contempla Criterios
SSTA, los cuales se tienen en cuenta al momento de la ejecución de los contratos, esta
permite conocer el desempeño de estos y realizar seguimiento al plan en caso de requerirse.
Para los contratistas y subcontratistas siempre se verifica el cumplimiento de afiliación al

sistema General de Riesgos laborales.
8.4.2 TIPO DE ALCANCE Y CONTROL
Dependiendo de las características del servicio o producto contratado se aplicaran los

controles necesarios para garantizar que el bien o servicio contratado cumpla con las
características necesarias para entregar al cliente lo acordado.
8.4.3 INFORMACIÓN PARA LOS PROVEEDORES EXTERNOS
En proceso de selección de los proveedores se recoge la información necesaria de estos que

permite establecer los canales de comunicación, información de productos, descuentos y si es
del caso y dependiendo la importancia del bien o servicio a comprar cuando sea requerido
incluso hasta una visita a sus instalaciones para efectos de verificar las condiciones de
operación de este y/o el producto / servicio a ser suministrado.
ESTACO S.A. define las especificaciones, los atributos que describen el bien o servicio objeto
de la compra y cuyo cumplimiento es fundamental para su aceptación en la orden de compra.
35
En caso de presentarse cualquier inquietud se acude a los proveedores de los productos /

servicios.
8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO
8.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PROVISIÓN DEL SERVICIO
ESTACO S.A. planifica y lleva a cabo bajo condiciones controladas la prestación del servicio.
Para ello considera:
 Identificación de los procesos involucrados en la elaboración del producto.

 Procedimientos para desarrollar dichos procesos.
 Procedimientos operativos con criterios de seguridad.
 Identificación de actividades criticas.
 La infraestructura existente para cumplir los requerimientos de los procesos y del
producto.
 La medición del proceso y producto, en el proceso se tienen identificados los puntos de
control y las variables a medir, así como los registros necesarios para realizar
seguimiento a la medición.
De igual forma se cuenta con un procedimiento para el Control del Producto no Conforme
para la solución de situaciones en las cuales el producto a entregar o entregado al cliente
no satisfaga sus requisitos.
8.5.2 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD
ESTACO S.A. realiza la trazabilidad del producto a través de la identificación de las

diferentes etapas de proceso tanto comercial, administrativo y productivo soportado en los
respectivos registros que de ellas se derivan. Además, en el caso en el cual se presenten
anomalías en la calidad del producto, ESTACO S.A. utiliza estos registros como
herramienta para reconstruir y ubicar la fuente de la falla.
8.5.3 PROPIEDAD PERTENECIENTE A LOS CLIENTES O PROVEEDORES EXTERNOS
La información que recibe ESTACO S.A. por parte de los clientes es confidencial y el
compromiso que se adquiere para el buen manejo de la misma es total, como constancia que
fue recibida, se conservan los correos electrónicos de los archivos enviados.
ESTACO S.A. está atento a los bienes del cliente y/o proveedores que se pierdan, deterioren
o que se consideren inadecuados para su uso son comunicados a estos de forma inmediata.
36
Adicionalmente se le informa al cliente desde de la oferta de las condiciones que debe

cumplir, los riesgos implicados y de la responsabilidad, en las situaciones que aplique.
En caso de presentarse alguna anomalía ya sea con los proveedores de servicios o con
los resultados de las verificaciones, se le informa al cliente o las proveedores de forma
oportuna.
También son considerados como propiedad del cliente los anticipos, por medio de pólizas
se garantiza de esta manera al Cliente la correcta disposición de estos recursos y de la
ejecución de la obra.
8.5.4 PRESERVACIÓN
ESTACO S.A. cuenta con las bodegas propias para el manejo o almacenamiento de los
bienes a ser suministrados o manejados para nuestros clientes, o con los proveedores
necesarios que disponen de los sitios adecuados para garantizar la conservación, manejo y
movilización de los bienes a ser entregados a los clientes de forma segura y confiable.
8.5.5 ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA
Si se presenta una inconformidad en el cumplimiento en las características del producto

