OFICIO

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar

disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo
gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de
agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y
oficinas de gobierno, entre otros
Clases de oficios
Oficio mltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a ms
de un destinatario, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el
nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo,
para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, adems, para agilizar
el proceso que dure la documentacin.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes,
instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes
oficinas o despachos simultneamente.
El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal.
Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel
o jerarqua.
La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple,
no obstante, lo cual es importante recordar que:
el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir;
en el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribucin, que
viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (vase ejemplo).
Oficio de transcripcin
La palabra transcripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un
documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el
original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo
transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros
casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el de
autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera.
Este documento servir para transcribir informes relevantes e importantes.
Partes del oficio
Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante
para un oficio.
Nombre del Ao
Es la denominacin que se le da al ao actual.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da,
el mes y el ao en curso.
Numeracin
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorndum; la
palabra oficio con maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada
por una lnea oblicua y, a continuacin, las siglas de la oficina de procedencia
con letras maysculas, separada por una lnea oblicua y el ao en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe:
el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de
dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que
se explicar en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la
numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere
dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del
asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de
la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa.
Firma y pos firma
Firma: - Se escribe la rbrica a mano.
Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento,
y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.
Iniciales
Al igual que en el memorndum, las iniciales del remitente se escriben con letras
maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.
Anexo
Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio,
como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Un anexo es una pgina que constituye un tipo de informacin de soporte
enciclopdico, que aporta informacin relacionada con artculos, pero que no es
un artculo en s mismo. Este tipo de pginas utilizan el espacio de nombres
especfico Anexo: y se categorizan en la Categora: Anexos.
Distribucin
Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las personas
y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
CARTA
Modelo de carta de informe
Una carta de informe es aquella carta en la que se solicita una investigacin o
unos datos relativos a una persona, una empresa o un proyecto. Usualmente las
cartas de informes se solicitan dentro de una empresa con el fin de conocer otros
mercados, sondear nuevas empresas o investigar sobre el funcionamiento de la
competencia, siendo en este caso cartas de informe solicitadas a agencias
ajenas a la empresa en cuestin.
Un modelo de carta de informe ser siempre escrito de manera clara y concisa,
ya que el propsito del informe es el de informar y no el de hacer perder el tiempo.
Por ello el informe ser claro y con una extensin necesaria en funcin del asunto
a tratar. De la misma manera cuidaremos las faltas de ortografa, la redaccin
del informe, su presentacin y las opiniones objetivas, con el uso de datos
numricos, porcentajes o grficos de cifras cambiantes.
El informe debe informar de la persona a la que va dirigido, as como del autor o
autores del mismo. Debe contener un ttulo, una descripcin breve sobre el
objeto del informe, un anlisis, unas conclusiones, una recomendacin final, con
su firma y fecha.
Existen diferentes modelos de cartas de informes, tantos como informes
diferentes. Por citar algunos de ellos diremos que hay cartas de informes de:
Escrito, recomendacin, calidad, noticiero, anual, intervencin, de trabajo, de
censo, de viaje, sobre la marcha de trabajos, de investigacin, de presupuesto,
poltico, demogrfico, de crdito, de valoracin, de inspeccin, inicial, ambiental,
de estudios de viabilidad, estadstico, polica, error, sistemas de software,
estudiantil, mdico, acadmico, comunicativos, examinadores, analticos, e
informes administrativos.
MEMORNDUM
Un memorndum es, en su aceptacin bsica, un informe donde se expone algo
que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o accin. Tambin
puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo
debe recordar.
En el mundo diplomtico, un memorndum es una comunicacin menos
solemne que la memoria y que la nota, donde se recapitulan hechos y razones
que deben ser tenidas en cuenta en los asuntos ms importantes. Generalmente,
los memorndums diplomticos no se encuentran firmados.
Por ltimo, la RAE tambin aclara que un memorndum puede referirse a
una nota que se enva por mano a una persona dentro de una misma institucin
u oficina, o incluso a un resguardo bancario.
Aunque la palabra correcta es memorndum, en la actualidad suele cambiarse
por memorando, una derivacin del plural del vocablo original (memoranda).
Por otra parte, el trmino memorndum es usado muchas veces como sinnimo
de oficio. Se trata de un documento o comunicacin escrita de carcter oficial o
protocolario que utilizan las autoridades. Su funcin es relacionar a los rganos
administrativos de mayor jerarqua.
Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, rdenes
e informes. Tambin cumple funciones de invitacin, de felicitacin, de
colaboracin y de agradecimiento, entre otras. El oficio cuenta con varias partes
ya estipuladas, como el membrete, la numeracin, el asunto, la referencia y el
cuerpo.
Un memorndum es un escrito que tiene la funcin de recordarle algo a otra
persona. La mejor forma de saber para qu sirve un memorndum, es
conociendo las aplicaciones que tiene.
Para esto debemos tener claro que un memorndum es para dar un recordatorio
sobre una actividad o tema concreto, concerniente a la persona o institucin a la
cual est dirigido.
Este documento tambin es conocido como memo, aunque puede tener
diferentes aplicaciones segn sea utilizado.
En su formato es simple, con una estructura de carta y debe tener el nombre de
la persona a quien est dirigido, fecha y nombre de quien la escribe es obligado
que contenga la palabra memorndum en la parte superior central de la pgina;
si este documento est relacionado a un expediente (ya sea privado o pblico),
puede tener un rubro con los datos del mismo, aunque generalmente estos datos
se encuentran en el cuerpo del mensaje.