UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE

GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE SAN MARCOS
EXTENSION MALACATAN

Carrera: Técnico en administración de empresas

Curso: Administración III
Docente: MS.C. Crista Luz Guzmán
VI Ciclo, Técnico en Administración de Empresas

Tema
Sistemas de Organización

Estudiante
Pedro Martin Navarro Torreblanca 202046171

Lugar Y Fecha
Malacatán San Marcos 20/08/2022
 Introducción
Dirigir y administrar una empresa presentara varios cambios con el tiempo, diversos
factores económicos y sociales. Las funciones de las organizaciones se deben
introducir como ejecuciones de procesos y actividades de manera que a ellos conlleven
el logro de objetivos. Un sistema de organización debe favorecer la adaptación a
nuevas responsabilidades y sistemas mediante estructuras que permitan ser mucho
más competitiva con mejores resultados.
En el presente trabajo se ha recolectado información sobre fuentes de algunos autores
y documentos que desarrollaron los temas de los sistemas de organización con sus
niveles jerárquicos, tramos de control, su función y obligaciones.
 Objetivos
Generales
Comprender el desarrollo de una organización como sistema en sus niveles
jerárquicos, en sus tramos de control y funciones.

Específicos

- Estructurar elementos esenciales para un mejor funcionamiento dentro de la

organización.
- Definir sus tipos y niveles que lleva dentro de su control de mando y jerarquía.
- Desarrollar mas el tema en futuras aplicaciones.
 Sistemas de Organización
Los sistemas de organización representan las estructuras sobre las cuales se configura
una empresa. Estas estructuras definen cómo está conformada cada división de un
negocio, la jerarquía de quién reporta a quién y cómo fluye la comunicación en toda la
organización. La estructura organizacional define cómo funciona cada rol en una
empresa. Con un sistema de organización bien definido, todos los empleados sabrán lo
que se espera de ellos y ante quién deberán reportar.
Es importante considerar todos los tipos de sistemas de organización antes de decidir
cuál es el adecuado para una empresa.

- Elementos esenciales de la organización

Para llegar a una estructura lógica en la organización, hay que considerar dos
componentes fundamentales de la organización: las partes y las relaciones.
 Las partes. Pueden considerarse como unidades trabajo-personas, cada una de
las cuales, se forma por las tareas que es necesario realizar y por las personas
designadas para hacerlo.
 Las relaciones. Tienen lugar como: el resultado de la importancia comparativa
que se da a cada unidad orgánica, y la operación de la persona que ejecuta
estas tareas respectivas

Objetivo de la Organización
El objeto de la organización es hacer, que cada uno de los miembros conozca "qué
actividades son las que va a ejecutar". Cuando la asignación es definida, el logro del
objetivo puede concentrarse en él, y existe el mínimo de malas interpretaciones y de
confusión respecto "a quién es el que va a hacer qué".
Cada persona obtiene información respecto al lugar en donde encaja, dentro de la
estructura organizacional, conoce sus relaciones, a quién debe recurrir para
supervisión, y también con sus subordinados de quienes puede depender para la
ejecución de las actividades.

Importancia
La acción de organizar es de gran importancia para todo organismo, dado que es la
función por la cual los administradores, darán un uso metódico a los recursos del
sistema administrativo. La organización crea y mantiene relaciones entre todos los
recursos, indicando qué recursos serán usados para actividades específicas. Y cuándo,
dónde y cómo se usarán estos recursos". Un esfuerzo de organización real, ayuda a
los administradores a minimizar costos, tales como: la duplicación de esfuerzos,
ociosidad de los recursos de operación.
Existen diversos fundamentos básicos que demuestran la importancia de la función
administrativa de organización, éstos son los siguientes:
 Es de carácter continuo. Es decir, jamás se puede decir que ha terminado, dado
que la empresa y sus recursos, están sujetos a cambios constantes (expansión,
 contracción, nuevos productos, etc.), lo que lógicamente redunda en la
necesidad de efectuar cambios en la organización.
 Es un medio a través del cual, se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social
 Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar claramente: las
funciones, las obligaciones, las responsabilidades, la autoridad.
La organización como sistema
La función de organización, al igual que la de planeación, puede ser visualizada como
un subsistema del sistema administrativo. La organización es un concepto muy
específico, se refiere a un método de disposición de recursos humanos y materiales,
que representan una forma eficaz de hacer las cosas eficientemente.

