MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN CAPÍTULO 1.- ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS 1.1.-IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN 1.2.-LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.3.-MODELOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES 1.4.-LAS RELACIONES EN LA ORGANIZACIÓN 1.5.-FUNCIONES, ACTIVIDADES, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES Y LA AUTORIDAD EN LA ORGANIZACIÓN 1.6.-LA DIVISIÓN EN EL TRABAJO 1.7.-LA REORGANIZACIÓN CAPÍTULO 2.-LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS 2.1.-CONCEPTOS, ANTECEDENTES, Y OBJETIVOS 2.2-CLASIFICACIÓN 2.3.-PLANTACIÓN Y PROCESO DE ELABORACIÓN 2.4.-ACTUALIZACIÓN
CAPÍTULO 3.-GUÍA PRÁCTICA PARA EL DISEÑO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

3.1.-MANUALES DE ORGANIZACIÓN 3.2.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 3.3.-MANUALES DE POLÍTICAS AUTO EVALUACIÓN
BIBLIOGRAFÍA INTRODUCCIÓN Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.

El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación. CAPÍTULO 1

Estructura y organización de las empresas. La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras ORGANIZACIONALES.
Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas ( fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la “organización” como parte fundamental del proceso administrativo.

1.1

Importancia de la organización.

La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. Los gobiernos, los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización, con el fin de mejorarla ó de utilizarla mejor. La organización ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa. Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cómo resultado una estructura de la organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. 1.1.1. 1.1.1. Estructuras organizacionales formales.

Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos; existen cuatro componentes básicos en la organización formal: a) a) El trabajo, el cual es divisionado. b) b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado. c) c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo. d) d) Las relaciones entre las personas ó las unidades las unidades trabajo-personas. Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias, 2) la distribución del trabajo requiere que éste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especialización, sin dejar de mantener un sano equilibrio en la división para no crear un ambiente de insatisfacción en el trabajo. 1.2 La estructura organizacional

Existen diversas definiciones de los conceptos “estructura” y “ organización” (lo cual dificulta precisar estos términos), así como el precepto que define a la estructura organizacional; las definiciones que se consideran las mas completas son las siguientes: Estructura.- es una actitud metodológica, un método al cual se recurre para describir marcos normativos, o sea, modelos formales por medio de los cuales, se busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones y resultado. Organización.- es la estructura planeada para establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos. Estructura Organizacional.- modelo que representa y describe las relaciones estables entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades Organizacionales, con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados. 1.3 Modelos de estructuras organizacionales en términos generales un “modelo” es la representación de alguna cosa, ó como lo definió Jorge Etkin. “En el sentido mas general se llama modelo aun conjunto de elementos, sean estos materiales, símbolos gráficos, ideas ó palabras que son utilizadas para representar un fenómeno real con una finalidad práctica”; se pueden clasificar los modelos de estructuras Organizacionales, en cuatro clases ó tipos fundamentales; 1.3.1. Estructuras monofuncionales. Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona ó grupo de personas que son, en la mayoría de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se observa gráficamente esta clase de estructura. GERENCIA

JEFATURA DE PRODUCCIÓN SUPERVISIÓN

NIVELES OPERATIVOS

0

0

0

0

0

Figura No. 1 (Organigrama de estructura monofuncional). 1.3.2. Estructura Funcional. También conocida como departamentalización funcional, es la mas difundida y utilizada ya que representa a la organización estructural. Esta estructura, se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como públicas, se fundamenta en los principios de la teoría clásica; un ejemplo gráfico de este tipo de estructura es el siguiente: Gerente General

Asistente de Investigación

Asistente de Relaciones Públicas

Sub-Gerente de Finanzas

Sub-Gerente de Producción

Sub-Gerente de Ventas

Jefe de Personal

Jefe de Fabricación

Jefe de Ingeniería

Supervisor Producto A

Supervisor Producto B

Supervisor Producto C

0 Relación de Asesoría Flujo de la Autoridad de línea

0

0

0

0

Figura No. 2 Organigrama de estructura jerárquica

1.3.3. Estructura descentralizada. Este modelo es una evolución y una variación del modelo jerárquico y funcional que se describió en el inciso anterior, entre sus características propias se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autónomas en base alineas de productos y/o territorios, quedando las decisiones estratégicas a los altos niveles y las decisiones tácticas a las divisiones autónomas, se incrementan los órganos de asesoría para los altos niveles. 1.3.4. Estructuras no piramidales. Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales ante los retos de organización Niveles grandes organismos, estas estructuras están de los basadas en matrices las cuales se forman con las líneas verticales de la Directivos autoridad y la línea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto específico, en la intersección de las líneas se da una contribución o apoyo de carácter funcional, ya que, por ejemplo el gerente de finanzas apoya, en esa División área de especialidadB al responsable de C determinado proyecto, en cual A División División un División C conserva la autoridad sobre todo el proceso. Por esta razón son también conocidos como “matriciales, por equipos ó por proyectos”. La figura siguiente Coordinación (Figura No.3) correspondeAsignación a un “Organigrama de estructura no piramidal”.
de
con

Recursos

Mercadotecnia

Producción y Apoyo

Ingeniería y Investigación

Materiales y Suministros

Personal y Seguridad

Contabilidad y Control

PROYECT OS 1

Grupo de Producción

Grupo de Ingeniería

Grupo de Materiales

Grupo de Personal

Grupo de Contabilidad

2

Grupo de Producción

Grupo de Ingeniería

Grupo de Materiales

Grupo de Personal

Grupo de Contabilidad

3

Grupo de Producción

Grupo de Ingeniería

Grupo de Materiales

Grupo de Personal

Grupo de Contabilidad

Los gerentes necesitan distintas facultades para la toma de decisiones. Como veremos en este capítulo. factible el funcionamiento de la organización formal. pues estas son en sí. que se extienden por toda la estructura de la organización. Las relaciones en la organización. entre personas que pertenecen a la empresa y quienes están fuera de ella. Se consideran así a las relaciones que se dan dentro de la estructura Organizacional. las que a través de los manuales. establecen la autoridad y las jerarquías. Consideramos importante para la elaboración de los manuales administrativos. dan origen a varias relaciones entre directivos y unidades Organizacionales. quién a su vez la delega a otro. se norman y se regulan para la consecución de los objetivos de la estructura. Estos tipos de autoridad. o sea. Las relaciones formales. hay muchos tipos de autoridad. Se emplean para hacer. La autoridad así formada a dado origen a la expresión “ autoridad de línea”. para hacer que los esfuerzos del grupo tengan significado y sean efectivos para alcanzar los objetivos específicos. por medio de las cuales aquel delega autoridad en éste.1.4. y así sucesivamente forman una línea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgánica. 1. el análisis detallado de las relaciones Organizacionales. entre personas del mismo nivel ó en el departamento en niveles diferentes.4. Las relaciones de autoridad de superior a subalterno. 3 Organigrama de estructura no piramidal 1. El conocimiento de las relaciones puede dar al analista un panorama claro sobre el cual debe elaborar los manuales administrativos.Figura No. Esta línea de autoridad consiste en una serie continua de escalones de . y que permiten efectuar las funciones y actividades. las relaciones entre superiores y subordinados.

