SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL TOLIMA
Versión: 01
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
PROGRAMA DE ARTICULACION CON LA MEDIA TECNICA Fecha: 2021
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA: 210602001 TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS TÉCNICOS Y NORMATIVA

(ARCHIVO DE DOCUMENTSO)
RAP - 02 02 Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo con la normativa y políticas institucionales.
CODIGO DE LA FICHA: _________________
NOMBRES Y APELLIDOS: ______________________________________
IDENTIFICACION________________________________________
FECHA: ______________

TALLER BIOSEGURIDAD – UNIDAD CORRESPONDENCIA

1. Explique brevemente cuales son los recursos más importantes para tener presente en un Área de archivo.
2. Investigue que es Bioseguridad y muestre sus riesgos.
3. Realice un dibujo de cada uno de los elementos de Bioseguridad que son necesarios en el manejo de documentos de
Archivo.
4. Explique con sus palabras que es el Trámite de Documentos
5. Conceptualice la Unidad de Correspondencia e indique mínimo 2 funciones.
6. Dibuje los Materiales y Muebles necesarios para una Unidad de correspondencia.
7. Elabore 2 mapas mentales indicando en el primero los pasos del Procedimiento de Recibo de Correspondencia y yen
el segundo el Despacho de Correspondencia.
8. Consulte que es un sello radicador y realice el dibujo de este.
9. Teniendo en cuenta el formato de REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA, diligéncielo con los 5
documentos a continuación:

- Notificación de la Superintendencia de Servicios públicos.

- Derecho de Petición.
- Carta de la EPS Sanitas con respuesta por solicitud de Afiliaciones.
- Un oficio del SENA para realizar certificación de competencias laborales con los funcionarios de la empresa.
- Cotización de Maquinaria para el área de Producción.

10. CASO: A la unidad de correspondencia de la Empresa de Energía (entidad oficial), llegan las siguientes
comunicaciones:

- Un derecho de petición
- Una invitación personal a un matrimonio dirigido a la jefe de Personal de la empresa.
- Un oficio de solicitud de un cliente para reconexión del servicio de energía.
- La factura del servicio de teléfono e internet de la empresa.
- Un catálogo de cosméticos para una de las auxiliares de servicio al cliente.
- Una notificación de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
- Un oficio del SENA para realizar certificación de competencias laborales con los funcionarios de la empresa.
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
REGIONAL TOLIMA
Versión: 01
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
PROGRAMA DE ARTICULACION CON LA MEDIA TECNICA Fecha: 2021
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Clasificar las comunicaciones mencionadas en el siguiente cuadro:

CORRESPONDENCIA COMUNICACIONES OFICIALES

CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombres y Apellidos Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Paula Liliana Ariza - Nubia Lombo Quiverio - Yolanda Nasayo Bravo - Instructor(a) TECNICO EN 2021
Hayder Sanabria A.- Norma Constanza Morales - Jesús Antonio Bernal ASISTENCIA
Yulieth Marcela Hernández - Margarita Villanueva - Alejandra López ADMINISTRATIVA
Juan Carlos García - Javier Ramírez - Oscar Fuentes - Édison Otálora
Catalina Gómez - Margaret Quevedo - Mayely Perdomo - José Torres
Andrés Leyton

OBSERVACIONES: ___________________________________________________
JUICIO EVALUATIVO FINAL: APROBO_____ NO APROBO______

___________________________________ _________________
FIRMA APRENDIZ FIRMA INSTRUCTOR
Salud ocupacional y Bioseguridad aplicada al
manejo de Documentos de Archivo

SALUD OCUPACIONAL: Conjunto de

actividades encaminadas a promover, mejorar
o mantener el máximo bienestar físico,
mental o social de los trabajadores en todas
sus ocupaciones
Bioseguridad
tapabocas
Bata