La organización es una red definida de líneas de autoridad y responsabilidad, deberes

funcionales y comunicaciones entre personas, asignando a cada una, los medios e
instrumentos (conceptuales y materiales) para mantener su posición y realizar su
cometido. Así como también, dotar
a los grupos humanos de los
medios estructurales que le hacen
capaz de hacer frente al ambiente,
en que se desenvuelven, y de
crecer y evolucionar
dinámicamente. Concluyendo, el
propósito del sistema de
organización consiste: en facilitar
el logro de las metas del sistema
administrativo, proporcionando un
enfoque racional para el uso de los
recursos organizacionales.

Niveles Jerárquicos
Un esfuerzo de organización son las relaciones jerárquicas. Estas se refieren a una
cadena de mando. La organización se construye sobre la premisa de que el individuo
que se encuentra en la parte superior, posee la mayor cantidad de autoridad, y que la
autoridad de los demás individuos se ve reducida de acuerdo a la posición relativa del
individuo en el organigrama. Entre más baja sea la posición del individuo en el
organigrama, menor será la autoridad que posea.
Puede decirse que para que exista dicho crecimiento no basta con que haya más
personas, sino que se den nuevas funciones, y sobre todo, nuevos jefes. Los niveles
jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de
autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que
realicen.

También nos indican reglas para cuando se lleva a cabo la jerarquización, y que son
las siguientes:
 • Los niveles jerárquicos establecidos, dentro de cualquier organismo
social, deben ser las mínimas e indispensables.
• Se debe definir claramente el tipo de autoridad (Lineal, Funcional, Staff)
de cada nivel
Crecimiento en la organización
Las proporciones de un organismo, no siempre son las mismas, ya que es necesario
crear nuevos puestos, nuevas funciones basadas en factores tales como: la
diversificación, la dispersión, las características de los productos o de los servicios,
junto con las dimensiones que vaya tomando el organismo en general. Por tanto, hay
dos tipos de crecimiento que experimenta toda organización. Para que exista
crecimiento de la organización, no basta con que existan más personas, sino que se
den nuevas funciones y, sobre todo, nuevos jefes
Las organizaciones se clasifican en función de su estructura. Es decir, que en ella se
muestran claramente las jerarquías o niveles. Podemos hablar de dos tipos:
a. Organizaciones Formales. Existe cuando al aumentar las funciones, un jefe
nombre nuevos auxiliares suyos, pero que siguen dependiendo directamente de
él. Pueden ser de tipo lineal, funcional, de staff o una mezcla de las tres. En este
caso, la estructura se suele representar por medio de
organigramas verticales, lineales o similares.
b. Organizaciones Informales. Se da cuando se considera, que son ya muy
numerosos los auxiliares que tiene que supervisar un jefe, hace que dependan
directamente de él sólo dos o más, y coloca bajo la supervisión inmediata de
éstos, a todos los demás En ellas se da mayor importancia a la estructura
informal de la empresa. Es decir, los grupos que se crean de forma espontánea.  

Por su grado centralización también es otra forma de clasificar los tipos de

organización, los cuales son:

 Organización centralizada: La jerarquía se sitúa en el nivel superior y es la que

toma la mayoría de decisiones. A su vez, hay poca delegación en los niveles
inferiores. Suelen ser organizaciones que necesitan decisiones rápidas y poco
discutidas.
 Organización descentralizada: En este caso la jerarquía se reparte entre los
diferentes niveles. Las decisiones se toman de forma delegada y en consenso.
Este tipo de estructura suele darse en empresas que se enfrentan
a mercados muy competitivos.