La autoridad lineal la comprende fácilmente el personal de una empresa. y esta es la esencia de la autoridad lineal. Las relaciones de autoridad son entonces una línea directa entre el superior y los subalternos cada uno sabe de quién recibe ordenes y a quién debe informar. el empleo del término staff en las estructuras de organización puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones. Un superior manda directamente a los subalternos. es decir los funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones administrativas. Como ejemplo de la interrelación de la autoridad lineal y la autoridad staff la podemos observar en el siguiente diagrama PRESIDENTE Asistente del Presidente Vicepresidente de Finanzas Vicepresidente de Fabricación Vicepresidente de Ventas Administrador de Personal Administrador de fabrica Administrador de Presupuesto Capataz A Capataz B Capataz C Flujo de autoridad de línea Relación de staff .autoridad ó rangos que constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organizaciones. Por esto se asigna frecuentemente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas” y a los funcionarios de línea una “autoridad para dar ordenes”. existe la “autoridad staff”. En la mayoría de las empresas. Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos.

debe realizar una persona para realizar una o varias funciones. para un mejor entendimiento de este término y el de las funciones.compra de materiales. 1. Podemos definir a la responsabilidad como la obligación personal (por lo que no puede ser delegada) de responder por la ejecución de los deberes asignados. Es importante que la .2.5.5.Figura No. contribuyendo con esto a mantener la jerarquía y la disciplina. 4 Autoridad lineal y staff 1. Las funciones representan las acciones realizadas por la empresa. La autoridad. expresadas en forma genérica. pero que representan un apoyo importante a las relaciones formales para conseguir los objetivos marcados. es decir la autoridad moral. 1. los propios directivos deben contribuir a ello comenzando por formular sus propias responsabilidades.4. Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes. 1. 1.4.5.5. un bosquejo de las tareas realizadas por la organización para alcanzar sus fines. las actividades los deberes.5.2.. 1. Son la cantidad de trabajo específico que.Las obligaciones o deberes. Con el objeto de que exista un mayor entendimiento de la terminología utilizada en la elaboración de los manuales administrativos.Las actividades. Este derecho se ve representado en los modelos de estructuras Organizacionales formales. presentamos un ejemplo práctico: Función. Son todas las relaciones establecidas entre las múltiples unidades de organización y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura Organizacional. 1.cotización de materiales. la agrupación de las actividades afines. Debemos entender estos términos como “las actividades que debe cumplir una persona que ocupa un puesto dentro de la estructura Organizacional”.5. en este apartado analizaremos los términos mas usados en la formulación de estos.3.Las funciones. las responsabilidades se describen en los manuales de organización. Actividad. Las relaciones no formales.1 Las funciones.5.. esto es. las responsabilidades y la autoridad en la organización. Las responsabilidades.

1. la autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal. dando lugar a la especialización en el trabajo”.7.Necesidad de agrupar las distintas actividades. La reorganización Las estructuras Organizacionales también tienen un periodo de vida útil. este tipo de división permite un mayor flujo de información y establece más claramente las líneas de autoridad. . El factor geográfico. esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y no del individuo. la tribu. La representación gráfica de la división en el trabajo ( organigramas) permite visualizar el grado de especialización de las áreas de la empresa. Podemos definir a la división del trabajo como “la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión. y en los primeros pueblos. 1. eficiencia y con el mínimo esfuerzo. División del trabajo horizontal.Volumen de trabajo. pues ya en las primeras formas de agrupación se daba la distribución de tareas en la familia. La división del trabajo vertical.. puestos y actividades. tales cómo: . etc.Estabilidad en el volumen de trabajo.. el cual es determinado por factores internos. En conclusión. que define tipo de trabajo para zonas en particular. que provocan su obsolescencia. .El desarrollo tecnológico.6.Aprovechar la especialización.6. líderes. La división del trabajo data desde la historia del hombre mismo. así pues. . Este tipo de división se fundamenta en el grado de especialización de las áreas. 1. Si analizamos la división del trabajo en las empresas ésta es el resultado de factores internos y externos.6. ó en otros casos. En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos: . Los grupos de personas que trabajan juntas en forma participativa y coordinada logran mejores resultados en la obtención de sus objetivos a esto se le conoce como “sinergia”. en cambio la autoridad informal proviene de la capacidad y atributos personales ( asesores. La división del trabajo. División del trabajo vertical. se basa en el establecimiento de líneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura Organizacional funcional.2. el hombre a comprendido que la organización de los grupos se basa en la división del trabajo.) 1. . la cual fomenta la productividad. el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada.1.persona que ostenta la autoridad formal posea además autoridad formal ya que esta permite que los subordinados acepten ambas. - - Necesidad de eficientar los factores de la producción.

social y cultural.. . 5 Proceso de reorganización .Avance científico y tecnológico. Externos: .Crecimientos no programados. experiencia y especialización.Tramos de control muy amplios. . . . . La información que se obtenga de este grupo de consultores..Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa.Problemática relación de trabajo...Deficiencia o falta de controles. Determinar y analizar las bases para la reestructuración Investigación y análisis de la información obtenida Elaboración de un plan para modificar la estructura orgánica actual CONTROL Implantación del plan de reorganización Figura No. .Problemas en la organización Organizacional. tarea que sugerimos. . debe ser cuidadosamente analizada para establecer un proceso de reorganización ó en su caso el cambio total de la estructura Organizacional. sería la siguiente figura. . la representación gráfica de este... económico.. .. Estos síntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisión de implementar un proceso de reorganización.Situación del mercado.Inadecuada división del trabajo.... En caso de existir la necesidad de implantar un proceso de reorganización.Los síntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la iniciación de una reorganización son los siguientes: Internos: .Sistema político.Baja productividad. debe ser realizada por consultores ajenos al organismo pues su análisis y opinión contendrá mayor objetividad. ó en los de las áreas en particular.

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares.. 2. así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. . que facilita la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización. instrucciones internas. antecedentes y objetivos. que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.Dicho proceso estará supeditado a la eliminación de los problemas organizacionales.2. en forma ordenada y sistemática... a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas. así pues el proceso será cíclico. dirección y control administrativo. mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo. en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña. .1.Definición de manual de políticas.. es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”. etc. .Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración superior.Definición de manual de organización.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.Instrumento administrativo básico para coordinación. o síntomas como los llamamos en este capítulo.Para Terry G. Definición de manual Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades. coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa.Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura. Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector. 2. .1.1.1. Capítulo 2 Los manuales administrativos. Definición.Continolo G. funciones. El uso de los manuales. de que se tenga registro...Definición de manual de procedimientos. Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que. 2.. Lo define “ Un documento que contiene. ya sea conjunta ó separadamente. memorándums.R. Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición. información y/o instrucciones sobre historia. . política y procedimientos de una empresa. citamos algunos conceptos de diferentes autores. cada que la organización presente problemática en sus actividades ó funciones.Duhat Kizatus Miguel A. . ciertamente estos intentos . data de los años de la segunda guerra mundial.. Antecedentes. organización.