ESTACO S.A. realiza la reposición o cambio del producto en caso de que esté presente algún
caso de anomalía lo cual presenta un caso de confianza para nuestros clientes.
Para garantizar el uso correcto de nuestros productos al cliente se le informa como debe ser
el almacenamiento, instalación y el tiempo de reposición previsto debido al deterioro normal
del producto.
Los productos de ESTACO S.A. son altamente confiables según lo arrojan las estadísticas
realizadas (Quejas, reclamos, reposiciones, devoluciones, entre otras); la organización
siempre esta presta a escuchar las opiniones objetivas del cliente y atender sus necesidades
después de la entrega de los productos.
8.5.6 CONTROL DE LOS CAMBIOS
Para garantizar el control de cambios en el proceso productivo se realizan ensayos

preliminares, pruebas piloto y dependiendo de los resultados se normaliza este ajuste y con
esta metodología se garantiza la continuidad en los resultados de la producción, de estas
pruebas y ensayos se conservan registros y son liberados para su aprobación por la
gerencia técnica.
37
8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
Para ESTACO S.A. la liberación del producto se da cuando se han llenado todos los
requisitos establecidos frente a los requisitos internos, la normatividad o los requisitos del
cliente para permitir la salida o entrega de estos. Del trámite para la liberación se conserva
el control de Calidad del producto, el cual es firmado por el personal con la autoridad y el
conocimiento necesario para su aprobación y despacho.
8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES
ESTACO S.A.se compromete a tomar las acciones pertinentes necesarias para evitar que
las salidas no conformes no lleguen a ser usadas o entregadas de maneras no
intencionales, si a pesar de todos los controles establecidos se presenta una situación de
anomalía se tomaran las acciones para:
- Corregir
- Separar
- Devolver
- Suspender un despacho
- Informar al cliente o solicitar una concesión autorizada
Una vez tomada las acciones pertinentes frente a los casos anteriores se hará una nueva
verificación para evitar la repetición de la anomalía.
El manejo del producto no conforme esta descrito en el procedimiento del mismo nombre.
Cuando se presentada una no conformidad, se procede a analizar el motivo de esta y

proponer una acción. Esta puede ser reportada por el cliente, personal interno o partes
interesadas y es registrada en el aplicativo “Solicitudes de Mejora”.
De otra forma el personal responsable dará trámite a la situación individual con el uso de
los canales de comunicación establecidos con el cliente y la empresa conservando los
registros de estas comunicaciones.
En el caso de que el producto pueda ser entregado con algún tipo de derogación /
concesión, se registra la autorización del responsable por parte del cliente.
Para las situaciones de salidas No conformes relacionadas con servicios contratados, la

organización tomara decisiones frente a estos, solicitando la cancelación, devolución del
Servicio reemplazando al Proveedor o la reposición, revisando que el nuevo proveedor o
sus equipos cumplan los requerimientos establecidos para el servicio contratado.
38
Para identificar los posibles servicios no conformes se cuenta con la matriz de servicio no
conforme, en la que se resumen los posibles problemas y sus posibles soluciones,
adicionalmente se identifican los responsables de las acciones
9 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANALISIS Y EVALUACIÓN
9.1.1 Generalidades
ESTACO S.A. planifica e implementa las actividades de seguimiento, medición, análisis y

mejora para:
 Demostrar la conformidad del producto.

 Demostrar la existencia de un sistema de Registro de reporte de accidentes y casi
accidentes de trabajo y ambientales.
 Asegurar la conformidad del Sistema de Gestión.
 Asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión.
 Determinar los puntos de control, metodología y su frecuencia.
 Establecer como resultado de las evaluaciones, el análisis y las acciones pertinentes
para garantizar el control del proceso.
 Establecer los indicadores de gestión para medir la eficacia de los procesos.
Como elementos esenciales para la medición, análisis y mejora ESTACO S.A. realiza
encuestas de satisfacción del cliente, auditorías internas, seguimiento y medición de los
procesos, seguimiento y medición del producto, control del producto no conforme, análisis
de datos, acciones correctivas, acciones preventivas, seguimiento en el cuadro de control
gerencial y sugerencias de los clientes o del personal de ESTACO S.A.
Los indicadores propuestos para el sistema Integral de Gestión pueden ser de Estructura,
proceso y resultado.
ESTACO S.A. cuenta con un procedimiento para la investigación de accidentes y casi