Elementos
de
Bioseguridad

Gorro

Gafas Guantes
 Disposiciones Actuales según Archivo
General de la Nación

Objetivos: Orientar las medidas de

bioseguridad que deben adoptar los
archivos en el marco de la pandemia, por
el COVID 19 con el fin de disminuir el
Riesgo de transmisión de la enfermedad
durante el desarrollo de las labores
Tener en cuenta las medidas de bioseguridad para
archivísticas. mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la
pandemia del coronavirus COVID-19 consignadas en
la Resolución 666 del 24 de abril de 2020, y otras
normatividades expedidas por el Ministerio de Salud
y Protección Social en el Marco de la emergencia
sanitaria declarada por el Gobierno Nacional.
Elementos a utilizar en el área de Archivo

Es muy importante destacar que la materia principal de los

archivos es el conjunto de documentos organizados
archivísticamente, no se puede dejar de lado los
imprescindibles recursos, parte medular de todas las
actividades realizadas en un archivo, estos son los recursos
humanos, financieros, materiales y técnicos, en efecto,
estos recursos son parte dinámica de toda actividad, por lo
tanto es menester establecer un especial esmero al
momento de su contemplación, ya que nos permiten llevar
a cabo una óptima administración desde el archivo hasta
su materia prima.
Elementos de Archivo
1. Recursos Humanos: Todo el personal
que requiere la empresa para la labor
de archivística
2. Recursos Financieros: Presupuesto
en dinero que se asigna para los Salarios
de los colaboradores, inversiones en
recursos materiales y Técnicos
3. Recursos Materiales: Estos se enfocan
en la parte de muebles, aparatos
electrónicos e insumos necesarios para la
organización de los documentos.
4. Recursos Técnicos: Se refiere a
mecanismos que sirven para
fundamentar las actividades dentro del
archivo, estos son los procedimientos,
normas, políticas, etc.,
Riesgos que se presentan en la archivística
Normatividad

❖ Constitución Política de Colombia – Art. 23

❖ Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos
❖ Acuerdo 060 de 2001 AGN Pautas para la administración de comunicaciones
oficiales.
❖ Circular externa 005 de 2012, AGN. Procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales electrónicas en la iniciativa Cero Papel
 Qué es el tramite de documentos

Es el recorrido que hace el documento después de su Elaboración:

Distribución Tramite o cumplimiento de su

Producción o recibo de Documentos
función administrativa
 Unidad de Correspondencia

Es el espacio dentro de la estructura de las

Organizaciones, encargado de atender con diligencia
la administración de las comunicaciones y el servicio
de información a los usuarios, marcando el inicio de
la gestión documental con base en los
procedimientos institucionales establecidos.
 Materiales Necesarios en las Unidades de
Correspondencia

Computador
Cosedora Perforadora

Sellos y otros Escáner Teléfono

elementos
 Muebles necesarios en las Unidades de
Correspondencia

Escritorio Silla
Ergonómica Clasificador
Archivador

Estante
Reloj Radicador

Mueble de Archivo Rodante

 Herramienta Tecnológica

Software para
Gestión
Documental
Funciones de la Unidad de Correspondencia

❖ Control de Ingreso de la Documentación.

❖ Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
❖ Conservación.
❖ Servicio y Control de Préstamo de los documentos.
❖ Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
❖ Digitalización de los Documentos.
❖ Atención de consultas sobre informes estudiantiles.
❖ Velar también por la adecuada conservación y el control en la producción
documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que
cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de
2001
 Procedimiento de Recibo de Correspondencia

1. Recepción de comunicaciones:

Es el procedimiento establecido en las

organizaciones, en lo que tiene que ver con la
admisión de documentos.
Procedimiento de Recibo de Correspondencia
2. Clasificación:
Este paso consiste en separar los
documentos en el momento que se reciben,
según el tipo de comunicaciones, las cuales
se dividen en dos grupos:

COMUNICACIONES OFICIALES: CORRESPONDENCIA: Son todas

Son todas aquellas recibidas o las comunicaciones de carácter
producidas en desarrollo de las privado que llegan a las
funciones asignadas legalmente entidades, a título personal,
a una entidad, citando o no el cargo del
independientemente del medio funcionario. No generan trámites
utilizado. para las instituciones.
Procedimiento de Recibo de Correspondencia