. 2.Facilitar la descentralización. Precisar funciones. decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos. Por función específica .Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento ( manual de procedimientos). . pero establecieron la base para los manuales administrativos.Manual de políticas. .carecían de un perfil técnico. en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones: Por su contenido .Manual de procedimientos. .Manual de adiestramiento o instructivo. . 2. Objetivos.Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos). .Manual de producción. . . podemos mencionar los siguientes objetivos: Presentar una visión de conjunto de la organización ( manual de organización).2. mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones ( manual de políticas). historia y organización).Manual de organización.Presentar una visión integral de cómo opera la organización ( manual de procedimientos). Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas). actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica). y dependiendo del grado de especialización del manual. Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos. Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas. Manual de contenido múltiple ( cuando trata de dos contenidos. . .1. por su contenido y por su función específica.Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organización). . Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos).Manual de historia del organismo. .Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa ( manual de políticas). Clasificación. Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización). por ejemplo políticas y procedimientos. .Manual técnico.3.Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos).

. . su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen menores resultados. el primer paso en la elaboración de un manual administrativo. por lo que el siguiente paso en la planeación será. así como la unidad de medida de tiempo a usar (día. . así pues.. .Manual de crédito y cobranza. mes. Las siglas PERT significan “técnica de evaluación y revisión de programas“. personal. en sus principales componentes. bimestre. finanzas.Manual de contabilidad. El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo.Manual de finanzas.Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia. será la programación básica para este fin.Manual de compras.Diagnóstico situacional de la empresa. políticas y por función específica) es diferente.- . empieza con una adecuada planeación. Planeación y proceso de elaboración. lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos. Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones. etc.Manual de personal. La primera etapa en la manualización de un organismo. organización y tecnología usada etc. Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos.Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.Manual de ventas. ..Estructurar en forma de flujo la secuencia.). las gráficas PERT y CPM. 6 Clasificación de los manuales administrativos 2. La elaboración de cada manual administrativo (organización. al igual que la gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los manuales. en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.) Figura No. por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como: Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo. . . las siglas CPM significan “método del camino crítico” otra técnica de programación útil para la elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de Gantl.. ya que los mismos manuales son de características diferentes para cada organismo. sin embargo en este capítulo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y proporcione al lector una base para elaborar manuales. . . es recomendable seguir los siguientes pasos: . . el programa de trabajo. .. .Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo.Determinar la secuencia de dichas etapas.3. procedimientos..

las cuales permitirán conocer información específica de un gran número de personas. instructivos reportes etc. Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redacción del manual. Mediante la investigación documental obtendremos. se debe contratar a un especialista en corrección de estilo. gráficas.Clasificación.3. escritos. Recopilación de la información Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo. a que personas va dirigido. si el presupuesto lo permite. para que pueda ser aprovechada al máximo. La información recabada debe seguir un procesamiento.3. teniendo en cuenta. etc. 2. permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presión. La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual.3.. leyes.2. el posible uso ó frecuencia de consulta. debiéndose complementar con la información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas. Redacción. Procesamiento de la información. preciso y comprensible.2. el grado de especialización del manual. los pasos de este proceso de organización de la información. pues la resistencia al cambio. los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar información completa. 2.Análisis El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la información. y . la entrevista permite. veraz y oportuna con relación a las funciones.3. además de conocer información de la estructura. actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa.3.Depuración . es importante que el analista. Para la integración de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información. quien se encargue de la revisión final de la redacción de los manuales. La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental. 2.. . en la medida de lo posible. cuestionarios y entrevistas. observaciones.. Debe analizarse muy afondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual. tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificas de cada persona. permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro. con el propósito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad.1..4 Elaboración de gráficas. que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que manualizaremos. son los siguientes: . previamente diseñadas. la opinión de las personas que realizan las actividades. es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para elaboración de los manuales.

.Que permita hacer referencias rápidas y precisas.Proporcionar críticas específicas y constructivas. las representaciones gráfica mas comunes son: . al diseñar el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de páginas.Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente dentro de un plazo previamente acordado. a cargo del analista y directivos de la empresa. ..Facilidad de lectura y/o consulta. 2. analistas... Revisión y aprobación. pues facilitan la comprensión de los manuales..Revisión justa y objetiva del material . . los márgenes amplios y la utilización uniforme del sangrado. En la práctica.6. distribución y control de los manuales.Diagramas de flujo. su distribución en las páginas. viene a dar paso a la impresión..5. todos ellos realizan una revisión al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos: . directivos y usuarios.Cuadros de distribución.. Posterior a esta revisión.Un apoyo importante a la redacción ó contenido de los manuales.Respirar confianza por su apariencia y orden.. . cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes.Evitar cambios sólo por gusto personales. Es importante establecer procedimientos que permitan la conservación y retención de los manuales administrativos. Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y actualización. la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final.Organigramas. son sin duda las gráficas. y . la aprobación como punto final en la elaboración de los manuales administrativos.3. en esta fase final es recomendable efectuar un programa de difusión en forma simultánea a la distribución. 2. . tres características importantes que debe tener un manual son: . siendo solamente la gerencia general ó dirección.. título del procedimiento. a quienes deban asignarse un ejemplar. usando correctamente los espacios en blanco. debido a las siguientes razones: . Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien utilizando una hoja para su aprobación. es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los manuales. Formato y comprensión. es decir sólo a los usuarios de cada manual. fecha de publicación. ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto. quien deba tener un ejemplar de todos los manuales. número de página. durante la primera revisión. culminando con la aprobación de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.. el de ser consultado.3. cumple con su objetivo básico. además de usar numeración consecutiva con el total de hojas.. ésta información permite al usuario consultas rápidas. donde se asienta la información básica de cada manual como: título del manual. llevando a cabo un control estricto. . etcétera. la revisión se efectúa en dos fases. es decir. Un manual administrativo.

2. El valor de los manuales administrativos. las relaciones dentro de la organización. Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos. La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones ( métodos y procedimientos. se considera prudente la revisión y actualización de los manuales administrativos. radica en la información contenida en ellos. organización y métodos. este control deberá ser de uso del área de personal. etc. que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de actividades y funciones. dentro del período programado para esta sección. modernización administrativa. 3. que consiste en una relación ordenada de los tenedores de manuales. B) B) Por costo.1. requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal. cuando existen cambios. por lo tanto el presente capítulo lo utilizaremos para. pues la reposición de los manuales genera un gasto.Manuales de organización. siendo recomendable efectuarse cada seis meses. Capítulo 3 Guía práctica para diseño de manuales administrativos. por lo menos en forma anual. así mismo se expusieron conceptos y clasificación sobre los manuales administrativos. por cambio de políticas. Antes de iniciar con la elaboración de un manual de organización. Actualización. para que en su momento. notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información. la división del trabajo.. adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan. etcétera. etc. ya que estos contienen información confidencial y en su caso datos que servirían a la competencia. como herramienta de trabajo. de una manera práctica guiar la elaboración de manuales administrativos.) debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cómo un acuerdo con todas las áreas del organismo. y debe ser acorde con el plan general de la empresa. Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribución de manuales. por lo que en nuestra opinión son los más generalizados y que abarcan más características de cada tipo de manual. para toda la . son resultado de la recopilación y la práctica misma. así pues los prototipos que en este capítulo mostraremos. es necesario llevar un registro de cada cambio ó modificación a los manuales administrativos. La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones. ya que a través de un programa escalonado por secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones. es decir las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización. por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo..4.A) A) Por seguridad. nuevos puestos. Hasta el capítulo anterior hemos tratado de explicar teóricamente la “organización” de las estructuras. nuevos procedimientos. Cabe mencionar que las características de los manuales. se determinan en base a las necesidades de organización de las empresas. en caso de ser procedentes. se debe determinar el ámbito de aplicación del manual ( general.