accidentes, se registra y analiza indicadores de pérdidas y costos directos e indirectos por
accidentes, casi accidentes laborales ambientales y enfermedad laboral, se llevan
registros de accidentalidad y enfermedad laboral de la totalidad de los colaboradores así
como las respectivas investigaciones.
9.1.2 Satisfacción del cliente
39
ESTACO S.A. S.Arealiza encuestas de satisfacción del cliente, bajo la responsabilidad del
proceso comercial. Complementario a este ejercicio de comunicación con el cliente el
proceso algunos clientes nos retroalimentan con sus encuestas de evaluación de
proveedores que también nos ayudan a establecer la percepción de estos frente a nuestra
organización.
Se analizan los resultados y a partir de ellos se toman acciones de mejoramiento.
9.1.3 Análisis y evaluación
ESTACO S.A.recopila los datos del Sistema de Gestión para determinar su idoneidad y
eficacia, además de servir como insumo para implementar la mejora continua del Sistema
de Gestión.
El análisis de los datos proporciona información sobre:
 Satisfacción del cliente.

 Conformidad con requisitos del producto.
 Desempeño del Sistema de Gestión.
 Sobre la eficacia de las acciones tomadas para abordar riesgos y oportunidades.
 Desempeño de los proveedores externos.
 Quejas y reclamaciones del cliente.
 Datos en salud (Registros estadísticos asociados a accidentes, casi accidentes,
enfermedades.
Las decisiones tomadas por ESTACO S.A.con respecto a los procesos, se basan en el
análisis de datos generados en la prestación del servicio.
El análisis de datos se usa como insumo para determinar las causas de problemas
existentes o potenciales y es, por lo tanto, fuente para el establecimiento de acciones de
mejora.
Los resultados del análisis de los datos serán usados para determinar:
 Tendencias
 Satisfacción del cliente
 Eficacia y eficiencia de los procesos
 El logro de los objetivos de mejora del desempeño, entre otros.
Cada proceso cuenta con informes donde se evidencia el manejo de datos y su análisis.
40
9.2 AUDITORÍA INTERNA
ESTACO S.A. realiza, a intervalos planificados, auditorías internas de calidad y RUC a sus
procesos con el propósito de evaluar su efectividad, en el desarrollo de dicha actividad se
revisa si el Sistema:
 Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma NTC ISO
9001:2015, Guía Ruc y Decreto 1072 del 2015 y con los requisitos del Sistema de
Gestión estructurado en este Manual de Gestión.
 Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
 Es eficaz en la consecución de los objetivos
La programación, planeación, ejecución y documentación de estas auditorías se realizan

de conformidad con la metodología establecida en el procedimiento para la realización de
auditorías de Internas
La Gerencia establece el Programa de Auditorías internas teniendo en cuenta el

desempeño de los procesos y verifica que las auditorías se realicen de acuerdo con este
programa y con los procedimientos documentados. Para Las Auditoria RUC se informa al
COPASST de la ejecución de esta actividad y se planea con la participación de este
equipo, quedando evidenciada su participación en la respectiva acta.
Las auditorías internas al Sistema de Gestión pueden ser realizadas por auditores internos
calificados o Auditores Externos conforme al Procedimiento de auditorías internas y al Perfil
de Cargo del Auditor.
Los resultados de las auditorías son documentados, se envían a los Procesos

involucrados. Las no conformidades identificadas, son objeto de seguimiento y verificación
para asegurar la toma oportuna y efectiva de acciones correctivas y preventivas por parte
de los responsables de los procesos auditados.
El responsable del Proceso auditado y el representante de la gerencia, aseguran que se

tomen las acciones pertinentes como respuesta a las observaciones o solicitudes de
mejoramiento halladas en desarrollo de la auditoría.
Los auditores verifican la eficacia de las acciones correctivas o preventivas tomadas en

respuesta a las no conformidades u observaciones emanadas de la realización de las
auditorías.
Los resultados de las auditorías internas y de las auditorías de seguimiento a la

implantación de las acciones correctivas se utilizan para las Revisiones por la Dirección del
Sistema de Gestión
41
Programación de Auditorías Internas
Recolección de
Programa de Lista de EJECUCION
Evidencia
Auditoría Verificación AUDITORÍ
A
Reporte de No
Conformidades
Acciones de Mejora
y Seguimiento
Como otro método de control establecido, ESTACO S.A. realiza inspecciones conforme a
un procedimiento de Inspecciones de seguridad y un cronograma que le permite hacer
seguimiento a la conformidad de controles operacionales y programas de Gestión.
9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
9.3.1 Generalidades
ESTACO S.A.realiza las Revisiones del sistema Integral de gestión, así:

El Gerente convoca a una revisión anual y participa en la realización de esta revisión en
compañía de los líderes de Proceso. En esta actividad se examina la conveniencia,
adecuación y eficacia del sistema de Integral de gestión.
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección
Para la realización de la revisión por la Dirección se consideran los siguientes insumos:
 Acciones de seguimiento de revisiones previas por la dirección.

