Administración

ADMINISTRACIÓN Y
TOMA DE DECISIONES

Transcript de video unidad 3.

Organización
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Organización

Bienvenidos a la tercera unidad de nuestro curso sobre Administración y Toma

de Decisiones. En la presente unidad revisaremos la etapa de organización del
proceso administrativo.

En primer término, presentaremos algunas definiciones sobre el concepto de

organización, posteriormente, analizaremos la importancia de esta etapa en el
proceso administrativo; para ello, nos remitiremos al análisis de las estructuras
en la organización y, derivado de esto, centremos el estudio en las definiciones,
funciones y roles de puesto en la empresa.

La palabra organización proviene del griego “organon”, que significa instrumen-

to, sin embargo, para nuestro ámbito de estudio, dicha palabra hace referencia
a “organismo”.

Derivado de ello, Agustín Reyes Ponce en su libro “Administración Moderna”,

señala que un organismo cuenta con una unidad funcional, partes y funciones
diversas, así como coordinación y autoconstrucción.

En este sentido, el mismo autor define a la organización como el arreglo de las

funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo, una indicación de
autoridad y la responsabilidad que se les deben asignar a las personas que
tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

Por tanto, como lo señala Sergio Hernández en “Administración. Teoría, Proceso,

Áreas Funcionales y Estrategias para la Competitividad”, la organización es una
fase del proceso administrativo en la cual se aplican las técnicas administrativas
para estructurar una empresa u organismo social.

En esta fase se definen las funciones por áreas sustantivas, departamentos y

puestos; se establece la autoridad en materia de toma de decisiones y la respon-
sabilidad de los miembros que ocupan dichas unidades, y se definen las líneas de
comunicación formal que facilitan la comunicación y la cooperación de los equi-
pos de trabajo, a fin de alcanzar los objetivos y la estrategia.

Por tanto, esta fase del proceso establece las reglas y los elementos que se
requieren para diseñar técnicamente a la empresa.

Derivado de ello, al hablar de esta fase debemos remitirnos al proceso organi-

zacional, que es una secuencia de actividades que el administrador de la orga-
nización social debe llevar a cabo para organizar o en su caso reorganizar a la
empresa.

Dicho proceso se integra por los siguientes pasos: 2

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1. Departamentalización

2. La estructura jerárquica

3. Definición de la autoridad formal estructural y tipos

4. Definición de comunicación formal y autoridad informales

En el caso de la departamentalización, nos referimos a llevar a cabo una agru-

pación de las actividades relacionadas con cada área de trabajo, con el objeto
de fomentar la especialización del personal. Ejemplo de ello sería agrupar las
actividades de producción, por otra parte las administrativas y en otra más las
relativas al marketing.

Por lo que se refiere a la estructura jerárquica, ésta se ha formado en las empre-

sas a la par de su crecimiento ya que, conforme la organización crece, los inte-
grantes de la empresa requieren de apoyo de más personas que dependan de
ellos y cumplir con los objetivos de la organización; a este tipo de crecimiento en
la estructura se le conoce como horizontal.

Asimismo, la estructura jerárquica puede crecer de forma vertical, es decir, incre-

mentar el número de niveles jerárquicos.

Un elemento más en el proceso organizacional es la definición de autoridad.

Como se sabe, la autoridad se debe delegar y en las organizaciones la encontra-
mos de tipo lineo-funcional, staff y normativa, respectivamente.

En el caso de la autoridad lineo-funcional es aquella que se delega de manera

formal a una unidad de trabajo independientemente de la jerarquía. Por lo que
hace a la autoridad de staff, debemos entender al conjunto de colaboradores
indirectos que participan apoyando a la dirección, usualmente brindan asesoría.

Por último, cuando se hace referencia a la autoridad normativa, nos referimos

a que la organización ha establecido un sistema descentralizado que faculta a
gerentes regionales para que actúen en zonas determinadas.

De lo anterior, es importante diferenciar entre dos elementos del proceso organi-

zacional, la estructura y el diseño organizacional, respectivamente.

Cuando nos referimos a la estructura de la organización social hablamos de las

tareas, puestos y relaciones que el factor humano de la organización debe usar
para alcanzar las metas previamente establecidas; en cambio, al hablar del dise-
ño organizacional estaremos haciendo énfasis en el proceso mediante el cual los
gerentes crean un tipo de estructura y cultura organizacional de modo que la
organización pueda operar de forma eficiente y eficaz.

En este sentido, la estructura organizacional está dada por la gráfica que se

conoce como organigrama.

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Una empresa se organiza conforme a sus productos o servicios y según:

a) Sus áreas funcionales, a saber, producción, mercadotecnia, recursos humanos,

etcétera.

b) El cliente, es decir, mayoristas, minoristas o clientes especiales.

c) Los productos, como el caso de las tiendas de autoservicio, carnicería, verduras,

lácteos, etc.

d) Área geográfica, al respecto vale la pena señalar que algunas organizaciones socia-
les dividen el territorio donde operan.

e) Proyectos.

A partir de ello es como las organizaciones sociales definen su organigrama, el

cual puede ser vertical, horizontal, circular o escalar.

Los organigramas de tipo vertical se presentan cuando una organización permite

que las gerencias cuenten con subgerencias, que a su vez se apoyan en depar-
tamentos y así sucesivamente hasta alcanzar a los niveles operativos, los cuales
no cuentan con alguna delegación.

En el caso de los organigramas horizontales, a diferencia de los verticales, se

inicia con el nivel jerárquico máximo a la izquierda y haciéndose los demás nive-
les sucesivamente hacia la derecha.

Asimismo, en este tipo de organigramas, en los niveles medios, el tramo de

control puede ser hasta de ocho integrantes en puestos similares.

Los organigramas circulares están formados por un elemento central que corres-
ponde a la máxima autoridad de la organización social y alrededor de éste se
trazan círculos concéntricos que corresponden a cada nivel de la organización.
Una de las ventajas de este tipo de organigramas se basa en la eliminación del
estatus.

En el caso de los organigramas escalares, aunque son muy sencillos de elaborar

carecen de fuerza objetiva y actualmente son poco usados en las organizaciones
sociales.

Es importante señalar que, independientemente del tipo de organigrama que se

elija, no hay que olvidar que, un organigrama debe ser lo más simple posible, de
tal forma que tanto los integrantes de la organización como personas ajenas a
ella lo puedan comprender.

Por otra parte, una vez que se establece la estructura organizacional es impor-
tante definir los puestos, tomando en consideración los elementos de tarea,
obligación y función y los roles de los integrantes de la empresa.

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En este sentido, sugerimos que en esta etapa del proceso administrativo nos
podamos apoyar de:

a) Reglas para elaborar un organigrama

b) Elaborar diagramas de flujo

c) Revisar y en su caso elaborar un análisis de puestos

d) Revisar y en su caso elaborar manuales de organización

Con los elementos que hemos expuesto, se han dado cuenta de que, al hablar
de organización en el proceso administrativo, nos referimos a los elementos
relativos a la división del trabajo, a poder atribuir responsabilidades y establecer
niveles de autoridad a los integrantes de la organización.

Antes de finalizar, les invitamos a revisar los materiales que se han preparado
para ustedes, estamos seguros de que al término de la presente unidad estarán
en condiciones de comprender cada una de las etapas del proceso de organi-
zar, así como, en las organizaciones para las cuales colaboren podrán elaborar
sus organigramas y definir tanto la responsabilidad como la autoridad de sus
integrantes.

Nos vemos en la siguiente unidad de nuestro curso donde seguiremos profundi-

zando sobre el proceso administrativo. ¡Hasta la próxima!