+ Elaborar gráficas.)... + Hacer cambios y correcciones.Perfil laboral sugerido.El grado de organización existente ( si ha existido algún manual de organización anteriormente). situación que se establece mediante un diagnóstico situacional..El número de puestos y niveles jerárquicos. TIEMPO EN SEMANAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 . en el se tratará de precisar: .Funciones y responsabilidades. Es imprescindible una planeación cuidadosa. . a continuación presentamos la programación del plan de elaboración del manual de organización el cual nos permitirá estimar el tiempo y los recursos necesarios para su elaboración. + Formatos del manual.) pues será quien tenga que tomar la decisión de elaborar el manual. si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios.. así como las alternativas de solución sugeridas por el analista ó área encargada de la elaboración del manual ( organización y métodos. métodos procedimientos. debe dirigirse al máximo nivel jerárquico existente dentro de la empresa ( director general. gerente general. ESQUEMATIZACIÓN DEL MANUAL + Preparar el contenido del manual. APROBACIÓN + Revisión por parte del responsable de la manualización.Objetivos generales y específicos.. modernización administrativa. . acerca de los puntos antes descritos. ETAPAS ACTIVIDADES 1 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN + Elaboración de oficios dirigidos a funcionarios. que justifique el tiempo y dinero invertidos en ellos. consejo de accionistas. REDACCIÓN + Redactar el borrador de los manuales. La forma de presentar este diagnóstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible. . etc. . + Preparación de formularios para registrar la información. consejo de administración. etc. etcétera.organización especifico para un área determinada). + revisión final 6 Impresión y Encuadernación del contenido del manual.

600 Supervisor HR 80 20 1.400 teléfono Renta 2 30.800.U. / sem Supervisor HR 40 20 800 Aux.200.15 Revisor HR 80 20 1. a continuación en forma gráfica mostramos el citado presupuesto: PRESUPUESTO DE ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE COMPRAS RECURSOS MATERIALES ETAPA RECURSOS HUMANOS DESCRIPCIÓN U. + Distribución de los manuales y dar instrucciones.00 2 Analista HR 40 30 1. / sem Especialista HR 80 30 2. CANTIDAD C. analista HR 160 15 2. lo que permitirá una mejor visión al director ó gerente sobre los avances y costos.600 Art. Figura No.00 4 Analista HR 80 30 2. 7 (Programación de la elaboración del manual). 80 30 2. procedemos a determinar el presupuesto respectivo.200 Teléfono Renta 1 30.M. Una vez que elaboramos el plan de trabajo.15 Mecanógrafa HR 80 10 800 Dibujante HR 80 20 1. / sem .U COSTO DESCRIP.600 fotocopiado pieza 200 . lote 1 200 escritorio Mecanógrafa HR 80 10 800 Sub-total Sub-to $8.400 teléfono Renta 2 30.400 papel Paq / 1 75. / sem Aux.U .400 Teléfono Renta 2 30. 5000 Supervisor HR 80 20 1. aquí se establecen los requerimientos humanos y materiales necesarios para cada etapa de la elaboración del manual. TOTAL CIÓN 1 Analista HR.00 3 Analista HR 80 30 2. CANTIDAD C.600 Sub-total Sub-to $8. + Registro de los Departamentos que tienen manual.7 + Distribución y Control.M.400 fotocopiado pieza 1500 . analista HR 80 15 1.800.200 Sub-total Sub-to $3.

00 Figura No. 3.000. 3.Manual de organización anterior ( si existiera). 3. . 3.1.Normatividad actual (leyes. . 800 fotocopias Sub-total 2. entre la que destaca: .Organigramas existentes.4.). 3.) esta información debe ser ordenada.600 1. etc.00 Analista Impresor HR HR HR 40 40 80 30 20 30 1.000 Renta 1 / sem . . oficios y memorándums. Introducción.800. analizada y depurada con el fin de establecer cual servirá para el manual de organización.175 .400.200. A continuación daremos ejemplos prácticos de las partes del manual de organización.1.6.1.3. Portada.1 La portada. donde se instruya sobre asuntos de organización ( funciones.1. Funciones de cada unidad administrativa.Los apartados que debe contener un manual de organización son: 3. TOTAL $1. clasificada.400. líneas de autoridad.00 TOTAL $32.1. 3.1.15 Sub-to 30. Instructivos. Sub-to teléfono 6 $1. evaluada.Circulares. 8 Presupuesto de elaboración La elaboración del manual se inicia con la recopilación de información.00 Analista 30.2.15 Sub-to 7 $2. Organigrama. nombramientos. Índice.200 30.600 Sub-total 1200 Sub-total teléfono Renta 1 / sem Renta 1 / sem pieza 2.00 Analista HR HR HR HR 80 80 80 40 10 20 20 30 800 fotocopiado `pieza 300 1.5.1. Descripción de puestos. Sub-to $2. debe ser la identificación del manual.. tomando en cuenta la uniformidad tanto en la terminología como en la presentación. etc.1.Mecanógrafa Dibujante Supervisor 5 $6. reglamentos.400 Sub-total teléfono . .

fecha de publicación. etc. de páginas nombre de la empresa. de revisión. etc. la fecha de elaboración. que es una zona demarcada en la parte superior de cada página. de autorización. Es importante hacer el encabezamiento de páginas.mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata. el responsable de su expedición. 9 (Portada). No. contiene información básica ( título del manual. LOGOTIPO DEL ORGANISMO: ORGANISMO NOMBRE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE COMPRAS SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL Figura No.). área a la que es aplicable. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN .

AUTOMATIZAD SECRETARIA O 3.3.1.ORGANIGRAMA 3.. así como la localización por el número de página.3. El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de organización. sus relaciones niveles jerárquicos.. mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación.4.FUNCIONES 4. canales de comunicación. RESPONSABLE DE ALMACÉN RESPONSABLE DE COMPRAS ENCARGADO DE EMBARQUE Y RECEPCION AUXILIARES ESTIBADORES Y CHOFERES ENCARGADO DE GESTORÍA AUXILIARES DE SERVICIOS Y PAGOS . y la autorización del gerente ó además director de la unidad administrativa. pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de organización. propósitos. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS ÍNDICE 1. SISTEMA de un breve mensaje.1. El organigrama representa gráficamente la estructura Organizacional. describiendo la posición de cada unidad administrativa.DESCRIPCIÓN DE PUESTOS JEFE DE REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN PÁGINA X X X X ABASTO Figura No.INTRODUCCIÓN 2. 10 Índice 3. La introducción debe ser breve y concisa. a quien va dirigido como se usará..1.2. y líneas de autoridad y asesoría..

