Unidad 5

Cálculo de
recursos
5 .1 . I ntroducción
El camino que ha sido recorrido es importante para formular un buen proyecto y se
está casi a punto de iniciar su ejecución, queda una parte fundamental: definir los recur-
sos, que en muchas ocasiones determinan la factibilidad de la realización del proyecto.

5 .2 . O b j e tivo
Establecer cuáles son los diferentes tipos de recursos que se deben evaluar para la
formulación del presupuesto con características reales y coherentes.

5 .3 . Competencias
- Los estudiantes reconocerán los diferentes tipos de recursos que se deben tener en
cuenta al momento de diseñar el presupuesto.
- Los estudiantes realizarán un presupuesto de acuerdo a los rubros indicados por el
Programa Gestión de Proyectos de la Universidad Nacional de Colombia.

5 .4 . E s tructura de contenid o
a) Definición de recursos y tipos.
b) Cómo calcular los recursos que necesita el proyecto.
c) Cálculo del presupuesto.

Contenidos

a) Definición de recursos y tipos

De acuerdo con la RAE, un recurso es: “Conjunto de elementos disponibles para re-
solver una necesidad o llevar a cabo una empresa” (Real Academia Española, 2018. To-
mado de http://www.rae.es/). Teniendo en cuenta esto, los recursos en los proyectos
son todo aquello que se requiere para la ejecución de las actividades planeadas.
Los recursos son de diversos tipos y, para efectos del presente ejercicio académico,
se sugiere usar las 6M para categorizarlos:
- Máquinas: Son los que implican la consecución de un equipo o herramienta espe-
cializada para realizar alguna de las actividades del proyecto. Ejemplo un software
específico, un microscopio, un colorímetro, etc.
- Mano de obra: corresponde a todos los recursos humanos que se necesitan para la
ejecución de las actividades. Por ejemplo, personas de logística para una reunión, un
conferencista especializado en un tema particular, estudiantes que realicen investiga-
ciones, personas de la comunidad que contesten encuestas, tiempo de los miembros
del equipo desarrollando actividades, etc. Es importante en este ítem tener en
cuenta que los estudiantes que conforman el grupo y que desarrollan actividades den-
tro del proyecto son un recurso y se debe contabilizar el tiempo que usarán en el mismo.
- Métodos: se refiere a técnicas de investigación o de realización de las actividades
que se necesitan adquirir para desarrollarla. Por ejemplo, adquirir el conocimiento para
realizar un evento de TED® tiene un costo, un programa de capacitación para entender
una teoría económica, un libro que orientará la investigación, base de una actividad, etc.
- Materiales: son los bienes tangibles que se requieren para desarrollar las ac-
tividades. A manera de ejemplo, el servicio de cafetería que se ofrece durante la
realización de una conferencia o, el vestuario que se usa para un evento cultural
o los afiches que se diseñan para promocionar las convocatorias para vincularse a
los grupos estudiantiles de trabajo, etc.
- Medio (entorno): son todos los recursos locativos necesarios para llevar a cabo las
actividades del proyecto, por ejemplo, un salón, un auditorio, etc.
- Medición: se refiere a los recursos requeridos para poder medir el desempeño del pro-
yecto o del entregable de alguna de las actividades. Por ejemplo, la contratación de una
encuesta, la compra de un dinamómetro para medir los resultados de algún prototipo, etc.

b) Cómo calcular los recursos que necesita el proyecto

Para estimar los recursos que necesitan los proyectos existen varios métodos, aquí
se presentará uno sencillo y fácil de poner en práctica.
- Tome el cronograma que ha realizado.
- Cada líder (persona responsable) de cada actividad analizará individualmente que
recursos necesita (se recomienda tener en cuenta los 6 tipos de recurso).
- Teniendo claro los recursos, establecerá su costo con ayuda de cotizaciones. Re-
cuerde que es importante costear el tiempo de los miembros del grupo de trabajo ya
que es un recurso y que debe ser valorado en horas.
- Cada líder de actividad expondrá a su grupo los recursos, las horas a invertir por
cada miembro del equipo y el costo. El grupo evaluará lo propuesto y aprobará o rea-
lizará cambios sobre lo estimado.