 Cambios que se podrían llevar a cabo en el Sistema Integral de Gestión.
 La satisfacción del cliente y retroalimentación de las partes interesadas.
 Revisión de la Política y sus Objetivos.
 Desempeño de los procesos y conformidad del producto.
 Las no conformidades y acciones correctivas, preventivas.
42
 Los resultados de seguimiento y medición.

 Resultados de auditorias internas o externas.
 Desempeño de los proveedores externos.
 La eficacia de las acciones tomadas para abordar riesgos y oportunidades.
 Análisis de accidentalidad
 Estado de la investigación de accidentes y casi accidentes
 Análisis estadístico de enfermedad laboral
 Revisión del desempeño ambiental de la Organización
 Resultado de la participación y consulta
 Sostenibilidad del sistema en materia de SG SST Y AMBIENTAL.
 Evaluación del cumplimiento de requisitos legales aplicables y/o otros que la
organización suscriba.
 Recomendaciones para la mejora
 Suficiencia de Recursos
 Revisión del plan de trabajo anual
 Resultados de inspecciones
 capacidad del sistema para satisfacer las necesidades globales de la empresa
 Revisión de programas de asociados a SST
9.3.2 Salidas de la revisión por la dirección
Los resultados o registros de la ejecución de las Revisiones por la Dirección incluyen

acciones y decisiones que cubren:
 La mejora de la eficacia del sistema de gestión integral de gestión y sus procesos.

 La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente.
 La adecuación de recursos.
 La necesidad de ajustes al Sistema de Gestión.
Los registros de las Revisiones por la Dirección son conservados para su posterior análisis
y seguimiento
6 MEJORA
10.1 GENERALIDADES
La efectividad del Sistema de Gestión de está estrechamente ligada a la efectividad de su

sistema de acciones correctivas y preventivas, el cual, junto con los procesos de Revisión
por la Dirección y Auditorías internas, forma la trilogía sobre la cual se cimienta el proceso
de mejoramiento continuo de los procesos cubiertos por el sistema de gestión de calidad.
43
10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA
ESTACO S.A. toma acciones correctivas para eliminar las causas de no conformidades
detectadas en los procesos, mediante el uso de la metodología descrita en el
procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas. Las acciones que se toman son
apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
ESTACO S.A. mantiene y utiliza el procedimiento documentado Control del Servicio no

Conforme. En este procedimiento se identifican las acciones, los controles y las
responsabilidades para prevenir la entrega al cliente del producto no conforme. En el
procedimiento se define la metodología utilizada para el análisis de causa: La técnica de
“los 5 por qué” (también llamada “escalera de porqués” o “los 5 porqués”) es un método
basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un
problema en particular. El objetivo final de los 5 Porqué es determinar la causa raíz de un
defecto o problema.
La metodología No conformidad y acción correctiva contempla resultados de:
 Revisión de las no conformidades, incluyendo las quejas de los clientes.

 Auditorías internas o el reporte de inspecciones planeadas
 Resultados de investigación de accidentes
 Sugerencias del personal o contratistas
 Revisión por la Gerencia
 Cambios en procedimientos o métodos de trabajo
 El monitoreo de indicadores
 Auditorías externas
 Determinación de las causas de las no conformidades
 Evaluación de la necesidad de adoptar acciones para asegurar la no recurrencia de las
no conformidades
 Determinación e implantación de la acción correctiva
 Registro de los resultados de las acciones tomadas
 Revisión y verificación de las acciones tomadas.
 Identificación de nuevos riesgos.
 Ajustes a los elementos del componente del Sistema de Gestión cuando fuese
necesario
10.3 MEJORA CONTINUA
ESTACO S.A. mejora continuamente su Sistema de Gestión a través del uso de las
directrices y acciones derivadas de la política de calidad, los objetivos, de la gestión de los
44
procesos, los resultados de las auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y
preventivas y las revisiones por la Dirección.
45