Tipos de estructuras Organizacionales

La estructura de una institución se puede basar en varios tipos de diseños, los
cuales dependen de factores como la filosofía de la empresa o sus objetivos. La jerarquía se
puede basar también en la función, la geografía o una mezcla de ambas cosas.

- Estructura organizacional Funcional.

Esta estructura se basa en la naturaleza de las actividades a realizar, se dividen las
unidades de manera que cada una de ellas, contenga un conjunto de obligaciones y
responsabilidades que no son similares, basándose en el principio de la división del
trabajo de las labores de un organismo, y aprovecha la preparación y las aptitudes
profesionales del personal en donde puedan rendir mejor Este tipo de organización se
aplica, particularmente, en los medianos y grandes centros de trabajo, donde al frente
de cada departamento está un jefe, que tiene a su cargo una función determinada, y
como superior de todos los jefes, está un director o gerente que coordina las tareas de
aquellos, conforme al pensamiento y propósitos del organismo social.

Ventajas:
• Aumenta la capacidad y eficiencia de los jefes por la especialización.
• Permite separar las actividades en sus elementos más simples.
• La división del trabajo es planeada y no accidental,

Desventajas:
• Dificulta en definir la autoridad y
responsabilidad de cada jefe, en los
aspectos que son comunes, dando lugar
a rozamientos entre los jefes.
• Se duplica al mando y genera las fugas
de responsabilidad.
• Se reduce la iniciativa para acciones
comunes.
• Se viola el principio de unidad demando,
originando confusión y conflictos.

- Estructura organizacional por proyectos

La organización se encuentra dividida en equipos de trabajo, cada uno trabajando en
proyectos diferentes. En este tipo de estructura se pueden incluir muchos tipos
diferentes de equipos. Crea proyectos y organizaciones temporales con el fin de
cumplir un objetivo, está formado por personas de diferentes funciones, pero con el fin
de hacer un bien común algunas de las ventajas es que los trabajadores tienen un
proyecto en concreto en un tiempo determinado
Este tipo de organización, resulta apropiada cuando el proyecto es de naturaleza muy
diferente a las actividades normales de la entidad ejecutora y no hay a la vista la
ejecución de otro similar, que aconseje aprovechar en él la experiencia del grupo del
proyecto.

Ventajas:
• Promueve el establecimiento de estrategias de crecimiento.
• Ajustar la planeación de acuerdo, a los constantes cambios del medio ambiente.
• Obliga a una integración de requerimientos internos y externos, para proporcionar
datos objetivos y concretos

Desventajas
• Este tipo de organización, puede resultar onerosa por el bajo aprovechamiento de sus
grupos de apoyo. • Representar un refinamiento de técnicas avanzadas de planeación
y control.
• Dificulta la contratación de especialistas para periodos cortos de tiempo
Este tipo de organización crea proyectos y organizaciones temporales con el fin de
cumplir un
objetivo, esta formado por personas de diferentes funciones, pero con el fin de hacer un
bien
común algunas de las ventajas es que los trabajadores tienen un proyecto en concreto
en un
tiempo determinado
Este tipo de organización crea proyectos y organizaciones temporales con el fin de
cumplir un
objetivo, esta formado por personas de diferentes funciones, pero con el fin de hacer un
bien
común algunas de las ventajas es que los trabajadores tienen un proyecto en concreto
en un
tiempo determinado

- Estructura Organizacional por Comités

Este tipo de organización consiste, en asignar los diversos asuntos administrativos
(dirección, administración, vigilancia, etc.) a un grupo de personas que se reúnen y se
comprometen para discutir y decidir en común, la resolución de problemas que se les
encomienda. Estos grupos de individuos comparten la responsabilidad de las órdenes,
ya que éstas se dictan conforme al acuerdo que se toma por mayoría de votos de sus
miembros. El tipo de organización ha venido adaptándose en empresas o instituciones,
donde diferentes sectores de opinión, por disposición especial de ley, de los
reglamentos de las empresas, o por simples costumbres, deben participar en la
dirección, compartiendo, la responsabilidad de la misma
El sistema de organización por comités, da origen a los siguientes tipos de comités:

• Comité Directivo. • Comité Ejecutivo. • Comité Consultivo. • Comité Deliberativo.