c) Cálculo del presupuesto

Determinar el presupuesto según el PMBOK® es “el proceso que consiste en sumar

los costos estimados de las actividades individuales para establecer un presupues-
to base aprobado. El desempeño de los costos se medirá con respecto al presu-
puesto aprobado”7.
 La información necesaria para construir el presupuesto es la siguiente:
- Se recomienda usar el formato de presentación de presupuesto establecido en la
Guía de lineamientos para el desarrollo de proyectos estudiantiles del Programa de
Gestión de Proyectos del Área de Acompañamiento Integral de la Universidad Nacio-
nal de Colombia
- Se debe incluir la estimación de costos de cada una de las actividades con la descrip-
ción de los recursos que han sido determinados para la ejecución del proyecto (deben
incluir el impuesto al valor agregado –IVA-, el impuesto del 4 por mil y las tres cotiza-
ciones regularmente solicitadas en la contratación pública).
- Se debe asignar el rubro al cual corresponde cada uno de los recursos costeados
según la tabla de rubros establecida por el Programa Gestión de Proyectos de la Uni-
versidad Nacional de Colombia, descrita al final de este literal.

Tabla 3. Rubros presupuestales - Programa Gestión de Proyectos

Rubro Descripción

Remuneración por servicios técnicos Talleristas, conferencistas, etc.

Adquisición de implementos deportivos, equipos de

oficina, instrumentos musicales etc.). Todos los equi-
pos y elementos que sean adquiridos son de carácter
Equipos devolutivo; aquellos cuyo valor supera medio salario
mínimo mensual legal vigente y pasarán a ser parte
del inventario de la DBF a cargo de un funcionario de
la Universidad que se haga responsable.
Libros, suscripciones a revistas, bases de datos, ma-
Compra de material bibliográfico
pas, entre otros.
Papelería, útiles de escritorio, DVD, materiales des-
Materiales y suministros echables, refrigerios*, uniformes, implementos depor-
tivos, trofeos, medallas, diplomas, placas, etc.
De vehículos de transporte de la Universidad y de
Mantenimiento
equipos.
De espacios, de mobiliario para eventos, de equipos
externos a la Universidad. Por este rubro se podrá pa-
Arrendamientos gar por el arrendamiento de recursos de tecnología
de las comunicaciones por el uso de recursos infor-
máticos por demanda.
 Rubro Descripción

Revistas, folletos, fotocopias, afiches, plegables, car-

petas, etc.
Para la difusión de las actividades por medios impre-
sos solo se aprobarán: pendones, afiches, volantes y
Impresos y publicaciones separadores.
Se deben imputar los gastos relacionados con auten-
ticaciones notariales,
certificados de libertad y tradición, cámara de comer-
cio y paz salvos.
Comunicación y Tiquetes o alquiler, envío de correspondencia, trans-
transporte porte urbano y afines.
Pago de cursos, talleres (no talleristas), eventos como
Capacitación
conferencias, congresos, simposios, etc.
Refrigerios*, pago a personal de logística certificada
Apoyo logístico
por el IDIGER.
Viáticos y gastos de
Hospedaje y alimentación
viaje
Por este rubro se deben incluir aquellos gastos gene-
rales que no pueden ser clasificados dentro de las de-
finiciones anteriores, o gastos eventuales no incluidos
específicamente dentro de los rubros de gastos ge-
nerales que se presenten durante la vigencia fiscal y
Otros gastos generales por adquisi-
cuya erogación sea imprescindible e inaplazable para
ción de servicios – regulado
el funcionamiento y buena marcha de la administra-
ción.
Por este rubro se puede imputar los gastos asociados
al registro de propiedad intelectual tales como paten-
tes y derechos de autor
Compra de servicios ofertados de la Universidad, por
Operaciones internas por otras ven-
ej.: servicios de laboratorio, pago de alquiler de espa-
tas de servicios
cios internos, etc.
Operaciones internas sin contrapres- Para transferencias entre las facultades de proyectos
tación interfacultades.