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MANUAL INTEGRAL DE GESTIÓN

Manual Integral de gestión

Fecha de Actualización: Junio 17 de 2020 Aprobó: Gerencia

1 PRESENTACIÓN ESTACO S.A. 6

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DE

8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL 29

8.3 DISEÑO Y DESARROLLO 31

8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS

8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO 35

8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 37

9.2 AUDITORÍA INTERNA 39

1 PRESENTACIÓN ESTACO S.A.

ESTACO S.A.es una empresa metalmecánica fundada en Medellín Colombia, el 7 de mayo

Nombre: ESTACO S.A.

Dirección comercial: Parque Industrial Elite 1, vía al aeropuerto llanogrande

Oficinas: Calle 15 N 35-01 oficina 303, Edificio C34.Poblado

El objeto de la sociedad es la FABRICACIÓN DE ESTRUCTURAS METÁLICAS,

Dentro de las principales líneas, se pueden destacar las siguientes:

Dentro de las líneas de productos podemos destacar las siguientes:

0.2 MISIÓN Y VISIÓN

Diseñar, fabricar e instalar productos metalmecánicos fundamentándose en la ética de los

Convertir nuestra empresa en el 2023 en una compañía líder en calidad y cumplimiento en

El proceder de ESTACO S.A., obedecerán siempre a los siguientes principios:

1. Cuidado, preservación y respeto a la vida en todas sus manifestaciones y

La arquitectura Organizacional de la empresa a partir de la cuales se tienen definidas unas

SECRETARIA GERENTE GESTION INTEGRAL

DIBUJANTE JEFE PRODUCCIÓN JEFE MONTAJE COMPRAS CONTABILIDAD

PINTOR CORTADOR SOLDADOR ALMACENISTA OFICIOS AUXILIAR

Aprobado por: Gerencia

2.1 PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION

El MANUAL INTEGRAL DE GESTION define la política y los objetivos Integrales de

El Sistema de Gestión es la infraestructura a través de la cual ESTACO S.A. documenta,

 Mantener, mejorar la calidad de los servicios y las soluciones acordadas y entregadas

 ISO 9001: 2015, Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

 MANUAL DE IMAGEN Y APLICACIÓN USO DE LA MARCA RUC

La Organización tiene identificada la Normatividad aplicable en SST, Ambiental, calidad y

Para anticiparnos a los cambios en la legislación SSTA, la organización hace parte de la

La organización cumple con todo el sistema de afiliación y pago al sistema de seguridad

4.1 COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO

 Identificar el contexto actual

4.2 COMPRENSION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES

La relación con las partes interesadas es permanente y continua, su medición se realiza a

Para la identificación de peligros y aspectos ambientales y el establecimiento de las

Como resultado de la aplicación de la metodología se cuenta con la respectiva matriz de

La totalidad de los colaboradores, incluidos contratistas y subcontratistas conocen los

3.2 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE

Diseño, fabricación, montaje y mantenimiento de estructuras metálicas.

3.3 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL Y SUS PROCESOS

ESTACO S.A. establece, documenta, implementa y mantiene un Sistema de Gestión y

 La determinación de los procesos necesarios para el funcionamiento del Sistema

 La determinación de la secuencia e interacción de estos procesos.

 La determinación y aplicación de los criterios y los métodos necesarios para

 La asignación de responsabilidades y autoridades para los procesos.

 La identificación de los riesgos y oportunidades asociados a la prestación de los

 La realización del seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de

 La implementación de las acciones necesarias para alcanzar los resultados

 Para efectos prácticos, los procesos Gerencial y Administrativo, tienen incidencia

4.4.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS CUBIERTOS POR EL SISTEMA DE GESTIÓN

La cadena de valor o red de procesos a través de los cuales ESTACO S.A.realiza la

Estos procesos son:

Los procesos cubiertos por el Sistema Integral de Gestión se describen a continuación:

GERENCIAL: Implementa las directrices, políticas y objetivos de ESTACO S.A.

COMERCIAL: Es el conjunto de actividades definidas y sistemáticas que permiten identificar