Ventajas:
• Un comité puede producir y aclarar muchos puntos de vista valiosos, bajo la dirección
de una persona enérgica.
• Se pueden delegar varias fases de algunos asuntos en diferentes miembros del
comité.
• El director está libre de las críticas personales.

Desventajas:
• Puede hacer demasiados
miembros, con riesgo de falta de
decisiones constructivas.
• Con frecuencia hay lentitud
para poner en práctica las
resoluciones.
• Los ejecutivos pueden pasarse
el mayor tiempo asistiendo a reuniones.

- Estructura Organizacional Matricial

Esta estructura es bastante compleja y requiere mucha planificación, además de
sólidos sistemas de comunicación en toda la empresa. Sin embargo, elimina muchos
problemas surgidos con la organización exclusivamente divisional o funcional .
Este tipo de organización permite que la comunicación llegue a las personas
adecuadas y en el momento idóneo. Los trabajadores reciben la información
rápidamente, aumentando así la productividad, además de que al estar todas las partes
de la empresa comunicadas entre sí permite el pensamiento holístico gracias a que
todos los equipos conocen lo que
los demás hacen. Añadido a
esto, se fomenta la colaboración
cruzada.

Sin embargo, puede surgir un

problema asociado a este tipo de
estructura. Si bien hay una cierta
estructura jerárquica, de abajo
hacia arriba, el hecho de que todos los implicados estén intercomunicados puede traer
consigo el inconveniente de que no se sabe muy bien a quien se tiene que reportar
cuando se realiza una determinada tarea.
En resumen, la estructura organizacional funcional es la más segura ya que esta
balanceada y las demás estructuras fueran derivadas de esta, cada estructura
organizacional tienes sus ventajas y desventajas y están creadas para un bien común
como la optimización y calidad de productos.

- Estructura Organizacional lineal o militar

Organización lineal o militar. La autoridad y responsabilidad se
concentra en una sola persona, es decir cada persona tiene un solo
jefe (unidad de mando). Las decisiones son tomadas por un solo
gerente, y las comunica a un subordinado, quien a su vez también
toma decisiones y las comunica al siguiente nivel, y así
sucesivamente hasta llegar al último nivel en una sola línea.
Asimismo, este gerente es el encargado de distribuir las unciones a realizar. Sin
embargo, este tipo de estructuras sólo se recomienda para
empresas pequeñas, sería muy difícil concentrar toda la autoridad
en un solo gerente de una empresa grande. De igual forma se
carece de la especialización.

Ventajas de los niveles jerárquicos

La organización jerárquica de una empresa permite que unas pocas personas, en el
tope de la estructura, controlen todos los aspectos de la organización, lo cual tiene las
siguientes ventajas.
1. Orientación de control. Cuando una empresa vende un puñado de productos
clave, o cuando se enfoca a distribuir un mensaje de marketing específico, este
 tipo de organización funciona bien, ya que permite a los elementos en el tope
tener control sobre aspectos como la producción y la distribución.
2. Trayectoria profesional. La estructura jerárquica permite a los empleados crecer
profesionalmente a medida que ascienden en la organización. Aquellos que
alcanzan los niveles gerenciales superiores son los que tienen una mayor
experiencia y desempeño.
3. Línea de comando claro. Ya que en esta organización el poder se distribuye
desde un centro, es fácil determinar quién está autorizado para tomar las
decisiones.
4. Especialización. En esta organización los empleados están clasificados de
acuerdo a sus funciones y lo que hacen.