Figura No. 11 Organigrama 3. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ FUNCIONES QUE REALIZA. Realiza.5. Funciones de la unidad administrativa En este apartado del manual se describen en forma general las funciones de la unidad administrativa de que se trate. para delimitar sus responsabilidades dentro de la estructura organizacional.6.1. UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPRAS 3. . coordina y dirige todas las actividades referentes a la compra y pago de mercancías adquiridas para el aprovechamiento de los centros comerciales y almacén de abasto.1. Descripción de puestos.

coordina y dirige todas las actividades referentes a la compra y al pago de mercancías adquiridas para el aprovechamiento del centro comercial y almacén de abasto. DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Realiza. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN .En forma detallada se enuncian todas las funciones de cada puesto integrante de la unidad administrativa. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO: JEFE INMEDIATO: SUBORDINADOS: Responsable de Compras Jefe de abasto Encargados de Gestoría y Compras Directas.

Elabora. rechazos ó deficiencia del surtimiento de pedidos.Mantener coordinación permanente con el personal de las áreas de almacén y contabilidad a fin de gestionar la documentación de pago a proveedores en forma oportuna y eficiente.Elabora la propuesta de necesidades de compra de mercancía para el Jefe de Abasto.Supervisa.Lleva a cabo la programación de visitas y atención de proveedores. . . Arrendamientos.Proporciona en forma oportuna a las áreas correspondientes las listas y/o actualizaciones de precios. programaciones así como algún otro documento requerido para el pago a proveedores. . mantenimientos y almacenes.De acuerdo al listado de existencia. complementación de datos en las notas de descuento con cargo.Conoce la Ley de Adquisiciones. . Enajenaciones. determina los máximos y mínimos. . .Sugiere.Atiende a los proveedores que presentan sus productos e informa los lineamientos para ingresar al padrón de proveedores. reglamento y otras disposiciones establecidas para el fincamiento de pedidos. . y este a su vez la somete al comité correspondiente. dirige.Proporciona en forma oportuna a los Gerentes ó Supervisores de los Centros Comerciales los cambios de presentación de la mercancía. controla y depura el padrón de proveedores y el catálogo de productos. . cotiza y elabora el pedido oficial de la compra de mercancía. tomando las medidas que en cada paso procedan. Mantenimientos y Almacenes. . así como otras disposiciones establecidas vigentes con el fin de realizar el fincamiento de pedidos oficiales dentro de la normatividad establecida. enajenaciones. . .Realizar las negociaciones que procedan por faltantes.DESCRIPCIÓN ESPECIFICA: . .Elaborar contra recibos. detectando la mercancía requerida por los Centros Comerciales. - NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE . Elaborar los pedidos oficiales contemplando la aplicación de adquisiciones.Llevar el registro y control de los expedientes de pago a proveedores. arrendamientos. . recibos de caja. controla y certifica que la gestión de la documentación originada de las actividades de la adquisición de la mercancía reúna los requisitos establecidos para los pagos correspondientes.

Ninguno. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: ._______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN PUESTO: JEFE INMEDIATO: SUBORDINADOS: Encargado de Proveedores Directos. recaba de los proveedores y distribuye las listas de precios en forma oportuna a los gerentes de los centros comerciales.Atiende a los proveedores que presentan sus productos e informa los lineamientos para ingresar al padrón de proveedores ( compras directas).Informa y orienta al proveedor sobre los requisitos establecidos para los pagos de sus facturas en forma oportuna.Proporciona en forma oportuna a los Gerentes de los Centros Comerciales la lista y/o actualizaciones de precios. . vigentes a fin de realizar el trámite de la compra directa dentro de la normatividad establecida. . informa y acuerda con su jefe inmediato sobre las actividades que desarrolla. . . Arrendamientos. Mantenimientos y Almacenes así como otras disposiciones establecidas. DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Atiende a los proveedores de las compras directas. realizando negociaciones que en cada caso procedan. Responsable de compras.Conoce la Ley de Adquisiciones.Controla y depura anualmente el padrón de proveedores y el catálogo de productos de compras directas. Enajenaciones. - .

Rubrica de elaborado el contra recibo y las notas descuento con cargo.Revisa la elaboración de las programaciones de pago en base a los contra recibos expedidos. así como verifica su entrega oportuna al área de sistemas.Verifica que la integración de los expedientes de pago a proveedor contengan todos los documentos requeridos para su pago correspondiente ( pedido oficial. referente a los proveedores que se les pago y que faltaron de pagar. contra recibo.Supervisa y revisa las actividades de los auxiliares a su cargo. . a fin de que sean elaboradas en forma correcta y oportuna. - .Revisa selectivamente los desgloses y tiras de codificación de mercancía.Recibe documentación del proveedor y proporciona contra recibo de pago. nota de cargo y/o nota de descuento con o sin cargo y recibo de caja) así como archiva la copia del expediente para su consulta. . . Auxiliares de gestoría. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: .Semanalmente recaba información en el departamento de tesorería.NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN PUESTO: JEFE INMEDIATO: SUBORDINADOS: Encargado de Gestoría. nota de entrada. . DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Organiza.Atiende y proporciona información a los proveedores referente a su trámite de pago. . Responsable de compras. . programación de pagos e integración de expedientes para el pago a proveedores de compras directas y consolidadas. . dirige y controla las actividades requeridas para la atención de: recepción de documentos. factura.

para su análisis y aprobación. Catálogo de formas e instructivo de uso. 3. los puntos más importantes a precisar son: Procedimientos administrativos establecidos ( manuales procedimientos).1 La portada.2. ..). con variantes en los puntos a establecer.1.3. 3. debe ser la identificación del manual. el contenido del manual de procedimientos sería como sigue: 3.5. Así mismo debe elaborarse tanto el plan de trabajo y el presupuesto para la instrumentación del manual de procedimientos. Políticas y puntos de control existentes para el desarrollo de las actividades del área. Una vez terminada la etapa de planeación en el proceso de elaboración del manual de procedimientos. se puede determinar que información es utilizable para el manual de procedimientos. de De igual forma debe ser enviado. Circulares. . oficios o memorándum. instructivos. a manera de reporte.Información obtenida a través de cuestionarios.Manuales de Procedimientos.Normatividad existente (leyes.Información obtenida a través de la observación.2. Índice. donde se precise la forma de desarrollar actividades ó tareas.Manuales de procedimientos anteriores ( si existieran). 3. Después de analizada. Siguiendo con planteamiento del contenido del manual de organización. ambos formatos (programa de manualización y presupuesto) usados en el manual de organización son aplicables a éste. Procedimientos. .2. etc. por lo que solo haremos mención de ellos. Organigrama.2.Estructura Organizacional del área en que se aplicará el manual.2. . 3. reglamentos.. 3. a los niveles directivos. . Introducción.6. se procederá a la recopilación de la información. . ya que ambos manuales son de naturaleza diferente. clasificada y depurada.. el primer paso es la realización de un diagnóstico situacional.Ámbito de aplicación (general o especifico).Formatos utilizados en desarrollo de procedimientos.3. Al igual que en la elaboración del manual de organización. etc.2. Portada. Funciones y obligaciones del área de aplicación del manual de procedimientos.2. que a continuación detallamos: . . . 3.Actividades desarrolladas para cada procedimiento administrativo.2.2.4.