3. Apertura:
Este paso consiste en abrir el sobre o
el empaque de las comunicaciones
oficiales para verificar el contenido del
documento y el de sus anexos.
 Procedimiento de Recibo de Correspondencia
4. Revisión:
Proceso de revisión y verificación para poder contestar
la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de
la entidad y realizar su respectiva radicación.
La Competencia - Los Anexos
El destino - Los datos de origen del ciudadano o
Entidad que emite la comunicación - El Asunto

Nota: En caso de no cumplir con los

requisitos correspondientes como por
ejemplo no ir firmada, se considera
anónima y deberá ser remitida sin
radicar, además de proceder a una
respectiva investigación.
 Procedimiento de Recibo de Correspondencia

5. Radicación:
Procedimiento por medio del cual las
organizaciones asignan un número consecutivo a
las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora del recibo o
del envío.

Sello Radicador: Manual o eléctrico.

No debe cubrirse la información que
trae la comunicación
 Procedimiento de Recibo de Correspondencia

6. Registro:
Procedimiento que consiste en la anotación de
los datos más significativos de las solicitudes en
un formato de registro, para su control y trámite
dentro de la organización.

Datos Generales:

Nombre de la persona o entidad remitente o

destinataria.
Nombre o código de la dependencia competente.
Número de radicación.
Nombre del funcionario responsable del trámite.
 Procedimiento de Recibo de Correspondencia

7. Distribución o reparto:
Proceso de distribución o reparto de las
mismas hacia las oficinas que deben realizar
el proceso de atención y trámite
correspondiente.
 Registro y Control de las Comunicaciones
Es el procedimiento mediante el cual todas las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones recibidas o producidas.
Artículos 2 y 10.
 Procedimiento Despacho de Documentos
1. Elaboración:
Es el paso más importante en la gestión
documental, pues en él se definen los parámetros
y especificaciones que determinan el carácter
administrativo y su destinación. En la elaboración
de los documentos administrativos como de
comercio; se deben reflejar los criterios citados
por la guía técnica 185 (ICONTEC).

2. Firma:
La firma en un documento es importante e
indispensable, ya que es el símbolo, dibujo,
escrito o gráfico que impone la validez de su
contenido, además de identificar al responsable
de su expedición.
 Procedimiento Despacho de Documentos

3. Traslado de documentos:

El traslado de documentos significa el paso de

éstos desde el área que lo origina a la unidad de
correspondencia, para ser enviado a su destino
final.
 Procedimiento Despacho de Documentos

4. Verificación:

En esta fase se procede a una revisión detallada

de la comunicación, sobre el cumplimiento de las
normas técnicas para su elaboración y trámite,
según la clase y naturaleza del documento.
 Procedimiento Despacho de Documentos
5. Embalaje o empaque:

Se entiende por empaque al sobre, envoltura,

plastificación o cubierta en otro tipo de material,
donde se guarda el documento al momento de su
despacho para protegerlo hasta el momento de la
entrega al destinatario.

Símbolos:
En los empaques o embalajes
suelen utilizarse algunas figuras
representativas de la delicadeza
de los contenidos y el cuidado que
se debe tener acorde con las
condiciones ambientales.
 Procedimiento Despacho de Documentos
ASPECTOS A TENER EN CUENTA

Numeración, fechado y radicación:

Registro:
Asignación de un número consecutivo, a las
Diligenciamiento del formato con los datos más
comunicaciones recibidas o producidas, dejando
relevantes del documento como los criterios de
constancia de la fecha y hora de recibo o de
su salida o despacho, el consecutivo y fecha del
envío, con el propósito de oficializar su trámite
documento que antecede a éste.

Separación:
En esta etapa se procede a verificación puesto
que algunos documentos llevan como soporte de
sus contenidos, anexos que constituyen parte
fundamental en el momento de su salida hacia
otra dependencia o un destinatario externo..
Envío:
Forma de envío, en qué nivel geográfico se va a
realizar y cuáles serán las condiciones de
seguridad que garantizarán su destino final sin
sufrir alteraciones ni en su contenido ni esencia.
 Registro y Control de las Comunicaciones
Es el procedimiento mediante el cual todas las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones recibidas o producidas.
Artículos 2 y 10.