El tramo de control y sus reglas

El tramo de control se refiere al número de subordinados que debe supervisar un
superior. Es decir, hay un límite en cuanto a la cantidad de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo, para que éste pueda realizar todas sus funciones
eficientemente. Este principio sugiere que el máximo número de subordinados debe
ser seis.
Cuando se han creado las diferentes secciones, se ha dividido el trabajo y se han
designado las áreas de dominio, los gerentes proceden a escoger una línea de
mando. De esta manera establecen quién depende de quién, indicando además el
número de empleados que un gerente puede tutelar eficiente y eficazmente. Mientras
el tramo de control sea mayor o la extensión administrativa resulte más amplia,
entonces la cantidad de subordinados será más elevada para cada jefe. Si la
capacidad administrativa es inferior o está más ajustada, será menor la cantidad de
empleados a cargo.
Tipos
1. Tramo de Control Amplio
Mientras el tramo de control sea más grande, la organización será más eficaz en lo que
se refiere a los costos. Sin embargo, se puede hallar que un tramo de control que sea
demasiado amplio afecta en ciertos aspectos el desempeño de los empleados. Esto
sucede porque los supervisores no tendrán tiempo para ofrecer la ayuda y el liderazgo
que se necesitan.
En resumen, la estructura
organizacional funcional es la
más segura ya que esta
balanceada y las
demás estructuras fueran
derivadas de esta, cada
estructura organizacional tienes
sus ventajas y
desventajas y están creadas para
un bien común como la
optimización y calidad de
productos

Ventajas
– Los supervisores se ven obligados a delegar funciones.
– La estructura organizacional es menos obesa, más plana.
– Se deben planificar y establecer políticas muy claras para el manejo administrativo.
– Los subalternos se seleccionan cuidadosamente para que puedan cumplir la
actividad encargada.
 Desventajas
– Es más lenta la toma de decisiones.
– Los gerentes tienden a estar sobrecargados de trabajo.
– Se puede presentar temporalmente una pérdida del control supervisor.
– Pueden presentarse problemas comunicacionales.
– Se requiere que el personal esté más preparado.

2. Tramo de Control Estrecho

Los tramos de control estrechos son lo opuesto a lo indicado anteriormente. Esto quiere
decir que existe un número mayor de jefaturas por cada grupo de trabajadores, lo que
permite tener supervisión constante sobre sus actividades y tareas. Otro aspecto
importante a considerar, es que, al existir mayor número de jefaturas, la comunicación
interna que baja desde la dirección hacia los empleados puede ser más lenta o sufrir
interpretaciones que afecten lo que se quería instruir.
Es por esto, que al tener este tipo de estructuras es importante considerar los canales
de comunicación interna, de modo que los mensajes importantes bajen en un canal en
el cual todos los colaboradores la reciban al mismo tiempo y no recaiga esta acción en
las jefaturas intermedias. Los tramos de control estrechos posibilitan que un
gerente pueda tener un control más estricto. Sin embargo, también conllevan
ciertas desventajas.

Ventajas
- Se muestra una estricta supervisión.
- Existe una rápida comunicación entre los superiores y los subalternos, repercutiendo
así en la toma de decisiones.
- Se realiza un mayor control de las operaciones.

Desventajas
- Con el incremento de los niveles gerenciales, disminuye la toma de decisiones.
Además, hace que en general se aísle la alta gerencia, porque existe una excesiva
distancia entre el nivel superior y el inferior.
- Debido a que se incrementan los niveles gerenciales, se tiene un costo elevado.
- Hace que la estructura organizacional sea más obesa y amplia.
Factores que se determinan un tramo de control eficaz
En cada nivel de jerarquía varía el número de subordinados o tramo de control que un
jefe tiene a su cargo en forma directa. Sin embargo, la cantidad de trabajadores que un
jefe puede supervisar está en función de diferentes factores, y no del nivel de jerarquía.

