MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIÓN
NIVEL Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Técnico Operativo (Archivo Municipal)
CÓDIGO 314
GRADO 07
NUMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA Secretaría de Servicios Administrativos – Unidad de
Gestión Administrativa- Archivo General Municipal
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Técnico Operativo
II. AREA FUNCIONAL: UNIDAD DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
III. PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar actividades de índole técnicas y administrativas del Archivo General Municipal, con el fin de apoyar
las labores de gestión documental e información solicitada por los funcionarios y la comunidad en general.
IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Aplicar y dar cumplimiento a las normas preestablecidas en un marco legal, relacionadas con la función
Archivística, con el fin de organizar conforme a lo dictado por la ley, toda la información que se
administra en el Archivo General Municipal.
2. Elaborar los certificados CETIL de los funcionarios de la Administración Municipal, para trámites
pensionales.
3. Apoyar en la recepción, registro y ubicación de los documentos que llegan y salen del Archivo General
Municipal, para dar un manejo oportuno de dicha información y llevar el registro y control de los
documentos.
4. Realizar la actualización constante del inventario documental producido por las distintas dependencias
que conforman la Administración, con el fin de garantizar la organización de esta y su fácil utilización.
5. Atender y asesorar a los usuarios, de una manera oportuna, para valorar sus necesidades y tramitar
las soluciones correspondientes.
6. Participar en los diferentes programas, comités y jornadas que se programan en la Administración
municipal, para apoyar las actividades relacionadas con el Archivo General Municipal.
7. Preservar los documentos de la entidad de acuerdo con la normatividad y planes definidos
8. Efectuar la revisión de las transferencias documentales e ingresarlas en el software que se tiene
destinado para tal fin.
9. Aplicar la disposición final de los documentos de acuerdo con las tablas y/o valoración documental.
10. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato y que estén acordes con la
naturaleza del cargo y el área de desempeño
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1. Normatividad nacional en materia de archivística
2. Técnicas de redacción y estilo
3. Ofimática, internet y herramientas colaborativas web (correo, videoconferencias, calendarios,
formularios, entre otros)
4. Estructura del estado
5. Constitución Política
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMUNES POR NIVEL JERÁRQUICO
• Aprendizaje Continuo • Confiabilidad Técnica
• Orientación a resultados • Disciplina
• Orientación al ciudadano y al usuario • Responsabilidad
• Compromiso con la organización • Atención a requerimientos
• Trabajo en equipo
• Adaptación al cambio
VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA
 FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
Título de formación técnica o tecnológica en: Veintiuno (21) meses de experiencia relacionada
Archivística, documentación y archivística,
bibliotecología y archivística o Gestión
Documental
ALTERNATIVA
FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
Título de formación profesional o tecnólogo en:
Archivística, documentación y archivística, N/A
bibliotecología y archivística o Gestión
Documental