* Consultar con la Unidad Administrativa de la(s) respectiva(s) Facultad(es) en qué rubro se clasifica este ítem.
Es importante realizar la consolidación de los recursos con sus respectivos costos
en las categorías definidas por la tabla de rubros del Programa Gestión de Proyectos
de la Universidad Nacional de Colombia, descrita al final de este literal.
- Por último, es de suma importancia verificar que los valores totalizados estén co-
rrectamente sumados, teniendo en cuenta que de acuerdo a la información que se
presente, así mismo será la aprobación del presupuesto. Para el caso de la Universidad
Nacional por parte del Programa Gestión de Proyectos de las diferentes facultades y
en otros entornos por las Juntas Directivas de las organizaciones. A manera de ejem-
plo, observe cómo se lleva a cabo el proceso de asignar costos al recurso seleccionado:
 Tabla 4. Presupuesto

Actividad Recursos Detalle Costo Tiempo

Aportes estu- Valor hora/ es-

diantes
1 estudiante
tudiante - 1 día

A. Recoger la información 3 hojas carta $600

de los participantes del pro-
ceso Materiales y su- 1 esfero $1.500 $ 9.100
ministros
1 tabla de
$7.000
apoyo

Valor hora/ es-

B. Construir la base de datos Aportes estu-
con los participantes diantes
1 estudiante tudiante - 0,5 días

C. Realizar una encuesta a

Valor hora/ es-
los participantes sobre los Aportes estu-
problemas que han detecta- diantes
1 estudiante tudiante - 1 día
do en el programa

D. Enviar la encuesta a los

Valor hora/ es-
participantes para obtener Aportes estu-
la información y recopilar las diantes
1 estudiante tudiante - 3 días
respuesta

E. Analizar los datos reali- Valor hora/ es-

Aportes estu-
zando un Pareto con los pro-
diantes
1 estudiante tudiante - 1 día
blemas más frecuentes

Valor hora/ es-

Aportes estu-
diantes
1 estudiante tudiante - 1 día

F. Realizar las reservas del

salón para las reuniones 1 salón para
mensuales 30 personas
Recursos del
con video
entorno
beam 1 vez al
mes

La consolidación del presupuesto para lograr este objetivo es la siguiente:

Nombre_rubro Presupuestal Total

Materiales y Suministros 47.100

Impresos y publicaciones 15.000

Total presupuesto 62.100

Total aportes estudiantes en horas 8.8 días

 Nota: En el cuadro del ejemplo donde se establecen los costos de cada una de las
actividades, se ha incluido el tiempo que debe invertir el grupo de trabajo para la rea-
lización de la actividad. Esto es importante tenerlo en cuenta, ya que el tiempo de los
miembros del grupo de trabajo es un recurso y debe ser valorado en horas. Este tiem-
po no será valorizado en dinero, pero si es importante reconocer que es el aporte del
grupo al proyecto. Para efectos del ejemplo el Grupo de Trabajo habrá invertido 8.8
días de un estudiante en el cumplimiento del objetivo trazado.
También, es de vital importancia recordar que, en el momento de la ejecución del pro-
yecto se debe cumplir con los procedimientos y lineamientos establecidos tanto para la
solicitud del dinero de los presupuestos aprobados cómo para la legalización del gasto
del mismo. Esta información es importante consultarla con la Dirección de Bienestar
de cada Facultad, desde el mismo momento en el que se ha recibido la aprobación del
proyecto. Toda esta información es clave no sólo en el presente ejercicio académico sino
también en el ámbito profesional toda vez se hace uso de recursos públicos.
Otro aspecto a tener en cuenta es que los proyectos pueden tener diversas fuentes
de financiación. En la mayoría de los casos, los proyectos elaborados en el marco del
Programa Gestión de Proyectos, utilizan como única fuente la Universidad, y es im-
portante que los grupos de trabajo puedan ampliar la mirada e incluir dentro de sus
posibles fuentes de financiación aliados (empresas interesadas en el proyecto, enti-
dades del estado que se beneficien, ONG nacionales o internacionales que abran con-
vocatorias para asignación de fondos, etc.).