En términos generales, el tramo debe ser pequeño cuando los superiores deben
involucrarse estrechamente con los subordinados, y puede ser mayor cuando los
supervisores no requieren tanto contacto con los subalternos.
A continuación, se presentan los diferentes factores que influyen en la determinación
del tramo de control:
Factor Tramo de Control Estrecho Tramo de Control Amplio
Cercanía entre Dispersos, incluso pueden estar Cerca, estos podrían estar
miembros de la en diferente ubicación geográfica en una misma área de
organización trabajo.

Complejidad de Muy complejo Fácil de realizar

trabajo
Direccion y control Exige un control cercano debido Bajo control, ya que todo
a los problemas que surgen el personal se encuentra
totalmente capacitado.
Ayuda que brinda Poca ayuda, debido a que los Mucha ayuda, ya que el
la organización a jefes poseen un control más jefe puede tener ayuda de
los supervisores estricto, ya que se encargan del distintos departamentos
en la coordinación reclutamiento, capacitación y para la realización de una
y planeación control del personal de área. tarea especifica

En resumen, los tramos de control se ajustan a las necesidades que las empresas
tienen, ya sea por su actividad económica, sus procesos productivos, las
características de sus clientes, sus recursos, o bien, su propia cultura organizacional.
En la actualidad, y dado el desarrollo de las tecnologías de comunicación e
información, particularmente en cuanto a entornos virtuales, así como la
especialización y la innovación en los sistemas y procedimientos, eso ha cambiado.
Las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) han traído como
consecuencia que antes de determinar un número específico de subordinados a cargo
de un supervisor, se tiene que tomar en cuenta otros factores al tomar la decisión de
establecer un tramo de control:

- El trabajo que los trabajadores realizan es estable y subordinado.

- Los subordinados realizan tareas de trabajo similar.
- Se cuenta con políticas, reglas y procedimientos bien definidos.
 - El supervisor cuenta con personal de apoyo.
- La tecnología de la comunicación e información con que cuenta la empresa.
- Si en la empresa se ha implementado el empowerment.
- Si se ha seguido un proceso de desarrollo organizacional.
- El tipo de estructura que tenga la empresa (las estructuras lineal-funcionales
tienen un tramo de control reducido; mientras que, las estructuras horizontal-
planas tienen un tramo de control mayor).
Función y Obligaciones
Según el Tribunal del Servicio Civil señaló que las funciones son aquellas tareas, actividades o
labores inherentes al cargo que ostenta el servidor, mientras que las obligaciones o deberes no se
encuentran vinculadas a las funciones propias del cargo que las obligaciones o deberes no se
encuentran vinculadas a las funciones propias del cargo.
Dentro sus obligaciones, se tiene el compromiso que tiene un subordinado para
ejecutar tareas que le han sido asignadas o delegadas por un superior. Toda persona
que ocupa un puesto en una organización contrae obligaciones: se compromete a
realizar un trabajo poniendo lo mejor de su parte.
En una organización, cada nivel jerárquico debe tener perfectamente señalado el grado
de responsabilidad que, en la función de la línea respectiva, corresponde a cada jefe.
Las decisiones en los organismos, se deben tomar al mas bajo nivel posible
(supervisión). Así, la dirección no debe tomar decisiones sobre cuestiones de rutina,
que pueda manejar bien el nivel de supervisión.
 Conclusiones

1. En un sistema de organización siempre es preciso contar con un control interno o

externo que se adapten a las funciones y objetivos, ya que requiere tiempo,
conocimiento, sistemas, estructuras, metodologías en una organización y sobre
todo una visión clara de poder lleva a cabo toda tarea de una manera eficiente y de
calidad.

2. Las empresas deben de conocer sus fortalezas y debilidades para poder tener
mejores oportunidades y así puedan enfrentar las amenazas que se presenten
dentro y fuera.

3. A través de este trabajo, se ha presentado ciertos puntos donde siempre se

encuentran necesidades y responsabilidades de una parte de la organización y
niveles en una empresa, definiendo cada una de su estructura y describiendo sus
funciones.
 Bibliografía
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