2.2. etc. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS . así como la localización por el número de página.mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata. el responsable de su expedición. LOGOTIPO DEL ORGANISMO: ORGANISMO NOMBRE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL O EN SU CASO DEL CONSULTOR 3. El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de procedimientos. la fecha de elaboración.

2. El organigrama representa gráficamente la estructura Organizacional.. La introducción debe ser breve y concisa. canales de comunicación. mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación.3. líneas de autoridad y asesoría.ORGANIGRAMA 3.. 3. a quien va dirigido como se usará.4. JEFE DE ABASTO SISTEMA AUTOMATIZAD O SECRETARIA RESPONSABLE DE ALMACÉN RESPONSABLE DE COMPRAS ENCARGADO DE EMBARQUE Y RECEPCION AUXILIARES ESTIBADORES Y CHOFERES ENCARGADO DE GESTORÍA AUXILIARES DE SERVICIOS Y PAGOS . describiendo la posición de cada unidad administrativa. sus relaciones niveles jerárquicos.ÍNDICE 1.CATALOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO PÁGINA X X X X 3.. además de un breve mensaje y la autorización del gerente ó director de la unidad administrativa..2.INTRODUCCIÓN 2. pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de procedimientos.PROCEDIMIENTOS 4. propósitos.

2. Los procedimientos.Consisten en la descripción de la secuencia lógica de procedimientos correspondientes a una unidad administrativa. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS . a demás las políticas de observancia obligatoria para el desarrollo de las funciones. así como el representarlos gráficamente con diagramas de flujo..3.5. En ellos se establecen.

. estos con la finalidad de hacerlo del conocimiento de las áreas involucradas para su aplicación y control.El responsable de compras solo adquirirá productos autorizados por el comité correspondiente.. 2.. deberán ser anotadas en el rubro de observaciones contenido en el pedido oficial. las cuales se encuentran contenidas en el catálogo de artículos. realizadas a través del fincamiento correspondiente. 6. evitando con esto desabasto. así como que no presente tachaduras o enmendaduras.Las ofertas..El responsable de compras deberá elaborar los máximos y mínimos de mercancías que deben existir en el almacén de abasto.. características. .El pedido oficial será el documento soporte para efectuar toda compra de mercancías a proveedores. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8. 7. así como observar controles de calidad.El responsable de compras elaborará anualmente el récord de compras a proveedores. promociones. 3.El responsable de compras para efectuar la atención a proveedores lo realizará a través de la programación de visitas de los mismos.POLÍTICAS PROCEDIMIENTO: OFICIALES. etc. solicitando para ello cantidades suficientes y acordes con la rotación de inventarios.. técnicas. tomando como base el reporte de actividades del área de gestoría.El responsable de compras deberá realizar visitas a fabricantes y distribuidores de mercancías con el fin de evaluar el potencial de surtimiento. 4. con la finalidad de mantenerlo en un margen de seguridad. procesos.. FINCAMIENTO Y SURTIMIENTO DE PEDIDOS 1. así como el estudio de variaciones de precios remitiéndolos al jefe de abasto. las cuales deberán efectuarse en forma ordenada y calendarizada.El responsable de compras verificará que el pedido oficial cumpla con el adecuado llenado y contenido de las cantidades requeridas por el área de abasto.. etc. 5. con el propósito de conocer adecuadamente el producto y su precio.

variado.9. 12. a su vez vigilando que los precios a utilizar sean los mismos otorgados a instituciones del mismo tipo. remitiéndolo al área de sistemas para su control y actualización.El responsable de compras realizará la depuración y actualización del padrón de proveedores.Los auxiliares de gestoría y el encargado del área tendrán bajo su resguardo y custodia los expedientes de cada uno de los proveedores de compras consolidadas y directas. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMAS DE FLUJO . catálogo de artículos por lo menos una vez al año. 10. Mantenimientos y almacenes....El responsable de compras vigilará que los precios que otorgan los proveedores sean preferenciales. el abasto oportuno. suficiente.. así como se encuentre debidamente autorizadas las listas y/o actualizaciones de precio por la SECOFI. consolidados y directos.Responsable de compras para efectuar el fincamiento de un pedido oficial deberá tomar en consideración lo estipulado en la Ley de Adquisiciones. así como asegurar al celebrarse negociaciones con los proveedores. Arrendamientos. 11. Enajenaciones.

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2 .NOMBRE DEL ORGANISMO FECHA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS VIGENCIA REVISIÓN PROCEDIMIENTO: FINCAMIENTO D/M/A D/M/A SURTIMIENTO DE PEDIDOS OFICIALES. procediendo a REPORTE DE EXISTENCIA elaborar los máximos y mínimos. .Esta actividad se conecta al procedimiento de adquisición de mercancías para el almacén de abasto en el paso No.Determinando las condiciones para el pago A . las ofertas. . .Analiza propuestas. . etc. Esta actividad se conecta al procedimiento de lista y/o actualizaciones de precios. proponen verbalmente la adquisición de mercancías.Solicita al proveedor cotización y precios. Y INICIO DE PROCEDIMIENT O 1 . 2. buscando se efectúe el trato preferencial.Consulta reporte de existencias y ESTUDIO DE DESPLAZAMIENTO desplazamiento de mercancías por centros comerciales. promociones.Reunidos los requisitos mencionados.

.

NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D/M/A DE _______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROVEEDOR A ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE ALMACÉN 3 4 .Elabora el OFICIAL PEDIDO pedido oficial.Recaba autorización y distribuye para continuar con el trámite del pedido oficial. en el área de recepción y acomodo. .Cotejando con el encargado la recepción de mercancía contra el pedido oficial y la factura. . .Esta actividad se conecta al procedimiento de entradas por mercancías. . notificando al proveedor para realizar el fincamiento correspondiente. 5 PEDIDO OFICIAL . Espera Proveedor Espera Proveedor FIN .Recibe original del pedido oficial y espera al proveedor. elabora factura.Recibe copia de pedido MERCANCIA FACTURA oficial. .PEDIDO OFICIAL al Entrega mercancía almacén de abasto.

.

7. El encargado de gestoría verificará que los documentos mencionados en el punto anterior. 9. 10. El responsable de compras tomando como base los reportes emitidos por el sistema automatizado. 3. El jefe de abasto realizará el trámite de autorización y validación del pago a proveedores. 6. El encargado de gestoría coordina la operación de pagos a proveedores a fin de que se realice de manera eficiente. 4. . nota de entrada al almacén de abasto. 6. 10. informará al jefe de abasto las compras consolidadas a través de memorándum en forma semanal y especificado por proveedor y clave. 3. 5. oportuna y en las fechas convenidas para tal efecto. 8. validación y pago en el departamento de control del egreso. El encargado de gestoría entregará a los proveedores los contra recibos proporcionando la información referente a sus pagos y descuentos aplicados en facturas.NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS POLÍTICAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS. nota de descuento con cargo para la aplicación correspondiente en factura. 11. especiales. 4. cumplan con el adecuado llenado de sus formatos así como no presenten tachaduras ó enmendaduras. El encargado de gestoría asignará la fecha probable de pago. elaborando las programaciones de pagos a proveedores en sus dos rubros: Normales. El responsable de compras revisará y verificará la programación de pagos a proveedores así como los documentos que los soportan. El auxiliar de gestoría elaborará los documentos siguientes: contra recibo. 5. nota de descuento con cargo. 8. 1. El encargado de gestoría deberá llevar un estricto control de los pagos efectuados semanalmente por la Tesorería. recibo de caja. El encargado de gestoría coordina y vigila el manejo de la información realizada por el auxiliar. 11. 2. 7. 9. referente a pagos de proveedores y saldos pendientes con la finalidad de llevar un estricto control de los mismos. preparando los documentos para trámite de autorización. 1. Los documentos soportes para efectuar el trámite de pago será el pedido oficial. 2.

NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMAS DE FLUJO .

anexa al expediente. recibo de caja. captura y devuelve. A . turna.Elabora la programación de pagos y registra en el libro de control.NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D/M/A DE ________ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS SISTEMAS ENCARGADO GESTORÍA ENCARGADO INICIO DE PROCEDIMIENT O GESTORÍA AUXILIAR FACTURA 2 D DESGLOSE .Elabora contra recibo. registra en el libro de recepción de c contabilidad. .Asigna fecha de pago y turna documentos.RECIBOdocumento y fecha de pago C CONTRA RECIBO .Recibe desglose y copia de factura. 3 L LIBRO DE REGISTRO PROGRAMACIÓN DE P PAGOS RRecibe DE CAJA . f D DOCUMENTOS 1 D DESGLOSE .

NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D/M/A DE _______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS GESTORÍA ENCARGADO A COMPRAS RESPONSABLE ABASTO JEFE 5 EXPEDIENTE 4 LIBRO DE REGISTRO RELACIÓN DE coteja .Rubrica y turna expediente para continuar al trámite.Archiva contra recibo provisionalmente en espera del proveedor. PROGRAMACIÓN verifica que estén correctos RECIBO DE CAJA entre sí. revisa. .Recibe expediente. 6 EXPEDIENTE . anexa al expediente. B . Espera del Proveedor EXPEDIENTE .Recibe expediente. verifica firmas y turna para autorización. .Recibe expediente para trámite de firmas. rubrica y turna. en caso de error devuelve a corrección. datos.

CONTABILIDAD DE CENTROS C. EXPEDIENTE EXPEDIENTE analiza. recaba acuse en el libro . JEFE 8obteniendo copias. GESTORÍA ENCARGADO INICIO DE PROCEDIMIENTO . procedimiento de revisión y autorización de documentos. .Recibe el expediente.Esta actividad se conecta al de control y entrega. archiva para aclaraciones. programación de pago a verifica y valida.B NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D / M / A DE _______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS . contable.Recibe expediente.Anexa relación de .Obtiene copias de todo el entrega al Departamento del expediente para su registro control del egreso. así como el de emisión de cheques y pago a proveedores. proveedores al expediente y . 7 PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS.

.

2.6. Los catálogos de formas tienen por objeto indicar los formatos que deben utilizarse en el desarrollo de los procedimientos administrativos. Catálogo de formas e instructivo de uso. así como su correcta requisitación. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS CATÁLOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO .3.

10 Con números arábigos el número que corresponde a la cantidad del articulo. 11 Con números arábigos el precio que corresponde a cada articulo. 12 Con números arábigos el importe que corresponde al total de la cantidad. 6 El nombre de la unidad administrativa donde se va entregar la mercancía de esté pedido oficial. 13 Con números arábigos la cantidad que corresponde a la suma de los importes. s/c DEBE ANOTARSE 1 Con números arábigos y consecutivos el que corresponda al folio. mes y año de entrega de la mercancía de este pedido. . 7 Con números arábigos la clave que corresponde al articulo. 15 El nombre y la firma del jefe de abasto que autoriza este documento.NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del formato: CLAVE. 9 El nombre de la unidad en que se presenta la mercancía ejemplo: pieza. etc. caja.30. 16 El nombre y la firma del proveedor que recibe este documento. mes y año en que se elabora este pedido oficial. 8 El nombre del articulo y sus especificaciones. 4 El día. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 “ Pedido Oficial”. 15. 14 El nombre y la firma del responsable de compras que es quien elabora este formato. 5 Tachar con una “X” el plazo de pago (días).60 y 90 de acuerdo a lo convenido. 3 El nombre completo del proveedor ó empresa. No. 2 El día.

NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .

13 Con números arábigos clave asignada a la mercancía de acuerdo al catálogo. 8 Con números arábigos el folio del pedido oficial. 9 El día. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 s/c DEBE ANOTARSE 1 Con números arábigos y consecutivos el que corresponda al folio de este formato. 11 El nombre de la unidad en que se presenta la mercancía. 6 Transporte. 16 El nombre y la firma del encargado de recepción y acomodamiento. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ . ejemplo: pieza. 10 Con números arábigos la cantidad de la mercancía. 12 El nombre del artículo y sus especificaciones. mes y año en que se elaboró el pedido oficial al que corresponde esta nota de entrada. 15 Anotar las observaciones encontradas en la entrada de la mercancía. 2 El día. 17 El nombre y la firma del encargado de sistemas que registra la información. 5 Con números arábigos los folios de las notas de remisión.INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del formato: “Nota de Entrada” CLAVE: No. etc. 3 El nombre del proveedor ó empresa. mes y año en que se elabora esta nota de entrada. 7 Talón número. 14 Con números arábigos el importe del total de la cantidad. 4 Con números arábigos los que corresponden a la (s) factura (s). caja.

3 Con número ordinal y letra a la cantidad que corresponde al pago a realizar. 4 Con números arábigos y consecutivos al folio que corresponden a las facturas a pagar. 6 El día. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS . 2 3 4 5 6 s/c “contra recibo” DEBE ANOTARSE 1 Número ordinal consecutivo que corresponde 2 Nombre completo del proveedor ó empresa a la que se le va a pagar. mes y año en que se expide este contra recibo. 1 al folio.UNIDAD ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato: CLAVE: No. 5 El día. mes y año probable en que se intercambiará el contra recibo por el cheque correspondiente.

16 El nombre y la firma del responsable de compras que revisó este formato. 15 El nombre y la firma del encargado de gestoría que requisita este formato. 12 Con números arábigos la cantidad que se origina de la suma del sub total más el IVA. 2 El día. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE . 7 Con números arábigos la cantidad de la mercancía.INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato: “Nota de Cargo”. 8 Con números arábigos el precio de cada artículo. 11 Con números arábigos la cantidad del impuesto al valor agregado. 3 El nombre proveedor ó empresa. 13 Anotar con letra la cantidad del total de la nota de cargo. obtenido del sub total . 5 Anotar el domicilio del proveedor ó empresa. 17 El nombre y la firma del jefe de abasto que autoriza la aplicación de esta nota de cargo. 18 El nombre y la firma del jefe de contabilidad de centros comerciales. número. mes y año en que se elabora este formato. 6 Anotar el nombre del artículo y sus especificaciones. municipio y estado. CLAVE: s/c No. DEBE ANOTARSE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 El nombre del centro comercial al que pertenece la aplicación de la nota de cargo. el importe del total de la cantidad de los artículos. 10 La suma total de los importes. 4 El registro federal de causantes del proveedor ó empresa. 14 El nombre y la firma del proveedor al que le afecta esta nota de cargo. incluyendo calle. 9 Con números arábigos. colonia.

6 Tachar con una “X” el tipo de programación: Normal. 5 Con números arábigos los que corresponden a la cuenta asignada por la institución bancaria. . No. 10 El día._______ UNIDAD ADMINISTRATIVA INSTRUCTIVO DE LLENADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre del formato: CLAVE: s/c “Programación de pago a proveedores”. farmacias). 14 Anotar el nombre completo y la firma del jefe del departamento de centros comerciales y laboratorio óptico quien autoriza este formato. sucesivamente. 8 El nombre completo del proveedor ó empresa que presenta la factura a pagar. 3. 7 Con números arábigos en forma consecutiva iniciando por el 1. abasto. 13 Anotar el nombre completo y la firma del jefe de abasto donde se elabora esta forma.3. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 2 Con números arábigos el número que le corresponde a esta hoja así como el que comprende al total que integran esta programación. Manuales de políticas. mes y año en que se elabora el contra recibo. mes y año probable que se emitirá el cheque. 4 Nombre de la institución bancaria donde se cobrará el cheque que se va expedir. 2. 9 Anotar con números arábigos el número consecutivo de folio que contiene el contra recibo. las facturas a pagar. 3 El nombre del área administrativa que realizó la compra (nombre del centro comercial. mes y año en que se elabora este 3. 12 Con números arábigos la cantidad que corresponde al pago. 15 El nombre completo y la firma del visto bueno del subdirector de protección al salario. DEBE ANOTARSE 1 formato. 11 El día. 1 El día. especial y farmacia.

3. el ejemplo que presentaremos es de un manual de políticas específico para el área de compras.5. el responsable de su expedición. Por la influencia que ejercen sobre los otros manuales este tipo de manual debe ser elaborado en forma directa con los niveles directivos. Portada 3.3. criterios ó lineamientos generales. también los manuales de políticas se elaboran bajo estos dos criterios. Organigrama ORGANISMO: NOMBRE DEL ORGANISMO 3.3.3.Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de las distintas unidades administrativas que participan en los procesos. pueden ser generales ó específicos.1. mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata.3. Declaración de Políticas 3. etc. ya que en el se reflejarán las instrucciones que ellos den al resto de la estructura y que deben observar en el desempeño de sus funciones y el cumplimiento de sus responsabilidades.1 La portada. Índice 3. se crean los manuales de políticas donde se establecen las políticas. para llevar una secuencia de los otros dos.3.2. MANUAL DE POLÍTICAS SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL O EN SU CASO DEL CONSULTOR MES AÑO . siguiendo el mismo esquema del contenido: 3. basándose en el ámbito de aplicación.3. Introducción LOGOTIPO DEL 3. Así como los manuales de organización y procedimientos.4. debe ser la identificación del manual. la fecha de elaboración.

así como la localización por el número de página.Figura No.3. 12 Portada 3.2. El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de organización...DECLARACIÓN DE POLÍTICAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE POLÍTICAS PAGINA X X X . NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA ÍNDICE 1.INTRODUCCIÓN 2.ORGANIGRAMA 3..

a quien va dirigido como se usará. describiendo la posición de cada unidad administrativa. canales de comunicación.3.Figura No. La introducción debe ser breve y concisa. 3. El organigrama representa gráficamente la estructura Organizacional. además de un breve mensaje y la autorización del gerente ó director de la unidad administrativa. 13 Índice 3. JEFE DE ABASTO SISTEMA AUTOMATIZAD O O S S SECRETARIA RESPONSABLE DE A ALMACÉN A RESPONSABLE DE C COMPRAS C ENCARGADO DE EMBARQUE Y R RECEPCION R AUXILIARES ESTIBADORES Y C CHOFERES C ENCARGADO DE G GESTORÍA G AUXILIARES DE SERVICIOS Y P PAGOS P . mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación. sus relaciones niveles jerárquicos. pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de políticas.3. líneas de autoridad y asesoría. propósitos.4.3.

3. utilizando textos especializados para escribir las políticas. 14 Organigrama 3.5. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE POLÍTICAS .Una vez que se han desarrollado las políticas. se elabora una descripción narrativa. Declaración de Políticas..Figura No.

d) d) Los documentos soporte para efectuar el trámite de pago será el pedido oficial. las cuales se encuentran contenidas en el catálogo de artículos. Enajenaciones. jefe de departamento y subdirector. b) b) Sólo se adquirirán mercancías autorizadas por el comité correspondiente. Arrendamientos.POLÍTICAS DE COMPRAS a) a) El pedido oficial será el documento soporte para efectuar toda compra de mercancías a proveedores. Mantenimientos y Almacenes. . e) e) La autorización y validación de los pagos a proveedores será responsabilidad del jefe de abasto. c) c) Sólo se podrán fincar pedidos oficiales. tomando en consideración lo estipulado en la Ley de Adquisiciones. nota de entrada al almacén y nota de descuento.

¿Qué es la actualización de los manuales administrativos? 12.Mencione los métodos para recopilación de información.Mencione dos técnicas para programación gráfica..Mencione la clasificación de los manuales administrativos.Defina la estructura Organizacional.¿Qué es un diagrama de flujo? 22.¿Qué es la descripción de puestos? 18.. 9..¿Cuáles son las partes de un manual de organización? 15.¿Qué es un manual de procedimientos? 19. 10.¿Cuáles son los modelos de estructuras Organizacionales más comunes? 3.¿Qué es un procedimiento? 21.¿Cuáles son las partes de un manual de procedimientos? 20. 2.Defina la división del trabajo.¿Qué es la reorganización? 6.. 4. 5.¿Qué es el encabezamiento de páginas? 16.. 7..¿Qué es un manual de políticas? ..¿Cuáles son las principales gráficas de apoyo para elaborar manuales administrativos? 11.¿Cuál es la función del organigrama? 17.....AUTO EVALUACIÓN 1....Defina que es un manual administrativo..Mencione los tipos de autoridad que se ejercen en las relaciones formales..-¿ Qué es un manual de organización? 13.. 8....¿Qué es un diagnostico situacional? 14..

ECAFSA. Documento enviado por: . Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. Cyril O´donnell.¿Qué son las políticas? 24.E. 1999.23. Nuevas Estructuras Organizacionales para la Administración Pública. 1981. Terry.¿Qué es la declaración de políticas? 25.S. Harold Koontz. Joaquín Rodríguez Valencia. ECAFSA... Santiago G. George R. Velasco Monroy.A. 1998. 1987. Principios de Administración.C. Gobierno del Estado de México y Universidad Autónoma del Estado de México.. Joaquín Rodríguez Valencia. Elementos de Administración Moderna.¿Quién debe intervenir en el desarrollo de políticas? BIBLIOGRAFÍA Como Elaborar y Usar los Manuales Administrativos. McGrawHill. C. 1982.

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